EN 16931 und UBL: welche Daten eine strukturierte Rechnung enthält

Eine strukturierte E-Rechnung ist eine Datendatei, kein Bild einer Rechnung. Drei Ebenen bestimmen sie: EN 16931, die europäische Norm, die die Geschäftsbegriffe einer Rechnung und die Regeln zwischen ihnen festlegt; UBL 2.1, die XML-Syntax, in der Peppol diese Begriffe austauscht; und Peppol BIS Billing 3.0, die Peppol-Spezifikation, die EN 16931 für das Netz einschränkt und ergänzt. Seit dem 1. Januar 2026 ist nach belgischem Recht Peppol BIS in der UBL-Fassung, versandt über Peppol, das Standardformat für B2B-Rechnungen, die unter die Pflicht fallen. Sie schreiben nie selbst XML: Sie erfassen korrekte Geschäftsdaten, und Ihre Rechnungssoftware macht daraus eine gültige Datei.

Diese Referenz richtet sich an Unternehmer, Mitarbeitende im Finanzbereich und Buchhalter, die wissen wollen, was die Datei enthält und warum ein Versand abgelehnt werden kann, sowie an Entwickler, die ihre Daten darauf abbilden. Sie behandelt das Datenmodell und die Feldzuordnung. Zum Peppol-Profil und zu den Dokumenttypen siehe Peppol BIS Billing; um einen bestimmten Fehler zu beheben, Peppol-Validierungsfehler; zu den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, gesetzliche Angaben auf belgischen Rechnungen.

Drei Ebenen einer Rechnung: EN 16931, UBL und Peppol BIS

Geschäftsbegriff (BT)

Ein nummeriertes Datenelement der EN 16931, etwa BT-1 (Rechnungsnummer) oder BT-48 (MwSt.-Identifikationsnummer des Käufers). Gruppen sind als BG nummeriert, Geschäftsregeln als BR. Validierungsmeldungen und Softwaredokumentation verwenden diese Nummern.

Was das Gesetz verlangt. Nach Artikel 13ter des Königlichen Erlasses Nr. 1 (in Kraft seit dem 1. Januar 2026) erstellt ein MwSt.-Pflichtiger, der eine strukturierte Rechnung ausstellen muss, diese gemäß der europäischen Norm im Format Peppol BIS (UBL-Fassung) und übermittelt sie über das Peppol-Netz. Ein anderes Format oder ein anderer Kanal ist nur nach Vereinbarung zwischen den Parteien zulässig und muss trotzdem der europäischen Norm und der Syntaxliste nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Der FÖD Finanzen empfiehlt, eine solche Vereinbarung schriftlich zu treffen (FAQ, Frage 13). Auch dann verlangt Artikel 13quater, dass Sie über die technischen Mittel verfügen, Peppol-BIS-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Wer betroffen ist: belgische B2B-E-Rechnungspflicht.

Die strukturierte Datei ist die Rechnung; das PDF ist eine Kopie

Für B2B-Umsätze unter der Pflicht ist die strukturierte E-Rechnung seit dem 1. Januar 2026 die einzige gesetzlich vorgeschriebene Rechnung. Eine PDF-Kopie ist freiwillig, und ein Kunde darf eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Fragen 11 und 12). Keine Regel besagt, dass das XML gegenüber einem abweichenden PDF „Vorrang hat“: Weichen beide voneinander ab, ist die Rechnung fehlerhaft. Korrigieren Sie sie mit einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) und einer neuen Rechnung, nicht mit einem neuen PDF. Mehr dazu in PDF oder strukturierte Rechnung.

Welche Daten die Rechnung enthält und woher OrdoGrid sie nimmt

Die folgenden Tabellen zeigen die Geschäftsbegriffe einer belgischen Inlandsrechnung, die aus OrdoGrid versandt wird. „Pflicht“ bedeutet: von EN 16931 oder Peppol BIS verlangt; was das MwSt.-Recht verlangt, folgt im nächsten Abschnitt. Die Rechnungsmasken von OrdoGrid sind in jeder Oberflächensprache französisch; Übersetzungen stehen in Klammern.

