PDF oder strukturierte Rechnung in Belgien: was seit 2026 gilt

Seit dem 1. Januar 2026 muss eine Rechnung zwischen zwei in Belgien niedergelassenen, für die MwSt. erfassten Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung sein: Daten, die Software verarbeiten kann, standardmäßig als Peppol BIS über das Peppol-Netz versandt. Ein PDF darf als lesbare Kopie beiliegen, ist allein in diesen Fällen aber nicht mehr die Rechnung, so sauber das Layout auch ist und gleich auf welchem Weg es verschickt wird.

Dieser Leitfaden erklärt, wann ein PDF noch gültig ist, wie sich die hybriden Varianten unterscheiden, was zu tun ist, wenn ein Kunde etwas anderes verlangt, und wie OrdoGrid die strukturierte Rechnung mit ihrem PDF versendet. Wer unter die Pflicht fällt, erklärt der Artikel Die belgische B2B-E-Rechnungspflicht; welche Daten die Datei enthält, der Artikel EN 16931 und UBL.

Die Regel: welches Dokument die Rechnung ist

Was das Gesetz verlangt. Ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen muss für seine Lieferungen und Dienstleistungen an einen MwSt.-pflichtigen Kunden, der ebenfalls in Belgien niedergelassen ist und seine belgische MwSt.-Nummer angeben muss, eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch). Standard ist Peppol BIS in der UBL-Version, übermittelt über das Peppol-Netz (Art. 13ter des Königlichen Erlasses Nr. 1). Ein anderes Format oder ein anderer Kanal ist nur nach Vereinbarung zwischen den Parteien zulässig und muss weiterhin der europäischen Norm EN 16931 in einer anerkannten Syntax entsprechen. Auch dann muss jedes Unternehmen die technischen Mittel behalten, Peppol BIS auszustellen und zu empfangen (Art. 13quater).

Strukturierte elektronische Rechnung

Eine Rechnung, die in einer strukturierten elektronischen Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (Begriffsbestimmung, die das Gesetz vom 6. Februar 2024 ins MwSt.-Gesetzbuch eingefügt hat). Ein PDF, auch eines aus einer Rechnungssoftware, ist ein Seitenlayout für Menschen, keine strukturierten Daten.

Für diese Umsätze stellt der FÖD Finanzen klar, dass die strukturierte Rechnung die einzige gesetzlich verlangte Rechnung ist. Eine Kopie als PDF oder auf Papier darf freiwillig mitgeschickt werden, und der Kunde kann eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (B2B-FAQ, Fragen 11 und 12). Kann der Kunde technisch nicht empfangen, muss der Lieferant trotzdem eine Rechnung ausstellen, auf Papier oder als PDF (Art. 53 § 2bis Absatz 6, Gesetz vom 10. Februar 2026). Die allgemeine Toleranzfrist für Unternehmen, die nicht bereit waren, endete am 31. März 2026.

Entscheidungstabelle: PDF oder strukturiert?

PDF, hybride Formate und weitere Varianten im Vergleich

„Hybrid“ steht für zwei gegensätzliche Modelle: ein PDF, das XML-Daten trägt (Factur-X, in Deutschland ZUGFeRD), und eine strukturierte Rechnung, die ein PDF trägt (Peppol BIS mit eingebettetem PDF). In Belgien ist nur das zweite der Standard.

Der FÖD Finanzen empfiehlt, jede Vereinbarung über ein anderes Format oder einen anderen Übermittlungsweg ausdrücklich und schriftlich zu treffen, weil eine stillschweigende Vereinbarung schwer zu beweisen ist (FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung, Frage 13). OrdoGrid erzeugt das UBL nur für einen Peppol-Versand: Es erstellt keine Factur-X-Dateien, und seine E-Mails enthalten das PDF, nie das XML.

Was wir empfehlen. Senden Sie Peppol BIS mit eingebettetem PDF an jeden belgischen Geschäftskunden, der es empfangen kann. Weichen PDF und Daten jemals voneinander ab, ist die Rechnung fehlerhaft: Keine Regel gibt einem von beiden Vorrang. Korrigieren Sie sie mit einer Gutschrift im selben Format (über Peppol) und bei Bedarf einer neuen Rechnung, nie mit einem anderen PDF.

