Peppol oder EDI in Belgien: was seit 2026 konform ist

Seit dem 1. Januar 2026 muss eine Rechnung zwischen zwei in Belgien niedergelassenen Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 sein. Gesetzlicher Standard ist Peppol BIS (UBL), versandt über das Peppol-Netz. Eine bestehende EDI-Verbindung darf diese Rechnungen nur dann stattdessen transportieren, wenn beide Parteien zustimmen und die Nachricht eine EN-16931-Rechnung in UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII ist; eine klassische EDIFACT-Rechnungsnachricht genügt nicht. Was Sie auch vereinbaren: Ihr Unternehmen muss weiterhin Peppol BIS senden und empfangen können.

Dieser Leitfaden richtet sich an Lieferanten, deren große Kunden mit EDI, einem VAN oder einem Portal arbeiten, und an die Finanz- und IT-Teams, die diese Übermittlungswege betreuen. Er hilft Ihnen, jeden Übermittlungsweg einzustufen, je Kunde den gesetzlichen Kanal zu wählen und EDI und Peppol ohne doppelte Rechnungen parallel zu betreiben. Wer unter die Pflicht fällt, erklärt der Artikel Die belgische B2B-E-Rechnungspflicht; welche Felder eine strukturierte Rechnung enthält, erklärt EN 16931 und UBL.

Die Regel: was eine EDI-Verbindung seit 2026 transportieren darf

Was das Gesetz verlangt. Ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger muss für Lieferungen und Dienstleistungen an einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-pflichtigen Kunden, der ihm seine belgische MwSt.-Nummer mitteilen muss, eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch). Der Königliche Erlass Nr. 1 legt Format und Kanal fest:

Der FÖD Finanzen empfiehlt, jede Vereinbarung über ein anderes Format oder einen anderen Kanal ausdrücklich und schriftlich zu treffen, da sich eine stillschweigende Vereinbarung nur aus dem Verhalten der Parteien ableiten lässt und schwer zu beweisen ist (FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung, Frage 13). Keine Seite kann ihre Präferenz einseitig durchsetzen: Ein Kunde kann Sie ohne Ihre klare schriftliche Zustimmung nicht zur Nutzung seines Portals verpflichten (B2B-FAQ, Frage 18), und ein auf Peppol registrierter Kunde hat damit zugestimmt, dort strukturierte Rechnungen zu empfangen (Frage 9).

Europäische Syntaxliste

Die auf Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU festgelegte Liste der zwei Syntaxen, in denen eine EN-16931-Rechnung ausgedrückt werden darf: UBL-2.1-Nachrichten für Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) sowie die Cross Industry Invoice (CII) D16B von UN/CEFACT. Die Europäische Kommission weist darauf hin, dass UN/EDIFACT nicht auf der Liste steht.

Die Norm hat zwar eine technische Abbildung auf EDIFACT (CEN/TS 16931-3-4, INVOIC D16B). Da EDIFACT aber nicht auf der Syntaxliste steht, akzeptiert das belgische Recht es nicht, auch nicht bei vollständiger Abbildung auf EN 16931 (Europäische Kommission, erforderliche Syntaxen).

Klassisches EDI

Elektronischer Datenaustausch, der je Geschäftsbeziehung eingerichtet wird: ein Nachrichtenformat (oft EDIFACT, etwa das im Handel genutzte EANCOM-Subset, oder das eigene XML des Abnehmers), das über einen für diesen Partner eingerichteten Kanal läuft, zum Beispiel ein VAN (Value-Added Network), AS2, SFTP oder ein Lieferantenportal.

Welche Übermittlungswege für eine belgische B2B-Rechnung unter der Pflicht gültig sind

Außerhalb der belgischen Pflicht (im Ausland niedergelassene Kunden, Privatpersonen) bleibt eine EDIFACT-Rechnung eine gewöhnliche elektronische Rechnung, die das Einverständnis des Kunden erfordert. Nachrichten, die keine Rechnungen sind, etwa Bestellungen (ORDERS) und Lieferavis (DESADV), fallen nicht unter die Pflicht und können über EDI weiterlaufen.

