Kunde nicht auf Peppol: So senden Sie eine gültige Rechnung

Kann ein belgischer Geschäftskunde keine strukturierten Rechnungen über Peppol empfangen, warten Sie nicht und hören auch nicht auf zu fakturieren. Sie stellen die Rechnung fristgerecht auf Papier oder als PDF aus, und diese Rechnung ist rechtsgültig; der Kunde, nicht Sie, verletzt seine Empfangspflicht. Zwei Bedingungen schützen Sie: Der Kunde muss wirklich nicht empfangen können, und ein PDF per E-Mail setzt sein Einverständnis voraus.

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die mit OrdoGrid Rechnungen an belgische Unternehmen stellen und im Versandfenster Peppol — ignoré (Peppol übersprungen) sehen. Wie Sie klären, warum ein Kunde nicht gefunden wird, steht in prüfen, ob ein Kunde über Peppol empfangen kann. Wer überhaupt unter die Pflicht fällt, erklärt die belgische E-Rechnungspflicht; warum ein PDF allein nicht genügt, wenn der Kunde empfangen kann, erklärt PDF oder strukturierte Rechnung.

Was das Gesetz sagt, wenn Ihr Kunde nicht empfangen kann

Die Ausweichregel steht in Art. 53 §2bis Absatz 6 des MwSt.-Gesetzbuches. Dieser Absatz wurde durch das Gesetz vom 10. Februar 2026 eingefügt, und der FÖD Finanzen (die föderale Steuerverwaltung) wendet ihn seit dem 1. Januar 2026 an, wie am 19. Dezember 2025 angekündigt. Kann der Empfänger aus technischen Gründen keine strukturierte Rechnung empfangen, selbst oder über einen Dritten, müssen Sie keine ausstellen. Sie müssen aber eine Rechnung auf Papier oder als unstrukturierte elektronische Datei wie ein PDF ausstellen. Die Gesetzesbegründung erfasst sowohl einen Kunden ohne geeignete Software als auch einen, der im Netzwerk nicht erreichbar ist.

Die B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Frage 8, ergänzt:

• Sie wählen den Übermittlungsweg, aber eine elektronische Rechnung setzt das Einverständnis des Kunden mit einer sicheren Alternative voraus;
• die so gesendete Rechnung ist rechtsgültig, und Sie erfüllen Ihre Rechnungspflicht;
• sobald der Kunde empfangen kann, senden Sie keine strukturierten Rechnungen rückwirkend; Sie dürfen auf der Rechnung eine Klausel anbringen, die ihn auffordert, seine Empfangspflicht zu erfüllen.

Ein Verstoß gilt erst als Wiederholung, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß festgestellt wird; siehe Geldbußen bei der E-Rechnung.

Die Ausweichregel verschiebt Ihre Frist nicht: Eine Rechnung ist spätestens am 15. des Monats nach dem Steuertatbestand auszustellen (Art. 4 §1 Königlicher Erlass Nr. 1). „Nächsten Monat sind wir auf Peppol“ ist kein Grund, sie zurückzuhalten.

Ausweichrechnung

Eine gewöhnliche Rechnung auf Papier oder als PDF, ausgestellt, weil der Kunde technisch keine strukturierte Rechnung empfangen kann. Sie ist die einzige gesetzliche Rechnung für diesen Umsatz, keine vorläufige Kopie.

Schritt 1: bestätigen, dass der Kunde wirklich nicht empfangen kann

Die Ausweichregel beruht auf einer Tatsache, die Sie später belegen können sollten. OrdoGrid prüft die MwSt.-Nummer des Kunden im Peppol-Netzwerk, jedes Mal, wenn Sie auf Envoyer (senden) klicken. Findet es den Kunden, ist Envoi électronique via Peppol angehakt und die Ausweichregel greift nicht. Andernfalls lesen Sie den Grund.

Bevor Sie entscheiden:

1. Öffnen Sie in Base Clients (Kundenliste) den Kunden und geben Sie im Formular Modifier le client (Kunde bearbeiten) die N° de TVA (MwSt.-Nummer) erneut ein: Nach etwa einer Sekunde zeigt ein Kasten mit der Überschrift Registre belge (BCE) den Namen, der zu dieser Nummer registriert ist. Ist es der offizielle Name des Kunden, stimmt die Nummer; schließen Sie das Formular, ohne auf Pré-remplir (vorausfüllen) zu klicken, es sei denn, Sie möchten die Kundendaten überschreiben. Ein Tippfehler ergibt ebenfalls „nicht registriert“ und würde eine falsche MwSt.-Nummer auf Ihre Ausweichrechnung setzen.
2. Suchen Sie auf lookup.peppol.org, dem Werkzeug, auf das der FÖD Finanzen in seiner Peppol-FAQ verweist (Frage 6), nach 0208: gefolgt von der zehnstelligen Unternehmensnummer des Kunden (seiner Nummer in der ZDU, der Zentralen Datenbank der Unternehmen). Speichern Sie einen datierten Screenshot.
3. Fragen Sie den Kunden, ob er einen Peppol-Anbieter hat und wann sein Empfang aktiv wird. Eine schriftliche Antwort ist Ihr bester Nachweis.

