Kleinunternehmer, MwSt.-befreit oder pauschal: Ihre Peppol-Pflichten

Die Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen, kurz Kleinunternehmerregelung, nimmt Sie nicht aus der belgischen E-Rechnungspflicht heraus. Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen unter dieser Regelung strukturierte E-Rechnungen an seine belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Geschäftskunden senden und solche Rechnungen von seinen Lieferanten empfangen können, wie jedes Unternehmen, das MwSt. in Rechnung stellt. Nur die MwSt. auf der Rechnung ist anders. Die echten Ausnahmen sind enger: Ein Unternehmen, dessen Umsätze alle nach Artikel 44 MwSt.-Gesetzbuch befreit sind, hat keine der beiden Pflichten, Pauschalbesteuerte müssen empfangen, aber nicht ausstellen, und Landwirte unter der Sonderregelung müssen empfangen, aber für Umsätze der Regelung nicht ausstellen.

Dieser Leitfaden zeigt die Pflichten je MwSt.-Regelung und die passende Einrichtung in OrdoGrid. Den Inhalt einer Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung (Schwelle, Pflichtangabe, Ausstieg) erklärt Kleinunternehmerregelung: Rechnungen in Belgien; die tägliche Bearbeitung von Lieferantenrechnungen beschreibt Lieferantenrechnungen über Peppol empfangen.

Ausstellungs- und Empfangspflichten je MwSt.-Regelung

Was das Gesetz verlangt. Artikel 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch (Gesetz vom 6. Februar 2024, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026) gilt für in Belgien niedergelassene MwSt.-Pflichtige. Sie müssen für Umsätze an einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen, der für den Kauf seine belgische MwSt.-Nummer angeben muss, eine strukturierte E-Rechnung ausstellen, und sie müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Standardformat ist Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 13ter). Der FÖD Finanzen, die föderale Steuerverwaltung, nennt die Ausnahmen auf seiner Seite zum Anwendungsbereich; die allgemeinen Regeln stehen in der belgischen E-Rechnungspflicht.

Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, um strukturierte Rechnungen auszustellen und zu empfangen, riskiert eine Geldbuße von 1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten und 5.000 € bei jedem weiteren; ein Verstoß gilt nur dann als Wiederholung, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorherigen geahndeten Verstoß festgestellt wird (Königlicher Erlass Nr. 44, geändert durch den Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025). Die Toleranzfrist des ersten Quartals 2026 endete am 31. März 2026.

Befreiung nach Artikel 44

Eine Befreiung, die von der Art des Umsatzes abhängt, etwa bestimmte ärztliche Leistungen, Unterricht oder soziale Dienste (Artikel 44 MwSt.-Gesetzbuch). Sie ist nicht mit der Kleinunternehmerregelung zu verwechseln, die vom Umsatz des Unternehmens selbst abhängt. Wie jede Regelung auf der Rechnung aussieht, vergleicht MwSt.-Regelungen auf belgischen Rechnungen.

Kleinunternehmerregelung: keine MwSt. auf der Rechnung, dieselben Peppol-Pflichten

Die B2B-FAQ des FÖD Finanzen (F2) ist eindeutig: Die Pflicht gilt, wenn Sie die Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen nutzen. Die Mitteilung vom 7. April 2026 bestätigt, dass MwSt.-Pflichtige unter dieser Regelung grundsätzlich erfasst sind. Konkret heißt das:

• Ausstellen. Rechnungen an in Belgien niedergelassene Geschäftskunden mit belgischer MwSt.-Nummer werden als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt, in der Regel über Peppol. Diese strukturierte Rechnung ist die gesetzliche Rechnung; eine PDF-Kopie ist optional.
• Inhalt. Sie stellen keine MwSt. in Rechnung. Stattdessen trägt die Rechnung die Angabe „Régime particulier de la franchise de taxe“ oder „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“ (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 5 §1 10°quater, seit dem 1. Januar 2025). Eine amtliche deutsche Fassung dieser Angabe gibt es nach unserem Kenntnisstand nicht.
• Empfangen. Sie können die MwSt. Ihrer Lieferanten nicht abziehen (Art. 56bis §4 MwSt.-Gesetzbuch), müssen deren strukturierte Rechnungen aber empfangen können.
• Kunde nicht auf Peppol. Sie stellen die Rechnung trotzdem aus, als PDF oder auf Papier, und der Kunde verstößt gegen seine eigene Empfangspflicht (Art. 53 §2bis Abs. 6). Senden Sie sie später nicht erneut als strukturierte Rechnung. Siehe Rechnung an einen Kunden ohne Peppol senden.
• Privatkunden und Kunden im Ausland. Außerhalb der belgischen Pflicht.

Wenn Sie die Schwelle überschreiten

Ihre Peppol-Pflichten bleiben gleich; die MwSt. auf Ihren Rechnungen ändert sich. Die Schwelle liegt 2026 bei 25.000 € ohne MwSt. und 2027 bei 26.000 € (Gesetz vom 23. September 2026), mit einer Toleranz von 10 % innerhalb des Jahres. Wenn Sie Ihre Tätigkeit im Laufe des Jahres aufnehmen, wird die Schwelle anteilig nach Ihren Tätigkeitstagen gekürzt (Gesetz vom 10. Februar 2026, in Kraft seit dem 20. Februar 2026); die folgenden Beträge gehen von einem vollen Jahr aus.

Stellen Sie ab dem Umstellungsdatum in OrdoGrid Traitement TVA (MwSt.-Behandlung) auf Standard (bei niederländischer Dokumentsprache Standaard), mit dem richtigen Satz je Zeile. Entfernen Sie eine Angabe der Kleinunternehmerregelung, die Sie selbst in die Notes geschrieben haben, und stellen Sie auch Rechnungen, die Sie mit Dupliquer (duplizieren) wiederverwenden, auf Standard um. Ihre Peppol-Registrierung, Ihre Peppol-ID und Ihre Rechnungsserie bleiben gleich.

Artikel 44, gemischte Tätigkeiten, Pauschalregelung und Landwirte

Nur nach Artikel 44 befreite Umsätze. Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Rechnungspflicht von Artikel 53 §2 für andere als nach Artikel 44 befreite Umsätze, und der FÖD Finanzen befreit Unternehmen, die nur solche Umsätze tätigen, vom Ausstellen und Empfangen strukturierter Rechnungen. Ihre Lieferanten senden Ihnen dann PDF- oder Papierrechnungen, es sei denn, Sie registrieren sich freiwillig bei Peppol, was als Zustimmung zum Empfang strukturierter Rechnungen gilt. Schon eine steuerpflichtige Tätigkeit neben befreiten Leistungen macht Sie zum gemischten MwSt.-Pflichtigen.

Gemischte MwSt.-Pflichtige. Sie stellen für Ihre steuerpflichtigen Umsätze an belgische mehrwertsteuerpflichtige Geschäftskunden strukturierte Rechnungen aus und müssen empfangen können. Halten Sie mit Ihrem Buchhalter schriftlich fest, welche Leistungen befreit sind. Setzen Sie steuerpflichtige Umsätze in OrdoGrid auf eigene Rechnungen unter Standard (bei niederländischer Dokumentsprache Standaard): Ein Peppol-Versand, der Zeilen mit 0 % und steuerpflichtige Zeilen unter Standard mischt, wird abgelehnt. Befreite Umsätze, die Sie in Rechnung stellen, setzen Sie auf eigene Rechnungen unter Exonération (art. 44 CTVA), die den Vermerk nach Artikel 44 druckt (MwSt.-Kategorie E); Régime de la franchise de taxe ist nur für die Kleinunternehmerregelung gedacht.

Pauschalbesteuerte (Art. 56). Das Gesetz befreit Sie vom Ausstellen strukturierter Rechnungen, aber Sie müssen sie empfangen können. Laut FÖD Finanzen endet diese Befreiung spätestens am 1. Januar 2028: Bereiten Sie sich darauf vor, ab dann auszustellen.