Dokument und Parteien

Zahlung

Gutschriften enthalten keine Zahlungsanweisungen.

Positionen, MwSt.-Aufschlüsselung und Summen

Wer was verlangt: MwSt.-Recht, Peppol BIS und OrdoGrid

Das MwSt.-Recht bestimmt, was eine Rechnung angeben muss; Peppol BIS bestimmt, wie die Datei aufgebaut ist; OrdoGrid füllt beides aus denselben Feldern.

MwSt.-Kategorien: S, Z, E, AE, K, G und O

Jede Position und jede MwSt.-Aufschlüsselung trägt einen Kategoriecode aus der Codeliste UNCL5305. Die Kategorie folgt aus der MwSt.-Behandlung des Umsatzes, die Sie mit Ihrem Buchhalter festlegen; MwSt.-Regelungen auf belgischen Rechnungen erklärt sie. In OrdoGrid wählen Sie die Behandlung unter Options de TVA, und OrdoGrid setzt die Kategorie.

Worauf Sie achten sollten:

• Eine Regelung je Dokument. In OrdoGrid setzt jede Regelung außer Standard alle Positionen auf 0 %, und der Editor lässt eine Rechnung oder Gutschrift unter Standard, die 0 % mit anderen Sätzen mischt, weder speichern noch senden. Unterliegt ein Umsatz der Verlagerung der Steuerschuld und ein anderer der MwSt., stellen Sie zwei Rechnungen aus.
• Erweiterte MwSt.-Klauseln. Der FÖD Finanzen verlangt, erweiterte Klauseln wie den Vermerk zur Verlagerung der Steuerschuld als Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) und im Befreiungsgrund (BT-120) anzugeben (FAQ, Frage 11). Ein Kunde sollte eine Rechnung, die „reverse charge“ ohne den ausführlichen Vermerk nennt, nicht ablehnen; ohne ihn kann die Klausel, die die Haftung auf den Kunden verlagert, aber nicht wirken, was vor allem den Lieferanten trifft (FAQ, Frage 27). OrdoGrid sendet den gedruckten Text in BT-120 und in der Bemerkung auf Dokumentebene; unter Régime cocontractant ist das der vollständige Vermerk nach Art. 20 § 3, auf englischen und deutschen Dokumenten in Übersetzung.
• Vermerk zur Kleinunternehmerregelung. Unter Régime de la franchise de taxe druckt OrdoGrid auf französischen und niederländischen Dokumenten den seit dem 1. Januar 2025 vorgeschriebenen Wortlaut „Régime particulier de la franchise de taxe“ bzw. „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“. Einen amtlichen englischen oder deutschen Wortlaut gibt es nicht: Englische und deutsche Dokumente tragen eine Übersetzung; wählen Sie daher Französisch oder Niederländisch als Langue des documents (Dokumentsprache), wenn Sie den amtlichen Text wünschen. Ein Unternehmen mit Betriebssitz im niederländischen Sprachgebiet muss ohnehin Niederländisch verwenden.
• Innergemeinschaftliche Warenlieferungen. Die Regeln BR-IC-11 und BR-IC-12 (blockierend) verlangen zusätzlich das tatsächliche Lieferdatum oder den Rechnungszeitraum sowie das Lieferland. Unter Livraison intracommunautaire übermittelt OrdoGrid immer beide (siehe BT-72 und BT-80 oben): Tragen Sie daher das tatsächliche Datum unter Liefer- / Leistungsdatum ein, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Eine Gutschrift zu einer außerhalb von OrdoGrid ausgestellten Rechnung wird abgelehnt, bis Sie dieses Datum eintragen. Solche Rechnungen und Gutschriften können Sie über Peppol senden, wenn OrdoGrid den Kunden anhand seiner MwSt.-Nummer dort findet; grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter die belgische Pflicht, der Versand per E-Mail bleibt also möglich.
• Außerhalb des Anwendungsbereichs (O). Die Kategorie O kann auf einer Rechnung nicht mit anderen Kategorien kombiniert werden (BR-O-11). Als vorübergehende Lösung akzeptiert der FÖD Finanzen solche Positionen unter E mit einem Begründungstext (FAQ, Frage 8). OrdoGrid bietet O nicht an: Fragen Sie Ihren Buchhalter, wie Sie solche Positionen abrechnen.

