Eine gespeicherte Rechnung ohne Duplikat wiederfinden

Sie haben eine Rechnung begonnen, gespeichert und den Editor anschließend verlassen. Oder eine Fehlermeldung erschien, deren Ergebnis unklar ist. Suchen Sie vor Nouvelle facture zuerst den ursprünglichen Beleg. Eine Rechnung kann bereits gespeichert sein, obwohl eine spätere PDF-Erstellung oder ein Versand fehlschlug.

Diese Anleitung behandelt gespeicherte Kundenrechnungen. Die Peppol-Schritte gelten für OrdoGrid-Versand durch belgische Lieferanten. Nie gespeicherte Eingaben sind ein anderer Fall: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein erneutes Öffnen des Browsers sie wiederherstellt.

Angaben zum Wiederfinden sammeln

Halten Sie Kundenname, Abrechnungszeitraum, ungefähren Erstellungszeitpunkt und eine vorhandene Rechnungsnummer oder gespeicherte Adresse bereit. Bewahren Sie den Text einer Fehlermeldung auf. Sie müssen interne Fehlercodes nicht verstehen, um dem Support Ihre Schritte und die angezeigte Meldung zu beschreiben.

Prüfen Sie das aktive Unternehmen in OrdoGrid. Wer mehrere Unternehmen betreut, kann leicht in der falschen Rechnungsliste suchen. Ein leeres Ergebnis dort beweist nicht, dass der Beleg im ursprünglichen Unternehmen fehlt.

Beispiel: Sie haben Septemberberatung für Kunde A vorbereitet, acht vereinbarte Tage zu 600 EUR, und nach dem Speichern die Seite verlassen. Suchen Sie zuerst diesen Septemberbeleg. Erstellen Sie nicht sofort eine weitere Rechnung für dieselben acht Tage.

Den ursprünglichen Beleg unter Factures suchen

Öffnen Sie Factures und suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Kunde. Vergleichen Sie Datum, Beschreibung, Zeitraum und Gesamtbetrag mit Ihrer Arbeit. Gleiche Beträge allein reichen nicht: Zwei Monate können dieselbe vereinbarte Vergütung haben.

Öffnen Sie die Details oder wählen Sie das Stiftsymbol Bearbeiten. Prüfen Sie, ob der Beleg noch ein bearbeitbarer Entwurf ist, bereits ausgestellt wurde oder mit einem Versandversuch beziehungsweise einer Zahlung verbunden ist. Eine bestehende Rechnung mit laufendem Versand ist kein neuer leerer Entwurf.

Bei mehreren möglichen Belegen vergleichen Sie diese vor jeder Versandaktion. Halten Sie die Nummern fest und fragen Sie nach, wenn die richtige Rechnung unklar bleibt. Löschen Sie keine ausgestellte oder bezahlte Rechnung, nur weil sie wie ein Duplikat aussieht.

Denselben bearbeitbaren Entwurf abschließen

Wenn der ursprüngliche Entwurf noch bearbeitbar und nicht ausgestellt ist:

1. Öffnen Sie diese gespeicherte Rechnung statt der Neuerstellung.
2. Prüfen Sie Kunde und erforderliche Bestellreferenz.
3. Kontrollieren Sie Daten, Währung, Beschreibungen, Mengen, Preise und bestätigte Steuerbehandlung.
4. Lesen Sie das Ergebnis unter Aperçu du PDF.
5. Wählen Sie Speichern. Führt dies zur Liste, öffnen Sie denselben Beleg und prüfen Sie die gespeicherten Änderungen.

Behalten Sie die bestehende Nummer. Ändern Sie sie nicht, um einen Fehler zu umgehen. Nutzen Sie auch keine ausgestellte Rechnung des Vormonats als Ersatz für den gesuchten Entwurf.

Prüfen Sie Anhänge und vereinbarte Leistungsnachweise vor dem Versand. Ein gespeicherter Beleg beweist nicht, dass jede letzte Änderung oder jeder Upload abgeschlossen wurde. Kontrollieren Sie die tatsächlich vorhandenen Daten und Dateien, statt sich nur an Ihre Eingaben zu erinnern.

Wenn das Speichern scheinbar gescheitert ist

Das Speichern und die PDF-Erstellung sind getrennte Schritte. Eine Fehlermeldung kann daher einen späteren Schritt betreffen, während die Rechnung bereits existiert. Kennt OrdoGrid den angelegten Beleg, behält der Editor dessen Identität. Ein neuer Versuch im selben Editor kann mit diesem Beleg fortfahren.

Haben Sie die Seite verlassen oder neu geladen, suchen und öffnen Sie zuerst die gespeicherte Rechnung. Fehlt deren PDF, halten Sie die Nummer fest und lassen Sie den Support das Problem klären. Stellen Sie keine zweite Rechnung aus, nur um eine PDF zu erhalten.

Dies gilt auch nach einer Angebotsumwandlung oder der Abrechnung erfasster Arbeitszeit. Suchen Sie den entstandenen Rechnungsbeleg, bevor Sie die Aktion wiederholen. Bereits mit einer gespeicherten Rechnung verbundene Leistungen dürfen wegen eines späteren Fehlers nicht doppelt abgerechnet werden.

Finden Sie keinen Beleg und bleibt dessen Erstellung unklar, geben Sie dem Support Unternehmen, Kunde, ungefähre Uhrzeit und Fehlermeldung. Beginnen Sie erst neu, wenn feststeht, dass für diese Leistungen keine Rechnung gespeichert wurde.

Vor einem neuen Versand das Ergebnis prüfen

Speicherung, E-Mail und Peppol-Übertragung sind unterschiedliche Vorgänge. Für eine belgische Peppol-Rechnung öffnen Sie Peppol → Outbox und prüfen das Ergebnis mit Actualiser oder Vérifier.

Warten Sie bei einer laufenden Übertragung. Bei unklarem Ergebnis fragen Sie vor einem neuen Versuch den Support. Erstellen Sie keine Ersatzrechnung und verwenden Sie keinen anderen Kanal, um den unbekannten Ausgang zu umgehen. Eine fehlgeschlagene PDF-Vorschau beweist ebenfalls nicht, dass der Kunde nichts erhalten hat.

Versuchen Sie Peppol nur bei bestätigter Ablehnung der Übertragung erneut, mit demselben unveränderten Original und wenn die Anwendung dies erlaubt. Ändern Sie keine ursprünglichen Beträge oder Umsatzsteuer einer ausgestellten Rechnung. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung die passende Berichtigung mit Bezug auf diesen Beleg. Ein Versandfehler allein ist kein Grund für eine Gutschrift.

Den Abschluss prüfen

Öffnen Sie den endgültigen Beleg und kontrollieren Sie Nummer, Kunde, Zeitraum, Summen und Dateien. Prüfen Sie nach einem Versand die Zustellung gesondert. Hat der Kunde bezahlt, erfassen Sie ausschließlich den bestätigten Eingang unter Abrechnung.

Es sollte eine eindeutig zuzuordnende Rechnung für die Leistung geben, mit gespeicherten Angaben und gegebenenfalls Versand- und Zahlungsgeschichte. Bewahren Sie die Nummer für Rückfragen auf. Die Anleitungen zu Zahlungsnachverfolgung und Buchhaltungsübergabe unterstützen die nächsten Schritte.