Landwirte unter der Sonderregelung (Art. 57). Sie müssen seit dem 1. Januar 2026 empfangen können. Für Umsätze der Regelung stellt ein Käufer, der selbst der Pflicht unterliegt, den Ankaufsbeleg (bordereau d'achat) als strukturierte E-Rechnung aus, spätestens am 15. Werktag des Folgemonats, es sei denn, Sie stellen selbst eine strukturierte Rechnung aus (Königlicher Erlass vom 12. Dezember 2025). Für Umsätze außerhalb der Regelung gilt die volle Ausstellungspflicht.

Wenn Ihr Kunde unter die Kleinunternehmerregelung fällt oder befreit ist

Die MwSt.-Regelung Ihres Kunden spielt nur über das gesetzliche Kriterium eine Rolle: Ist er in Belgien niedergelassen und gibt er Ihnen eine belgische MwSt.-Nummer an?

Fragen Sie nicht nach einer gesonderten Peppol-ID: Belgische Teilnehmer sind unter dem Schema 0208 mit ihrer Unternehmensnummer aus der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) registriert, und der FÖD Finanzen sagt, dass Sie nicht danach fragen müssen (B2B-FAQ, F15).

OrdoGrid passend zu Ihrer Regelung einrichten

Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung, der normalen Regelung, gemischte, pauschalbesteuerte und landwirtschaftliche Unternehmen müssen alle empfangen können, in OrdoGrid oder bei einem anderen Anbieter; auch Pauschalbesteuerte und Landwirte unterzeichnen die Autorisierung (Schritt 2), selbst wenn sie nicht ausstellen müssen, weil sich die Peppol-Seiten erst danach öffnen. Für ein Unternehmen mit ausschließlich nach Artikel 44 befreiten Umsätzen sind alle Schritte freiwillig. Die Peppol-Seiten von OrdoGrid setzen eine belgische MwSt.-Nummer voraus. Wenn Sie nicht für MwSt.-Zwecke identifiziert sind, lassen Sie Numéro de TVA (Optionnel) leer: Das PDF druckt dieses Feld als Ihre MwSt.-Nummer, sodass Ihre dort eingetragene Unternehmensnummer Ihren Status falsch darstellen würde. Die Peppol-Seiten zeigen dann Numéro de TVA requis, was ohne Peppol-Pflicht kein Problem ist.

1. Geben Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil) unter Numéro de TVA (Optionnel) BE und Ihre zehnstellige Unternehmensnummer ein. Nur Inhaber und Administratoren können diese Seite bearbeiten. Peppol funktioniert nur für Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer; ohne sie zeigt OrdoGrid Numéro de TVA requis.
2. Öffnen Sie Peppol. Tragen Sie auf Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung) den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) ein, haken Sie die Bestätigung an und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation. Das ist eine getippte Bestätigung, keine qualifizierte elektronische Signatur.
3. Zeigt Réception Peppol den Hinweis Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht auf Peppol), klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren): OrdoGrid registriert Sie als 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer. Zeigt die Seite Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits registriert), empfängt ein anderer Anbieter für Sie: Klicken Sie auf Continuer en envoi seul (nur senden), oder lassen Sie sich zuerst von diesem Anbieter abmelden. Zeigt sie Référencé sur Peppol, access point non vérifié (auf Peppol gelistet, Access Point nicht geprüft), versucht Activer la réception die Registrierung; sie wird abgelehnt, wenn ein anderer Anbieter Ihre Peppol-ID bereits hält.
4. Prüfen Sie unter Peppol → Statut, dass Réception (Inbox) auf Enregistré (registriert) steht, und notieren Sie die Identifiant Peppol. Sie können sie auf lookup.peppol.org suchen, dem Werkzeug, das der FÖD Finanzen empfiehlt: Es zeigt, dass Sie empfangen können, nicht, ob Sie senden können.

Einzelheiten: Peppol in OrdoGrid einrichten.

