Selbstständige und Peppol in Belgien: Pflichten und Einrichtung

Arbeiten Sie in Belgien auf eigene Rechnung, als Einzelunternehmer, Freiberufler oder nebenberuflich Selbstständiger, gelten die Regeln der E-Rechnung für Sie genauso wie für Gesellschaften. Stellen Sie einem in Belgien niedergelassenen und dort für die MwSt. erfassten Unternehmen eine Rechnung aus, ist die gesetzliche Rechnung eine strukturierte E-Rechnung, standardmäßig über Peppol versandt, und Sie müssen solche Rechnungen auch von Ihren eigenen Lieferanten empfangen können. Kein Personal, ein kleiner Umsatz oder die Kleinunternehmerregelung (Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen) ändern daran nichts.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu klären, was für Sie gilt, und in OrdoGrid sowohl den Versand als auch den Empfang einzurichten. Die ausführliche Einrichtung steht in Peppol in OrdoGrid einrichten, Ihr erster Versand in Ihre erste Peppol-Rechnung senden und Rechnungen unter der Kleinunternehmerregelung in Kleinunternehmerregelung: Rechnungsstellung. Die Peppol-Beschriftungen bleiben in jeder Oberflächensprache französisch; Übersetzungen stehen in Klammern.

Gilt die Pflicht für Sie?

Was das Gesetz verlangt. Seit dem 1. Januar 2026 verpflichtet Artikel 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch (Gesetz vom 6. Februar 2024, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026) einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen, für Umsätze unter seiner belgischen MwSt.-Nummer an einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen, der seine belgische MwSt.-Nummer mitteilen muss, eine strukturierte elektronische Rechnung auszustellen. Dieser Kunde muss sie empfangen können. Standard ist Peppol BIS über das Peppol-Netz (Art. 13ter Königlicher Erlass Nr. 1); ein anderes EN-16931-Format setzt eine Vereinbarung voraus. Rechtsform, Größe und Umsatz spielen keine Rolle.

Ein Einzelunternehmer ist als natürliche Person in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen, KBO/BCE) eingetragen; seine MwSt.-Nummer ist BE, gefolgt von der zehnstelligen Unternehmensnummer. Ihre Pflichten hängen von Ihrer MwSt.-Regelung ab:

Quellen: die Seite des FÖD Finanzen zum Anwendungsbereich (auf Französisch) und die B2B-FAQ (auf Englisch), deren Frage 2 bestätigt, dass die Pflicht gilt, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden. Die Tabelle gilt ebenso für eine Nebentätigkeit. Unsicher, welche Zeile Ihre ist? Fragen Sie zuerst Ihren Buchhalter.

Welche Kunden bekommen eine Peppol-Rechnung?

Die Ausweichlösung steht in Artikel 53 § 2bis Absatz 6, vom FÖD Finanzen seit dem 1. Januar 2026 angewandt und seit dem 20. Februar 2026 gesetzlich verankert. Einzelheiten und Nachweise: Kunde nicht auf Peppol.

Was Sie brauchen: eine Peppol-ID, Senden und Empfangen

Peppol-ID

Ihre Adresse im Peppol-Netz. Für belgische Selbstständige ist das 0208, ein Doppelpunkt und die zehn Ziffern der Unternehmensnummer, zum Beispiel 0208:1023458777 für die MwSt.-Nummer BE 1023.458.777. Die Peppol-ID ist nie Ihre Nationalregisternummer.

• Die ID. Der FÖD Finanzen verlangt, dass jedes belgische Unternehmen im Peppol-Netz mindestens unter Schema 0208 mit seiner Unternehmensnummer registriert ist; die Anbieter sind dazu vertraglich verpflichtet. Ein Anbieter kann Ihre MwSt.-Nummer unter Schema 9925 als zusätzliche Kennung eintragen. Lieferanten können an Ihre Unternehmensnummer zustellen, ohne nach einer Peppol-ID zu fragen, und auch Sie sollen Ihre Kunden nicht danach fragen (B2B-FAQ, Frage 15).
• Senden. Rechnungssoftware, die Peppol-BIS-Rechnungen erzeugt und an einen zertifizierten Zugangspunkt übergibt. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden.
• Empfangen. Es empfängt immer nur ein Anbieter für Ihre ID. Hat die Software Ihres Buchhalters oder Ihre Bank Sie bereits registriert, behalten Sie diese Registrierung bei und senden Sie aus OrdoGrid im Nur-Senden-Modus.
• Prüfen. Auf lookup.peppol.org, dem Werkzeug, auf das der FÖD Finanzen verweist, geben Sie 0208: und die Unternehmensnummer ein: Sie sehen, ob eine ID empfangen kann, nicht ob sie senden kann. Das Peppol Directory (directory.peppol.eu), ein separates öffentliches Verzeichnis, ist freiwillig und wird verzögert aktualisiert: Ein fehlender Eintrag dort bedeutet nicht, dass Sie nicht erreichbar sind.

Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, strukturierte Rechnungen auszustellen und zu empfangen, riskiert eine Geldbuße von 1.500 € für einen ersten Verstoß, 3.000 € für einen zweiten und 5.000 € für jeden weiteren (Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44, ergänzt durch den Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025). Die Toleranz für das erste Quartal 2026 endete am 31. März 2026.

OrdoGrid in sechs Schritten einrichten

1. Prüfen Sie Ihr Unternehmensprofil. Tragen Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil; nur Inhaber und Administratoren können es ändern) Ihre MwSt.-Nummer unter Numéro de TVA (Optionnel) ein. Sie muss mit BE beginnen: OrdoGrid sendet über Peppol nur für belgische MwSt.-Nummern. Unter Nom de l'entreprise (Name des Unternehmens) empfehlen wir Ihren Namen, wie er in der ZDU eingetragen ist: OrdoGrid veröffentlicht ihn bei Peppol, wenn Sie den Empfang aktivieren.
2. Unterzeichnen Sie die Ermächtigung. Öffnen Sie Rechnungsstellung → Peppol: Solange Sie nicht unterzeichnet haben, zeigt die Seite Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung). Prüfen Sie Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners), setzen Sie das Bestätigungshäkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Das ist ein getippter Name mit einem angekreuzten Kästchen, keine qualifizierte elektronische Signatur.
3. Wählen Sie den Empfang. Unter Réception Peppol sucht OrdoGrid Ihre Nummer. Bei Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht gefunden) klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren): OrdoGrid registriert 0208: und Ihre Unternehmensnummer. Bei Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits registriert) empfängt ein anderer Anbieter für Sie: Klicken Sie auf Continuer en envoi seul (nur senden) oder übertragen Sie Ihren Empfang, wie Peppol in OrdoGrid einrichten erklärt.
4. Prüfen Sie das Ergebnis. Unter Peppol → Statut: Envoi (Outbox) zeigt Autorisé (ermächtigt); Réception (Inbox) zeigt Enregistré (registriert) oder im Nur-Senden-Modus Non enregistré; das Modus-Abzeichen zeigt Envoi + réception oder Envoi seul. Annuaire Peppol zeigt Ihre Identifiant Peppol (Peppol-ID).
5. Bereiten Sie Ihre Kunden vor. Klicken Sie in Base Clients auf Ajouter un client (Kunde hinzufügen), wählen Sie unter Type de client Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) oder Particulier und geben Sie die N° de TVA ein; bei belgischen Nummern übernimmt OrdoGrid Name und Anschrift aus dem Registre belge (BCE). Peppol wird beim Senden geprüft, nicht hier.
6. Senden Sie. Erstellen Sie die Rechnung mit Nouvelle facture (neue Rechnung), klicken Sie auf Envoyer (senden), lassen Sie Envoi électronique via Peppol angekreuzt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden). In Peppol → Outbox bedeutet Traité im Netz zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt. Die Zustellung dauert meist einige Minuten bis wenige Stunden; der FÖD Finanzen rät, sich an Ihren Anbieter zu wenden, wenn die Zustellung länger als einen Werktag dauert.

OrdoGrid hat keinen Peppol-Testmodus: Ihr erster Versand kommt bei Ihrem Kunden an, prüfen Sie die Rechnung daher zuerst mit Aperçu du PDF (PDF-Vorschau). Im Oktober 2026 nennt die Preisseite für den kostenlosen Tarif unbegrenzten Empfang und einen Peppol-Versand pro Monat; ein weiterer Versand in diesem Monat zeigt Limite du plan gratuit atteinte (Limit des kostenlosen Tarifs erreicht). Tarife: Abrechnung & Abonnement im Profilmenü.