Rechenbeispiel: eine Rechnung mit zwei Sätzen, Begriff für Begriff

Agrifourniture Hesbaye SRL in Hannut (Unternehmensnummer 0451.823.624) verkauft an Jardins Verhaegen SRL in Wavre (Unternehmensnummer 1006.239.101, eine neuere Nummer, die mit 1 beginnt). Jardins Verhaegen verlangt auf jeder Rechnung eine Bestellnummer, daher ist im Kundendatensatz Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellnummer auf Rechnungen verlangen) angehakt. Rechnung F-2026-0187 ist auf den 5. Oktober 2026 datiert, die Ware wird am selben Tag geliefert, und die Fälligkeit ist der 4. November 2026.

Düngemittel unterliegen dem Satz von 6 %, sofern sie nicht mit Pflanzenschutzmitteln gemischt sind, und der Satz für Pflanzenschutzmittel stieg am 1. März 2026 von 12 % auf 21 % (Königlicher Erlass vom 14. Februar 2026). Seit dem 1. Januar 2026 folgen strukturierte Rechnungen, die im Rahmen der B2B-Pflicht ausgestellt werden, den Rundungsregeln der EN 16931 (Königlicher Erlass Nr. 8, Art. 1 Absatz 4), die die MwSt. je Kategorie und Satz berechnen:

• 6 %: 736,00 € × 6 % = 44,16 €.
• 21 %: 257,40 € × 21 % = 54,054 €, gerundet 54,05 €.
• Gesamtbetrag ohne MwSt. 993,40 €; MwSt.-Gesamtbetrag 98,21 €; Gesamtbetrag mit MwSt. 1.091,61 €.

Würden Sie die MwSt. je Kanister berechnen (42,90 € × 21 % = 9,009 €, gerundet 9,01 €, × 6 = 54,06 €), kämen Sie auf einen Cent mehr. Die Norm berechnet die MwSt. auf die Summe je Satz, und so rechnet auch OrdoGrid.

Ein vereinfachter Auszug des UBL für die MwSt.-Aufschlüsselung und die Summen:

<cbc:BuyerReference>4500127</cbc:BuyerReference>
<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">98.21</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">736.00</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">44.16</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory><cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>6</cbc:Percent></cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">257.40</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">54.05</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory><cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>21</cbc:Percent></cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">993.40</cbc:LineExtensionAmount>
  <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">993.40</cbc:TaxExclusiveAmount>
  <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1091.61</cbc:TaxInclusiveAmount>
  <cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:PrepaidAmount>
  <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1091.61</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

Die Summen müssen nach Rundung auf den Cent genau aufgehen: Die Summe der Nettopositionsbeträge ist gleich BT-106 (BR-CO-10), BT-109 ist BT-106 minus Rabatte plus Zuschläge auf Dokumentebene (BR-CO-13), BT-110 ist die Summe der MwSt.-Beträge der Aufschlüsselung (BR-CO-14), BT-112 ist BT-109 plus BT-110 (BR-CO-15), und BT-115 ist BT-112 minus BT-113 plus BT-114 (BR-CO-16). An anderer Stelle ist die Validierung großzügiger: PEPPOL-EN16931-R120 (Nettopositionsbetrag) und R040 (prozentualer Rabatt oder Zuschlag) lassen 0,02 Spielraum, und BR-CO-17 akzeptiert einen MwSt.-Betrag je Kategorie, der um weniger als 1,00 von Besteuerungsgrundlage × Satz abweicht. Das belgische Recht verlangt dennoch die MwSt. je Satz auf den Cent gerundet, wie oben berechnet. Zu einer Rundungszeile aus Bruttopreisen siehe Bruttopreise, Rabatte und Rundung.

