Welche Daten müssen auf einer strukturierten Rechnung stehen
Klare Checkliste der Felder, die eine belgische B2B-Rechnung braucht, damit Software sie buchen kann. Fokus auf korrekte Daten vor dem Versand.
Aktualisiert
Wofür diese Checkliste ist
Eine strukturierte Rechnung ist eine Datei, die die Software Ihres Kunden ohne Abtippen lesen kann. Für belgisches B2B im Anwendungsbereich läuft diese Datei meist über Peppol. Standardnamen (EN 16931, UBL, Peppol BIS) betreffen vor allem Softwareanbieter. Sie brauchen die Geschäftsfakten korrekt ausgefüllt.
Nutzen Sie diese Seite als Checkliste vor dem Versand, nicht als Standardenkurs.
Feld-Checkliste (belgisches B2B)
| Bereich | Was stimmen muss |
|---|---|
| Verkäuferidentität | Firmenname, Adresse, Unternehmensnummer / MwSt wie Ihr Tool erwartet |
| Käuferidentität | Dasselbe für den Kunden; eine falsche Nummer ist der klassische Reject |
| Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum | Eindeutige Nummer in Ihrer Sequenz; echtes Ausstellungsdatum |
| Währung | Meist EUR für inländisches belgisches B2B |
| Positionen | Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Nettobetrag der Position |
| MwSt | Satz oder Regime pro Position oder Gruppe; Bemessungsgrundlage und MwSt-Betrag passend zu den Positionen |
| Summen | Netto, MwSt und Brutto, die mit den Positionen übereinstimmen |
| Zahlung | IBAN (und strukturierte Zahlungsmitteilung, falls verwendet) |
| Referenzen (wenn der Käufer sie braucht) | Bestell- oder Vertragsnummer für den AP-Abgleich |
Oft zusätzlich hilfreich: Lieferdatum, Kostenstelle oder Käuferreferenz, Kontakt bei Streitfällen.
Bevor Sie auf Senden klicken
- Füllen Sie jedes Pflichtfeld, das Ihr Tool für diesen Kunden markiert.
- Prüfen Sie die Unternehmensnummer des Käufers (zehn Ziffern, inkl. führende Nullen).
- Prüfen Sie die MwSt-Rechnung: Positionsnetto + MwSt = Kopfsummen.
- Nutzen Sie Validate-before-send, falls Ihr Produkt das anbietet.
- Archivieren Sie das strukturierte Original, nicht nur die PDF-Ansicht.
Strukturierte Datei vs PDF
| Datei | Rolle |
|---|---|
| Strukturierte Rechnung | Quelle der Wahrheit für Compliance und Buchung |
| Lesbare Kopie aus denselben Daten |
Das PDF zu korrigieren, während die strukturierte Datei noch falsche MwSt hat, hilft nicht. Details: PDF vs strukturierte Rechnung.
Häufige Fehler
- Falsche oder unvollständige Käufernummer
- Summen, die nicht zu den Positionen passen
- MwSt-Behandlung, die nicht zur Lieferung passt (z. B. fehlender Vermerk zur Mitkontrahentenregelung)
- Nur PDF archivieren
- Annehmen, « auf Peppol zugestellt » beweise korrekte Daten
Weiterführende Lektüre
- Wer muss erfüllen: belgische E-Rechnungspflicht
- Kanalwahl: PDF vs strukturierte Rechnung
- Pflichtangaben: gesetzliche Angaben Rechnung Belgien
FAQ
Was ist EN 16931?
Das semantische Modell der strukturierten E-Rechnung: welche Fakten eine Rechnung tragen muss. UBL ist eine übliche Kodierung; Peppol BIS Billing ist das Netzprofil.
Ist UBL dasselbe wie Peppol?
Nein. UBL kodiert die Rechnung. Peppol liefert sie. EN 16931 sagt, was die Felder bedeuten.
Muss ich den XML-Baum kennen?
Nein. Fragen Sie, ob Validate-before-send fehlende Parteien, MwSt und Summen für belgisches B2B erkennt.
Reicht ein PDF mit denselben Zahlen?
Nein, wenn die Pflicht eine strukturierte Rechnung verlangt. Das PDF ist die Leseansicht, nicht das Original.
Wo prüfe ich Validierungsfehler?
In der Validierung vor dem Senden, dann in der Seite zu Peppol-Rechnungsvalidierungsfehlern.