Eine Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung über Peppol senden

1. Klicken Sie auf Nouvelle facture (neue Rechnung), wählen Sie den Kunden mit Sélectionner un client und fügen Sie Zeilen mit Ajouter un article hinzu.
2. Stellen Sie unter Options de TVA das Feld Traitement TVA auf Régime de la franchise de taxe (Feld- und Optionsnamen folgen Ihrer Dokumentsprache: bei deutschen Dokumenten MwSt.-Behandlung → Kleinunternehmerregelung, bei englischen VAT treatment → Small business exemption, bei niederländischen BTW-behandeling → Kleine ondernemingsregeling; Standard heißt auf Niederländisch Standaard). Alle Zeilen gehen auf 0 %.
3. Die Angabe zur Kleinunternehmerregelung müssen Sie nicht in die Notes aufnehmen: Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten druckt OrdoGrid den amtlichen Text selbst (siehe Hinweis unten).
4. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt und entfernen Sie den Haken bei Email, wenn der Kunde keine zusätzliche PDF-Kopie wünscht. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden).
5. In Peppol → Outbox bedeutet Traité im Netzwerk zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt.

Lieferantenrechnungen empfangen

Dokumente Ihrer Lieferanten kommen unter Peppol → Inbox an, markiert mit NOUVEAU (neu), und Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail. Prüfen Sie jedes Dokument, bezahlen Sie es über seinen Block Paiement und wählen Sie die Dokumente des Monats aus und laden Sie sie als ZIP (XML und PDF) für Ihren Buchhalter herunter. Eine Antwort mit Répondre ist freiwillig, aber der FÖD Finanzen bittet Sie, eine Rechnung, die nicht für Sie bestimmt ist, abzulehnen (Code RE). OrdoGrid verbucht empfangene Rechnungen nicht.

Rechenbeispiel: eine Webdesignerin unter der Kleinunternehmerregelung in Lüttich

Julie Lambert, selbstständige Webdesignerin in Lüttich, nutzt die Kleinunternehmerregelung: MwSt.-Nummer BE 1003.456.783, Peppol-ID 0208:1003456783, Dokumente auf Französisch. Ihr Umsatz in Belgien für 2026 beträgt 17.850,00 €. Am 28. September 2026 stellt sie die neue Website der Boulangerie Maes SRL in Lüttich (BE 0634.512.830) fertig und muss die Rechnung daher spätestens am 15. Oktober 2026 ausstellen.

1. Prüfung der Schwelle: 17.850,00 € + 1.200,00 € = 19.050,00 €, also 5.950,00 € unter 25.000 €.
2. Wenn sie auf Envoyer klickt, findet OrdoGrid die Bäckerei auf Peppol. Die strukturierte Rechnung zeigt eine MwSt.-Summe von 0,00 € und einen Zahlbetrag von 1.200,00 €, und Peppol → Outbox zeigt kurz danach Traité.
3. Die Hosting-Rechnung kommt in ihrer Inbox an. Julie prüft sie und zahlt 242,00 € mit dem QR-Code im Block Paiement. Unter der Kleinunternehmerregelung sind die 42,00 € MwSt. nicht abziehbar: Ihre Kosten betragen 242,00 €.

Variante: Wäre die Bäckerei nicht auf Peppol, zeigte OrdoGrid Peppol — ignoré mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Julie würde das PDF, eine gültige Rechnung, per E-Mail senden und einen datierten Screenshot als Nachweis aufbewahren.

Eine gemischte Praxis. Die Kiné Sambre SRL in Namur (BE 0543.210.985) ist eine Physiotherapiepraxis. Ihr Buchhalter hat schriftlich bestätigt, dass die Behandlungen nach Artikel 44 befreit sind und ihre Ergonomie-Workshops für Unternehmen mit 21 % besteuert werden. Für einen Workshop am 22. September 2026 stellt sie der Transports Gillet SRL (BE 0765.432.146) in Rechnung: 4 Stunden × 95,00 € = 380,00 € + 79,80 € MwSt. = 459,80 €, Rechnung F-2026-0058, über Peppol unter Standard. Für die Behandlungen der Patienten ist keine strukturierte Rechnung nötig. Da nicht alle ihre Umsätze befreit sind, muss sie auch empfangen: Eine Rechnung über 2.238,50 € für eine Behandlungsliege (1.850,00 € + 388,50 € MwSt.) kommt in ihrer Inbox an.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Diese Nachweise sollten Sie aufbewahren