Wenn das Problem auf Ihrer Seite liegt. Können Sie nicht senden, etwa weil die Autorisation Peppol (Peppol-Autorisierung) nicht unterzeichnet ist, schützt Sie die Ausweichregel nicht. Dann verstoßen Sie gegen die Pflicht, und Ihr Kunde darf Ihre Rechnung grundsätzlich ablehnen; nimmt er die Rechnung in anderer Form an, behält er den Vorsteuerabzug daraus (B2B-FAQ, Frage 7).

Schritt 2: den Ausweichkanal wählen

Schritt 3: das Einverständnis des Kunden schriftlich festhalten

Was die Regeln verlangen. Für den elektronischen Versand das Einverständnis des Kunden und, laut FÖD Finanzen (B2B-FAQ, Frage 8), eine zwischen Ihnen vereinbarte sichere Methode. Form und Wortlaut sind nicht vorgeschrieben, und der FÖD Finanzen definiert „sicher“ nicht.

Was wir empfehlen. Halten Sie das Einverständnis per E-Mail fest, damit Sie es später belegen können, mit Format (PDF), Adresse und Dauer (bis der Kunde über Peppol empfangen kann). In der Praxis heißt „sicher“: eine Adresse, die der Kunde selbst angegeben hat, etwa das Postfach seiner Kreditorenbuchhaltung, ein PDF statt einer bearbeitbaren Datei und eine Empfangsbestätigung für die erste Rechnung. Die englische, französische und niederländische Fassung dieses Artikels enthalten die Vorlage unten in diesen Sprachen.

Betreff: Unsere Rechnungen, solange Sie noch nicht auf Peppol sind

Sehr geehrte Frau [Name] / Sehr geehrter Herr [Name],

am [Datum] haben wir [offizieller Name], Unternehmensnummer [0000.000.000], im Peppol-Netzwerk nicht gefunden. Wie es Art. 53 §2bis des belgischen MwSt.-Gesetzbuches erlaubt, senden wir Ihnen unsere Rechnungen als PDF, bis Sie strukturierte Rechnungen über Peppol empfangen können.

Bitte bestätigen Sie uns per Antwort-E-Mail:

1. dass Sie einverstanden sind, unsere Rechnungen als PDF per E-Mail zu erhalten;
2. welche Adresse wir verwenden sollen;
3. wann Sie voraussichtlich auf Peppol unter 0208:[Unternehmensnummer] erreichbar sind.

Als PDF gesendete Rechnungen werden nicht erneut über Peppol gesendet; ab Ihrer Registrierung laufen neue Rechnungen ausschließlich über Peppol.

Mit freundlichen Grüßen, [Name, Unternehmen]

Die freiwillige Klausel auf der Rechnung kann ein Satz im Feld Notes sein, zum Beispiel: „Als PDF ausgestellt, weil Ihr Unternehmen am [Datum] keine strukturierten Rechnungen über Peppol empfangen konnte. Bitte registrieren Sie sich für den Empfang über Peppol.“ Der FÖD Finanzen schreibt keinen Wortlaut vor.

Schritt 4: die Ausweichrechnung aus OrdoGrid senden

OrdoGrid wechselt nicht automatisch auf E-Mail: Sie wählen den Kanal selbst.

1. Öffnen Sie die Rechnung und fügen Sie, falls Sie die Klausel nutzen, diese in Notes ein; das Feld wird auf dem PDF gedruckt.
2. Klicken Sie auf Envoyer. Das Fenster Envoyer la facture (Rechnung senden) zeigt Peppol — ignoré mit dem Grund.
3. Prüfen Sie, ob Email angehakt ist und die Adresse der vom Kunden bestätigten entspricht; korrigieren Sie sie bei Bedarf im Feld. Ohne gespeicherte E-Mail-Adresse des Kunden zeigt das Fenster Aucun email configuré (keine E-Mail eingerichtet): Geben Sie die Adresse ein.
4. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). OrdoGrid speichert, versendet die Rechnung per E-Mail mit dem PDF im Anhang und zeigt das Ergebnis je Kanal. Der Status wechselt von Brouillon (Entwurf) zu Envoyée (gesendet).
5. Alternative zu den Schritten 2 bis 4, wenn Sie einen eigenen Betreff oder Text möchten: Nutzen Sie in der Rechnungsliste die Aktion Per E-Mail senden (in der Seitenansicht der Rechnung heißt dieselbe Aktion Envoyer): Füllen Sie E-Mail-Betreff und Persönliche Nachricht (optional) aus, lassen Sie Dokument-PDF anhängen angehakt und klicken Sie auf E-Mail senden.
6. Alternative auf Papier, anstelle der Schritte 2 bis 4: Klicken Sie auf PDF, drucken Sie die Rechnung, versenden Sie sie per Post und setzen Sie danach den Status mit der Aktion Statut auf Envoyée.
7. Notieren Sie in Base Clients in den Notes des Kunden Datum und Ergebnis der Prüfung, den vereinbarten Kanal und die Adresse.

