Checkliste E-Rechnung Belgien 2026: Senden, Empfangen, Archiv prüfen

Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen, das unter die E-Rechnungspflicht fällt, seinen belgischen Geschäftskunden strukturierte Rechnungen senden und solche Rechnungen empfangen können, standardmäßig im Format Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk. Die Toleranzzeiträume sind vorbei: Diese Checkliste dient nicht mehr der Vorbereitung, sondern prüft, ob Senden, Empfangen und Aufbewahren wirklich funktionieren und ob Sie das dem FÖD Finanzen (der föderalen Steuerverwaltung) nachweisen könnten.

Sie richtet sich an Nutzer von OrdoGrid, vom Selbstständigen bis zum Finanzteam. Sie entscheidet nicht, ob Sie unter die Pflicht fallen (die belgische E-Rechnungspflicht), was eine Lücke kostet (Bußgelder) oder wie Sie im Einzelnen archivieren (Rechnungsarchivierung). Jede Zeile endet in einem von zwei Zuständen: erledigt, mit datiertem Nachweis, oder offen, mit einer verantwortlichen Person und einem Datum.

Welche Checkliste brauchen Sie?

Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung (Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen) sind keine Art.-44-Unternehmen. Diese Unternehmen müssen belgischen Geschäftskunden strukturierte Rechnungen senden und empfangen können, daher gelten alle Zeilen.

Teil A: die 15-minütige Schnellprüfung

Die Zeilen 1 bis 5, 7 und 8 prüfen gesetzliche Anforderungen; der datierte Nachweis in Zeile 8 ist unsere Empfehlung. Die Zeilen 6 und 9 sind die Routine, die wir empfehlen, damit diese erfüllt bleiben.

Traité bedeutet im Peppol-Netzwerk zugestellt, nicht vom Kunden angenommen oder bezahlt.

Beispiel: das Quartal einer freiberuflichen Übersetzerin

Am Donnerstag, dem 1. Oktober 2026, führt Sofie Peeters, freiberufliche Übersetzerin in Löwen unter der normalen MwSt.-Regelung, Teil A durch. Statut zeigt Envoi + réception, Autorisé und Enregistré. Ihre Septemberrechnung F-2026-0018 an Vertaalbureau Lingua BV (12.500 Wörter × 0,12 € = 1.500,00 € + 21 % MwSt. 315,00 € = 1.815,00 €) zeigt Traité. In der Inbox liegt eine ungelesene Rechnung ihres Coworking-Spaces: Sie prüft sie, markiert sie als gelesen und lädt die ZIPs des Quartals für ihren Buchhalter herunter. Nach etwa 15 Minuten ist nichts mehr offen.

Teil B: das vollständige Audit

Führen Sie zuerst Teil A durch. Teil B ergänzt, was bei einem Team, einem zweiten Dienstleister oder einer Anbindung typischerweise schiefgeht. In der Spalte Grundlage steht „Gesetz“ für eine gesetzliche Anforderung, „Empfohlen“ für unseren Rat, „OrdoGrid“ für eine Produktvorgabe und „FAQ des FÖD Finanzen“ oder „Belgische Peppol-Regeln“ für Vorgaben der Verwaltung.

Identität und Erreichbarkeit

OrdoGrid registriert nur 0208:, nicht Ihre MwSt.-Nummer unter dem Schema 9925: Findet die Software eines Lieferanten über die MwSt.-Nummer nichts, bitten Sie ihn, nach 0208: zu suchen. MwSt.-Einheiten deckt dieser Leitfaden nicht ab; klären Sie mit Ihrem Buchhalter, unter welcher MwSt.-Nummer Sie fakturieren, und mit dem OrdoGrid-Support die Peppol-Registrierung.

Senden

OrdoGrid akzeptiert auch GIF-, Word- und XLS-Anhänge, die die europäische Norm nicht zulässt. Anhänge gehen standardmäßig mit der Peppol-Sendung hinaus, und die Validierung von OrdoGrid lehnt die Sendung dann ab: Hängen Sie nur die fünf oben genannten Formate an oder wandeln Sie die Datei in PDF um. Belgische Peppol-Dienstleister raten davon ab, Kunden, die über Peppol empfangen, zusätzlich ein PDF zu mailen (Empfehlung des Belgian Peppol Service Providers Forum vom 8. September 2026, kein Verbot). Ist eine Rechnung über Peppol versandt, sind ihre Beträge gesperrt: Korrigieren Sie mit einer Gutschrift (Rechnung korrigieren oder gutschreiben).

Ausweichrechnungen: ein Protokoll führen

Ausweichrechnung

Eine gewöhnliche PDF- oder Papierrechnung an einen belgischen Geschäftskunden, der technisch keine strukturierten Rechnungen empfangen kann (Art. 53 § 2bis Absatz 6 MwSt.-Gesetzbuch, seit dem 1. Januar 2026 angewandt). Sie ist rechtlich gültig; der Kunde verstößt weiter gegen seine eigene Empfangspflicht.

