Rechnung, Gutschrift oder Angebot: welches Dokument in Belgien?

Kurz gesagt: Preis mit einem Angebot nennen, Anzahlung mit einer Zahlungsaufforderung anfordern, fakturieren, sobald Sie liefern oder bezahlt werden, und mit einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) korrigieren. Nur Rechnung und Gutschrift sind MwSt.-Dokumente, also gehen nur sie über Peppol, und die Rechnung muss bis zum 15. des Monats ausgestellt sein, der auf den Monat folgt, in dem die MwSt. fällig wird.

Dieser Referenzartikel richtet sich an belgische MwSt.-pflichtige Selbstständige und KMU, die mit OrdoGrid fakturieren, und an ihre Buchhalter. Er erklärt, was jedes Dokument rechtlich bedeutet, über welchen Kanal es seit dem 1. Januar 2026 laufen muss und wie OrdoGrid die Dokumente verknüpft. Die schrittweise Korrektur einer Rechnung steht in Rechnung in Belgien korrigieren, stornieren oder gutschreiben, der Ablauf vom Angebot zur Rechnung in Vom Angebot zur Rechnung und Anzahlungen in Anzahlungsrechnungen.

Welches Dokument für welchen Moment

Was jedes Dokument im belgischen Recht ist

Angebot: ein Preisvorschlag ohne MwSt.-Folgen

Ein Angebot (devis / offerte) legt Leistungsumfang, Preis und Gültigkeitsdauer fest. Die Annahme macht die MwSt. nicht fällig; die Lieferung oder die Zahlung schon. Die MwSt. auf einem Angebot ist eine Information für den Kunden, keine Steuer, die Sie schulden.

• Ein bezahltes Angebot löst eine Rechnungspflicht aus. Zahlt der Kunde den Preis ganz oder teilweise auf Grundlage des Angebots, wird die MwSt. auf den vereinnahmten Betrag fällig, und Sie müssen spätestens am 15. des Folgemonats eine Rechnung ausstellen. Das Angebot ersetzt sie nie.
• Nicht über Peppol. Die belgische Pflicht betrifft Rechnungen und die Dokumente, die sie ändern, keine Angebote. OrdoGrid versendet das Angebot per E-Mail mit einem Link, über den der Kunde das unterschriebene Angebot hochlädt (PDF, PNG oder JPG); danach steht es auf Accepté. Das ist ein Datei-Upload, keine elektronische Signatur, und der Kunde kann online nicht ablehnen.

Zahlungsaufforderung oder Pro-forma: zuerst Geld anfordern

Eine Zahlungsaufforderung, oft Pro-forma-Rechnung genannt, fordert vor der Lieferung Geld an. Das ist zulässig, aber es ist nicht Ihre Rechnung: Erst die Zahlung selbst löst die MwSt. und die Rechnungsfrist aus.

• Sobald gezahlt ist, muss die Anzahlungsrechnung spätestens am 15. des Folgemonats vorliegen (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 4). Sie nennt das Zahlungsdatum, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht (Art. 5 §1 5°), und fällt seit dem 1. Januar 2026 in denselben Fällen wie jede andere Rechnung unter die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch).
• Die Schlussrechnung verweist auf die Anzahlungsrechnung und berechnet die bereits fakturierte MwSt. nicht ein zweites Mal (Art. 5 §1 11°).

In OrdoGrid braucht eine Zahlungsaufforderung (Serie DP-) Ihre IBAN in Profil entreprise, enthält einen SEPA-QR-Code und kann einen Stripe-Zahlungslink enthalten; sie wird nie über Peppol versendet. Wir empfehlen, zuerst die Aufforderung zu senden und nach Zahlungseingang zu fakturieren, mit dem Ausstellungstag als Rechnungsdatum: So bleibt die Rechnung nah an dem Tag, an dem die MwSt. fällig wurde. OrdoGrid druckt die Notes auf dem PDF und übermittelt sie im Peppol-XML als Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22): Tragen Sie Pflichtangaben wie das Zahlungsdatum daher in Notes ein.