Die E-Mail geht von contact@ordogrid.com im Namen Ihres Unternehmens ab, Antworten erreichen die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens; informieren Sie den Kunden, damit sein Spamfilter sie nicht zurückhält. Sie enthält nie UBL-XML und hat keine Lesebestätigung: Bitten Sie also um eine Bestätigung. Der Verlauf erscheint unter Envoi et Paiement (Versand und Zahlung) in der Seitenleiste der Rechnung.

Schritt 5: wenn der Kunde auf Peppol kommt

1. Bestätigen. Suchen Sie den Kunden auf lookup.peppol.org, oder klicken Sie bei der nächsten Rechnung auf Envoyer: Envoi électronique via Peppol ist dann automatisch angehakt.
2. Neue Rechnungen nur über Peppol senden. Entfernen Sie den Haken bei Email im Versandfenster. Im September 2026 empfahl das belgische Forum der Peppol-Dienstleister, ausschließlich über Peppol zu senden, wenn der Empfänger dort empfangen kann; eine Empfehlung, keine Regel. Peppol selbst erkennt keine Duplikate (FAQ zu spezifischen Fragen, Frage 4).
3. Ausweichrechnungen nicht anfassen. Die Globus-Schaltfläche Envoyer à Peppol (an Peppol senden) in der Rechnungsliste bleibt für sie verfügbar, da sie nie über Peppol liefen; wer sie nutzt, stellt dieselbe Rechnung zweimal zu. Die Sperre Déjà envoyé sur Peppol (bereits auf Peppol gesendet) an der Globus-Schaltfläche, im Versandfenster Déjà envoyé via Peppol, verhindert nur einen zweiten Peppol-Versand.
4. Korrekturen. Die Regel, dass eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) dem Format der ursprünglichen Rechnung folgt (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch), gilt nur, wenn das Original eine strukturierte Rechnung ist (FAQ zu spezifischen Fragen, Fragen 5 und 23). Für ein PDF-Original gibt es keine Formatvorgabe, und eine Gutschrift als PDF bleibt möglich, wenn der Kunde sie annimmt. Vereinbaren Sie den Kanal einer solchen Gutschrift mit dem Kunden und Ihrem Buchhalter. In OrdoGrid entsteht eine Gutschrift aus der Rechnung mit Note de crédit (Gutschrift) und wird wie eine Rechnung gesendet.

Rechenbeispiel: ein Kunde, der spät auf Peppol kommt

Graphisme Renard SRL, ein Designstudio in Namur, hat die Website der Ferronnerie Dumont SRL, eines Metallbaubetriebs in Lüttich, neu gestaltet. Beide sind MwSt.-pflichtig und in Belgien niedergelassen. Die Website ging am 30. September 2026 online, die Rechnung ist also spätestens am 15. Oktober 2026 auszustellen.

1. Montag, 12. Oktober. Envoyer zeigt Peppol — ignoré mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Renard gibt die Nummer im Kundenformular erneut ein: Der Kasten Registre belge (BCE) zeigt Ferronnerie Dumont SRL, die Nummer stimmt also. lookup.peppol.org findet nichts zu 0208:0987654394, 9925:BE0987654394 oder dem Namen; Renard speichert die Screenshots.
2. Am selben Tag. Am Telefon erklärt die Geschäftsführerin von Dumont, das Unternehmen habe gerade einen Vertrag mit einem Peppol-Anbieter unterzeichnet und rechne damit, ab Anfang November über Peppol empfangen zu können. Renard sendet die Anfrage aus Schritt 3.
3. Mittwoch, 14. Oktober. Dumont bestätigt per E-Mail: PDFs an das Postfach seiner Buchhaltung.
4. Donnerstag, 15. Oktober. Renard datiert F-2026-0118 auf diesen Tag, setzt die Klausel in Notes, lässt nur Email mit der bestätigten Adresse angehakt und klickt auf Sauvegarder & Envoyer. In den Notes des Kunden steht: „12.10.2026: nicht auf Peppol (0208, 9925, Name). 14.10.: PDF per E-Mail vereinbart. F-2026-0118 am 15.10. gemailt.“
5. Dienstag, 3. November. Dumont meldet seine Registrierung; lookup.peppol.org zeigt 0208:0987654394 mit Peppol-BIS-Rechnungen und -Gutschriften.
6. Donnerstag, 5. November. F-2026-0131 für Hosting und Wartung im Oktober: 250,00 € + 52,50 € MwSt. (21 %) = 302,50 €. Envoi électronique via Peppol ist angehakt; Renard entfernt den Haken bei Email und sendet. In Peppol → Outbox wechselt die Zeile von En file (in der Warteschlange) zu Traité (im Netzwerk zugestellt; das heißt nicht, dass der Kunde sie angenommen hat).
7. Freitag, 13. November. Dumont zahlt 4.840,00 €; Renard erfasst das mit Zahlung erfassen im Bereich Abrechnung, und die Rechnung zeigt Payée (bezahlt). F-2026-0118 wurde nie erneut gesendet.

