Ausländische Kunden und Lieferanten: Peppol und die E-Rechnungspflicht

Die belgische Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ist eine innerstaatliche Regel: Seit dem 1. Januar 2026 gilt sie für Rechnungen zwischen Unternehmen, die in Belgien ansässig sind. Ausländische Unternehmen, auch solche mit nur einer belgischen MwSt.-Nummer, fallen nicht darunter; die belgische Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft dagegen schon. Außerhalb der Pflicht dürfen Sie Peppol immer nutzen, wenn die andere Partei dort registriert ist.

Dieser Leitfaden richtet sich an belgische Unternehmen mit ausländischen Kunden oder Lieferanten, an belgische Zweigniederlassungen ausländischer Gruppen und an deren Buchhalter. Er beantwortet die Frage nach dem Kanal: Peppol, PDF oder beides. Welche MwSt. Sie einem Kunden im Ausland berechnen und welche Angaben Sie drucken, lesen Sie in Ausländische Kunden abrechnen. Den vollständigen Anwendungsbereich der Pflicht erläutert der Artikel Die belgische E-Rechnungspflicht.

Fällt die Rechnung unter die Pflicht? Entscheidungstabellen nach Geschäftspartner

Die Pflicht aus Artikel 53 § 2bis des MwSt.-Gesetzbuches gilt, wenn alle drei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. der Lieferant ist ein in Belgien ansässiger Steuerpflichtiger und rechnet unter seiner belgischen MwSt.-Nummer ab;
2. der Kunde ist ein in Belgien ansässiger Steuerpflichtiger, der für den Umsatz seine belgische MwSt.-Nummer mitteilen muss, oder eine belgische MwSt.-Einheit;
3. der Umsatz ist nicht nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches befreit.

Lieferanten unter der Pauschalregelung (Artikel 56) und Lieferanten in Konkurs sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen; siehe die belgische E-Rechnungspflicht.

Der FÖD Finanzen wendet dieses Ansässigkeitskriterium seit dem 1. Januar 2026 an, und das Gesetz vom 10. Februar 2026 (Belgisches Staatsblatt vom 20. Februar 2026) hat es ins Gesetzbuch aufgenommen: Ein Unternehmen ohne Sitz und ohne feste Niederlassung in Belgien unterliegt weder der Ausstellungs- noch der Empfangspflicht, auch wenn es eine belgische MwSt.-Nummer hat. Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern oder außerhalb der EU fallen ebenfalls nicht darunter.

In Belgien ansässig

Den Sitz des Unternehmens oder eine feste Niederlassung, etwa eine Zweigniederlassung, in Belgien haben. Eine belgische MwSt.-Nummer allein macht ein ausländisches Unternehmen nicht zu einem hier ansässigen. Ob ein bestimmtes Büro eine feste Niederlassung ist, ist eine MwSt.-Frage, die Sie mit Ihrem Buchhalter klären.

Rechnungen, die Sie senden

Rechnungen, die Sie empfangen

Die B2B-FAQ des FÖD Finanzen sagt noch, das Gesetz zu nicht ansässigen Unternehmen werde geändert. Diese Änderung gilt bereits seit dem 20. Februar 2026.

Der Kanal ändert nichts am MwSt.-Inhalt. Steuerschuldumkehr, innergemeinschaftliche Befreiung und Ausfuhr folgen denselben Regeln, ob Sie über Peppol oder per E-Mail senden: siehe Ausländische Kunden abrechnen.

Eine belgische MwSt.-Nummer beweist keine Ansässigkeit

Seit der Änderung von 2026 sagt die BE-MwSt.-Nummer eines Kunden weniger aus als früher. Eine ausländische Gesellschaft kann eine haben, ohne hier Sitz oder Niederlassung zu haben, etwa weil sie in Belgien steuerpflichtige Umsätze tätigt. Laut FÖD Finanzen muss das nicht ansässige Unternehmen seine Vertragspartner selbst informieren, doch den Kanal wählen Sie. Vor der ersten Rechnung:

1. Fragen Sie den Kunden, ob er seinen Sitz oder eine feste Niederlassung in Belgien hat und welche Einheit bestellt.
2. Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben: Eine E-Mail oder eine Klausel in der Auftragsbestätigung genügt für Ihre Unterlagen.
3. Tragen Sie sie im Feld Notes des Kundendatensatzes in OrdoGrid ein, damit jeder, der als Nächstes fakturiert, sie sieht. Das ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht.
4. Sagt der Kunde, er sei in Belgien ansässig, könne aber nicht über Peppol empfangen, wenden Sie die Ausweichregel an: Stellen Sie eine normale Rechnung aus und bewahren Sie den Nachweis auf, wie in Rechnung senden, wenn der Kunde nicht auf Peppol ist beschrieben.

