Peppol-Inbox in OrdoGrid: Eingangsrechnungen und Gutschriften sichten

Auf der Registerkarte Inbox der Seite Peppol in OrdoGrid gehen die Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) Ihrer Lieferanten ein, wenn Ihr Unternehmen über Peppol empfängt. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Inbox als Arbeitsliste abarbeiten: jede Zeile lesen, für jedes Dokument genau eine Entscheidung treffen, offene Vorgänge verfolgen und den Monat abschließen.

Wie Sie eine einzelne Rechnung Zeile für Zeile prüfen, Schritt für Schritt eine Antwort senden und bezahlen, steht in Lieferantenrechnungen über Peppol empfangen, prüfen und beantworten. Wie Sie den Empfang einschalten, steht in Peppol in OrdoGrid einrichten. Die Peppol-Seiten sind in jeder Oberflächensprache französisch: Wir zitieren die Beschriftungen wie auf dem Bildschirm, mit einer Übersetzung in Klammern.

Was in der Inbox ankommt und was nicht

Was das Gesetz verlangt. Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassener und dort für die MwSt. identifizierter MwSt.-Pflichtiger strukturierte Rechnungen empfangen können, selbst oder über einen Dienstleister (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch; Anwendungsbereich und Ausnahmen in der belgischen E-Rechnungspflicht). Für Einkäufe im Anwendungsbereich ist die strukturierte Rechnung die einzige gesetzliche Rechnung. Eine PDF-Kopie ist freiwillig, und Sie dürfen eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Q11 und Q12).

Was OrdoGrid tut. OrdoGrid holt empfangene Dokumente automatisch ab und ordnet jedes dem OrdoGrid-Unternehmen zu, dessen Peppol-Adresse der Lieferant verwendet hat (die elektronische Adresse des Kunden in der Rechnung, normalerweise 0208: gefolgt von der Unternehmensnummer). Ein Dokument, dessen Kundenadresse zu keinem Unternehmen passt, das in OrdoGrid empfängt, erscheint in keiner Inbox; der OrdoGrid-Support kann es finden. Klicken Sie auf Actualiser (aktualisieren), um sie sofort abzuholen.

Vor dem Sortieren: Empfängt die Inbox wirklich?

Eine leere Inbox heißt nicht, dass Ihnen niemand eine Rechnung geschickt hat. Lesen Sie zuerst das Banner über der Liste und die Registerkarte Statut.

Bei aktivem Empfang registriert OrdoGrid Ihre Peppol-ID: 0208: gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer aus der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen), sichtbar in Statut unter Annuaire Peppol (Peppol-Verzeichnis) → Identifiant Peppol. Wird Access point de réception (empfangender Zugangspunkt) angezeigt, steht dort Notre access point (unser Zugangspunkt), wenn OrdoGrid für Sie empfängt, sonst Autre prestataire (anderer Dienstleister). Der Verzeichniseintrag ist freiwillig und kann verzögert sein; ob Lieferanten Sie erreichen, prüfen Sie auf lookup.peppol.org.

Eine Zeile und das Dokumentfenster lesen

Klicken Sie auf eine Zeile, um sie zu öffnen; sie gilt dann für das ganze Unternehmen als gelesen. Informations zeigt die strukturierten Daten: beide Parteien mit MwSt.-Nummer, die Datumsangaben, die Devise (Währung), die Positionen und das Récapitulatif (Summen, mit Acomptes und Montant à payer, wenn Anzahlungen geleistet wurden). Eine Rechnung mit offenem Betrag zeigt zusätzlich einen Block Paiement (Zahlung) mit der IBAN des Lieferanten, der Mitteilung und einem QR Code SEPA. Zeigt der Block „Les informations bancaires du fournisseur ne sont pas disponibles“ (Bankdaten des Lieferanten nicht verfügbar), übernehmen Sie die IBAN aus dem PDF des Lieferanten oder fragen Sie sie an, und prüfen Sie sie vor dem Bezahlen. Die Schaltfläche PDF zeigt die Kopie des Lieferanten, XML lädt die strukturierte Rechnung herunter, und die Büroklammer listet weitere Anhänge auf. Réponses envoyées (gesendete Antworten) listet jede Antwort auf, die Sie zu diesem Dokument gesendet haben, mit Code, Notiz, Datum und Übermittlungsstatus.

