E-Rechnungssoftware in Belgien wählen: Checkliste für den Kauf

Wählen Sie E-Rechnungssoftware in Belgien anhand Ihres tatsächlichen Ablaufs: Wie viele Rechnungen versenden und empfangen Sie, und wie erhält Ihr Buchhalter die Dokumente? Prüfen Sie für Umsätze unter der belgischen B2B-Pflicht strukturierten Versand und Empfang, Gutschriften und den Export der Originale. Vergleichen Sie anschließend Tarifgrenzen und Gesamtkosten statt nur den Einstiegspreis. Unbegrenzter Empfang kann für gelegentliche Rechnungsstellung passen; Projekte, Onlinezahlungen oder eine API erfordern andere Auswahlkriterien.

Dieser Leitfaden liefert Ausschlusskriterien, ein Testskript, die Kostenposten mit dem Abzug von 120 % und eine durchgerechnete Auswahl. Er erstellt keine Produktrangliste. Wer rechtlich unter die Pflicht fällt, steht in belgische E-Rechnungspflicht 2026; wie Zugangspunkte funktionieren, in Peppol-Zugangspunkt.

Was das Gesetz von Ihrer Software verlangt

Das Gesetz regelt Rechnungen, nicht Software, doch diese Regeln bestimmen, was ein Programm können muss.

Für diese Vorgänge ist die strukturierte Rechnung die einzige gesetzliche Rechnung; eine PDF-Kopie ist freiwillig.

Welche Funktionen Sie brauchen

Mitarbeiterzahl und Rechtsform spielen keine Rolle: Ein Selbstständiger mit drei Geschäftskunden braucht dieselben Funktionen wie eine Gesellschaft mit fünfzig Personen.

Pflichtkriterien und wie Sie sie testen

Jede Zeile ist ein Ausschlusskriterium: Kann der Anbieter sie nicht funktionierend zeigen, scheidet das Programm aus. Führen Sie die Tests in dieser Reihenfolge durch, in der Demo oder mit echten Belegen, und notieren Sie jedes Ergebnis mit Datum. Empfängt bereits ein anderer Dienstleister für Sie, führen Sie Test 1 im Demokonto des Anbieters durch: Verlegen Sie Ihre echte Registrierung nicht nur, um ein Programm zu testen.

Warum diese Zeilen: Der FÖD Finanzen verlangt, an die Unternehmensnummer des Kunden zu liefern, ohne nach einer Peppol-ID zu fragen, eine nicht für Sie bestimmte Rechnung mit einer Antwort RE abzulehnen, und weist darauf hin, dass Peppol keine Dubletten erkennt. Peppol BIS Billing ändert sich zweimal im Jahr; Version 3.0.21 ist seit dem 17. August 2026 verbindlich, fragen Sie also, wie der Anbieter Schritt hält. Test- und Produktionsnetz von Peppol sind getrennt: Fragen Sie, welches die Demo nutzt. „Zugestellt“ heißt im Netz zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt.

Prüfen Sie den Zugangspunkt selbst

Peppol-Dienstleister (Zugangspunkt)

Ein zertifizierter Anbieter, der Unternehmen mit Peppol verbindet. In Belgien tritt er OpenPeppol bei, schließt eine Vereinbarung mit der belgischen Peppol-Behörde (FÖD BOSA; ab 2027 FÖD Finanzen), besteht Konformitätstests, erhält Produktionszertifikate und wird dann in den Listen von OpenPeppol und der belgischen Behörde geführt.

Software kann selbst Dienstleister sein oder über einen Dienstleister arbeiten, eingebettet oder als White Label. Beides ist in Ordnung, wenn Sie den Dienstleister benennen und prüfen können:

1. Fragen Sie den Anbieter nach dem vollständigen Firmennamen seines Peppol-Dienstleisters.
2. Suchen Sie ihn auf der OpenPeppol-Liste der zertifizierten Dienstleister. Sie zeigt, ob er als Zugangspunkt und als SMP (das Register, das veröffentlicht, was Sie empfangen können) zertifiziert ist und welche Peppol-Behörde ihn beaufsichtigt.
3. Suchen Sie nach der Registrierung auf lookup.peppol.org Ihren eigenen Eintrag mit 0208: und Ihrer Unternehmensnummer (Beispiel des FÖD Finanzen selbst: 0208:0308357159). Das Ergebnis zeigt, was Sie empfangen können, nicht ob Sie senden können.
4. Verlassen Sie sich nicht auf das Peppol Directory: Der Eintrag ist freiwillig und erfolgt verzögert; er beweist die Zustellbarkeit also weder, noch widerlegt er sie.