OrdoGrid weicht nie von selbst auf E-Mail aus. Zeigt das Sendefenster Peppol — ignoré (Peppol übersprungen) mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (Kunde nicht im Peppol-Netzwerk registriert):

1. Suchen Sie den Kunden auf lookup.peppol.org mit 0208: und seiner Unternehmensnummer; prüfen Sie die MwSt.-Nummer im Kundenformular.
2. Fragen Sie den Kunden, welcher Dienstleister für ihn empfängt. Impossible de vérifier le statut Peppol du client ist eine fehlgeschlagene Prüfung, kein Nachweis: Versuchen Sie es später erneut.
3. Kann er wirklich nicht empfangen, senden Sie das PDF per Email, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert, sonst auf Papier.
4. Protokollieren Sie Datum, Rechnungsnummer, Suchergebnis und die Antwort des Kunden.
5. Sobald er empfangen kann, gehen neue Rechnungen über Peppol. Senden Sie alte nie erneut.

Empfangen

OrdoGrid kann keine Rechnungen im Gutschriftverfahren (Selbstfakturierung) ausstellen, aber seine Empfangsregistrierung umfasst Peppol-Rechnungen und -Kreditnoten (Gutschriften), Invoice Responses und die Dokumenttypen der Selbstfakturierung. Bevor ein Kunde im Gutschriftverfahren für Sie abrechnet, vereinbaren Sie ein erstes Dokument und prüfen, dass es in Ihrer Inbox ankommt. Vollständige Routine: Lieferantenrechnungen empfangen.

Wer macht was

Einen Buchhalter, der nur einsehen soll, laden Sie unter Team mit der Rolle Betrachter ein, die nur Lesezugriff hat.

Archiv und Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie gesendete und empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Rechnungsdatum auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch in der Fassung des Gesetzes vom 18. Dezember 2025, für ab dem 1. Januar 2023 geschuldete MwSt.; die 2022 eingeführte Frist von zehn Jahren wurde rückgängig gemacht), länger für bestimmte Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien, mit gewährleisteter Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und einer Sicherung. Der FÖD Finanzen genehmigt keine Archivsysteme.

Was wir empfehlen. Bewahren Sie neben dem PDF auch das ursprüngliche XML auf, wie es der FÖD Finanzen dringend empfiehlt, und öffnen Sie jedes Quartal eine alte Datei, um zu prüfen, dass sie lesbar bleibt.

Was OrdoGrid tut. Es archiviert das genaue XML und PDF jeder Peppol-Übermittlung und schreibt sie nie um, ist aber kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer. Laden Sie aus einer Outbox- oder Inbox-Zeile herunter (XML oder PDF), als ZIP mit den Ordnern xml und pdf nach Auswahl von Zeilen auf der Seite Peppol (gesendete und empfangene Dokumente in getrennten ZIPs) oder über die API mit GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml und der Berechtigung peppol:read.

Wann erneut prüfen

Neue Gesellschaft 2026: erste Schritte

1. Zuerst die MwSt.-Nummer. OrdoGrid sendet über Peppol nur für Gesellschaften mit belgischer MwSt.-Nummer. Seit dem 19. September 2023 vergebene Unternehmensnummern beginnen mit 1: Prüfen Sie, ob die Software Ihrer Kunden das akzeptiert.
2. Gesellschaft anlegen. Klicken Sie im Profilmenü auf Créer une nouvelle entreprise, geben Sie die MwSt.-Nummer ein und prüfen Sie die aus dem belgischen Register übernommenen Daten.
3. Senden autorisieren mit der Autorisation Peppol: ein getippter Name und ein Häkchen, keine qualifizierte elektronische Signatur.
4. Empfang aktivieren auf Réception Peppol, das normalerweise Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht im Peppol-Netzwerk gefunden) zeigt. Steht dort Déjà inscrit sur le réseau Peppol, hat Sie jemand anderswo registriert, etwa über das Tool eines Buchhalters: Klären Sie zuerst, welcher Dienstleister.
5. Eintrag prüfen auf lookup.peppol.org.
6. Erste Rechnung senden an ein belgisches Unternehmen über Peppol, und prüfen Sie, ob sie Traité zeigt.

Sie starten unter der Kleinunternehmerregelung? Dann fallen Sie in beide Richtungen unter die Pflicht, und die Schwelle von 25.000 € (ab 1. Januar 2027: 26.000 €) wird bei einem Start im Laufe des Jahres anteilig gekürzt. Die gesetzliche Angabe seit 2025 lautet auf Französisch „Régime particulier de la franchise de taxe“ und auf Niederländisch „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“; OrdoGrid druckt sie auf französischen und niederländischen Dokumenten, wenn Sie Régime de la franchise de taxe wählen; englische und deutsche Dokumente tragen eine Übersetzung, da es in diesen Sprachen keinen amtlichen Wortlaut gibt: Rechnungsstellung als Kleinunternehmer.

