Ihre erste Rechnung mit OrdoGrid über Peppol senden

Diese Anleitung begleitet Sie bei Ihrer ersten Peppol-Rechnung in OrdoGrid: von der Prüfung, ob Ihr Unternehmen senden darf, bis zum Lesen des Ergebnisses und zur Aufbewahrung der Dateien. Nehmen Sie einen echten Auftrag zum vereinbarten Preis: OrdoGrid hat keinen Peppol-Testmodus, alles Gesendete erreicht Ihren Kunden.

Die vollständige Einrichtung beschreibt Peppol in OrdoGrid einrichten. Viele Bildschirmtexte bleiben in jeder Oberflächensprache französisch; Sie finden sie unten wörtlich, wo hilfreich mit Übersetzung.

Die Feldnamen in der Rechnungsvorschau (N°, Échéance, Sous-total HTVA, Total TVAC, Montant à payer, Communication und die Namen der MwSt.-Regelungen) richten sich nach Profil entreprise → Langue des documents (Dokumentsprache), nicht nach der Oberflächensprache. Diese Anleitung zeigt sie mit französischen Dokumenten, der Standardeinstellung; bei deutschen Dokumenten lauten sie Nr., Fälligkeitsdatum, Zwischensumme exkl. MwSt., Gesamt inkl. MwSt., Zahlbetrag und Verwendungszweck. Ein Unternehmen mit Betriebssitz im niederländischen Sprachgebiet muss die vorgeschriebenen Angaben seiner Rechnungen auf Niederländisch abfassen (flämisches Dekret vom 19. Juli 1973).

Muss diese Rechnung über Peppol laufen?

Was das Gesetz verlangt. Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger eine strukturierte elektronische Rechnung an einen Kunden ausstellen, der ebenfalls in Belgien niedergelassen (Sitz oder feste Niederlassung) und dort für die MwSt. identifiziert ist (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Standard ist Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk (Art. 13ter Königlicher Erlass Nr. 1); ein anderes EN-16931-Format setzt eine Vereinbarung voraus. Die strukturierte Rechnung ist dann die einzige gesetzliche Rechnung; eine PDF-Kopie ist freiwillig (B2B-FAQ des FÖD Finanzen).

1. Prüfen, ob Ihr Unternehmen senden kann

1. Prüfen Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil; nur Inhaber und Administratoren können diese Seite bearbeiten) Nom de l'entreprise, Adresse, IBAN und Numéro de TVA (Optionnel). Das Formular kennzeichnet die MwSt.-Nummer als optional, doch ein MwSt.-Pflichtiger muss sie auf jeder Rechnung angeben (Art. 5 § 1 Nr. 2 Königlicher Erlass Nr. 1), und OrdoGrid sendet über Peppol nur für eine Nummer, die mit BE beginnt. Gesellschaften und Vereinigungen tragen Rechtsform, Sitz, Unternehmensnummer sowie den Vermerk RPM/RPR (Register der juristischen Personen) mit dem zuständigen Unternehmensgericht in das Profilfeld Mentions légales (pied de page des factures) ein, wie Artikel 2:20 des Gesetzbuches der Gesellschaften und Vereinigungen verlangt: OrdoGrid druckt diesen Text in die Fußzeile jedes Rechnungs-PDFs und übermittelt ihn in der Peppol-Rechnung als zusätzliche rechtliche Angaben des Verkäufers (BT-33).
2. Öffnen Sie Peppol. Solange für Ihre MwSt.-Nummer keine Ermächtigung vorliegt, sehen Sie Autorisation Peppol: Geben Sie den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) ein, setzen Sie das Bestätigungshäkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Das ist eine getippte Bestätigung, keine qualifizierte elektronische Signatur; unterzeichnen Sie nur, wenn Sie das Unternehmen vertreten dürfen.
3. Wählen Sie unter Réception Peppol entweder Activer la réception (Empfang aktivieren) oder Continuer en envoi seul (nur senden). Das Senden funktioniert in beiden Fällen. Erscheint Déjà inscrit sur le réseau Peppol, empfängt bereits ein anderer Anbieter für Sie: Fahren Sie im Nur-Senden-Modus fort.
4. Prüfen Sie unter Peppol → Statut, dass Envoi (Outbox) auf Autorisé (autorisiert) steht.

Der Empfang ist in OrdoGrid optional, gesetzlich jedoch nicht: Jeder erfasste MwSt.-Pflichtige muss strukturierte Rechnungen ausstellen und empfangen können (Art. 13quater Königlicher Erlass Nr. 1). Fehlen diese technischen Mittel, drohen Geldbußen von 1.500 €, beim zweiten Verstoß 3.000 € und bei jedem weiteren 5.000 € (Königlicher Erlass Nr. 44).