Rechnung: das MwSt.-Dokument

Steuertatbestand

Der Vorgang, der die MwSt. auslöst (fait générateur / belastbaar feit): Lieferung der Waren oder Abschluss der Dienstleistung. Die MwSt. wird zu diesem Zeitpunkt fällig oder schon früher für jeden im Voraus vereinnahmten Betrag; die Rechnung muss bis zum 15. des Monats ausgestellt sein, der auf den Monat folgt, in dem die MwSt. fällig wurde.

• Wann vorgeschrieben. Jeder Umsatz an ein Unternehmen oder einen anderen Steuerpflichtigen oder an eine nichtsteuerpflichtige juristische Person wie eine Behörde muss fakturiert werden, außer nach Artikel 44 MwSt.-Gesetzbuch befreite Umsätze und bestimmte Finanz- und Versicherungsumsätze (Art. 53 §2). Bei Privatpersonen ist eine Rechnung nur für die in Artikel 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1 aufgelisteten Umsätze nötig, etwa Neubauten, Arbeiten an unbeweglichen Gütern und Fahrzeuge.
• Bis wann ausstellen. Bei Inlandsumsätzen macht die Ausstellung einer Rechnung die MwSt. seit dem 1. Januar 2013 nicht mehr fällig (siehe die Abänderungsanträge im Kammerdokument 53 2450/002): Die MwSt. folgt dem Umsatz oder einer früheren Zahlung, und die Rechnung muss bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt sein. Bei befreiten innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren wird die MwSt. weiterhin mit der Ausstellung der Rechnung fällig, spätestens am 15. des Folgemonats (Art. 17 §2 MwSt.-Gesetzbuch). Für periodisch abgerechnete Dienstleistungen läuft die Frist bis zum 15. des Monats nach dem Zeitraum (KE Nr. 1, Art. 4).
• Inhalt. Die Angaben aus Artikel 5 des KE Nr. 1, darunter der Einzelpreis ohne MwSt. und die MwSt.-Nummer des Kunden: siehe Gesetzliche Angaben auf einer belgischen Rechnung.
• Kanal. Seit dem 1. Januar 2026 stellt ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen einem Kunden mit belgischer MwSt.-Nummer eine strukturierte E-Rechnung aus, standardmäßig Peppol BIS über das Peppol-Netz. Eine PDF-Kopie ist freiwillig, und der Kunde darf eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (FAQ des FÖD Finanzen, F11 und F12). Siehe Belgische E-Rechnungspflicht 2026.

Gutschrift: das Berichtigungsdokument zu einer ausgestellten Rechnung

Die Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) ist das Berichtigungsdokument nach Artikel 12 des Königlichen Erlasses Nr. 1: Sie muss auf die Rechnung verweisen, die sie berichtigt. Sie darf die Form einer vereinfachten Rechnung haben, mit einem spezifischen und eindeutigen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und den geänderten Angaben (Art. 13), außer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerben, Fernverkäufen und Umsätzen mit Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, die ein vollständiges Berichtigungsdokument erfordern. Sie wird im selben Ausgangsrechnungsbuch erfasst wie Ihre Rechnungen (Art. 14 §2). Mit dem Gutschriftverfahren (Selbstfakturierung durch den Kunden) hat sie nichts zu tun.

