Belgische B2B-E-Rechnungspflicht 2026: wer senden und empfangen muss

Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen seinen belgischen Geschäftskunden eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen und von seinen belgischen Lieferanten solche Rechnungen empfangen können. Standard ist Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk. In diesen Geschäftsbeziehungen ist ein per E-Mail verschicktes PDF nicht mehr die eigentliche Rechnung.

Dieser Referenzartikel erklärt die gesetzliche Regel, wer betroffen ist und wer nicht, welche Dokumente zählen und was zu tun ist, wenn eine Gegenpartei nicht empfangen kann. Die Kanalwahl pro Rechnung steht unter B2B oder B2C in Belgien, der Status des PDF unter PDF oder strukturierte Rechnung in Belgien und die Geldbußen unter Bußgelder.

Was das Gesetz seit dem 1. Januar 2026 verlangt

Strukturierte elektronische Rechnung

Eine Rechnung, die in strukturierter elektronischer Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie automatisch verarbeitet werden kann (Gesetz vom 6. Februar 2024). Ein PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine, auch nicht unterschrieben.

Rechtsgrundlage und Zeitplan

Die Regel ergibt sich aus dem Gesetz vom 6. Februar 2024, dem Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 (Format, Fähigkeit, Geldbußen), dem Königlichen Erlass vom 17. Dezember 2025 (Gutschriften/Kreditnoten, Vorsteuerabzug, Rundung) und dem Gesetz vom 10. Februar 2026, erläutert im Rundschreiben 2026/C/43 des FÖD Finanzen.

Muss diese Rechnung strukturiert sein? Vier Fragen

Beantworten Sie sie für jeden Kunden einzeln, nicht pauschal für Ihr ganzes Unternehmen:

1. Sind Sie in Belgien niedergelassen und fakturieren Sie unter Ihrer belgischen MwSt.-Nummer? Wenn nicht, gilt die belgische Pflicht nicht für Sie.
2. Ist der Kunde ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger, der seine belgische MwSt.-Nummer angibt, oder eine MwSt.-Einheit? Eine Privatperson, ein ausländisches Unternehmen oder eine nicht steuerpflichtige Einrichtung ist ausgenommen.
3. Ist der Umsatz nach Artikel 44 befreit? Nach Art. 44 MwSt.-Gesetzbuch befreite Umsätze (etwa bestimmte medizinische, Bildungs- oder Sozialleistungen) sind ausgenommen. Umsätze unter der Kleinunternehmerregelung sind keine Befreiungen nach Art. 44, sondern fallen unter die Pflicht.
4. Handelt es sich um eine ab dem 1. Januar 2026 ausgestellte Rechnung, einschließlich einer Anzahlungsrechnung oder einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), die eine strukturierte Rechnung berichtigt?

Viermal ja: Stellen Sie eine strukturierte Rechnung aus. Es gibt keine Betrags- oder Umsatzschwelle: Eine Rechnung über 40 € an eine belgische Gesellschaft fällt ebenso darunter wie eine über 40.000 €.

Wer betroffen ist und wer nicht

Ihr eigener Status

Ihr Kunde, wenn Sie betroffen sind

Auch ein Unternehmen, das nur an Privatpersonen verkauft, aber bei belgischen Unternehmen einkauft, muss empfangen können.

Welche Dokumente erfasst sind

Einzelheiten: FAQ des FÖD Finanzen zu spezifischen Fragen (englisch).

Wenn ein belgischer Kunde nicht empfangen kann

Die Ersatzregel (Art. 53 § 2bis Absatz 6, angewandt seit dem 1. Januar 2026): Kann der Empfänger technisch nicht empfangen, weder selbst noch über einen Anbieter, müssen Sie keine strukturierte Rechnung ausstellen, wohl aber eine gewöhnliche Rechnung auf Papier oder als PDF. Sie ist gültig und berechtigt zum Vorsteuerabzug, wenn sie vollständig ist. Der Kunde verstößt weiterhin gegen seine eigene Empfangspflicht.