2. Den Kunden richtig identifizieren

Fakturieren Sie das Unternehmen, das den Auftrag erteilt hat (die Gesellschaft selbst oder den Einzelunternehmer persönlich), nicht eine Kontaktperson oder einen Handelsnamen. Erfragen Sie den offiziellen Namen, die MwSt.-Nummer (BE und die zehnstellige Unternehmensnummer; neuere Nummern beginnen mit 1), die Sitzadresse, eine etwaige Bestellnummer und eine E-Mail-Adresse für Rechnungsfragen. Prüfen Sie auch, ob der Kunde in Belgien niedergelassen ist: Eine BE-MwSt.-Nummer allein beweist das nicht.

Klicken Sie in Base Clients (Kundenliste) auf Ajouter un client (Kunde hinzufügen), wählen Sie als Type de client (Kundentyp) Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) und geben Sie die N° de TVA (MwSt.-Nummer) ein. OrdoGrid übernimmt Name und Adresse aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU; Badge Registre belge (BCE)) oder aus VIES; vergleichen Sie sie mit den Angaben des Kunden. Arbeitet der Kunde mit Bestellungen, aktivieren Sie Exiger un bon de commande pour les factures, damit die Rechnung das Feld N° bon de commande zeigt.

Ein Kundendatensatz hat kein Feld für eine Peppol-ID: OrdoGrid findet den Kunden beim Senden über seine MwSt.-Nummer. Zur Vorabprüfung verweist der FÖD Finanzen auf lookup.peppol.org: Geben Sie 0208: und die zehnstellige Unternehmensnummer ohne BE, Punkte oder Leerzeichen ein, z. B. 0208:0123456749 (siehe Peppol-Teilnehmer suchen). Ein Treffer zeigt, dass der Kunde empfangen kann, nicht, ob er senden kann.

3. Die Rechnung erstellen und prüfen

1. Öffnen Sie Rechnungen (Seite Factures), klicken Sie auf Nouvelle facture (neue Rechnung) und auf Sélectionner un client (Kunden auswählen).
2. Prüfen Sie N°, Date und Échéance (Fälligkeit; standardmäßig Rechnungsdatum plus 30 Tage). Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer in einer oder mehreren Serien, die jede Rechnung eindeutig identifiziert (Art. 5 § 1 Nr. 1 Königlicher Erlass Nr. 1). OrdoGrid schlägt die nächste Nummer vor, etwa F-2026-0001, und legt sie beim ersten Speichern fest, auch als Entwurf. Haben Sie dieses Jahr schon mit einem anderen Programm fakturiert, führen Sie diese Folge fort oder beginnen Sie eine klar getrennte Serie und informieren Sie Ihre Buchhaltung: OrdoGrid erzwingt keine lückenlose Nummerierung.
3. Fügen Sie Positionen mit Ajouter un article (Position hinzufügen) hinzu. Benennen Sie Leistung und Zeitraum („Website-Wartung — September 2026“): Das Gesetz verlangt die Art der Leistung und ihr Datum, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Weicht es ab, klicken Sie zusätzlich im Bereich Récapitulatif unter Échéance auf Date de livraison / prestation (Liefer- / Leistungsdatum) und tragen Sie es ein, etwa den letzten Tag des abgerechneten Monats.
4. Prix Unitaire (Einzelpreis) gilt standardmäßig ohne MwSt. Bei einem vereinbarten Bruttopreis aktivieren Sie Prix unitaires TVAC (TVA incluse) unter Totaux; eine Cent-Differenz erscheint als Arrondi (Rundung). Über Peppol enthält das XML den Einzelpreis ohne MwSt., den eine vollständige Rechnung verlangt (Art. 5 § 1 Nr. 8 Königlicher Erlass Nr. 1), das PDF zeigt in diesem Modus jedoch Bruttopreise (Spalte Prix TVAC). Soll das PDF die gesetzliche Rechnung sein, etwa als Ersatzlösung, deaktivieren Sie das Kästchen vor der Ausstellung: Das PDF zeigt dann Einzelpreise ohne MwSt., und die Beträge ändern sich nicht. Mehr: Bruttopreise, Rabatte und Rundung.
5. Verwenden Sie den von Ihrer Buchhaltung bestätigten Satz (in OrdoGrid standardmäßig 21 %) und lassen Sie Options de TVA (MwSt.-Optionen) auf Standard. Unter der Kleinunternehmerregelung wählen Sie stattdessen Régime de la franchise de taxe: Alle Positionen gehen auf 0 %, und es wird keine MwSt. berechnet. Régime cocontractant (Verlagerung der Steuerschuld auf den Vertragspartner) gilt nicht schon deshalb, weil beide Seiten belgische MwSt.-Pflichtige sind: Diese Regelung betrifft nur die in Art. 20 Königlicher Erlass Nr. 1 aufgeführten Arbeiten an unbeweglichen Gütern und verwandten Leistungen, für einen Kunden, der periodische MwSt.-Erklärungen einreicht, und verlangt einen vollständigen gesetzlichen Vermerk, den OrdoGrid bei dieser Regelung druckt. Wählen Sie im Zweifel nie eine Regelung mit 0 %, sondern fragen Sie Ihre Buchhaltung.
6. Communication ist mit einer belgischen strukturierten Mitteilung (+++…+++) vorbelegt, die aus der Rechnungsnummer gebildet wird.
7. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Aperçu du PDF (PDF-Vorschau), um die Rechnung so zu sehen, wie Ihr Kunde sie erhält.