Nach den belgischen Regeln müssen Dienstleister jeden belgischen Teilnehmer unter seiner Unternehmensnummer (Schema 0208) registrieren. Die MwSt.-Nummer (Schema 9925) darf hinzukommen, aber nicht an deren Stelle treten.

Entscheidend ist die Zertifizierung des Peppol-Dienstleisters. Verwechseln Sie sie nicht mit zwei ganz anderen Regelungen: Der FÖD Finanzen genehmigt überhaupt keine Archivierungssysteme, und das registrierte Kassensystem ist eine eigene Regelung für Kassenbons.

Senden und Empfangen: ein Dienstleister je Dokumenttyp

Die Adressierungsschicht von Peppol kennt nur eine Registrierung je Teilnehmerkennung: Nur ein Dienstleister zugleich kann einen bestimmten Dokumenttyp für Ihre Unternehmensnummer empfangen. Senden erfordert keine Registrierung.

Vereinbaren Sie vor dem Wechsel einen Umstellungstermin, fragen Sie, ob der alte und der neue Dienstleister den Migrationsschlüssel unterstützen (OrdoGrid tut das nicht), und exportieren Sie Ihr Archiv: Peppol-Zugangspunkt wechseln.

Online, installiert und Registrierkassen

• Online oder installiert. Beides funktioniert, wenn der Peppol-Weg echt ist: Ein installiertes Programm, das mit einem zertifizierten Dienstleister verbunden ist, besteht; ein Cloud-Programm, das nur PDFs mailt, fällt durch.
• Wo die Daten liegen. Cloud-Speicher ist zulässig. Ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen bewahrt seine Rechnungen in Belgien auf, sofern es nicht von Belgien aus vollständigen Online-Zugriff darauf hat, und braucht eine Sicherungskopie (Archivierungshinweise des FÖD Finanzen).
• Registrierkasse. Ein Kassenbon ersetzt nicht die Rechnung, die Sie einem Geschäftskunden schulden (FAQ des FÖD Finanzen). Ist dieser Kunde ein belgisches Unternehmen, muss die Rechnung strukturiert sein: Ein Geschäft, das auch an Unternehmen verkauft, braucht beide Funktionen.

Kosten: was Sie tatsächlich bezahlen

Sie kaufen keine „Peppol-ID“ beim Staat: Ihr Dienstleister registriert Ihre Unternehmensnummer im Rahmen seiner Leistung. Sie bezahlen die Software und die Leistung des Dienstleisters, oft in einem Abonnement.

Der erhöhte Kostenabzug von 120 %

Was das Gesetz vorsieht. Kleine Gesellschaften und selbstständige natürliche Personen können ihre Kosten für die E-Rechnung für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 zu 120 % abziehen (Art. 64ter Einkommensteuergesetzbuch 1992, wieder eingeführt durch das Gesetz vom 6. Februar 2024). Der FÖD Finanzen nennt regelmäßige Abonnements für Rechnungspakete, Beratungskosten, die eigens zur Vorbereitung oder Umsetzung der Pflicht anfallen, und einen gesondert in Rechnung gestellten E-Rechnungs-Aufpreis auf ein bestehendes Abonnement. Abschreibungen kommen nie in Betracht, eine aktivierte Lizenz erhält also keine 120 %; für ab dem 1. Januar 2025 erworbene digitale Anlagen kann stattdessen ein Investitionsabzug von 20 % greifen.

Was wir empfehlen. Bitten Sie den Anbieter, die Kosten der E-Rechnung in gesonderten Rechnungszeilen auszuweisen, und lassen Sie Ihren Buchhalter den Abzug geltend machen. Die Seite des FÖD erfasst nur Beratung zur Vorbereitung oder Umsetzung der Pflicht; laut Zusammenfassungen von Fachquellen schließt das Rundschreiben 2026/C/46 Beratung zur Auswahl eines Pakets aus. Rechnen Sie bei Auswahlberatung nicht mit 120 % und klären Sie das mit Ihrem Buchhalter.

Rechenbeispiel: Atelier Nord SRL vergleicht vier Programme

Die Atelier Nord SRL, eine Schreinerei mit vier Beschäftigten in Namur, die steuerlich als kleine Gesellschaft gilt, stellt rund 25 Rechnungen im Monat aus (22 an belgische Unternehmen) und erhält rund 40 Lieferantenrechnungen. Bis 2025 verschickte sie PDFs per E-Mail und schickte ihrem Buchhalter eine Tabelle. Die Preise sind Richtwerte ohne MwSt.

Schritt 1: Ausschlusskriterien.

Schritt 2: gewichtete Bewertung (0 = nicht gezeigt, 1 = teilweise, 2 = vollständig gezeigt; Punkte = Gewicht × Note).