Peppol grenzüberschreitend: Kennungen und Erreichbarkeit

Peppol ist ein internationales Netzwerk. Der FÖD Finanzen bezeichnet die Nutzung außerhalb Belgiens als freiwillig und weist darauf hin, dass das Peppol-Verzeichnis zeigt, welche Kunden, auch internationale, empfangsbereit sind.

Jeder Teilnehmer wird über einen Schemacode und eine Kennung adressiert. Belgische Teilnehmer müssen mindestens unter 0208 mit ihrer Unternehmensnummer registriert sein; Schema 9925 (belgische MwSt.-Nummer) darf hinzukommen, sie aber nicht ersetzen. Ausländische Unternehmen nutzen die Schemata ihres eigenen Landes. Beispiele aus der Peppol-EAS-Codeliste (Release Mai 2026):

Erreichbarkeit prüfen. OrdoGrid prüft automatisch, wenn Sie auf Envoyer (Senden) klicken (siehe die Schritte unten). Für eine eigene Prüfung nutzen Sie den Lookup-Dienst von OpenPeppol mit Schemacode und Kennung. Er zeigt, ob das Unternehmen empfangen kann, nicht ob es senden kann. Das Peppol-Verzeichnis ist freiwillig und wird verzögert aktualisiert: Wer dort fehlt, kann trotzdem im Netzwerk sein. Weitere Tipps in Peppol-Teilnehmer suchen.

Eine erfolglose Suche bedeutet „unter dieser Kennung nicht gefunden“. Eine niederländische Gesellschaft, die nur unter ihrer KvK-Nummer registriert ist, wird unter ihrer MwSt.-Nummer nicht gefunden. Fragen Sie den Kunden, unter welcher Kennung er registriert ist. Fragen Sie belgische Kunden nicht nach einer Peppol-ID: Der FÖD Finanzen rät davon ab, weil die Unternehmensnummer die Standardkennung ist.

Nachbarländer haben eigene Regeln

Manche ausländischen Kunden unterliegen inzwischen den E-Rechnungsregeln ihres eigenen Landes. Diese Regeln gelten für Unternehmen dort; sie ändern nichts an der belgischen Pflicht, erklären aber, warum ein Kunde Sie um eine strukturierte Rechnung bitten kann.

Nach dem BMF-Schreiben unterliegt die Rechnung eines belgischen Lieferanten ohne deutsche Niederlassung nicht der deutschen Pflicht. Für Frankreich fragen Sie den Kunden, wie er Ihre Rechnungen empfangen möchte, und klären Fragen des französischen Rechts mit einem Berater in Frankreich.

Schritt für Schritt in OrdoGrid

Den ausländischen Kunden anlegen

1. Öffnen Sie Kunden, klicken Sie auf Ajouter un client (Kunde hinzufügen) und wählen Sie Assujetti à la TVA (mehrwertsteuerpflichtig) als Type de client.
2. Geben Sie die N° de TVA mit Länderpräfix ein, zum Beispiel NL859301448B01. OrdoGrid sucht sie und zeigt die Quelle: VIES (UE), Registre belge (BCE) oder Registre français. Klicken Sie auf Pré-remplir (vorausfüllen). Numéro de TVA invalide (ungültige MwSt.-Nummer) bedeutet: Prüfen Sie die Nummer mit dem Kunden. VIES umfasst nur EU-Nummern: Bei einem Kunden außerhalb der EU, zum Beispiel mit einer GB- oder CH-Nummer, kann die Suche die Nummer nicht bestätigen; geben Sie Name und Adresse dann selbst ein.
3. Kontrollieren Sie Nom de l'entreprise, die Adresse und Pays (Land).
4. Vermerken Sie in Notes den Ansässigkeitsstatus und wie Sie ihn geprüft haben, und klicken Sie dann auf Créer le client.