Die gesetzlichen Angaben in der Vorschau

Prüfen Sie diese von Art. 5 § 1 Königlicher Erlass Nr. 1 vorgeschriebenen Angaben:

1. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie das Leistungsdatum, falls es abweicht.
2. Name, Adresse und MwSt.-Nummer beider Parteien.
3. Je Position und Satz: Beschreibung, Menge, Einzelpreis ohne MwSt. (siehe Punkt 4), Besteuerungsgrundlage, MwSt.-Satz und MwSt.-Gesamtbetrag sowie ein etwaiger Vermerk zur Verlagerung der Steuerschuld, zur Befreiung oder zur Kleinunternehmerregelung unter Options de TVA.

Fälligkeit, IBAN, strukturierte Mitteilung und Bestellnummer sind keine MwSt.-Angaben. Mehr: gesetzliche Angaben auf einer belgischen Rechnung.

4. Speichern, dann Peppol wählen

Bleiben Sie auf der gespeicherten Rechnung. Sind Sie zur Liste zurückgekehrt, öffnen Sie genau diese Rechnung wieder: Eine Kopie bedeutet eine zweite Nummer für einen Verkauf.

1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Editors auf Envoyer (senden), um Envoyer la facture zu öffnen.
2. Lesen Sie den Block Peppol (Tabelle unten). Wird der Kunde gefunden, ist Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) aktiviert.
3. Email ist aktiviert, wenn der Kunde eine Adresse hat. Das PDF steckt bereits in der Peppol-Rechnung; deaktivieren Sie Email, außer der Kunde wünscht eine Kopie.
4. Klicken Sie einmal auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). Sie sehen ein Ergebnis für Sauvegarde (Speichern), Email und Peppol, danach Redirection vers vos factures dans 3s... oder Des erreurs sont survenues. (Fehler sind aufgetreten).

5. Die Zustellung in der Outbox prüfen

Öffnen Sie Peppol, Registerkarte Outbox, und suchen Sie die Rechnung in der Spalte Numéro (Nummer). Vérifier (prüfen) in der Zeile prüft sofort; Actualiser (aktualisieren) aktualisiert die Seite.

Die meisten Rechnungen kommen innerhalb von Minuten bis wenigen Stunden an (FÖD Finanzen); dauert es länger als einen Werktag, wenden Sie sich an den OrdoGrid-Support. Einzelheiten: Peppol-Zustellstatus.

Zugestellt bedeutet Zustellung im Netzwerk. Traité bestätigt, dass das Peppol-Netzwerk Ihre Rechnung zugestellt hat, nicht, dass Ihr Kunde sie gelesen, genehmigt oder bezahlt hat. Halten Sie drei Signale auseinander:

1. Netzwerkstatus: das Badge in der Outbox.
2. Geschäftliche Antwort: eine Invoice Response, angezeigt als Hinweis wie 1 nouvelle réponse reçue (1 neue Antwort erhalten) auf den Registerkarten Récent und Inbox. OrdoGrid zeigt Antworten nur an, wenn der Empfang in OrdoGrid aktiv ist (Mode : Envoi + réception); im Nur-Senden-Modus gehen sie an den Anbieter, der für Sie empfängt, sofern es einen gibt.
3. Zahlung: eingegangenes Geld, erfasst mit Zahlung erfassen im Bereich Abrechnung der Rechnung.

Invoice Response

Peppol-Nachricht, mit der die Software des Kunden dessen Entscheidung mit einem Code meldet, etwa AP (genehmigt), RE (abgelehnt) oder UQ (Klärung erforderlich). Eine solche Antwort ist im Standard-Peppol-BIS freiwillig.

Alle sieben Codes: Peppol-Rechnungsantworten.

Sobald Peppol die Rechnung annimmt, wechselt sie von Brouillon (Entwurf) zu Envoyée (versendet) und ab Beginn des Tages der Échéance zu En retard (überfällig). Eine automatische Mahnung gibt es nicht.