Sortieren: eine Entscheidung pro Dokument

Gutschriften und negative Rechnungen

In der Liste trägt eine Gutschrift denselben Badge Reçu und einen positiven Betrag, sie ist also leicht mit einer Rechnung zu verwechseln. Im Dokumentfenster fehlt der Block Paiement, und das PDF des Lieferanten bezeichnet sie als Gutschrift und nennt die korrigierte Rechnung. Hat der Lieferant kein PDF beigefügt, weist das Übersichts-PDF aus dem Download-Menü der Zeile (PDF) im Titel eine Gutschrift aus, und das XML in der monatlichen ZIP-Datei nennt normalerweise die korrigierte Rechnung. Peppol erlaubt statt einer Gutschrift auch eine negative Rechnung, und Empfänger müssen beides verarbeiten (BIS Billing, § 5.6): Eine negative Rechnung zeigt den Betrag mit Minuszeichen, und auch bei ihr fehlt der Block Paiement.

Eine Gutschrift, die eine strukturierte Rechnung korrigiert, muss selbst strukturiert sein und über Peppol gesendet werden, und Sie können sie nicht ablehnen, weil sie in strukturierter Form eingeht (spezifische FAQ, Q5 und Q23). Sind Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden, klären Sie das mit dem Lieferanten. Vereinbaren Sie mit ihm auch, ob er erstattet oder den Betrag mit einer späteren Rechnung verrechnet. Die MwSt., die Sie auf den gutgeschriebenen Teil abgezogen haben, ist zurückzuzahlen: Ihr Buchhalter trägt sie in Feld 63 Ihrer MwSt.-Erklärung ein.

Duplikate und Rechnungen, die auch per E-Mail kommen

Peppol kann nicht erkennen, ob eine Rechnung ein Duplikat ist (spezifische FAQ, Q4). OrdoGrid speichert jede Peppol-Übermittlung als eigene Zeile und vergleicht die Rechnungsnummern der Lieferanten nicht: Eine zweimal gesendete Rechnung erscheint zweimal. Suchen Sie vor dem Bezahlen nach demselben Lieferanten und derselben Nummer in der Inbox und in Ihrem Postfach; buchen und bezahlen Sie die Peppol-Fassung einmal und bewahren Sie ein gemailtes PDF als Kopie auf. Die belgischen Peppol-Dienstleister empfehlen, nur über Peppol zu senden, wenn der Empfänger dort empfängt; Sie können Lieferanten also bitten, die zusätzliche E-Mail einzustellen (eine Empfehlung, kein gesetzliches Verbot).

Eine Rechnung für eine andere Gesellschaft

In einer Gruppe stellt ein Lieferant manchmal der falschen Gesellschaft eine Rechnung aus. Der FÖD Finanzen ist eindeutig: Eine Rechnung, die nicht für Sie bestimmt ist, gibt kein Recht auf Vorsteuerabzug, darf nicht gebucht werden und ist abzulehnen, zum Beispiel mit dem Code RE (spezifische FAQ, Q28). Der Lieferant muss sie dann mit einer Gutschrift korrigieren (Q29) und die Rechnung an die richtige Gesellschaft neu ausstellen. Diese Gutschrift kommt ebenfalls in Ihrer Inbox an: Legen Sie sie bei der abgelehnten Rechnung ab. Jedes OrdoGrid-Unternehmen hat seine eigene Inbox, und eine MwSt.-Nummer kann nur in einem OrdoGrid-Unternehmen empfangen.

Welchen Antwortcode Sie senden

Invoice Response

Eine Peppol-Nachricht vom Käufer an den Lieferanten mit einer geschäftlichen Entscheidung zu einer empfangenen Rechnung oder Gutschrift. Sie ist unabhängig von der Zustellung im Netzwerk und von der Zahlung.

Was die Regeln sagen. Im Standardprofil Peppol BIS Billing ist ein Käufer nicht verpflichtet, eine Invoice Response zu senden (Peppol BIS Invoice Response 3.2). RE und PD sind endgültig, und auf AP darf nur noch PD folgen. OrdoGrid sperrt einen späteren Code nicht, halten Sie diese Regeln also selbst ein. RE, CA und UQ verlangen einen Code de raison (Begründungscode) und eine Notiz.