Ein Kundendatensatz hat kein Feld für eine Peppol-ID: Sie können die Peppol-Kennung eines ausländischen Kunden nicht eintippen. OrdoGrid leitet sie beim Senden aus der MwSt.-Nummer ab.

Die Rechnung senden

1. Klicken Sie in Rechnungen auf Nouvelle facture (neue Rechnung) und wählen Sie den Kunden mit Sélectionner un client. Hat die MwSt.-Nummer des Kunden ein anderes Länderpräfix als Ihre, zeigt der Bereich Options de TVA der Seitenleiste Récapitulatif den Hinweis Client étranger (NL); eine ausländische Gesellschaft, die unter einer BE-MwSt.-Nummer fakturiert wird, erhält keinen Hinweis. Wählen Sie die MwSt.-Behandlung unter Options de TVA; Autoliquidation (Steuerschuldumkehr) wird nur angeboten, wenn die beiden MwSt.-Nummern unterschiedliche Länderpräfixe haben.
2. Klicken Sie auf Envoyer. OrdoGrid sucht die MwSt.-Nummer des Kunden im Peppol-Netzwerk unter den Kennungsschemata, die es für dieses Land kennt (zum Beispiel 9944 für eine niederländische Nummer), und fragt danach das Peppol-Verzeichnis ab.
3. Lesen Sie den Peppol-Block und handeln Sie entsprechend:

4. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden). Wird Peppol übersprungen, versendet OrdoGrid nichts automatisch per E-Mail: Das Kästchen Email muss angehakt sein.
5. Verfolgen Sie den Peppol-Versand unter Peppol → Outbox. Traité bedeutet, dass die Rechnung beim Zugangspunkt des Kunden angekommen ist; nicht, dass sie angenommen oder bezahlt wurde. Vérifier aktualisiert den Status sofort.

Rechnungen ausländischer Lieferanten empfangen

• Ein ausländischer Lieferant auf Peppol kann an Ihre belgische Kennung senden: 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer. Sie finden sie unter Peppol → Statut, im Bereich Annuaire Peppol, als Identifiant Peppol. Der Empfang muss in OrdoGrid aktiv sein (Réception Peppol → Activer la réception); hält ein anderer Anbieter Ihre Registrierung, kommen die Rechnungen dort an.
• Empfangene Rechnungen erscheinen unter Peppol → Inbox. Das Detailfenster zeigt Fournisseur (Lieferant), Numéro, Date d'échéance (Fälligkeit) und Devise (Währung), die Positionen und die Summen. Siehe Lieferantenrechnungen empfangen.
• OrdoGrid hat kein Einkaufsjournal. Schulden Sie die MwSt. auf die Rechnung eines ausländischen Lieferanten (Steuerschuldumkehr), bucht Ihr Buchhalter sie. Haben Sie diese Rechnung noch nicht erhalten, verlangt der Königliche Erlass Nr. 1 (Art. 9), dass Sie spätestens am 15. des Monats nach dem Monat, in dem der Steueranspruch entstanden ist, selbst ein Dokument erstellen.
• Eine Rechnung, die nicht für Sie bestimmt ist: Klicken Sie auf Répondre (antworten) und senden Sie RE Rejetée (abgelehnt) mit einem Begründungscode.
• Peppol erkennt keine Duplikate. Sendet ein Lieferant dieselbe Rechnung per E-Mail und über Peppol, buchen Sie sie nur einmal.

Wenn Ihr Unternehmen in Belgien nicht für die MwSt. registriert ist

OrdoGrid sendet und empfängt über Peppol nur für Unternehmen mit BE-MwSt.-Nummer. Andernfalls bricht der Versand mit der Meldung „Peppol n'est disponible que pour les entreprises enregistrées en Belgique“ ab. Eine belgische Zweigniederlassung mit eigener BE-MwSt.-Nummer kann über Créer une nouvelle entreprise als eigenes Unternehmen in OrdoGrid eingerichtet werden, mit eigener Autorisation Peppol (eine je MwSt.-Nummer) und eigenem Empfang unter 0208.