1. Prüfen Sie den Kunden auf lookup.peppol.org, wie der FÖD Finanzen empfiehlt: 0208: gefolgt von seiner zehnstelligen Unternehmensnummer. Ein Treffer zeigt, dass er empfangen kann, nicht ob er senden kann.
2. Kein Treffer: Prüfen Sie die gespeicherte MwSt.-Nummer und fragen Sie den Kunden, welcher Anbieter für ihn empfängt.
3. Weiterhin nicht erreichbar: Senden Sie ein PDF per E-Mail, wenn der Kunde elektronische Rechnungen akzeptiert, sonst eine Papierrechnung.
4. Bewahren Sie den Nachweis der Prüfung und Ihrer Nachricht auf.
5. Sobald der Kunde empfangen kann, senden Sie neue Rechnungen über Peppol. Senden Sie frühere Rechnungen nie erneut strukturiert.

Verwandte Fälle:

• Sie selbst sind nicht bereit. Ihnen droht die Geldbuße; der Kunde darf Ihre Rechnung ablehnen; nimmt er eine Rechnung in anderer Form an, behält er den Vorsteuerabzug daraus.
• Der Kunde verlangt sein eigenes Portal. Das kann er nicht ohne Ihr klares schriftliches Einverständnis (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Frage 18).
• Sie vereinbaren ein anderes strukturiertes Format (etwa eine EDI-Verbindung): zulässig, wenn es EN 16931 entspricht und vereinbart ist, vorzugsweise schriftlich. Sie müssen Peppol BIS trotzdem nutzen können. Ein PDF ist kein solches Format.

Mehr dazu: Kunde nicht auf Peppol.

Geldbußen, Vorsteuerabzug und fehlgeleitete Rechnungen

• Geldbußen. Fehlende technische Mittel zum Ausstellen und Empfangen: 1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten, 5.000 € bei jedem weiteren (Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44, Abschnitt 2, Rubrik I, Punkt C). Ein Verstoß gilt nur dann als zweiter, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß festgestellt wird. Lieferant und Kunde können beide belangt werden, und die üblichen Rechnungsbußgelder gelten weiter: Bußgelder.
• Vorsteuerabzug. Grundsätzlich auf Grundlage der strukturierten Rechnung, doch nach dem Grundsatz „Substanz vor Form“ kann das fehlende strukturierte Format mit einer Geldbuße geahndet werden, ohne dass dies allein den Vorsteuerabzug aus einer vollständigen Rechnung entfallen lässt.
• Rechnung, die nicht für Sie bestimmt ist. Buchen Sie sie nicht und ziehen Sie keine Vorsteuer ab; lehnen Sie sie mit einer Invoice Response mit Status RE ab. Peppol erkennt keine Duplikate: Das müssen Ihre eigenen Kontrollen leisten.

Steueranreiz: 120 % Abzug der E-Rechnungskosten

Kleine Gesellschaften und selbstständige natürliche Personen können 120 % ihrer Kosten für die strukturierte E-Rechnung abziehen, und zwar für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 (Art. 64ter Einkommensteuergesetzbuch 1992): Abonnements für Rechnungssoftware, Beratung zur Umsetzung und ein gesondert berechneter E-Rechnungszuschlag, jedoch keine Abschreibungen. Ihr Buchhalter macht dies in der Steuererklärung geltend (FÖD Finanzen).

Senden und Empfangen mit OrdoGrid

Was OrdoGrid tut. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden. Es versendet Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten) über Peppol für Unternehmen mit BE-MwSt.-Nummer, prüft jede Datei vor dem Versand anhand von EN 16931 und Peppol BIS Billing 3.0 und kann Sie für den Empfang unter 0208: mit Ihrer Unternehmensnummer registrieren, der Kennung, die der FÖD Finanzen verlangt.

Was es nicht entscheidet. Es findet Ihre Kunden beim Senden anhand ihrer MwSt.-Nummer auf Peppol, prüft aber nicht, ob sie in Belgien niedergelassen sind. Es wechselt nicht von selbst auf E-Mail, stellt keine Rechnungen im Gutschriftverfahren aus und bucht keine Eingangsrechnungen.