Variante: Verlagerung der Steuerschuld im Bau (AE)

Menuiserie Lambert SRL baut für Horizon Construct SRL, die periodische MwSt.-Erklärungen abgibt, zehn Fenster zu je 450,00 € in ein Bürogebäude ein. Mit Régime cocontractant enthält die Datei eine einzige Aufschlüsselung: Kategorie AE, 0 %, Besteuerungsgrundlage 4.500,00 €, MwSt. 0,00 €, Begründungscode VATEX-EU-AE und als Text der Vermerk zur Vertragspartnerregelung, den OrdoGrid auf das PDF druckt und mit dem auch die Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) beginnt. BT-110 beträgt 0,00 €, BT-112 und BT-115 betragen 4.500,00 €. Horizon Construct gibt die MwSt. selbst in ihrer MwSt.-Erklärung an: 945,00 € zum Normalsatz von 21 %. Die MwSt.-Nummern von Verkäufer und Käufer, die die Regel BR-AE-02 verlangt (für den Käufer die MwSt.-Nummer oder eine rechtliche Registrierungskennung), stehen beide in der Datei, und der Vermerk, den OrdoGrid druckt, ist der vollständige Text nach Art. 20 § 3.

Die Daten vor dem Versand aus OrdoGrid prüfen

1. Füllen Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil) Nom de l'entreprise, Numéro de TVA (Optionnel), die für Peppol mit BE beginnen muss, Adresse, Code postal, Ville, Pays und, für Zahlungsdaten in der Datei, IBAN aus. Nur Inhaber und Administratoren können diese Seite ändern.
2. Öffnen Sie den Kunden in Base Clients (Kundenstamm) über Ajouter un client oder Modifier le client. Wählen Sie Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig), geben Sie die N° de TVA ein, lassen Sie die Abfrage Name und Anschrift ausfüllen (Kennzeichnung Registre belge (BCE)) und prüfen Sie Pays. Arbeitet der Kunde mit Bestellungen, haken Sie Exiger un bon de commande pour les factures an.
3. Prüfen Sie im Editor (Nouvelle facture, neue Rechnung) N°, Date und Échéance und füllen Sie jede Position aus: Description, Quantité, Unité, Prix Unitaire, TVA.
4. Wählen Sie die Regelung unter Options de TVA. Jede Regelung außer Standard setzt alle Positionen auf 0 %.
5. Füllen Sie unter Documents et Références (Dokumente und Referenzen) die N° bon de commande aus: Das Feld ist sichtbar und Pflicht, wenn der Kundendatensatz eine Bestellnummer verlangt; bei anderen Kunden öffnen Sie es mit Ajouter un N° bon de commande (Bestellnummer hinzufügen). Behalten Sie im Zahlungsblock die Communication, die OrdoGrid ausfüllt (eine strukturierte Mitteilung, aus der Rechnungsnummer gebildet), und ergänzen Sie unter Notes jeden gesetzlichen Vermerk, den OrdoGrid nicht druckt.
6. Klicken Sie auf Aperçu du PDF (PDF-Vorschau) und dann auf Envoyer (Senden). Prüfen Sie, ob Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) angehakt ist, und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden).
7. Vor der Übermittlung erzeugt OrdoGrid das UBL und prüft es gegen das UBL-2.1-Schema, die EN-16931-Regeln (Validierungsartefakte 1.3.16) und die Regeln von Peppol BIS Billing 3.0.21. Schlägt die Schemaprüfung oder eine blockierende Regel fehl, wird nichts gesendet (Warnungen blockieren nicht): Das Ergebnis zeigt einen Fehler in der Zeile Peppol und die Meldung Des erreurs sont survenues. (Es sind Fehler aufgetreten). Korrigieren Sie die Daten und senden Sie erneut.
8. In Peppol → Outbox bedeutet Traité (verarbeitet), dass das Netz die Datei zugestellt hat. Es bedeutet weder, dass der Kunde sie angenommen hat, noch, dass die Daten richtig waren.

Sobald eine Rechnung über Peppol vorbereitet oder versandt wurde, sind ihre Beträge gesperrt; korrigieren Sie sie mit einer Gutschrift (Rechnung korrigieren oder gutschreiben).