Was die Software Ihres Kunden mit jedem Format macht

Keiner der beiden Kanäle beweist die Annahme. Ein Peppol-Zustellstatus bestätigt die Zustellung im Netz, nicht aber, dass der Kunde die Rechnung gelesen oder freigegeben hat; der Message Level Status, den die Anbieter 2026 und 2027 schrittweise einführen, ist ebenfalls eine Meldung zwischen Anbietern. Nur eine Invoice Response, im Standard-Peppol freiwillig, nennt die Entscheidung des Kunden, etwa AP (angenommen) oder RE (abgelehnt).

Anlagen gehören in die Rechnung

Was das Gesetz verlangt. Unterlagen, die eine Rechnung belegen, etwa ein Stundennachweis, ein Lieferschein oder eine unterschriebene Bestellung, sind rechtlich Teil der Rechnung. Sie müssen über denselben Kanal laufen: eingebettet in die UBL-Rechnung oder über einen Link darin, wenn eine Datei zu groß ist. Sie getrennt per E-Mail zu schicken, verstößt gegen das Gesetz (B2B-FAQ, Fragen 19 bis 22). Peppol akzeptiert eingebettete PDF-, PNG-, JPEG-, CSV-, XLSX- und ODS-Dateien (Peppol BIS Billing 3.0, Abschnitt 7.2.10). Der FÖD Finanzen ergänzt, dass XML bereits genutzt werden darf, wenn beide Parteien zustimmen (B2B-FAQ, Frage 19); XML steht aber noch nicht auf der Peppol-Codeliste, sodass eine eingebettete XML-Datei derzeit an der Peppol-Validierung scheitert.

Was OrdoGrid tut. Dateien, die Sie im Rechnungseditor unter Documents et Références hinzufügen, werden standardmäßig in die Peppol-Rechnung aufgenommen (insgesamt 2 MB für alle Anlagen einer Rechnung). Der Editor nimmt auch DOC, DOCX, XLS und GIF an, Peppol aber nicht (Regel PEPPOL-EN16931-CL001), und der Versand schlägt fehl: Wandeln Sie solche Dateien vorher in PDF um. Senden Sie aus der Rechnungsliste mit Envoyer à Peppol (an Peppol senden), bietet das Bestätigungsfenster Fichiers additionnels (optionnel) (zusätzliche Dateien) für PDF-, CSV-, PNG-, JPEG-, XLSX- oder ODS-Dateien bis 5 MB je Datei an und fügt das Rechnungs-PDF automatisch als Hauptdokument hinzu.

Wenn der Kunde etwas anderes verlangt

So sendet OrdoGrid die strukturierte Rechnung mit ihrem PDF

Ihr Unternehmen braucht eine belgische MwSt.-Nummer (BE) und eine unterzeichnete Autorisation Peppol; der vollständige erste Versand steht in Ihre erste Rechnung mit OrdoGrid über Peppol senden. Viele Bezeichnungen bleiben in jeder Oberflächensprache französisch.

1. Speichern Sie die Rechnung und klicken Sie im Kopf des Editors auf Envoyer (senden). Das Fenster Envoyer la facture öffnet sich.
2. Warten Sie, bis Vérification de l'éligibilité... (Berechtigung wird geprüft) verschwindet. Findet OrdoGrid den Kunden anhand seiner MwSt.-Nummer auf Peppol, ist Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) angehakt.
3. Entscheiden Sie über Email. Das Kästchen ist vorab angehakt, sobald der Kunde eine E-Mail-Adresse hat; bleibt es angehakt, wird das PDF gleichzeitig mit dem Peppol-Versand auch per E-Mail geschickt, also eine zweite Kopie derselben Rechnung. Wählen Sie es ab, außer der Kunde hat eine Kopie verlangt.
4. Prüfen Sie die Anlagen unter Documents et Références: Diese werden mit der Peppol-Rechnung übermittelt.
5. Klicken Sie einmal auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). Es erscheint ein Ergebnis für Sauvegarde (Speichern), Email und Peppol.
6. Öffnen Sie Peppol → Outbox. Traité bedeutet Zustellung im Netz, keine Annahme und keine Zahlung.