• Gleiches Format wie das Original. Ein Dokument, das eine strukturierte E-Rechnung ändert, ist selbst eine strukturierte E-Rechnung im selben Format (Art. 53 §2bis): Eine Peppol-Rechnung wird also über Peppol berichtigt (FAQ des FÖD Finanzen, F5). Eine Gutschrift von 2026 zu einer PDF-Rechnung von 2025 unterliegt keiner Formatvorgabe: Ein PDF genügt, wenn der Kunde es akzeptiert (F23).
• Vermerk zur MwSt.-Rückzahlung. Erhalten Sie über die Gutschrift fakturierte MwSt. zurück, schreibt der Königliche Erlass Nr. 4, Art. 4 §1, in den Fällen von Artikel 79 MwSt.-Gesetzbuch einen Vermerk auf dem Exemplar des Kunden vor. Geprüft haben wir nur den französischen Wortlaut: „T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite“. Fragen Sie Ihren Buchhalter, ob ein amtlicher deutscher oder niederländischer Wortlaut gilt und welche Fälle betroffen sind. OrdoGrid fügt den Vermerk automatisch in der Dokumentsprache zu jeder Gutschrift mit belgischer MwSt. an einen Kunden mit MwSt.-Nummer hinzu: Er erscheint auf dem PDF und steht im Peppol-XML. Prüfen Sie ihn in Aperçu du PDF (PDF-Vorschau).
• Ganz oder teilweise. Schreiben Sie nur gut, was wegfällt, wenn der Betrag sinkt; sind MwSt.-Satz, MwSt.-Regelung oder Kunde falsch, empfehlen wir eine vollständige Gutschrift und eine neue Rechnung. Übersteigt die Gutschrift den noch offenen Betrag, zeigt das Panel Abrechnung der Rechnung Zu erstatten.

In der Oberfläche von OrdoGrid geht eine Gutschrift immer von einer bestehenden Rechnung aus (die öffentliche API akzeptiert auch eine externe Rechnungsnummer); sie darf den auf der Rechnung noch gutschreibbaren Betrag nicht übersteigen, und nach dem Speichern sind ihre Beträge festgeschrieben und sie lässt sich nicht löschen. Eine vollständig gutgeschriebene Rechnung zeigt Annulée.

Belege in OrdoGrid

Reçus hält eine bereits erhaltene Zahlung fest (Datum, Zahlungsart, Referenz). Ein Beleg wird mit dem Status Payé angelegt, erhält eine R--Nummer und geht nie über Peppol. Er ersetzt die Rechnung an ein Unternehmen nicht: Auch wenn einem steuerpflichtigen Kunden oder einer nichtsteuerpflichtigen juristischen Person ein Kassenbon ausgehändigt wird, muss noch eine Rechnung ausgestellt werden (FAQ des FÖD Finanzen, F16). Facturer macht aus einem Beleg eine Rechnung. Um mehrere zu bündeln, markieren Sie sie und nutzen Facture: Belege von Kunden ohne MwSt.-Nummer werden zu einer Rechnung auf den Kunden „Divers“, während jeder MwSt.-pflichtige Kunde eine eigene braucht.

Format und Kanal seit dem 1. Januar 2026

OrdoGrid bietet Peppol nur für Rechnungen und Gutschriften an, nur wenn Ihr Unternehmen eine belgische MwSt.-Nummer hat, und sendet nur an einen Kunden, dessen MwSt.-Nummer beim Versand im Netz gefunden wird. Die belgischen Peppol-Dienstleister haben am 8. September 2026 empfohlen, einem Kunden, der über Peppol empfängt, keine zusätzliche Kopie per E-Mail zu senden, weil sie doppelt gebucht werden kann. Wird der Kunde nicht gefunden, lesen Sie Rechnung an einen Kunden senden, der nicht auf Peppol ist.

Nummerierung: das Gesetz und die Standardformate von OrdoGrid

Der Königliche Erlass Nr. 1 verlangt für jede Rechnung und Gutschrift eine fortlaufende Nummer „in einer oder mehreren Serien“, die sie eindeutig identifiziert (Art. 5 §1 1°). Gutschriften werden im selben Ausgangsrechnungsbuch erfasst wie Rechnungen (Art. 14 §2), aber nichts verpflichtet sie, die Rechnungsserie zu teilen oder ihr fernzubleiben: Eine eigene Gutschriftenserie ist eine zulässige Wahl. Für Angebote und Zahlungsaufforderungen gibt es keine MwSt.-Nummerierungsregel.

