Prüfen, ob ein belgischer Kunde Rechnungen über Peppol empfangen kann

Eine strukturierte Rechnung kann nur über Peppol laufen, wenn das Netzwerk Ihren Kunden kennt. In Belgien muss jedes Unternehmen auf Peppol mindestens unter 0208: und seiner zehnstelligen Unternehmensnummer registriert sein, der Nummer in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU). OrdoGrid prüft das bei jedem Klick auf Envoyer (Senden) anhand der MwSt.-Nummer des Kunden auf der Rechnung. Für eine eigene Prüfung verweist der FÖD Finanzen (die föderale belgische Steuerverwaltung) auf lookup.peppol.org.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Prüfung durchführen, das Ergebnis lesen und die üblichen Ursachen eines nicht gefundenen Kunden beheben. Was zu tun ist, wenn feststeht, dass ein Kunde nicht empfangen kann, steht in Rechnung senden, wenn der Kunde nicht auf Peppol ist; die Kennungsformate im Detail in Peppol-ID erklärt.

Was eine Suche beweist und was nicht

Eine Peppol-Registrierung ist eine öffentliche Erklärung, dass der Kunde empfangen kann. Der FÖD Finanzen wertet sie als Zustimmung zum Empfang strukturierter Rechnungen und bittet Lieferanten, belgische Kunden nicht nach einer eigenen Peppol-ID zu fragen: Zugestellt wird standardmäßig an die Unternehmensnummer (B2B-FAQ).

Peppol-Teilnehmerkennung

Die Adresse eines Unternehmens auf Peppol: ein Schemacode, ein Doppelpunkt und ein Wert, zum Beispiel 0208:0123456749, wobei 0208 für die belgische Unternehmensnummer steht. Jede Kennung ist bei genau einem Metadatendienst (SMP) eines Anbieters registriert, der Absendern mitteilt, wohin sie zustellen.

Welche Kennung Sie suchen

Eine Unternehmensnummer hat zehn Ziffern und beginnt mit 0 oder 1. Seit dem 19. September 2023 vergebene Nummern beginnen mit 1: Setzen Sie ihnen also nie eine Null voran. Die letzten zwei Ziffern sind eine Prüfzahl: 97 minus der Rest der Division der ersten acht Ziffern durch 97. Für 0123456749 ergibt 01234567 geteilt durch 97 den Rest 48, und 97 − 48 = 49.

Die Peppol-BIS-Validierung weist eine Rechnung zurück, deren 0208-Wert diese Prüfung nicht besteht (Regel PEPPOL-COMMON-R043, blockierend). Eine vertippte Nummer ist daher meist nicht die Adresse eines anderen Unternehmens, sondern gar keine gültige Adresse. Die Niederlassungseinheitsnummer einer Filiale ist eine andere Nummer und kein 0208-Wert.

Wie OrdoGrid Ihren Kunden beim Versand prüft

OrdoGrid hat kein Feld „Peppol-ID“ bei Kunden. Wenn Sie Envoyer bei einer Rechnung oder Gutschrift öffnen, nimmt OrdoGrid die MwSt.-Nummer des Kunden auf diesem Dokument und versucht 0208 (nur Ziffern) und 9925 (BE plus Ziffern) im Adressregister des Peppol-Netzwerks (der SML), danach im Peppol Directory, danach beim eigenen Zugangspunkt. Die Prüfung läuft bei jedem Öffnen von Envoyer erneut.

1. Öffnen Sie in Base Clients (Kundenliste) den Kunden: Das Formular Modifier le client (Kunde bearbeiten) erscheint. Prüfen Sie, ob Type de client auf Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) steht und ob N° de TVA (MwSt.-Nummer) BE plus zehn Ziffern enthält. Leerzeichen und Punkte spielen keine Rolle, aber behalten Sie das Präfix BE: Ohne BE weiß OrdoGrid womöglich nicht, welche Landeskennungen es versuchen soll.
2. Löschen Sie in N° de TVA die letzte Ziffer und tippen Sie sie erneut ein: OrdoGrid sucht die Nummer nur, wenn sich das Feld ändert, nicht beim Öffnen des Formulars. Kurz darauf zeigt ein Kasten den Namen mit dem Quellen-Badge Registre belge (BCE) (belgisches Register) oder VIES (UE), wenn das belgische Register nicht antwortet; der Name muss mit dem offiziellen Namen im Vertrag übereinstimmen. Ein Hinweis wie Numéro de TVA invalide (ungültige MwSt.-Nummer) oder der Name eines anderen Unternehmens bedeutet: Die Nummer ist falsch. Erreur lors de la recherche (Fehler bei der Suche) bedeutet, dass die Suche selbst fehlgeschlagen ist.
3. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Envoyer. Der Block Peppol zeigt Vérification de l'éligibilité... (Berechtigung wird geprüft) und danach eine dieser Meldungen.

