E-Rechnungssoftware in Belgien wählen: eine Käufer-Checkliste
Kriterien-Checkliste für belgische KMU: Senden und Empfangen, zertifizierter Zugangspunkt, UBL/BIS, Lookup, Gutschriften, Archiv und Buchhalter-Export. Kein Produkt-Ranking.
Aktualisiert
- Belgien
Fähigkeiten kaufen, keine Logos
Belgische KMU brauchen ein Tool, das strukturierte Rechnungen auf Peppol sendet und empfängt, den Steuerberater produktiv hält und reine PDF-Workarounds vermeidet. Diese Checkliste behandelt nur Kaufkriterien; sie rankt keine Produkte.
Gateway: Peppol-Zugangspunkt. Onboarding: Peppol-Registrierung in Belgien.
Pflichtkriterien
| Kriterium | Bestanden | Durchgefallen |
|---|---|---|
| Senden und Empfangen | Outbound + Inbound in einem Produkt (oder klarer AP + Inbox) | "Wir senden Peppol", aber Inbound ist E-Mail-PDF |
| Zertifizierter Zugangspunkt | Benannter Peppol-zertifizierter AP (eingebettet oder Partner) | Vage "elektronische Zustellung" ohne AP |
| UBL / Peppol BIS Billing | EN-16931-UBL-Rechnung + CreditNote-Profile | Proprietäres XML oder "PDF mit Metadaten" |
| Teilnehmersuche | Käufer-ID vor dem Senden prüfen | Blind senden; Fehler erst nach Transmit |
| Gutschriften | Strukturierte CreditNote mit Billing-Referenz | Nur manuelle PDF-Gutschrift |
| Archiv | Strukturiertes Original mit Audit-Trail | Nur gerendertes PDF behalten |
| Buchhalter-Export | Stabiler Export/API (UBL, CSV oder zertifizierter Link) | Neueingabe vom Bildschirm oder verstreute Downloads |
- Zertifizierter Zugangspunkt
Ein Peppol-Dienstleister, der berechtigt ist, Teilnehmer für Discovery und Dokumentenaustausch unter Peppol-Trust- und Conformity-Regeln mit dem Netzwerk zu verbinden.
So prüfen Sie jedes Kriterium
Senden und Empfangen. Nur-Outbound-Tools lassen Lieferantenrechnungen im falschen Kanal. Bestätigen Sie einen echten Inbound-Posteingang, bevor Sie unterschreiben.
Zugangspunkt. Fragen Sie, welcher AP genutzt wird und ob er Peppol-zertifiziert ist. Eingebettet oder White-Label: in Ordnung. "Wir mailen XML" ist kein Zugangspunkt.
UBL / BIS. Das Produkt muss Peppol-BIS-Billing-Dokumente erzeugen, inklusive CreditNotes mit Referenz (strukturierte Gutschriften).
Lookup. Operatoren sollten die Teilnehmersuche (0208 + Unternehmensnummer) ausführen und Empfangsfähigkeit vor dem Senden sehen.
Archiv und Export. Bewahren Sie das maßgebliche XML (plus optionales PDF) für die Aufbewahrungsfrist (Rechnungsarchivierung). Ihr Steuerberater soll dieselbe strukturierte Menge über Export, API oder Portal ziehen, nicht von Hand neu aufbauen.
Zusatznutzen nach Pflichtkriterien
| Extra | Warum es hilft |
|---|---|
| Validieren vor Senden | Fängt EN-16931- / BIS-Fehler früh |
| IMR / Zustellstatus | Zeigt akzeptiert, abgelehnt, in Klärung |
| Multi-Entity / Multi-MwSt. | Gruppen ohne geteiltes Peppol-Chaos |
| Rollenrechte | Trennt Aussteller, Freigeber, Buchhalter |
| Fallback für Offline-Käufer | Klarer Prozess, wenn Lookup scheitert |
Entscheidungssequenz
- Nicht verhandelbare Punkte aus der Pflichttabelle markieren
- Nur Tools shortlisten, die Senden+Empfangen + zertifizierter AP + BIS schaffen
- Trial-Skript mit Ihrem Unternehmensnummer-Pfad fahren
- Steuerberater bei Export und Archiv einbinden (Peppol-Mandanten-Onboarding)
- Unterschreiben, wenn Inbound, Gutschriften und Export bewiesen sind, nicht versprochen