Sonderfälle und häufige Fehler

Welche Nachweise Sie aufbewahren

• Das XML wie versandt. Nutzen Sie in Peppol → Outbox den Download XML, oder wählen Sie Zeilen aus, um ein ZIP mit einem Ordner xml und einem Ordner pdf zu erhalten. OrdoGrid archiviert das genaue XML und PDF, das es versandt hat, mit den Validierungsversionen und SHA-256-Prüfsummen.
• Das PDF wie ausgestellt: Originaldokument im Bereich Abrechnung bleibt unverändert.
• Vereinbarungen: jede schriftliche Vereinbarung über ein anderes Format oder einen anderen Kanal als Peppol BIS (Art. 13ter) und die Anweisungen des Kunden zu Referenzen oder Bestellnummern.

Das MwSt.-Recht verlangt, Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres aufzubewahren (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); Unterlagen zur Berichtigung der MwSt. auf Immobilien müssen länger aufbewahrt werden. Der FÖD Finanzen empfiehlt nachdrücklich, das ursprüngliche XML aufzubewahren. OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivierungsdienst; bewahren Sie eigene Kopien auf, siehe Rechnungsarchivierung.

Häufige Fragen

Was ist EN 16931?

Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Teil 1 legt die Geschäftsbegriffe fest, die eine Basisrechnung enthalten kann, etwa Parteien, Positionen, MwSt.-Aufschlüsselung und Summen, sowie die Regeln zwischen ihnen. Peppol BIS Billing 3.0 beruht auf der Fassung von 2017; die im Mai 2026 veröffentlichte Fassung von 2026 ändert nichts an dem, was Sie heute tun müssen.

Was ist UBL, und ist das das einzige XML-Format?

UBL 2.1 ist eine der beiden XML-Syntaxen, die EN 16931 anerkennt; die andere ist UN/CEFACT CII. Peppol BIS Billing schreibt UBL vor, und das belgische Recht nennt Peppol BIS in der UBL-Fassung als Standardformat. Eine andere Syntax ist nur nach Vereinbarung mit Ihrem Kunden möglich.

Ist eine Bestellnummer auf einer Peppol-Rechnung Pflicht?

Nicht nach dem MwSt.-Recht. Peppol BIS verlangt auf jeder Rechnung und Gutschrift eine Käuferreferenz oder eine Bestellreferenz (Regel PEPPOL-EN16931-R003). OrdoGrid füllt die Käuferreferenz immer aus: mit der Bestellnummer, wenn Sie sie erfasst haben, sonst mit der Zahlungsmitteilung oder der Rechnungsnummer.

Sind IBAN und Fälligkeitsdatum Pflicht?

Keines von beiden ist ein MwSt.-Vermerk, und Peppol BIS 3.0.21 verlangt keines davon: Die Regel BR-CO-25 zum Fälligkeitsdatum wurde in diesem Release gestrichen (Mai 2026). OrdoGrid übermittelt das Fälligkeitsdatum immer. Ist Ihre IBAN ausgefüllt, übermittelt es auch die IBAN und die Zahlungsmitteilung (aus der Rechnungsnummer erzeugt, wenn Sie Communication leer gelassen haben), damit die Software des Kunden die Zahlung vorbereiten kann.

Wenn PDF und XML voneinander abweichen, was gilt?

Keines von beiden hat nach einer Regel Vorrang. Für B2B-Rechnungen unter der Pflicht ist die strukturierte Rechnung die gesetzliche Rechnung, aber ein widersprüchliches PDF bedeutet, dass die Rechnung einen Fehler enthält. Stellen Sie eine Gutschrift und eine neue Rechnung aus.

Muss ich das XML selbst schreiben oder bearbeiten?

Nein. OrdoGrid erzeugt das UBL aus Ihrem Profil, dem Kundendatensatz und der Rechnung und validiert es vor der Übermittlung. Schlägt die Validierung fehl, korrigieren Sie die Daten in OrdoGrid, nicht das XML.