Rechenbeispiel: die Wartung im September

Atelier Lumen SRL, ein Webstudio in Namur, wartet die Website der Boulangerie Hermans SRL in Lüttich für 250 € im Monat ohne MwSt. Beide Gesellschaften sind in Belgien niedergelassen und MwSt.-pflichtig.

OrdoGrid hat die Mitteilung aus den Ziffern von F-2026-0042 gebildet; die Prüfziffern 40 sind der Rest von 0020260042 geteilt durch 97. Ohne Bestellung setzt OrdoGrid diese Mitteilung in die Peppol-Käuferreferenz, die Peppol BIS verlangt, wenn keine Bestellreferenz vorliegt (Regel PEPPOL-EN16931-R003).

Mit deaktivierter Option Email klickt Atelier Lumen auf Sauvegarder & Envoyer; die Outbox-Zeile zeigt zunächst En file und einige Minuten später Traité, und die Rechnung wird Envoyée. Am nächsten Tag trifft eine Invoice Response AP ein (der Empfang ist in OrdoGrid aktiv). Am 2. November gehen 302,50 € ein, und Zahlung erfassen setzt die Rechnung auf Payée (bezahlt).

Lautete die Vereinbarung „250 € alles inklusive“, ergäbe Prix unitaires TVAC 206,61 € netto (250 ÷ 1,21) und 43,39 € MwSt. Klären Sie das vor der Rechnung; danach ist eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) nötig.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Unterlagen

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); manche Rechnungen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gütern müssen 15 oder 25 Jahre aufbewahrt werden (FÖD Finanzen). Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen die ganze Zeit gewährleistet sein.

Was OrdoGrid tut. Es archiviert genau die XML- und PDF-Dateien, die es übermittelt hat, ist aber kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer.

Was wir empfehlen. Bewahren Sie das ursprüngliche XML auf: Der FÖD Finanzen empfiehlt dies dringend für empfangene E-Rechnungen, und wir empfehlen dasselbe für die Rechnungen, die Sie senden. Laden Sie XML und PDF über die Zeile in der Outbox herunter, notieren Sie das Datum von Traité und bewahren Sie etwaige Invoice Responses auf. Bei der Ersatzlösung behalten Sie das Abfrageergebnis und die gesendete E-Mail. Wählen Sie jeden Monat die Outbox-Zeilen aus, laden Sie das ZIP herunter und legen Sie es in Ihrer eigenen Ablage ab.

Häufige Fragen

Muss ich noch ein PDF per E-Mail senden?

Nein. Die strukturierte Rechnung ist die gesetzliche Rechnung und enthält das PDF bereits. Die belgischen Peppol-Anbieter empfehlen, Doppelversand zu vermeiden, und der FÖD Finanzen weist darauf hin, dass Peppol Duplikate nicht erkennt.

Wie lange dauert die Zustellung über Peppol?

Meist Minuten bis wenige Stunden, so der FÖD Finanzen. Zeigt die Outbox nach einem Werktag noch nicht Traité, kontaktieren Sie den Support, statt erneut zu senden.

Bedeutet Traité, dass mein Kunde die Rechnung angenommen hat?

Nein. Es bestätigt nur die Zustellung im Netzwerk. Eine Annahme kommt gegebenenfalls als Invoice Response; die Zahlung erfassen Sie getrennt.

Kann ich zuerst eine Testrechnung senden?

Nein. OrdoGrid hat keinen Peppol-Testmodus: Jeder Versand erreicht den Kunden. Senden Sie eine echte Rechnung für erbrachte Leistungen.

Mein Kunde sagt, er sei auf Peppol, aber OrdoGrid findet ihn nicht. Was nun?

Prüfen Sie die MwSt.-Nummer im Kundendatensatz, fragen Sie, unter welcher Unternehmensnummer der Kunde empfängt, und prüfen Sie diese auf lookup.peppol.org. Kann er wirklich nicht empfangen, nutzen Sie die Ersatzlösung.

Muss ich den Empfang aktivieren, um zu senden?

In OrdoGrid nicht. Das Gesetz verlangt jedoch, dass Sie strukturierte Rechnungen empfangen können, über OrdoGrid oder einen anderen Anbieter. Ohne Empfang in OrdoGrid erscheinen die Invoice Responses Ihrer Kunden dort nicht.

Kann ich eine Rechnung nach dem Peppol-Versand ändern?

Nein. Beträge und MwSt. sind gesperrt. Stellen Sie eine Gutschrift (Kreditnote) über Peppol aus und bei Bedarf eine neue Rechnung.

Für Ihre nächste Monatsrechnung folgen Sie der Anleitung zur monatlichen Rechnung für Selbstständige.