C erreicht 80 von 100, D 77,5: knapp genug, dass die Kosten entscheiden.

Schritt 3: Testbelege. Mit Programm C sendet die Atelier Nord eine Rechnung, die sie ohnehin ausstellen musste: F2026-0042 an die Studio Berg BV in Gent über sechs maßgefertigte Eichenregale zu je 110,00 €, ohne Montage geliefert: 660,00 € ohne MwSt., 138,60 € MwSt. zu 21 %, 798,60 € insgesamt. Das Programm zeigt, dass Studio Berg empfangen kann, validiert die Datei und meldet die Zustellung noch am selben Vormittag; das XML lässt sich herunterladen. Ihr Lieferant, die Houthandel Vermeulen BV, sendet eine Einkaufsrechnung über 1.000,00 € zuzüglich 210,00 € MwSt., die mit XML und PDF im Posteingang ankommt.

Schritt 4: Jahreskosten und Abzug.

Der höhere Zusatzabzug von D wiegt die 180 € Mehrkosten bei Weitem nicht auf, also wählt die Atelier Nord Programm C. Die zusätzliche Steuerersparnis durch die 120-%-Regel beträgt 152 € multipliziert mit ihrem Steuersatz; den genauen Betrag berechnet der Buchhalter.

Wie OrdoGrid diese Checkliste erfüllt

Den passenden Tarif für Ihre Tätigkeit wählen

OrdoGrids dauerhaft kostenloser Tarif ist keine 14-tägige Testphase. Er läuft nicht ab und erfordert keine Kreditkarte, mit unbegrenztem Peppol-Empfang und einer versandten Rechnung pro Monat. Prüfen Sie vor der Auswahl die benötigten Funktionen:

Die kostenpflichtigen Preise gelten pro Monat zuzüglich MwSt. Ihre 14-tägige Testphase ist vom dauerhaft kostenlosen Tarif getrennt. Unbegrenzter Empfang bedeutet im kostenlosen Tarif keinen unbegrenzten Speicher.

Peppol-Versand und -Empfang mit OrdoGrid ansehen, danach Grenzen und Preise vergleichen. Wenn das Angebot zu Ihrem Bedarf passt, erstellen Sie ein kostenloses Konto.

Was OrdoGrid tut. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden; es ist selbst kein Peppol-Dienstleister.

Der dauerhaft kostenlose Tarif enthält weder Gutschriften noch E-Mail-Versand. Testen Sie diese Funktionen in der 14-tägigen Testphase eines kostenpflichtigen Tarifs: Das ist nicht die Gültigkeitsdauer des kostenlosen Tarifs. Bedingungen und Funktionen finden Sie unter OrdoGrid-Preise.

Was OrdoGrid nicht tut. Kein Peppol-Testmodus und kein Migrationsschlüssel: Um den Empfang zu OrdoGrid zu verlegen, muss Ihr alter Dienstleister Sie zuerst abmelden. Eine MwSt.-Nummer kann nur in einem OrdoGrid-Unternehmen empfangen. Es gibt kein Einkaufsjournal und keinen Freigabeprozess, keine Ausstellung im Gutschriftverfahren (Selbstfakturierung), keinen automatischen Versand wiederkehrender Rechnungen (sie werden als Entwurf vorbereitet), keine automatischen Mahnungen, keine Währungsauswahl, kein Single Sign-on und keine Zwei-Faktor-Authentifizierung (Rollen: Inhaber, Administrator, Betrachter) und keinen Export des gesamten Kontos mit einem Klick. OrdoGrid ist kein zertifiziertes Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsfrist.

So führen Sie den Test in OrdoGrid durch:

1. Tragen Sie unter Profil entreprise (Unternehmensprofil) Ihre belgische MwSt.-Nummer in Numéro de TVA (Optionnel) ein.
2. Öffnen Sie Peppol → Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung): Geben Sie den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) ein, haken Sie die Bestätigung an und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation. Das ist ein getippter Name mit Häkchen, keine qualifizierte elektronische Signatur.
3. Klicken Sie unter Réception Peppol auf Activer la réception. Zeigt die Seite Déjà inscrit sur le réseau Peppol, empfängt ein anderer Dienstleister für Sie: Wählen Sie Continuer en envoi seul (nur senden) oder lassen Sie sich zuerst von diesem Dienstleister abmelden.
4. Notieren Sie unter Peppol → Statut die Identifiant Peppol und prüfen Sie sie auf lookup.peppol.org.
5. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt und entfernen Sie den Haken bei Email, der gesetzt ist, sobald der Kunde eine E-Mail-Adresse hat, damit die Rechnung nicht doppelt hinausgeht. Klicken Sie dann auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden) und verfolgen Sie die Rechnung unter Peppol → Outbox: Traité heißt im Netz zugestellt, nicht angenommen. Einzelheiten: erste Peppol-Rechnung und Peppol in OrdoGrid einrichten.