• Ihren MwSt.-Status: die Meldung der Kleinunternehmerregelung (e604) oder die schriftliche Analyse Ihres Buchhalters dazu, welche Umsätze nach Artikel 44 befreit sind.
• Den Nachweis, dass Sie empfangen können: Peppol → Statut mit Réception (Inbox) auf Enregistré und dem Datum „Depuis le“ (seit), oder die Bestätigung Ihres anderen Anbieters.
• Für Kunden, die nicht empfangen konnten: das Datum, den Grund bei Peppol — ignoré oder das Suchergebnis und das gesendete PDF.
• Gesendete Rechnungen: das XML aus Peppol → Outbox und das PDF. Empfangene Rechnungen: ein ZIP der Inbox-Dokumente des Monats (auswählen, dann herunterladen) und einen Nachweis der Antworten, die Sie gesendet haben.

Bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrer Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid speichert die ausgetauschten Dokumente, ist aber kein gesetzlicher Archivierungsdienst.

Häufige Fragen

Muss ich als Freelancer unter der Kleinunternehmerregelung meine B2B-Rechnungen über Peppol senden?

Ja, an in Belgien niedergelassene Geschäftskunden, die Ihnen eine belgische MwSt.-Nummer angeben: Laut FÖD Finanzen gilt die Pflicht auch für die Kleinunternehmerregelung. Sie müssen außerdem empfangen können. Rechnungen an Privatpersonen und Kunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.

Braucht ein Arzt oder ein anderer MwSt.-befreiter Beruf Peppol?

Nicht, wenn alle Umsätze nach Artikel 44 befreit sind: Der FÖD Finanzen befreit solche Unternehmen vom Ausstellen und Empfangen. Mit steuerpflichtigen Umsätzen sind Sie gemischter MwSt.-Pflichtiger: Sie empfangen und stellen für die steuerpflichtigen Umsätze strukturierte Rechnungen aus.

Welchen MwSt.-Code und welche Angabe enthält eine Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung auf Peppol?

Das Gesetz verlangt „Régime particulier de la franchise de taxe“ oder „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“ anstelle des MwSt.-Betrags. Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten druckt OrdoGrid diesen Wortlaut auf das PDF und sendet die Kategorie E zu 0 % mit ihm als Befreiungsgrund (ohne VATEX-Code) und in der Dokumentnotiz des XML, wo der FÖD Finanzen (spezifische FAQ, F11) erweiterte MwSt.-Klauseln ebenfalls sehen will. Englisch- und deutschsprachige Dokumente tragen eine Übersetzung.

Was ändert sich an meinen Peppol-Pflichten, wenn ich 25.000 € überschreite?

Nichts: Sie senden und empfangen bereits. Die MwSt. ändert sich: Bis 27.500 € im Jahr 2026 behalten Sie die Regelung bis zum 31. Dezember; darüber stellen Sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, MwSt. in Rechnung.

Ich bin pauschalbesteuert. Was muss ich tun?

Schon jetzt strukturierte Rechnungen empfangen können, etwa indem Sie den Empfang in OrdoGrid aktivieren. Sie müssen sie nicht ausstellen, solange die Pauschalregelung besteht, laut FÖD Finanzen spätestens bis zum 1. Januar 2028.

Darf sich ein Unternehmen mit nur befreiten Umsätzen trotzdem bei Peppol registrieren?

Ja, über einen Peppol-Anbieter; die Registrierung gilt als Zustimmung zum Empfang strukturierter Rechnungen. OrdoGrid bietet Peppol nur Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer an. Wenn Sie sich über OrdoGrid registriert haben und den Empfang beenden möchten, klickt der Inhaber oder ein Administrator unter Peppol → Statut auf Libérer la réception.