Peppol und klassisches EDI im Vergleich

Peppol ist selbst eine Form von EDI: strukturierte Daten, die zwischen Systemen ausgetauscht werden. Der Unterschied: Netz, Kennungen und Regelwerk werden geteilt, sodass eine einzige Anbindung jedes registrierte Unternehmen erreicht. Zu den Grundlagen des Netzes siehe Peppol-Zugangspunkte.

Was „zertifiziert“ bei einem Peppol-Zugangspunkt bedeutet

In Belgien tritt ein Peppol-Dienstleister OpenPeppol bei, unterzeichnet die Peppol-Dienstleistervereinbarung mit der belgischen Peppol-Behörde, besteht Konformitätstests mit Testzertifikaten, erhält Produktionszertifikate und wird danach in die Listen zertifizierter Dienstleister von OpenPeppol und der Behörde aufgenommen (Belgische Peppol-Behörde). Der FÖD BOSA hat diese Rolle seit 2016 inne; der FÖD Finanzen übernimmt sie ab 2027. Um einen Dienstleister zu prüfen, auch einen EDI-Dienstleister, der zusätzlich Peppol anbietet, suchen Sie ihn in der Liste zertifizierter Dienstleister von OpenPeppol, die für jeden Dienstleister die Peppol-Behörde angibt. OpenPeppol verlangt von seinen Dienstleistern außerdem bis zum 1. Oktober 2027 eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder ein anerkanntes Äquivalent; diese Pflicht trifft den Dienstleister, nicht Sie.

Kosten im Vergleich

Holen Sie Angebote Posten für Posten ein, denn die Preise hängen von Dienstleister und Volumen ab. Kleine Gesellschaften und selbstständige natürliche Personen können 120 % der Kosten von Rechnungssoftware abziehen, mit der sie strukturierte Rechnungen ausstellen, senden und empfangen, etwa Abonnements und Implementierungsberatung, aber keine Abschreibungen, und zwar für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 (Gesetz vom 6. Februar 2024); fragen Sie Ihren Buchhalter, ob bestimmte EDI- oder VAN-Gebühren darunterfallen.

Einen bestehenden EDI-Rechnungsweg mit sechs Fragen prüfen

Führen Sie diese Prüfung für jeden Kunden durch, der Ihre Rechnungen außerhalb von Peppol erhält.

1. Welche Syntax hat die Rechnungsnachricht? EDIFACT, proprietäres XML oder ein Flatfile: für einen Kunden unter der Pflicht nicht konform, weiter zur Kanalwahl unten. UBL 2.1 oder CII D16B: weiter.
2. Gibt die Nachricht EN 16931 an und erfüllt sie die Norm? Die Spezifikationskennung (BT-24) sollte mit urn:cen.eu:en16931:2017 beginnen, und Ihr Dienstleister sollte für echte Rechnungen und Gutschriften einen fehlerfreien Validierungsbericht nach den offiziellen EN-16931-Regeln vorlegen können.
3. Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, die Format, Kanal, Dokumentarten (Rechnungen und Gutschriften) und Startdatum nennt?
4. Können beide Parteien weiterhin Peppol BIS ausstellen und empfangen? Prüfen Sie Ihre eigene Registrierung und die des Kunden auf lookup.peppol.org, indem Sie 0208: gefolgt von der Unternehmensnummer eingeben. Die Suche zeigt die Empfangsfähigkeit, nicht die Sendefähigkeit: Lassen Sie sich die Sendefähigkeit vom Kunden (oder von Ihrem eigenen Dienstleister) schriftlich bestätigen.
5. Sind die Anlagen in die Nachricht eingebettet? Belege sind rechtlich Teil der Rechnung und müssen über denselben Kanal laufen, nicht per separater E-Mail (B2B-FAQ, Fragen 19 bis 22).
6. Ist es der einzige Kanal für diese Rechnungen? Wir empfehlen einen einzigen Kanal: Eine zweite Ausfertigung als Peppol-Rechnung, als PDF oder per Portal-Upload ist nicht verboten (eine PDF-Kopie ist freiwillig), aber Peppol erkennt keine Dubletten, und das Forum der belgischen Peppol-Dienstleister rät vom doppelten Versand ab.