Die Globus-Schaltfläche Envoyer à Peppol (an Peppol senden) in der Rechnungsliste führt dieselbe Prüfung aus. Ihr Fenster Confirmation d'envoi Peppol zeigt Client inscrit sur Peppol (Kunde registriert) oder Client non inscrit sur Peppol (nicht registriert). Erscheint zugleich der Hinweis Impossible de vérifier le statut Peppol du client, ist die Prüfung fehlgeschlagen: später erneut versuchen. Ein grauer Globus mit dem Tooltip Non éligible Peppol (nicht berechtigt) bedeutet meist, dass der Kunde keine MwSt.-Nummer hat.

Die Prüfung von OrdoGrid bestätigt, dass der Kunde registriert ist; welche Dokumenttypen er annimmt, zeigt sie nicht. Kann ein registrierter Kunde Ihr Dokument nicht empfangen, endet der Versand mit Erreur oder Pas sur Peppol (nicht auf Peppol) in der Outbox: siehe Peppol-Zustellstatus.

Einen Kunden selbst prüfen

Tun Sie das bei einem neuen Geschäftskunden, wenn ein Kunde das Ergebnis von OrdoGrid bestreitet, oder um zu sehen, unter welcher Kennung er registriert ist.

1. Öffnen Sie lookup.peppol.org, das vom FÖD Finanzen empfohlene Werkzeug.
2. Geben Sie 0208: und die zehn Ziffern ein, zum Beispiel 0208:0123456749, oder suchen Sie nach dem Firmennamen.
3. Ein Treffer bedeutet, dass der Kunde aktuell im Netzwerk für den Empfang von Dokumenten veröffentlicht ist. Ob er senden kann, zeigt er nicht.
4. Kein Treffer: Suchen Sie nach dem Namen. Erscheint der Name mit einer anderen Nummer, ist Ihre Nummer falsch. Erscheint nichts, versuchen Sie 9925:BE mit denselben Ziffern.
5. Für einen zweiten Blick suchen Sie im Peppol Directory nach Name oder Nummer.

Das Peppol Directory ist ein Suchindex von „Visitenkarten“, die Anbieter für ihre Kunden veröffentlichen können. Die Veröffentlichung ist freiwillig und die Indexierung asynchron: Eine Karte kann fehlen oder veraltet sein, während der Kunde ganz normal empfängt, und die Qualitätsprüfungen der Belgischen Peppol-Behörde werten eine fehlende Karte als Warnung, nicht als Fehler. Die Zustellung hängt nie vom Directory ab: Absender lösen die Kennung über die SML und das SMP des Kunden auf (SMP, SML und Peppol Directory: So findet Peppol einen Empfänger).

Listet ein Ergebnis die Dokumenttypen auf, suchen Sie Rechnung und Gutschrift von Peppol BIS Billing 3.0: Deren Kennungen enthalten Invoice-2::Invoice oder CreditNote-2::CreditNote zusammen mit poacc:billing:3.0. Eine Registrierung, die nur eine Invoice Response (ApplicationResponse) auflistet, kann Ihre Rechnung nicht empfangen. Eine Registrierung mit Rechnungen, aber ohne Gutschriften ist unvollständig: Peppol BIS erwartet, dass Empfänger beides unterstützen, und der FÖD Finanzen verlangt, dass eine Gutschrift zu einer strukturierten Rechnung ebenfalls über Peppol läuft. Beheben kann das nur der Anbieter des Kunden.

Kunde nicht gefunden: wahrscheinliche Ursachen

Arbeiten Sie von oben nach unten: Die ersten Zeilen lassen sich am schnellsten ausschließen.