Rechenbeispiel: vier Rechnungen, vier Antworten

Die Delvaux Engineering BV in Kortrijk (MwSt. BE 0745.312.861) wartet Industriemaschinen und verkauft Ersatzteile. Am 30. September 2026 stellt sie ihre Leistungen vom September in Rechnung:

F-2026-0181 Schritt für Schritt. Havenlicht hat per E-Mail bestätigt, weder Sitz noch Niederlassung in Belgien zu haben, und Delvaux hat ihre MwSt.-Nummer am 24. September 2026 in VIES geprüft; beides steht in den Notes des Kunden. Die Seitenleiste zeigt Client étranger (NL); Delvaux wählt Autoliquidation, die Position steht damit auf 0 % und TVA zeigt 0,00. Bei Envoyer findet OrdoGrid Havenlicht unter Schema 9944 und hakt Envoi électronique via Peppol an; Delvaux nimmt das Häkchen bei Email weg und klickt auf Sauvegarder & Envoyer. Die Peppol-Datei enthält die MwSt.-Kategorie AE, den Befreiungscode VATEX-EU-AE und beide MwSt.-Nummern, und die Outbox zeigt Traité, sobald die Rechnung zugestellt ist.

F-2026-0182. Ateliers Lambert ist ebenfalls auf Peppol, unter dem Schema 9957, also hakt OrdoGrid Peppol an, und Delvaux sendet die Rechnung auf diesem Weg. Unter Livraison intracommunautaire enthält die Datei das auf der Rechnung eingetragene Lieferdatum oder ersatzweise das Rechnungsdatum sowie Frankreich, aus der Kundenanschrift, als Lieferland (siehe den Warnhinweis oben). Delvaux bewahrt den unterzeichneten CMR-Frachtbrief und den Kontoauszug mit der Zahlung an den Frachtführer als Transportnachweise auf (siehe Ausländische Kunden abrechnen).

F-2026-0183. Der Kunde ist eine britische Gesellschaft, die Leistung geht aber an ihre Zweigniederlassung in Antwerpen, die in Belgien ansässig ist und ihre BE-MwSt.-Nummer mitgeteilt hat. Die Rechnung fällt unter die Pflicht. OrdoGrid findet die Niederlassung unter 0208:1012437597 und sendet über Peppol. Wäre die Niederlassung nicht gefunden worden, hätte Delvaux die Rechnung trotzdem nach der Ausweichregel ausgestellt, als PDF per E-Mail, wenn die Niederlassung diesem Kanal zugestimmt hätte, sonst auf Papier, und einen datierten Nachweis der erfolglosen Suche und dieser Zustimmung aufbewahrt; gegen ihre Empfangspflicht hätte dann die Niederlassung verstoßen, nicht Delvaux.

F-2026-0184. OrdoGrid sucht Kessler unter 0208:1015880208 und 9925:BE1015880208 sowie im Peppol-Verzeichnis und zeigt Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Kessler hat schriftlich bestätigt, weder Sitz noch Niederlassung in Belgien zu haben, und akzeptiert PDF-Rechnungen: Die E-Mail ist also der richtige Kanal, ein Nachweis für die Ausweichregel ist nicht nötig. Delvaux bewahrt Kesslers Bestätigung auf.

Was sich 2028 und 2030 ändert

• Belgisches E-Reporting. Die Meldung von Rechnungsdaten an die Verwaltung ist laut föderalem Koalitionsabkommen für 2028 geplant. Der Ministerrat hat am 18. Juli 2026 einen Vorentwurf eines Gesetzes gebilligt; er ist noch kein Gesetz. Heute werden keine Rechnungsdaten an die Verwaltung übermittelt.
• EU-Regeln (ViDA). Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates führt E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze ein; die Mitgliedstaaten müssen diese Regeln ab dem 1. Juli 2030 anwenden. Laut FÖD Finanzen gilt die Pflicht dann auch für die Rechnungsstellung zwischen EU-Mitgliedstaaten; Belgien hat diese Regeln noch nicht umgesetzt. Einzelheiten in E-Reporting 2028 und ViDA.