Eine Antwort storniert nichts in der Buchhaltung des Lieferanten, und sie erreicht ihn nur, wenn seine Software Antworten verarbeitet. Bei allem, was wichtig ist, schreiben Sie zusätzlich eine E-Mail oder rufen an.

Offene Vorgänge ohne Freigabeprozess verfolgen

Lassen Sie jedes offene Dokument ungelesen, damit die Liste zeigt, was noch zu tun ist. Den zuletzt gesendeten Code sehen Sie unter Réponses envoyées, wenn Sie das Dokument öffnen. Führen Sie in Ihrer Monatsnotiz eine kurze Liste offener Vorgänge (Lieferant, Nummer, gesendeter Code, Datum).

Die Routine: täglich, wöchentlich, zum Monatsende

An jedem Arbeitstag

1. Öffnen Sie Peppol → Inbox und prüfen Sie, ob das Banner Mode : Envoi + réception zeigt. Klicken Sie auf Actualiser.
2. Öffnen Sie die ungelesenen Zeilen, die ältesten zuerst, und treffen Sie für jede eine Entscheidung aus der Sortiertabelle.
3. Senden Sie die nötigen Antworten mit Répondre.
4. Ist ein Dokument beim Schließen noch nicht erledigt, klicken Sie auf den Briefumschlag, um es wieder als ungelesen zu markieren.
5. Bezahlen Sie freigegebene Rechnungen vor ihrer Échéance, über den Block Paiement oder Ihren üblichen Zahlungsablauf.

Jede Woche

1. Öffnen Sie die Dokumente, die Sie ungelesen gelassen oder als UQ, CA oder RE notiert haben, prüfen Sie Réponses envoyées, fassen Sie beim Lieferanten nach und kontrollieren Sie, ob auf jedes RE eine Gutschrift gefolgt ist.
2. Vergleichen Sie die Inbox mit PDF-Rechnungen, die Sie per E-Mail von Lieferanten erhalten haben, die noch nicht auf Peppol sind, damit nichts doppelt gebucht wird.

Zum Monatsende

1. Markieren Sie in Inbox die Zeilen mit einem Datum im Monat und klicken Sie auf Herunterladen. Ihr Browser speichert eine ZIP-Datei namens peppol_inbox_ plus Tagesdatum (zum Beispiel peppol_inbox_2026-11-02.zip, nicht der exportierte Monat), mit einem Ordner xml/ (die strukturierten Rechnungen) und einem Ordner pdf/ (die PDFs der Lieferanten).
2. Schreiben Sie eine kurze Notiz mit den abgelehnten Dokumenten, den offenen Fragen und welche Gutschrift welche Rechnung korrigiert. Ihre Antworten sind nicht in der ZIP-Datei.
3. Legen Sie ZIP-Datei und Notiz in Ihrem Archiv ab und geben Sie sie Ihrem Buchhalter; siehe Übergabe an den Buchhalter. Umfasst Ihr Tarif die Buchhaltung, ordnen Sie außerdem jede Bankzahlung unter Transaktionen dem empfangenen Dokument zu.

Rechenbeispiel: Dubois & Fils im Oktober 2026

Dubois & Fils SRL, eine Schreinerei in Lüttich (Unternehmensnummer 0745.123.415, Peppol-ID 0208:0745123415), empfängt in OrdoGrid. Die Schwestergesellschaft Dubois Immo SRL (0761.234.521) ist ein eigenes OrdoGrid-Unternehmen, das dort ebenfalls empfängt.

Zum Monatsende lädt Dubois & Fils die ZIP-Datei für Oktober herunter (vier XML-Dateien) und fügt eine Notiz für den Buchhalter bei. Der Buchhalter bucht F2026-0412 mit 210,00 € abziehbarer MwSt. und NC-2026-0031 mit 21,00 € zurückzuzahlender MwSt.: Der Nettoeinkauf beträgt 900,00 € ohne MwSt. und 189,00 € MwSt., der Nettoabfluss 1.210,00 € − 121,00 € = 1.089,00 €. Rechnung 2026-0877 und ihre Gutschrift werden als Nachweis aufbewahrt, aber weder gebucht noch abgezogen.