Zeigt der Peppol-Block Peppol — ignoré (übersprungen), wechselt OrdoGrid nicht von selbst zur E-Mail, aber Email bleibt angehakt, wenn der Kunde eine Adresse hat: Wählen Sie es ab, außer die E-Mail ist der richtige Kanal. Bei Pas de numéro de TVA client (keine MwSt.-Nummer des Kunden) ist die E-Mail für eine Privatperson richtig; bei einem Unternehmen ergänzen Sie die MwSt.-Nummer. Bei Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (Kunde nicht auf Peppol registriert) prüfen Sie die Nummer mit dem Kunden und folgen dann Kunde nicht auf Peppol. Bei Impossible de vérifier le statut Peppol du client (Peppol-Status des Kunden konnte nicht geprüft werden) schließen Sie das Fenster und versuchen es später erneut; das beweist nicht, dass der Kunde nicht empfangen kann.

Um später über Peppol zu senden, etwa nachdem ein PDF versehentlich gemailt wurde, nutzen Sie die Schaltfläche mit dem Globussymbol Envoyer à Peppol in der Liste Factures; das Fenster zeigt eine PDF-Vorschau und Client inscrit sur Peppol (Kunde auf Peppol registriert). Sobald eine Rechnung über Peppol versandt ist, sind ihre Beträge gesperrt: Korrekturen laufen über eine Gutschrift, die ebenfalls über Peppol geht.

Rechenbeispiel: eine Rechnung, drei Wege

Atelier Nord SRL, eine Schreinerei in Namur, hat für die Brasserie Delvaux SRL in Brüssel eine Theke aus Eiche eingebaut. Beide sind MwSt.-pflichtig und in Belgien niedergelassen, und die Brasserie Delvaux empfängt über Peppol. Ihre Bestellnummer BC-7781 steht im Feld N° bon de commande (Bestellnummer).

Weg 1: nur ein PDF (hier falsch). Am 12. Oktober mailt die Büroleiterin das PDF. Der Buchhalter der Brasserie Delvaux antwortet, dass das Unternehmen über Peppol empfängt, und verlangt die strukturierte Rechnung. Hätte jemand das PDF mit 541,50 € statt 514,50 € MwSt. abgetippt, wären die abziehbare MwSt. und der gezahlte Betrag beide um 27,00 € zu hoch gewesen, unbemerkt bis zum Abgleich. Die Lösung: dieselbe Rechnung F-2026-0042 mit Envoyer à Peppol in der Liste Factures senden und den Kunden bitten, nur die Peppol-Rechnung zu buchen und das gemailte PDF als Kopie zu behandeln; nie eine zweite Nummer für denselben Verkauf.

Weg 2: Peppol mit dem PDF darin (richtig). Die Büroleiterin öffnet F-2026-0042, klickt auf Envoyer, lässt Envoi électronique via Peppol angehakt, wählt Email ab und klickt auf Sauvegarder & Envoyer. Wenige Minuten später zeigt die Outbox Traité. Die Software der Brasserie Delvaux liest:

OrdoGrid prüft die Datei vor der Zustellung, also muss 2.450,00 + 514,50 genau 2.964,50 ergeben (Regel BR-CO-15). Beim Kunden wird nichts abgetippt.

Weg 3: Ausweichlösung für einen Kunden, der nicht empfangen kann. In derselben Woche stellt Atelier Nord der Garage Lambert SRL in Lüttich 400,00 € + 84,00 € MwSt. = 484,00 € in Rechnung (F-2026-0043). Das Versandfenster zeigt Peppol — ignoré mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Atelier Nord prüft die MwSt.-Nummer, findet auf lookup.peppol.org nichts für 0208: gefolgt von der Unternehmensnummer, speichert einen datierten Screenshot, holt die schriftliche Zustimmung der Garage Lambert zum PDF-Empfang ein und sendet nur per Email. Das PDF ist eine gültige Rechnung, und die Bußgelder riskiert die Garage Lambert, weil sie nicht empfangen kann. Ist sie ab Dezember über Peppol erreichbar, wird F-2026-0043 nicht erneut gesendet; nur neue Rechnungen laufen über Peppol.