Keine offizielle Regel legt fest, wie schnell eine neue Registrierung sichtbar wird; die Netzwerkadresse wird normalerweise rasch veröffentlicht, eine Directory-Karte kann später folgen. Da das Netzwerk nur einen Anbieter pro Kennung zulässt, kann ein Anbieterwechsel den Empfang unterbrechen, wenn der alte Anbieter den Kunden abmeldet, bevor der neue ihn registriert.

Rechenbeispiel: zwei vertauschte Ziffern

Die Imprimerie Lemaire SRL, eine Druckerei in Charleroi, hat Bierdeckel für die Brasserie Delvaux SA in Mons gedruckt. Beide Unternehmen sind MwSt.-pflichtig und in Belgien niedergelassen. Ein Mitarbeiter hat den Kunden angelegt und die MwSt.-Nummer aus einer E-Mail-Signatur abgetippt.

1. Bei Envoyer zeigt der Peppol-Block Peppol — ignoré: Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol.
2. Die Prüfzahl verrät den Tippfehler: 01234657 geteilt durch 97 ergibt den Rest 41, und 97 − 41 = 56, die eingetippte Nummer endet aber auf 49. Beim Eintippen hatte das Kundenformular zudem einen Hinweis wie Numéro de TVA invalide statt eines Firmennamens angezeigt.
3. Auf lookup.peppol.org liefert die Suche nach „Brasserie Delvaux“ 0208:0123456749. Prüfung: 01234567 geteilt durch 97 ergibt den Rest 48, und 97 − 48 = 49. Die 5 und die 6 waren vertauscht.
4. In Base Clients korrigiert der Mitarbeiter N° de TVA auf BE 0123.456.749, sieht Brasserie Delvaux SA mit dem Badge Registre belge (BCE) und klickt auf Enregistrer (Speichern).
5. Im Entwurf F-2026-0187 wählt er den Kunden im Kundenblock neu aus, denn die Rechnung führt eine eigene Kopie der Kundendaten. Envoyer zeigt jetzt Envoi électronique via Peppol, angehakt. Er entfernt den Haken bei Email (standardmäßig angehakt, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat) und klickt auf Sauvegarder & Envoyer.
6. In Peppol → Outbox wechselt die Zeile einige Minuten später von En file (in Warteschlange) zu Traité (Zustellung über das Netzwerk abgeschlossen); laut FÖD Finanzen kommen die meisten Rechnungen innerhalb weniger Minuten bis einiger Stunden an. Er notiert in den Notes des Kunden: „2. Okt. 2026: auf lookup.peppol.org als 0208:0123456749 gefunden, nach Korrektur eines Tippfehlers in der MwSt.-Nummer“.

Hätte die Imprimerie Lemaire nach Schritt 1 ein PDF per E-Mail geschickt, hätte die Brasserie Delvaux eine Rechnung über 931,70 € mit falscher MwSt.-Nummer erhalten, außerhalb von Peppol, obwohl sie strukturierte Rechnungen empfangen konnte.

Nach einem bestätigten Fehlschlag

Was das Gesetz verlangt. Kann der Kunde aus technischen Gründen nicht empfangen, müssen Sie keine strukturierte Rechnung ausstellen, aber dennoch eine Rechnung in anderer Form, etwa als PDF oder auf Papier (Art. 53 § 2bis letzter Absatz des MwSt.-Gesetzbuches, eingefügt durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Diese Rechnung ist gültig. Eine elektronische Alternative wie ein per E-Mail versandtes PDF setzt die Zustimmung des Kunden und ein sicheres Verfahren voraus. Sobald der Kunde empfangen kann, senden Sie so ausgestellte Rechnungen nicht erneut über Peppol (B2B-FAQ des FÖD Finanzen). Der Kunde verstößt weiter gegen seine eigene Empfangspflicht und riskiert eine Geldbuße von 1.500 €, dann 3.000 €, dann 5.000 € für jeden weiteren Verstoß; ein Verstoß zählt nur dann als Wiederholung, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorigen mit Geldbuße geahndeten Verstoß festgestellt wird (Königlicher Erlass Nr. 44).