OrdoGrid führt je Dokumentart eine Serie: F-2026-0031 für Rechnungen, NC-2026-0005 für Gutschriften, D-2026-0014 für Angebote, DP-2026-0006 für Zahlungsaufforderungen und R-2026-0102 für Belege. Es schlägt die nächste Nummer vor, legt sie beim ersten Speichern fest (auch als Entwurf) und lehnt Doppelnummern ab, erzwingt aber keine lückenlose Serie: Das bleibt Ihre Verantwortung. Ein Inhaber oder Administrator ändert die Formate unter Profil entreprise → Formats de numérotation nach einem Klick auf Modifier; das DP--Format der Zahlungsaufforderungen lässt sich dort nicht ändern. Siehe Rechnungsnummerierung in Belgien.

Die Dokumente in OrdoGrid verknüpfen

Vom Angebot zur Rechnung

1. Klicken Sie in Angebote (Seite Devis) auf Nouveau devis (Neues Angebot), erfassen Sie die Positionen und prüfen Sie das Gültigkeitsdatum (Validité, standardmäßig 30 Tage). Ein versendetes Angebot wechselt nach diesem Datum automatisch auf Expiré (abgelaufen).
2. Klicken Sie auf Envoyer: Angebote gehen nur per Email, mit dem Antwortlink. Nimmt der Kunde per E-Mail oder auf Papier an, setzen Sie das Angebot mit Statut auf Accepté (angenommen) und bewahren Sie den Nachweis auf; lehnt er ab, wählen Sie Refusé (abgelehnt).
3. Wenn es Zeit zum Fakturieren ist, öffnet die Zeilenschaltfläche Facturer (fakturieren) eine neue Rechnung mit dem Importfenster (Articles à importer): Markieren Sie die Positionen des Angebots, klicken Sie auf Importer n article(s) und passen Sie sie für die Anzahlung oder die Teilrechnung an. Das Angebot wird unter Devis lié (verknüpftes Angebot) verknüpft. Weitere Teilrechnungen starten Sie über das +-Symbol, Créer une facture partielle (Teilrechnung erstellen), in derselben Zeile. Nutzen Sie Convertir en facture (in Rechnung umwandeln) nur, wenn auf das Angebot noch nichts fakturiert wurde: Markieren Sie ein Angebot mit Accepté und klicken Sie auf diese Schaltfläche; OrdoGrid erstellt einen Rechnungsentwurf über das gesamte Angebot mit heutigem Datum, und das Angebot wechselt auf Converti (umgewandelt). Bereits ausgestellte Anzahlungs- oder Teilrechnungen werden nicht abgezogen.
4. Verlangt der Kunde eine Bestellnummer, fragt Bon de commande requis (Bestellnummer erforderlich) sie zuerst ab.
5. Prüfen Sie die Rechnung, klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) für einen Kunden im Anwendungsbereich angehakt, entfernen Sie das Häkchen bei Email, sofern der Kunde keine Kopie wünscht, und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden).

Von der Zahlungsaufforderung oder Rechnung zum nächsten Dokument

• Zahlungsaufforderung. Klicken Sie in Zahlungen → Anfragen (Seite Demandes de paiement) auf Nouvelle demande (Neue Anfrage) und senden Sie sie per E-Mail. Geht das Geld ein, klicken Sie in ihrer Zeile auf Facture (Rechnung): OrdoGrid erstellt sofort einen Rechnungsentwurf mit der nächsten Nummer und übernimmt Positionen, Notizen, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum der Aufforderung. Öffnen Sie ihn, ersetzen Sie das Datum durch den Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen, tragen Sie das Zahlungsdatum in Notes ein, erfassen Sie die Zahlung mit Zahlung erfassen und senden Sie die Rechnung.
• Gutschrift. Markieren Sie in Rechnungen (Seite Factures) eine Rechnung und klicken Sie auf Note de crédit (Gutschrift), oder gehen Sie über Gutschriften → Nouvelle note de crédit → Sélectionner une facture. Behalten oder kürzen Sie die vorausgefüllten Positionen, tragen Sie den Grund in Notes ein (einen etwaigen Vermerk zur MwSt.-Rückzahlung fügt OrdoGrid selbst hinzu), speichern Sie und senden Sie sie über denselben Kanal wie das Original. Das vollständige Vorgehen mit Erstattungen steht in Rechnung in Belgien korrigieren, stornieren oder gutschreiben.