Ein Übermittlungsweg, der alle sechs Fragen besteht, darf bleiben. Die Fragen 1, 2, 4 und 5 sind gesetzliche Bedingungen: Jedes „Nein“ bedeutet, diesen Kunden auf Peppol umzustellen oder den Übermittlungsweg vor der nächsten Rechnung in Ordnung zu bringen. Die Fragen 3 und 6 sind unsere Empfehlungen: Eine Vereinbarung kann rechtlich auch stillschweigend bestehen, aber eine schriftliche macht den Übermittlungsweg nachweisbar, und ein einziger Kanal verhindert doppelte Buchungen.

Den Kanal je Kunde wählen

EDI und Peppol parallel betreiben, ohne doppelte Rechnungen

Was wir empfehlen.

1. Legen Sie je Kunde einen einzigen gesetzlichen Rechnungskanal fest und vermerken Sie ihn in der Kundenakte (in OrdoGrid im Feld Notes des Kunden).
2. Senden Sie dieselbe Rechnung nie über zwei Kanäle. Peppol erkennt keine Dubletten (spezifische FAQ des FÖD Finanzen, Frage 4), und am 8. September 2026 empfahl das Forum der belgischen Peppol-Dienstleister, ausschließlich über Peppol zu senden, wenn der Empfänger dort empfängt.
3. Senden Sie eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) im selben Format wie die Rechnung, die sie berichtigt, und über denselben Kanal. Bei einer strukturierten Rechnung ist dasselbe Format gesetzlich vorgeschrieben (Art. 53 § 2bis Abs. 3 MwSt.-Gesetzbuch) und derselbe Kanal unsere Empfehlung; für eine Gutschrift zu einer vor 2026 ausgestellten Rechnung gilt keine Formatvorgabe.
4. Halten Sie den Peppol-Empfang aktiv, auch wenn alle Ihre Kunden EDI nutzen: Ihre belgischen Lieferanten senden ihre Rechnungen an Ihre Peppol-Registrierung.
5. Wenn manche Rechnungen aus einem anderen System kommen, geben Sie ihnen einen eigenen Nummernkreis. Die Nummerierung darf auf einem oder mehreren Nummernkreisen beruhen, jeder fortlaufend und eindeutig (Art. 5 § 1 Nr. 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1).

In OrdoGrid: Peppol, kein EDI

Was OrdoGrid tut. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden. Es bietet kein EDIFACT, kein AS2, keine VAN-Anbindung und keine Uploads in Portale von Abnehmern: Die UBL-Datei entsteht nur für einen Peppol-Versand, und die E-Mails enthalten das PDF ohne XML. Der Peppol-Versand erfordert ein Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer (BE) und eine unterzeichnete Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung). Viele Bezeichnungen bleiben in jeder Oberflächensprache französisch. Den vollständigen ersten Versand beschreibt Ihre erste Peppol-Rechnung senden.

So prüfen Sie, ob ein Kunde, der EDI verlangt, über Peppol empfangen kann, und senden ihm die Rechnung:

1. Öffnen oder erstellen Sie unter Kunden den Kunden mit seiner N° de TVA (MwSt.-Nummer). Verlangt der Kunde eine Bestellnummer, aktivieren Sie Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellnummer für Rechnungen verlangen). Ein Feld für eine Peppol-ID gibt es nicht: OrdoGrid findet den Kunden beim Versand über seine MwSt.-Nummer.
2. Erstellen Sie die Rechnung mit Nouvelle facture (neue Rechnung) und tragen Sie die Bestellnummer unter N° bon de commande (Bestellnummer) ein. OrdoGrid sendet sie als Käuferreferenz (BT-10); Peppol BIS verlangt auf jeder Rechnung eine Käufer- oder Bestellreferenz (Regel PEPPOL-EN16931-R003). Ein eigenes Feld für die Bestellreferenz (BT-13) hat OrdoGrid nicht: Ordnet der Abnehmer Rechnungen nur über BT-13 den Bestellungen zu, vereinbaren Sie mit ihm, dass er BT-10 liest.
3. Klicken Sie auf Envoyer (senden). Während Vérification de l'éligibilité... (Prüfung der Peppol-Eignung) sucht OrdoGrid den Kunden; wird er gefunden, ist Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) angehakt.
4. Entfernen Sie den Haken bei Email, außer der Kunde hat eine Kopie verlangt, und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden).
5. Verfolgen Sie den Versand unter Peppol → Outbox. Traité (verarbeitet) bedeutet Zustellung im Netz, nicht Annahme. Sendet der Kunde eine Rechnungsantwort (Invoice Response) und liegt Ihr Empfang bei OrdoGrid, erscheint sie bei der Rechnung.

Zeigt das Fenster Peppol — ignoré (übersprungen) mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (Kunde nicht auf Peppol registriert), klären Sie die MwSt.-Nummer mit dem Kunden und suchen Sie 0208: mit seiner Unternehmensnummer auf lookup.peppol.org, bevor Sie die Auffanglösung nutzen.

Empfangen, wenn Ihr EDI-Dienstleister Sie bereits registriert hat. Der Empfang eines Peppol-Dokumenttyps kann jeweils nur bei einem Dienstleister liegen. Hat Ihr EDI- oder ERP-Dienstleister Sie registriert, zeigt Réception Peppol (Peppol-Empfang) Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits auf Peppol registriert): Wählen Sie Continuer en envoi seul (nur senden) und empfangen Sie weiter dort. Im Nur-Senden-Modus gehen auch die Rechnungsantworten (Invoice Response), die Kunden zu Ihren OrdoGrid-Rechnungen senden, an diese Registrierung: Prüfen Sie sie bei Ihrem anderen Dienstleister, denn sie kommen nicht in OrdoGrid an. Um den Empfang zu OrdoGrid zu verlegen, muss der bisherige Dienstleister Sie zuerst abmelden, denn OrdoGrid unterstützt das Peppol-Verfahren mit Migrationsschlüssel nicht. Wenn Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren) klicken, registriert OrdoGrid 0208: mit Ihrer Unternehmensnummer, einschließlich der Dokumenttypen für das Gutschriftverfahren (Selbstfakturierung), und Peppol → Statut zeigt Ihre Identifiant Peppol (Peppol-Kennung).

Was bei einem vereinbarten EDI-Kanal zu tun ist. Vereinbaren Sie mit einem Kunden UBL oder CII über seinen EDI-Kanal, kann OrdoGrid diese Übermittlung nicht leisten. Stellen Sie die Rechnungen dieses Kunden mit dem Werkzeug Ihres EDI-Dienstleisters in einem eigenen Nummernkreis aus und senden Sie sie nicht zusätzlich aus OrdoGrid.

Rechenbeispiel: eine Handelskette, die EANCOM-Rechnungen verlangt

Cartonnages Lemaire SRL, ein Verpackungshersteller in Mouscron, fakturiert 38 belgische Geschäftskunden über Peppol aus OrdoGrid. Im September 2026 gewinnt das Unternehmen einen Auftrag der Bouwmarkt Verhaegen NV, einer Baumarktkette in Mechelen. Laut dem Lieferantenhandbuch von Verhaegen aus dem Jahr 2019 gehen Bestellungen als EANCOM-ORDERS-Nachrichten hinaus, und Rechnungen müssen als EANCOM-INVOIC-Nachrichten (EDIFACT, Verzeichnis D96A) zurückkommen, beides über sein VAN.