Rechenbeispiel: Léa Dumont, Grafikdesignerin in Lüttich

Léa Dumont ist Einzelunternehmerin in Lüttich: Unternehmensnummer 1023.458.777, MwSt.-Nummer BE 1023.458.777, normale MwSt.-Regelung, Dokumente auf Französisch. Ihre Peppol-ID ist 0208:1023458777. Sie arbeitet für eine Eventagentur, für Privatpersonen und gelegentlich für eine niederländische Agentur.

Léa ist auffindbar, hat eine strukturierte Rechnung gesendet und eine empfangen. Wäre sie im kostenlosen Tarif, würde F-2026-0042 den Peppol-Versand für Oktober verbrauchen, und beim Versand von F-2026-0044 über Peppol würde Limite du plan gratuit atteinte erscheinen.

Varianten. Unter der Kleinunternehmerregelung würde die Rechnung F-2026-0042 über 1.200,00 € ohne MwSt. und mit dem Vermerk ‚Régime particulier de la franchise de taxe‘ ausgestellt und trotzdem über Peppol gesendet. Die Option Régime de la franchise de taxe in OrdoGrid druckt diesen Vermerk auf ihre französischen Dokumente, auch auf das in die Peppol-Rechnung eingebettete PDF, und übermittelt ihn in den strukturierten Daten: in der Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) und, bei der MwSt.-Kategorie E, als Befreiungsgrund (BT-120) (Rechnungsstellung unter der Kleinunternehmerregelung). Hätte die Software ihres Buchhalters sie bereits registriert, hätte OrdoGrid am Montag Déjà inscrit sur le réseau Peppol angezeigt: Sie hätte im Nur-Senden-Modus weitergemacht, und die Rechnung der Druckerei wäre in dieser Software angekommen.

Fehler von Selbstständigen, und was Sie stattdessen tun

Umwandlung in eine Gesellschaft. Eine neue Gesellschaft (SRL oder BV) erhält eine eigene Unternehmensnummer und damit eine eigene Peppol-ID. Legen Sie sie in OrdoGrid mit Créer une nouvelle entreprise (neues Unternehmen anlegen) an, unterzeichnen Sie dort die Ermächtigung und aktivieren Sie den Empfang. Geben Sie den Empfang Ihrer Nummer als Einzelunternehmer (Libérer la réception unter Statut) erst frei, wenn kein Lieferant mehr Rechnungen an diese Nummer zu senden hat, zu einem mit Ihrem Buchhalter vereinbarten Datum.

Erhöhter Abzug von 120 % für E-Rechnungskosten

Was das Gesetz vorsieht. Selbstständige und kleine Gesellschaften können für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 ihre direkten Kosten für die E-Rechnung zu 120 % abziehen: Abonnements für Rechnungssoftware, Beratungshonorare zur Erfüllung der neuen Pflicht und einen Aufpreis für die E-Rechnung bei einem bestehenden Abonnement, sofern er auf der Rechnung gesondert ausgewiesen ist. Abschreibungen kommen nie in Betracht (Gesetz vom 6. Februar 2024; Seite des FÖD Finanzen zu steuerlichen Anreizen, auf Französisch).

Beispiel: Ein Abonnement von 15,00 € pro Monat ohne MwSt., also 180,00 € für 2026, ergibt einen Abzug von 216,00 € statt 180,00 €. Bewahren Sie diese Rechnungen getrennt auf und bitten Sie Ihren Buchhalter, den Abzug geltend zu machen.

Welche Nachweise Sie aufbewahren

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie gesendete und empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrem Datum auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025): F-2026-0042 bis zum 31. Dezember 2033, wobei Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit während des gesamten Zeitraums gewährleistet sein müssen.

Was OrdoGrid aufbewahrt. Ihre Ermächtigung (Unterzeichner, Erklärung, MwSt.-Nummer, Datum) und für jeden Peppol-Versand das genaue XML und PDF. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv.

Was wir empfehlen:

1. Einen datierten Screenshot von lookup.peppol.org und von Peppol → Statut nach der Einrichtung und nach jedem Anbieterwechsel.
2. Im Nur-Senden-Modus eine schriftliche Bestätigung des Anbieters, der für Sie empfängt.
3. Für jede Rechnung nach der Ausweichlösung einen datierten Nachweis, dass der Kunde nicht empfangen konnte (die Meldung Peppol — ignoré oder ein Screenshot der Suche), die gesendete E-Mail und die Zustimmung des Kunden, PDFs per E-Mail zu erhalten.
4. Jeden Monat ein ZIP Ihrer Peppol-Dokumente (Zeilen auf der Seite Peppol auswählen und herunterladen): Es enthält das ursprüngliche XML, dessen Aufbewahrung wir dringend empfehlen.
5. Die Rechnungen Ihrer E-Rechnungskosten, für den Abzug von 120 %.