Was OrdoGrid tut. Es gibt keine automatische Ausweichlösung: Haken Sie Email im selben Fenster Envoyer an oder senden Sie per E-Mail aus der Rechnungsliste. Vollständiges Vorgehen: Rechnung senden, wenn der Kunde nicht auf Peppol ist.

Kunden, die kein gewöhnliches belgisches Unternehmen sind

Die Prüfung zur Routine machen

Dies sind Empfehlungen, keine gesetzlichen Pflichten.

1. Neuer Geschäftskunde: Datensatz mit MwSt.-Nummer anlegen, auf lookup.peppol.org prüfen und die gefundene Kennung in Notes festhalten.
2. Fusion, neue Gesellschaft oder Anbieterwechsel angekündigt: Kundendatensatz aktualisieren und erneut prüfen.
3. Einmal im Monat: Die per Ausweichlösung fakturierten Kunden erneut prüfen und ihre nächsten Rechnungen über Peppol senden, sobald sie auftauchen. Frühere Rechnungen nie erneut senden.
4. Viele Kunden oder eine Integration: Der öffentliche API-Aufruf GET /api/v1/peppol/participants/{vat_number} mit einem API-Schlüssel mit dem Scope peppol:read führt dieselbe Prüfung aus und liefert registered und die gefundene participant_id.

Welche Nachweise Sie aufbewahren

Was das Gesetz verlangt. Kein Gesetzestext verpflichtet Sie, eine Suche zu dokumentieren.

Was wir empfehlen. Wenn Sie die Ausweichlösung nutzen, sollten Sie zeigen können, warum die Rechnung nicht über Peppol lief: Bewahren Sie Datum, versuchte Kennungen, Werkzeug und Ergebnis auf (ein Bildschirmfoto der Meldung in OrdoGrid oder von lookup.peppol.org), dazu die Bestätigung des Kunden, dass er noch nicht empfangen kann, und seine Zustimmung zum alternativen Kanal.

Was OrdoGrid tut. Es zeigt das Ergebnis nur am Bildschirm an: Halten Sie es also selbst fest, etwa in den Notes des Kunden. Nach einem Peppol-Versand bewahrt die Outbox XML und PDF des Dokuments auf.

Häufige Fragen

Welche Nummer suche ich für einen belgischen Kunden?

Schema 0208 gefolgt von seiner zehnstelligen Unternehmensnummer, ohne BE, Punkte oder Leerzeichen, zum Beispiel 0208:0123456749. Ergibt das nichts, versuchen Sie 9925 gefolgt von BE und denselben Ziffern.

Muss ich meinen Kunden nach seiner Peppol-ID fragen?

Nein. Laut FÖD Finanzen können Lieferanten standardmäßig an die Unternehmensnummer zustellen. Fragen Sie nur, wenn der Kunde weder unter 0208 noch unter 9925 gefunden wird.

Mein Kunde steht nicht im Peppol Directory. Ist er dann nicht auf Peppol?

Nicht unbedingt. Directory-Karten sind freiwillig und werden verzögert indexiert. Prüfen Sie auf lookup.peppol.org oder im Peppol-Block von OrdoGrid, die das Adressregister des Netzwerks selbst abfragen.

Bedeutet eine erfolgreiche Suche, dass mein Kunde mir Rechnungen senden kann?

Nein. Sie zeigt nur die Empfangsfähigkeit. Das Senden hängt vom eigenen Anbieter und der Einrichtung des Kunden ab.

OrdoGrid meldet den Kunden als nicht registriert, der Kunde sagt das Gegenteil. Wer hat recht?

Meist weicht die Nummer ab. Vergleichen Sie die MwSt.-Nummer im Kundendatensatz mit der Kennung, die der Kunde auf lookup.peppol.org findet. Eine heute erfolgte Registrierung kann auch etwas Zeit brauchen, bis sie sichtbar ist.

Die Unternehmensnummer meines Kunden beginnt mit 1. Ist das ein Fehler?

Nein. Seit dem 19. September 2023 vergebene Unternehmensnummern beginnen mit 1. Verwenden Sie sie unverändert, ohne eine Null voranzustellen.

Kann ich meinen Kunden selbst auf Peppol registrieren?

Nein. Nur der Kunde kann sich registrieren, über einen Peppol-Anbieter seiner Wahl. Stellen Sie bis dahin eine Ausweichrechnung aus (PDF oder Papier).