1. Tragen Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil; nur Inhaber und Administratoren können diese Seite bearbeiten) Ihre BE-MwSt.-Nummer unter Numéro de TVA (Optionnel) ein.
2. Öffnen Sie Peppol und unterzeichnen Sie die Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung): ein getippter Name und ein Häkchen, keine qualifizierte elektronische Signatur.
3. Klicken Sie auf der Seite Réception Peppol auf Activer la réception (Empfang aktivieren). Zeigt die Seite Déjà inscrit sur le réseau Peppol, empfängt ein anderer Anbieter für Sie: Wählen Sie Continuer en envoi seul (nur senden). Das ist konform, solange dieser Anbieter tatsächlich für Sie empfängt.
4. Klicken Sie für jede Rechnung auf Envoyer (Senden): Wird der Kunde gefunden, ist Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) aktiviert. Das Kästchen Email ist ebenfalls vorab aktiviert, sobald der Kunde eine E-Mail-Adresse hat: Deaktivieren Sie es, sofern der Kunde keine PDF-Kopie wünscht, denn belgische Peppol-Anbieter raten vom doppelten Versand ab. Klicken Sie dann auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). Peppol — ignoré (Peppol — übersprungen) mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (Kunde nicht im Peppol-Netzwerk registriert) bedeutet: Wenden Sie die Ersatzregel an. Lassen Sie im selben Fenster Email aktiviert, um das PDF zu senden, wenn der Kunde elektronische Rechnungen akzeptiert, oder schicken Sie eine Papierrechnung. Alle Schritte: erste Peppol-Rechnung.
5. Empfangene Rechnungen erscheinen unter Peppol → Inbox. Répondre (antworten) sendet eine Invoice Response, etwa RE Rejetée mit einem Begründungscode: Lieferantenrechnungen empfangen.

Pro Dokumenttyp kann nur ein Anbieter für Sie empfangen, und OrdoGrid unterstützt keine Migrationsschlüssel: Ihr bisheriger Anbieter muss Sie zuerst abmelden (Peppol in OrdoGrid einrichten).

Rechenbeispiel: eine Woche bei Atelier Nord SRL

Atelier Nord SRL, eine in Anderlecht niedergelassene Schreinerei unter der normalen MwSt.-Regelung, bearbeitet in der Woche vom 5. Oktober 2026 fünf Dokumente, alle zu 21 %. Die beiden Verkäufe an Unternehmen sind Lieferungen von Waren ohne Montage, die Belgien nicht verlassen: Studio Berg holt die maßgefertigten Platten in der Werkstatt ab, und die Vitrinen von Lumen werden an eine Adresse in Belgien geliefert. Würde Atelier Nord sie im Gebäude eines Kunden montieren, der periodische MwSt.-Erklärungen einreicht, fiele dies unter die Verlagerung der Steuerschuld auf den Vertragspartner (Art. 20 Königlicher Erlass Nr. 1), und die Rechnung würde keine MwSt. ausweisen.

• Studio Berg BV ist in Belgien niedergelassen: Atelier Nord deaktiviert Email, die Rechnung geht nur über Peppol, und die Outbox zeigt Traité (Zustellung im Netzwerk, keine Annahme). Zwei Platten sind beschädigt: Atelier Nord wählt F-2026-0142 in Factures (Rechnungen) und klickt auf Note de crédit (Gutschrift, Kreditnote, Rechnungskorrektur). Sie berichtigt eine strukturierte Rechnung und geht daher ebenfalls über Peppol. Studio Berg schuldet nun 4.840,00 € − 484,00 € = 4.356,00 €.
• Frau Claes ist Verbraucherin. Renovierungsarbeiten an ihrer Wohnung erfordern eine Rechnung (Art. 1 Königlicher Erlass Nr. 1), aber keine strukturierte; OrdoGrid zeigt Pas de numéro de TVA client (keine MwSt.-Nummer des Kunden). Der Satz von 21 % hält das Beispiel einfach: Ermäßigte Sätze für Arbeiten an Wohnungen hängen von Bedingungen ab, die hier nicht behandelt werden.
• Lumen SAS hat eine belgische MwSt.-Nummer, hat aber schriftlich bestätigt, weder Sitz noch feste Niederlassung in Belgien zu haben: Keine der beiden Parteien ist gebunden. Sie ist unter ihrer belgischen Unternehmensnummer bei Peppol registriert, was als Einverständnis gilt; Atelier Nord sendet die Rechnung daher trotzdem dorthin.
• Houthandel Vermeulen BV muss strukturiert fakturieren, und Atelier Nord muss empfangen können: Die Rechnung kommt in Peppol → Inbox an und wird vor der Zahlung mit dem Lieferschein abgeglichen.