Welche Nachweise Sie aufbewahren

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrer Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); Rechnungen, die mit der MwSt.-Berichtigung bei Immobilien zusammenhängen, können 15 oder 25 Jahre erfordern. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen während des gesamten Zeitraums gewährleistet sein. Der FÖD Finanzen genehmigt keine Archivsysteme und empfiehlt dringend, das ursprüngliche XML aufzubewahren (FÖD Finanzen; Einzelheiten in Rechnungsarchivierung in Belgien).

Was OrdoGrid tut. Empfangene Dokumente bleiben mit XML, Anhängen und Ihren Antworten in der Inbox, aber OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer.

Was wir empfehlen: Bewahren Sie jeden Monat Folgendes auf:

• die ZIP-Datei mit den XML-Dateien und den PDFs der Lieferanten; für ein Dokument ohne PDF fügen Sie das Übersichts-PDF von OrdoGrid aus dem Download-Menü der Zeile hinzu, wenn Sie eine lesbare Kopie möchten;
• Ihre Monatsnotiz mit jeder gesendeten Antwort (Code, Datum, Grund), denn Antworten sind nicht in der ZIP-Datei;
• die E-Mails mit Lieferanten zu Ablehnungen, Rückfragen und Gutschriften;
• den Zahlungsnachweis für jede bezahlte Rechnung.

Häufige Fragen

Warum meldet die Inbox, dass der Empfang nicht verfügbar ist?

Der Empfang ist für dieses Unternehmen in OrdoGrid nicht aktiv (Mode : Envoi seul). Die Meldung erscheint unabhängig davon, ob ein anderer Dienstleister für Sie empfängt oder ob niemand für Sie empfängt. Klicken Sie auf Activer la réception: Die Seite Réception Peppol zeigt, welcher Fall vorliegt. Empfängt ein anderer Dienstleister für Sie, nutzen Sie ihn weiter oder lassen Sie sich abmelden, bevor Sie den Empfang in OrdoGrid aktivieren.

Was ist die gesetzliche Rechnung: das PDF oder die strukturierten Daten?

Die strukturierten Daten, die über Peppol eingehen. Das PDF ist eine freiwillige Kopie, und Sie dürfen eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Q11 und Q12). Weichen beide voneinander ab, bitten Sie den Lieferanten, die Rechnung zu korrigieren.

Mein Lieferant schickt noch PDF-Rechnungen per E-Mail. Was tun?

Bitten Sie ihn, über Peppol an Ihre Unternehmensnummer zu senden. Solange er nicht bereit ist, dürfen Sie das PDF ablehnen; nehmen Sie es an, behalten Sie Ihren Vorsteuerabzug (B2B-FAQ, Q7). Buchen Sie es nie ein zweites Mal, wenn es später auch über Peppol eingeht.

Wie unterscheide ich in der Inbox eine Gutschrift von einer Rechnung?

Die Liste zeigt beide mit dem Badge Reçu und einem positiven Betrag. Öffnen Sie die Zeile: Einer Gutschrift fehlt der Block Paiement, und das PDF des Lieferanten bezeichnet sie als Gutschrift und nennt die korrigierte Rechnung. Ohne PDF des Lieferanten weist das Übersichts-PDF aus dem Download-Menü der Zeile im Titel eine Gutschrift aus.

Kann ich ein Dokument aus der Inbox löschen?

Nein. Empfangene Dokumente lassen sich in OrdoGrid nicht löschen. Lehnen Sie ein Dokument ab, das nicht für Sie bestimmt ist, und bewahren Sie es mit Ihrer Antwort als Nachweis auf.

Gilt ein Dokument als freigegeben, wenn ich es als gelesen markiere?

Nein. Gelesen und ungelesen sind nur Markierungen, die für das ganze Unternehmen gelten. OrdoGrid hat weder Freigabeprozess noch Einkaufsjournal; eine AP-Antwort ist optional und informiert den Lieferanten, nicht Ihren Buchhalter.