Sonderfälle und häufige Fehler

Welche Nachweise Sie aufbewahren

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), mit gesicherter Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit während der gesamten Frist. Manche Rechnungen im Zusammenhang mit Betriebsimmobilien müssen unter Umständen 15 oder 25 Jahre aufbewahrt werden. Der Empfänger bewahrt die strukturierte Rechnung selbst auf; ein PDF oder Anzeigeprogramm darf die Lesbarkeit sichern, aber den Inhalt nicht verändern (B2B-FAQ, Frage 17). Das ursprüngliche XML aufzubewahren ist nicht Pflicht, wird vom FÖD Finanzen aber dringend empfohlen (Hinweise zur Aufbewahrung). Mehr: Rechnungsarchivierung in Belgien.

Was OrdoGrid tut. Für jeden Peppol-Versand archiviert es das exakt übermittelte XML und PDF mit ihren Hashwerten. Laden Sie sie über die Zeile in der Outbox herunter (XML oder PDF) oder markieren Sie Zeilen für ein ZIP mit einem Ordner xml/ und einem Ordner pdf/. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsfrist.

Was wir empfehlen.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung in Belgien 2026 noch gültig?

Zwischen zwei in Belgien niedergelassenen, für die MwSt. erfassten Unternehmen, bei nicht nach Art. 44 MwSt.-Gesetzbuch befreiten Umsätzen, nicht allein: Die strukturierte elektronische Rechnung ist die einzige gesetzliche Rechnung, ein PDF eine freiwillige Kopie. Ein PDF bleibt die Rechnung für Verbraucher, für Kunden außerhalb der Pflicht und bei der Ausweichlösung.

Wird Factur-X oder ZUGFeRD in Belgien akzeptiert?

Nur als mit dem Kunden vereinbarte Alternative, am besten schriftlich. Das eingebettete XML muss EN 16931 entsprechen, und beide Parteien müssen weiterhin Peppol BIS senden und empfangen können. OrdoGrid erzeugt kein Factur-X.

Mein Kunde möchte das PDF zusätzlich per E-Mail. Ist das erlaubt?

Ja, als Kopie. Senden Sie die Rechnung über Peppol und kennzeichnen Sie die E-Mail als Kopie, damit sie nicht doppelt gebucht wird. Belgische Peppol-Anbieter empfehlen, nur über Peppol zu senden, wenn der Kunde dort empfängt.

Wohin gehören Stundennachweise und Lieferscheine?

In die Peppol-Rechnung, als Anlage im Format PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX oder ODS. Der FÖD Finanzen betrachtet solche Anlagen als Teil der Rechnung; sie getrennt zu mailen, verstößt gegen das Gesetz.

Die Buchhaltung unseres Kunden will weiter Papier. Was tun?

Kann der Kunde über Peppol empfangen, senden Sie die strukturierte Rechnung und schicken auf Wunsch eine als Kopie gekennzeichnete Papierfassung. Kann er wirklich nicht empfangen, ist eine Papier- oder PDF-Rechnung die gesetzliche Ausweichlösung, und die Bußgelder riskiert der Kunde.

Darf mein Kunde die MwSt. aus einer PDF-Rechnung abziehen?

Grundsätzlich stützt sich der Abzug auf die strukturierte Rechnung. Der FÖD Finanzen wendet den Grundsatz „Inhalt vor Form“ (substance over form) an: Eine PDF- oder Papierrechnung mit allen Pflichtangaben verliert den Abzug nicht allein deshalb, Bußgelder wegen des Formats bleiben aber möglich (spezifische FAQ, Frage 24).

Welche Datei archiviere ich, das PDF oder das XML?

Bewahren Sie die Rechnung mindestens sieben Jahre auf. Das ursprüngliche Format ist nicht vorgeschrieben, der FÖD Finanzen empfiehlt aber dringend, das XML zu behalten; legen Sie das PDF als lesbare Kopie daneben.