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie gesendete und empfangene Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar nach dem Ausstellungsjahr auf und gewährleisten Sie Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit; Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien können 15 oder 25 Jahre erfordern. Der FÖD Finanzen genehmigt kein Archivierungssystem: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Siehe Rechnungsarchivierung.

Was wir empfehlen. Bewahren Sie die datierten Testergebnisse auf, den Vertrag, der den Peppol-Dienstleister nennt, ein Bildschirmfoto von lookup.peppol.org mit Ihrer Registrierung, jede schriftliche Vereinbarung über ein anderes Format als Peppol, die Rechnungen als Beleg für den Abzug von 120 % und das Ausstiegsverfahren.

Was OrdoGrid Ihnen liefert. XML- und PDF-Downloads unter Peppol → Outbox, das XML jedes empfangenen Dokuments aus der Inbox oder ein ZIP mehrerer Dokumente (Zeilen auswählen, dann herunterladen) und die Registerkarte Statut als Nachweis der Registrierung. Legen Sie sie in Ihrem eigenen Archiv ab.

Häufige Fragen

Was muss E-Rechnungssoftware in Belgien 2026 können?

Gesetzlich muss sie Ihnen ermöglichen, Rechnungen und Gutschriften im Format Peppol BIS zu senden und zu empfangen, in der Regel über einen zertifizierten Peppol-Dienstleister; ein Programm, das nur PDFs erzeugt, erfüllt die Pflicht für belgische B2B-Rechnungen nicht. In der Praxis sollte sie außerdem den Kunden vor dem Senden prüfen, das Original-XML aufbewahren (vom FÖD Finanzen nachdrücklich empfohlen) und für den Buchhalter exportieren.

Ist Peppol kostenlos?

Sie kaufen keine Peppol-ID beim Staat: Der Dienstleister registriert Ihr Unternehmen. Die Kosten hängen von Software, Volumen und Funktionen ab; einige Tarife sind kostenlos. OrdoGrid bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif, ohne Kreditkarte, mit unbegrenztem Peppol-Empfang und einer versandten Rechnung pro Monat. Gutschriften und E-Mail-Versand erfordern einen kostenpflichtigen Tarif.

Kann ich E-Rechnungssoftware zu 120 % abziehen?

Ja, als kleine Gesellschaft oder Selbstständiger, für Abonnements, Einführungsberatung und einen gesondert berechneten E-Rechnungs-Aufpreis in den Besteuerungszeiträumen 2024 bis 2027. Abschreibungen zählen nicht. Ihr Buchhalter macht den Abzug geltend.

Kann ich mein altes Programm zum Empfangen behalten und mit einem neuen senden?

Ja. Senden erfordert keine Registrierung, und der alte Dienstleister behält Ihre 0208-Registrierung für den Empfang. Antworten der Kunden auf Ihre Rechnungen erreichen Sie dann nur über den alten Dienstleister.

Wie wechsle ich den Zugangspunkt, ohne Rechnungen zu verlieren?

Exportieren Sie Ihr Archiv, vereinbaren Sie einen Umstellungstermin und lassen Sie beide Dienstleister den Peppol-Migrationsschlüssel nutzen, wenn beide ihn unterstützen; sonst lassen Sie sich vom alten Dienstleister kurz vor der Registrierung durch den neuen abmelden. Prüfen Sie lookup.peppol.org am selben Tag.

Reicht Software, die PDF-Rechnungen erstellt, noch aus?

Nein, nicht allein. Ein solches Programm genügt noch für Rechnungen außerhalb der Pflicht, etwa an Privatkunden oder ins Ausland, und für die Ersatzrechnung an einen belgischen Kunden, der technisch nicht empfangen kann; die Mittel, strukturierte Rechnungen zu senden und zu empfangen, brauchen Sie aber in jedem Fall.

Muss Rechnungssoftware online sein?

Nein. Ein installiertes Programm, das mit einem zertifizierten Peppol-Dienstleister verbunden ist, genügt, sofern es auch empfängt und Ihre Rechnungen von Belgien aus mit Sicherungskopie zugänglich bleiben.

Gilt das auch für Selbstständige und Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung?

Ja. Größe und Rechtsform spielen keine Rolle, und Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung stellen ihren belgischen Geschäftskunden strukturierte Rechnungen aus und müssen empfangen können. Nur Unternehmen mit ausschließlich nach Artikel 44 befreiten Umsätzen und Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Belgien sind sowohl von der Ausstellungs- als auch von der Empfangspflicht ausgenommen.