Hätte Renard auf die Registrierung gewartet, wäre F-2026-0118 zu spät ausgestellt worden; ein Klick auf Envoyer à Peppol für diese Rechnung am 3. November hätte dieselbe Rechnung über 4.840,00 € zweimal zugestellt.

Kunden außerhalb dieses Verfahrens

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 §3 MwSt.-Gesetzbuch in der Fassung des Gesetzes vom 18. Dezember 2025, das die Frist von zehn auf sieben Jahre zurückgeführt hat). Kein Text schreibt vor, wie eine Abfrage zu dokumentieren ist.

Was wir empfehlen. Belegen können, warum jede Ausweichrechnung nicht über Peppol lief.

Was OrdoGrid tut. Es bewahrt Ihre Dokumente auf, gibt aber keine Archivierungsgarantie: Exportieren Sie regelmäßig eigene Kopien, etwa indem Sie Zeilen in der Rechnungsliste markieren und auf Herunterladen (Tooltip: Als ZIP herunterladen) klicken.

Häufige Fragen

Ist eine per E-Mail gesendete Rechnung 2026 gültig, wenn mein Kunde nicht auf Peppol ist?

Ja, wenn der Kunde technisch keine strukturierten Rechnungen empfangen kann. Der FÖD Finanzen erklärt, dass die auf anderem Weg gesendete Rechnung rechtsgültig ist und Ihre Rechnungspflicht erfüllt. Der E-Mail-Versand setzt das Einverständnis des Kunden mit einer sicheren Alternative voraus; eine Papierrechnung nicht.

Kann ich eine Geldbuße bekommen, wenn ich ein PDF sende, weil mein Kunde nicht auf Peppol ist?

Nicht für die Nutzung der Ausweichregel. Der Kunde riskiert 1.500 €, dann 3.000 €, dann 5.000 €, weil ihm die Mittel zum Empfang fehlen. Sie bleiben den gewöhnlichen Geldbußen ausgesetzt, wenn die Rechnung verspätet oder unvollständig ist oder der Kunde tatsächlich empfangen konnte, etwa wenn der Kunde nur wegen einer falschen Nummer nicht gefunden wurde.

Muss ich die Rechnung erneut über Peppol senden, sobald sich mein Kunde registriert?

Nein. Der FÖD Finanzen erklärt, dass Lieferanten strukturierte Rechnungen nicht rückwirkend senden sollen. Senden Sie nur neue Rechnungen über Peppol und nutzen Sie Envoyer à Peppol nicht für die früheren.

Mein Kunde ist auf Peppol, verlangt aber ein PDF. Darf ich es stattdessen mailen?

Nein. Zwischen in Belgien niedergelassenen Unternehmen ist die strukturierte Rechnung die einzige gesetzliche Rechnung, wenn der Kunde empfangen kann. Senden Sie sie über Peppol; eine PDF-Kopie ist freiwillig und ersetzt sie nicht.

Wie lange darf ich demselben Kunden PDF-Rechnungen senden?

Solange er technisch nicht empfangen kann. Das Gesetz setzt Ihnen kein Enddatum, prüfen Sie aber vor jeder Rechnung erneut; OrdoGrid tut das bei jedem Klick auf Envoyer. Der Kunde bleibt in dieser Zeit Geldbußen ausgesetzt.

Wechselt OrdoGrid automatisch auf E-Mail, wenn der Kunde nicht auf Peppol ist?

Nein. Das Versandfenster zeigt Peppol — ignoré mit dem Grund, und Sie entscheiden: Email anhaken oder das PDF für den Papierversand herunterladen.

Kann ich meinen Kunden selbst auf Peppol registrieren?

Nein. Nur der Kunde kann sich registrieren, über einen Peppol-Anbieter seiner Wahl. Stellen Sie bis dahin Ausweichrechnungen aus.