Sonderfälle

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Für jeden Kunden mit BE-MwSt.-Nummer und ausländischer Adresse: seine schriftliche Erklärung zur Ansässigkeit. Für EU-Kunden: Ihre VIES-Prüfung.
• Für jede pflichtige Rechnung, die außerhalb von Peppol versandt wurde: Datum und Ergebnis der erfolglosen Suche, als Nachweis, dass der Kunde nicht empfangen konnte, und bei einem per E-Mail gesendeten PDF die Zustimmung des Kunden zu diesem Kanal.
• Jede Vereinbarung über ein anderes Format oder einen anderen Kanal mit einem pflichtigen Kunden; der FÖD Finanzen empfiehlt die Schriftform.
• Versandte Rechnungen: das PDF und bei Peppol-Versand das XML. Wählen Sie unter Peppol → Outbox die Zeilen aus und laden Sie das ZIP herunter, mit einem Ordner xml/ und einem Ordner pdf/.
• Empfangene Rechnungen: das Sammel-ZIP aus Peppol → Inbox.

Bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivierungsdienst: Bewahren Sie eigene Kopien auf.

Häufige Fragen

Gilt die belgische Peppol-Pflicht für Rechnungen an ausländische Kunden?

Nein. Sie gilt für Rechnungen zwischen in Belgien ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern oder außerhalb der EU dürfen Sie auf Papier oder als PDF senden, das der Kunde akzeptiert. EU-Regeln für die innergemeinschaftliche E-Rechnung gelten ab dem 1. Juli 2030.

Mein Kunde ist ausländisch, hat aber eine belgische MwSt.-Nummer. Peppol oder PDF?

Das hängt von seiner Ansässigkeit ab. Mit Sitz oder fester Niederlassung in Belgien fällt die Rechnung unter die Pflicht und geht über Peppol. Ohne Niederlassung fällt sie seit dem 1. Januar 2026 nicht darunter, und ein PDF ist gültig. Ist der Kunde auf Peppol registriert, ist der Versand über Peppol in beiden Fällen korrekt.

Fällt die belgische Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft unter die Pflicht?

Ja, wenn die Niederlassung Ihr Kunde oder Ihr Lieferant ist. Sie ist in Belgien ansässig, muss strukturierte Rechnungen ausstellen und sie empfangen können. Eine Gesellschaft mit belgischer Niederlassung muss ihre BE-MwSt.-Nummer auch für Umsätze angeben, die in Belgien stattfinden, selbst wenn sie für ihre ausländische Niederlassung erbracht werden; auch diese Rechnungen fallen unter die Pflicht.

Darf ich eine Peppol-Rechnung an einen Kunden in einem anderen Land senden?

Ja, wenn der Kunde auf Peppol registriert ist; der FÖD Finanzen wertet die Registrierung als Einverständnis zum Empfang strukturierter Rechnungen. OrdoGrid findet den Kunden über seine MwSt.-Nummer, wenn Sie auf Envoyer klicken. Das gilt auch für Rechnungen unter Livraison intracommunautaire: OrdoGrid ergänzt das Lieferdatum und das Lieferland, die Peppol verlangt.

Welche Peppol-Kennung nutzt ein ausländisches Unternehmen?

Ein Schema seines eigenen Landes, zum Beispiel 9944 für eine niederländische MwSt.-Nummer, 9957 für eine französische oder 9930 für eine deutsche, oder eine Registernummer wie KvK oder SIRET. Das Schema 0208 ist nur für belgische Unternehmensnummern.

Muss ich Peppol-Rechnungen ausländischer Lieferanten annehmen?

Ein ausländischer Lieferant ohne Niederlassung in Belgien muss Peppol nicht nutzen. Tut er es doch, gilt Ihre Registrierung als Einverständnis zum Empfang, und die Rechnung erscheint in OrdoGrid unter Peppol → Inbox.

Kann ein Unternehmen ohne belgische MwSt.-Nummer mit OrdoGrid Peppol-Rechnungen senden?

Nein. OrdoGrid bietet Peppol nur Unternehmen mit BE-MwSt.-Nummer an. Eine belgische Zweigniederlassung mit eigener BE-MwSt.-Nummer kann als eigenes Unternehmen in OrdoGrid eingerichtet werden.