Rechenbeispiel: vom Angebot zur Gutschrift

Pixelwerk SRL, ein Webstudio in Namur, gestaltet die Website der Brouwerij Van Damme BV, einer Brauerei in Gent, neu. Beide sind in Belgien MwSt.-pflichtig, und Van Damme empfängt über Peppol unter seiner Unternehmensnummer. Pixelwerk erstellt seine Dokumente auf Französisch. Das Angebot sieht 30 % bei Annahme und den Rest bei Lieferung vor.

Das Angebot zählt nie zu den MwSt.-Zahlen. Die Gutschrift selbst zeigt positive Beträge; das Minuszeichen zeigt ihre Wirkung.

1. 2. März. Pixelwerk sendet das Angebot D-2026-0014 per E-Mail: eine Position „Refonte du site web“, 8.000,00 € zu 21 %. Nichts ist geliefert oder bezahlt, also ist keine MwSt. geschuldet.
2. 9. März. Van Damme lädt das unterschriebene Angebot hoch, das auf Accepté wechselt. Noch immer muss keine Rechnung ausgestellt werden.
3. 16. März. Van Damme überweist 2.904,00 €, 30 % von 9.680,00 €. Die MwSt. auf 2.400,00 € wird im März fällig: Die Rechnung muss spätestens am 15. April vorliegen.
4. 18. März. Pixelwerk klickt beim Angebot auf Facturer, importiert die Position, benennt sie in „Acompte 30 % – refonte du site web (devis D-2026-0014)“ um, trägt „Paiement reçu le 16/03/2026“ unter Notes ein und setzt 2.400,00 €. Vor dem ersten Speichern hakt es Ich bestätige, dass der gesamte Rechnungsbetrag bereits erhalten wurde an (Banküberweisung, 16/03/2026), sodass die Rechnung Montant à payer 0,00 € zeigt und Peppol die 2.904,00 € als bereits bezahlt übermittelt. Danach sendet es F-2026-0031 über Peppol.
5. 30. April. Die Website geht online: Die MwSt. auf den Rest wird fällig, und die Schlussrechnung muss spätestens am 15. Mai vorliegen.
6. 4. Mai. Über Créer une facture partielle erstellt Pixelwerk F-2026-0047 über 5.600,00 € netto mit der Position „Refonte du site web – solde du devis D-2026-0014“ und unter Notes „Acompte facturé : F-2026-0031 du 18/03/2026, 2 400,00 € + TVA 504,00 €“, sodass die bereits fakturierten 504,00 € nicht erneut berechnet werden. Da die Website vor dem Rechnungsdatum online ging, trägt Pixelwerk unter Date de livraison / prestation (Liefer- / Leistungsdatum) den 30. April 2026 ein. Versand über Peppol.
7. 12. Mai. Beide Seiten vereinbaren, das Online-Reservierungsmodul im Wert von 500,00 € netto zu streichen. Aus F-2026-0047 erstellt Pixelwerk die Gutschrift NC-2026-0005 über 500,00 € + 105,00 € MwSt. Ihre Position lautet „Réduction – module de réservation en ligne“, und der Grund steht in Notes. Den Vermerk „T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite“ fügt OrdoGrid selbst ein, weil die Gutschrift belgische MwSt. enthält und der Kunde eine MwSt.-Nummer hat. Das Original ging über Peppol, also auch die Gutschrift.
8. Zahlung. Abrechnung von F-2026-0047 zeigt Gutschriften 605,00 € und Offen 6.171,00 €. Van Damme zahlt diesen Betrag: 2.904,00 € + 6.171,00 € = 9.075,00 €, die insgesamt fakturierte Summe.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Rechnungen und Gutschriften, als PDF und bei Peppol das XML aus Peppol → Outbox: 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), länger für Unterlagen zur Berichtigung des Vorsteuerabzugs bei unbeweglichen Gütern. Das Original-XML aufzubewahren wird dringend empfohlen.
• Das Angebot und seine Annahme (hochgeladenes unterschriebenes Angebot oder E-Mail des Kunden): keine MwSt.-Dokumente, aber Nachweis des vereinbarten Preises und der Anzahlungsbedingungen.
• Die Kontoauszugszeile jeder Anzahlung, die belegt, wann die MwSt. auf die Anzahlung fällig wurde.
• Der Grund jeder Gutschrift: E-Mail des Kunden, Peppol-Antwort oder schriftliche Vereinbarung.