Kontrolle: Nach der Gutschrift betragen die Umsätze ohne MwSt. 9.100,00 €, und die MwSt. von 1.911,00 € entspricht genau 21 % davon.

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie ausgestellte und empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), länger für bestimmte Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien, und gewährleisten Sie Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit: Rechnungsarchivierung.

Was wir empfehlen. Bewahren Sie das Original-XML jeder strukturierten Rechnung auf, das Suchergebnis und den Austausch mit dem Kunden zu jeder Ersatzrechnung, die schriftlichen Bestätigungen zur Niederlassung, jede Vereinbarung über ein anderes Format sowie einen datierten Screenshot von Peppol → Statut.

Was OrdoGrid tut. Es archiviert das exakte XML und PDF jedes Peppol-Versands. Laden Sie beides über die Zeile in der Outbox herunter; bei empfangenen Dokumenten markieren Sie die Zeilen unter Peppol → Inbox und laden das ZIP mit den Ordnern xml und pdf herunter. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsfrist: Legen Sie diese Downloads in Ihrem eigenen Archiv ab.

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in Belgien 2026 Pflicht?

Ja, seit dem 1. Januar 2026, für alle nicht nach Art. 44 befreiten Umsätze zwischen in Belgien niedergelassenen Unternehmen: Sie stellen strukturierte Rechnungen aus und müssen sie empfangen können. Rechnungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Rechnungen sind ausgenommen.

Ist Peppol selbst Pflicht?

Peppol BIS über Peppol ist der gesetzliche Standard. Ein anderes EN-16931-Format erfordert eine Vereinbarung, vorzugsweise schriftlich, und Sie müssen Peppol BIS trotzdem nutzen können. Ein PDF ist kein solches Format.

Gilt die Pflicht auch unter der Kleinunternehmerregelung?

Ja. Kleinunternehmer stellen ihren belgischen Geschäftskunden strukturierte Rechnungen aus, ohne MwSt. und mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiungsregelung, und müssen empfangen können.

Mein belgischer Kunde ist nicht bei Peppol registriert. Darf ich ein PDF senden?

Ja, nach der Ersatzregel, wenn er technisch nicht empfangen kann: ein PDF, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert, sonst eine Papierrechnung. Die so ausgestellte Rechnung ist gültig. Bewahren Sie den Nachweis Ihrer Prüfung auf und senden Sie diese Rechnung später nicht erneut über Peppol.

Darf mein Kunde mir sein Rechnungsportal vorschreiben?

Nein, nicht ohne Ihr klares schriftliches Einverständnis. Strukturierte Rechnungen laufen grundsätzlich über Peppol.

Müssen Gutschriften (Kreditnoten) über Peppol laufen?

Ja, wenn sie eine strukturierte Rechnung berichtigen. Eine Gutschrift aus 2026 zu einer PDF-Rechnung aus 2025 unterliegt keiner Formatvorgabe.

Verliere ich meinen Vorsteuerabzug, wenn ein Lieferant mir ein PDF schickt?

Nicht für sich allein: Nach dem Grundsatz „Substanz vor Form“ bleibt eine vollständige Rechnung abzugsfähig, aber der Partei ohne Mittel zum Senden oder Empfangen droht eine Geldbuße.

Muss ich Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung melden?

Derzeit nicht. Das föderale Regierungsabkommen sieht das E-Reporting für 2028 vor; ein am 18. Juli 2026 vom Ministerrat gebilligter Gesetzesvorentwurf ist noch kein Gesetz, und kein offizieller Text legt bisher ein genaues Startdatum fest.