Häufige Fragen

Müssen Selbstständige und Freiberufler in Belgien Peppol nutzen?

Ja, wenn Sie in Belgien niedergelassen und für die MwSt. erfasst sind und Unternehmen in Rechnung stellen, die in Belgien niedergelassen und für die MwSt. erfasst sind: Seit dem 1. Januar 2026 müssen diese Rechnungen strukturiert sein, standardmäßig über Peppol. Sie müssen auch empfangen können. Rechtsform, Größe und Umsatz spielen keine Rolle. Ausnahmen: Unter der Pauschalregelung müssen Sie nicht ausstellen, aber empfangen können; unter der landwirtschaftlichen Sonderregelung müssen Sie empfangen können und stellen für die Umsätze der Regelung keine Rechnungen aus (der Käufer dokumentiert sie mit einem Ankaufsbeleg), aber Umsätze außerhalb der Regelung unterliegen der Ausstellungspflicht; mit ausschließlich nach Art. 44 befreiten Umsätzen gilt keine der beiden Pflichten.

Ich falle unter die Kleinunternehmerregelung: Muss ich Peppol-Rechnungen senden?

Ja. Der FÖD Finanzen stellt klar, dass die Pflicht für die Kleinunternehmerregelung gilt. Ihre Rechnungen an belgische MwSt.-pflichtige Unternehmen gehen über Peppol, ohne MwSt. und mit dem Vermerk zur Kleinunternehmerregelung, und Sie müssen empfangen können.

Ist meine MwSt.-Nummer oder meine Nationalregisternummer meine Peppol-ID?

Ihre belgische Peppol-ID ist 0208, gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer, also den Ziffern Ihrer MwSt.-Nummer ohne BE. Ihre Nationalregisternummer wird nie verwendet. Ein Anbieter kann Ihre MwSt.-Nummer unter Schema 9925 als zusätzliche Kennung eintragen.

Die meisten meiner Kunden sind Privatpersonen: Brauche ich trotzdem Peppol?

Für diese Kunden nicht: Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht. Kaufen Sie aber bei belgischen Unternehmen ein, müssen Sie deren strukturierte Rechnungen empfangen können.

Mein Lieferant schickt mir noch PDF-Rechnungen per E-Mail: Was tun?

Bitten Sie ihn, über Peppol an Ihre Unternehmensnummer zu senden. Ein Lieferant, der nicht senden kann, riskiert Geldbußen, und Sie dürfen seine Rechnung grundsätzlich ablehnen, behalten aber Ihr Vorsteuerabzugsrecht aus einer in anderer Form ausgestellten Rechnung (B2B-FAQ, Frage 7).

Ein belgischer MwSt.-pflichtiger Kunde ist nicht im Peppol-Netz: Darf ich ein PDF senden?

Ja, wenn er technisch nicht empfangen kann: Sie stellen die Rechnung dann auf Papier oder, wenn der Kunde einem elektronischen Versand über einen sicheren Kanal zustimmt, als PDF per E-Mail aus, und sie ist gültig. Bewahren Sie den Nachweis der erfolglosen Prüfung auf und senden Sie die Rechnung nicht erneut über Peppol, sobald der Kunde angeschlossen ist.

Kann ich Peppol in OrdoGrid testen, bevor ich eine echte Rechnung sende?

Nein. OrdoGrid hat keinen Peppol-Test- oder Sandbox-Modus: Jeder Versand erreicht den echten Empfänger. Prüfen Sie die PDF-Vorschau und senden Sie dann eine echte Rechnung; um den Empfang zu testen, bitten Sie einen regelmäßigen Lieferanten, seine nächste Rechnung über Peppol zu senden.

Leitet Peppol meine Rechnungen an die Steuerverwaltung weiter?

Heute nicht: Laut FÖD Finanzen werden in der aktuellen Phase keine Rechnungsdaten an die Verwaltung übermittelt. Am 18. Juli 2026 hat der Ministerrat einen Vorentwurf eines Gesetzes über ein E-Reporting nahezu in Echtzeit gebilligt; er ist noch kein Gesetz und hat kein offizielles Startdatum.