Für Ihren Buchhalter markieren Sie Zeilen in Factures oder Notes de Crédit und klicken auf Herunterladen (Tooltip: Als ZIP herunterladen); auf der Seite Peppol wird eine Auswahl als ZIP mit den Ordnern xml/ und pdf/ heruntergeladen. OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivierungsdienst und gibt keine Aufbewahrungsgarantie: siehe Rechnungsarchivierung in Belgien.

Häufige Fragen

Hat ein Angebot MwSt.-Folgen?

Nein. Die MwSt. wird bei Lieferung oder Abschluss der Arbeit fällig, oder bei Vereinnahmung einer Anzahlung. Zahlt der Kunde auf Grundlage des Angebots, ist die MwSt. auf diese Zahlung fällig, und Sie müssen sie spätestens am 15. des Folgemonats fakturieren.

Kann ein Angebot oder eine Pro-forma über Peppol gesendet werden?

Nein. Die belgische Pflicht von 2026 betrifft Rechnungen und die Gutschriften oder Belastungsanzeigen, die sie ändern. OrdoGrid sendet Angebote und Zahlungsaufforderungen per E-Mail; die Peppol-Option erscheint nur bei Rechnungen und Gutschriften.

Ist eine Pro-forma-Rechnung eine echte Rechnung?

Nein. Eine Pro-forma oder Zahlungsaufforderung fordert nur eine Zahlung an; sie ersetzt die Rechnung nicht. Sobald gezahlt ist, stellen Sie über diesen Betrag bis zum 15. des Folgemonats eine Rechnung aus; in OrdoGrid klicken Sie bei der Zahlungsaufforderung auf Facture.

Wann genau muss ich die Rechnung ausstellen?

Spätestens am 15. des Monats nach dem Monat, in dem die MwSt. fällig wurde: bei Lieferung der Waren, bei Abschluss der Dienstleistung oder, früher, bei Vereinnahmung einer Anzahlung. Bei periodisch abgerechneten Dienstleistungen spätestens am 15. des Monats nach Ende des Zeitraums.

Brauchen Gutschriften eine eigene Nummernserie?

Nein. Das Gesetz erlaubt eine oder mehrere Serien und erfasst Gutschriften im selben Ausgangsrechnungsbuch wie Rechnungen. OrdoGrid nutzt standardmäßig eine eigene NC-Serie, die ein Inhaber oder Administrator unter Profil entreprise → Formats de numérotation ändern kann.

Muss 2026 jede Gutschrift über Peppol gehen?

Nur wenn sie eine Rechnung berichtigt, die als strukturierte E-Rechnung versendet wurde. Eine Gutschrift zu einer PDF-Rechnung von 2025 unterliegt keiner Formatvorgabe und darf ein PDF sein, wenn der Kunde es akzeptiert.

Darf ich statt einer Gutschrift eine negative Rechnung senden?

Peppol BIS Billing akzeptiert eine negative Rechnung als Alternative zur Gutschrift, und empfangende Systeme müssen beides verarbeiten (BIS Billing 3.0, Abschnitt 5.6). OrdoGrid stellt Korrekturen als Gutschriften aus, die über Peppol als UBL-CreditNote mit der Nummer der ursprünglichen Rechnung gehen.