Rechenbeispiel: das Audit des dritten Quartals bei der Imprimerie Delvaux

Die Imprimerie Delvaux SRL, eine Druckerei in Namur (Unternehmensnummer 0458.213.944, normale MwSt.-Regelung), stellt ihre Rechnungen mit OrdoGrid aus. Der Geschäftsführer hat die Rolle Inhaber, die Büroleiterin die Rolle Administrator, der Buchhalter die Rolle Betrachter. Am Dienstag, dem 6. Oktober 2026, führt die Büroleiterin Teil A und B für den Zeitraum 1. Juli bis 30. September durch.

Kontrolle: 3.700,00 € − 740,00 € = 2.960,00 € netto, und 2.960,00 € × 1,21 = 3.581,60 €. Die 12 PDFs von Hautot bleiben gültig und, da vollständig, abzugsfähig; sie werden nicht erneut gesendet. Bis zum 6. Oktober war Delvaux jedoch der Geldbuße für fehlende Empfangsmittel ausgesetzt. Vier Zeilen sind am selben Tag erledigt; die zwei offenen haben je eine verantwortliche Person und ein Datum.

Häufige Fehler

Nachweismappe nach jeder Prüfung

• Die Nachweise aus Teil A: der datierte Screenshot von Statut (mit Annuaire Peppol und Autorisations (n)), das Suchergebnis und die ZIPs des Quartals.
• Die ausgefüllte Checkliste, mit verantwortlicher Person und Datum für jede offene Zeile, und das Ausweichprotokoll.
• Schriftliche Vereinbarungen und Bestätigungen: anderes Format als Peppol BIS, Gutschriftverfahren, Niederlassung der Kunden, und die Bestätigung des anderen Dienstleisters, falls er für Sie empfängt.
• Die Rechnungen Ihres E-Rechnungs-Abonnements: Kleine Gesellschaften und Selbstständige können diese Kosten für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 zu 120 % abziehen; fragen Sie Ihren Buchhalter.

Häufige Fragen

Gibt es noch einen Toleranzzeitraum für die E-Rechnung in Belgien?

Nein. Die allgemeine Toleranz galt vom 1. Januar bis 31. März 2026, die Toleranz für das Gutschriftverfahren endete am 30. Juni 2026. Der FÖD Finanzen erlässt eine Geldbuße nur noch in Ausnahmefällen, nach einer Einzelfallprüfung.

Wie oft sollte ich diese Checkliste durchgehen?

Teil A jedes Quartal, das vollständige Audit nach jeder Änderung von MwSt.-Nummer, Peppol-Dienstleister, Gesellschaft oder Rechnungstool. Das ist unsere Empfehlung: Das Gesetz schreibt keine Prüfhäufigkeit vor.

Muss ich Test- oder Pilotrechnungen senden?

Nein. Eine echte Rechnung mit Traité belegt das Senden, eine erfolgreiche Suche zeigt Ihre Empfangsregistrierung, und das erste Lieferantendokument in Ihrer Inbox bestätigt den Empfang. OrdoGrid hat keinen Peppol-Testmodus, eine Testrechnung käme beim Kunden also als echte Rechnung an.

Muss ich meinen Lieferanten eine Peppol-ID mitteilen?

Nein. In Belgien sind Sie unter Ihrer Unternehmensnummer mit dem Schema 0208 registriert, und Lieferanten stellen standardmäßig dorthin zu. Laut FÖD Finanzen sollen Kunden nicht nach einer Peppol-ID gefragt werden.

Reicht ein PDF-Archiv aus?

Das Gesetz erlaubt ein anderes Format, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sieben Jahre lang gewährleistet sind, aber der FÖD Finanzen empfiehlt dringend, das XML aufzubewahren. OrdoGrid bewahrt das ausgetauschte XML und PDF auf und lässt Sie beides herunterladen, ist aber kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer: Bewahren Sie eigene Kopien auf.

Ein belgischer Kunde ist nicht auf Peppol. Fällt meine Checkliste damit durch?

Nein, wenn Sie eine Ausweichrechnung ausgestellt und den Nachweis protokolliert haben: Der Kunde verstößt gegen seine Pflicht. Sobald er empfangen kann, senden Sie ihm neue Rechnungen über Peppol.

Sagt mir OrdoGrid, ob ich unter die Pflicht falle?

Nein. Es zeigt, ob Sie senden und empfangen können und, beim Senden, ob ein Kunde über Peppol empfangen kann, aber ob Sie unter die Pflicht fallen, hängt von MwSt.-Status und Niederlassung ab: Lesen Sie den Artikel zur Pflicht oder fragen Sie Ihren Buchhalter.