1. Den Abnehmer prüfen. Die Büroleiterin von Lemaire gibt 0208: und die Unternehmensnummer von Verhaegen auf lookup.peppol.org ein und stellt fest, dass Verhaegen für den Empfang von Rechnungen und Gutschriften nach Peppol BIS Billing registriert ist. Sie speichert einen datierten Screenshot.
2. Den Übermittlungsweg einstufen. EANCOM INVOIC ist EDIFACT und kann daher für diesen belgischen Kunden nicht die gesetzliche Rechnung sein, mit oder ohne Vereinbarung. Die Kreditorenbuchhaltung von Verhaegen bestätigt per E-Mail, dass Rechnungen und Gutschriften ab der ersten Rechnung nur über Peppol kommen, ohne PDF- oder EDIFACT-Kopie. Die Bestellungen kommen weiter über das VAN; das Gesetz erfasst sie nicht.
3. Die Rechnung senden. Die erste Lieferung wird als F-2026-0318 fakturiert, datiert auf den 5. Oktober 2026, fällig am 4. November 2026, mit der Bestellnummer von Verhaegen, 4500098812, unter N° bon de commande.

Die Summe mit MwSt., zugleich der Zahlbetrag, beträgt 6.969,60 €. Die EN 16931 berechnet die MwSt. auf die Summe der Kategorie 21 %: 21 % × 5.760,00 € = 1.209,60 €. OrdoGrid prüft die Datei vor der Zustellung, also muss 5.760,00 € + 1.209,60 € genau 6.969,60 € ergeben. Wenige Minuten nach Sauvegarder & Envoyer zeigt die Zeile unter Peppol → Outbox den Status Traité. OrdoGrid sendet 4500098812 als Käuferreferenz (BT-10); ein eigenes Feld für die Bestellreferenz (BT-13) gibt es nicht. Vor dem ersten Versand hat die Kreditorenbuchhaltung von Verhaegen der Büroleiterin von Lemaire bestätigt, dass sie Peppol-Rechnungen über BT-10 den Bestellungen zuordnet, sodass die Rechnung ohne Abtippen der EDI-Bestellung zugeordnet wird.

4. Mit einer Gutschrift berichtigen. Am 9. Oktober meldet Verhaegen 100 beim Transport beschädigte Displayschalen. Lemaire markiert F-2026-0318 in der Liste Factures (Rechnungen) und klickt auf Note de crédit (Gutschrift). OrdoGrid übernimmt alle Zeilen der Rechnung: Die Zeile mit den Versandkartons wird gelöscht und die Menge der Displayschalen auf 100 gesetzt. Die Gutschrift NC-2026-0027 umfasst 100 × 4,20 € = 420,00 € zuzüglich 88,20 € MwSt., insgesamt 508,20 €, und verweist auf F-2026-0318. Der Buchhalter von Lemaire bestätigt, dass Art. 79 MwSt.-Gesetzbuch anwendbar ist, und OrdoGrid fügt den Vermerk „T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite“ (Königlicher Erlass Nr. 4, Art. 4 § 1) selbst ein, weil die Gutschrift belgische MwSt. enthält und der Kunde eine MwSt.-Nummer hat. Die Gutschrift geht wie die Rechnung über Peppol. Der offene Betrag von F-2026-0318 sinkt auf 6.969,60 € − 508,20 € = 6.461,40 €.
5. Die Variante. Hätte Verhaegen auf seinem VAN bestanden, wäre die einzige konforme Möglichkeit eine schriftliche Vereinbarung über eine EN-16931-Rechnung in UBL 2.1 oder CII D16B über dieses VAN gewesen, wobei beide Unternehmen Peppol weiter nutzen können. Lemaire hätte die Rechnungen an Verhaegen dann mit dem Werkzeug seines EDI-Dienstleisters in einem eigenen Nummernkreis ausgestellt, etwa V-2026-0001, und nicht aus OrdoGrid.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie ausgestellte und erhaltene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), mit gewährleisteter Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit während des gesamten Zeitraums. Die Aufbewahrung der ursprünglichen XML-Datei ist nicht vorgeschrieben, wird vom FÖD Finanzen aber dringend empfohlen.

Was wir empfehlen.

Was OrdoGrid tut. Für jeden Peppol-Versand archiviert OrdoGrid das genau übermittelte XML und PDF mit ihren Hashwerten. Laden Sie sie in der Outbox-Zeile herunter (XML oder PDF) oder markieren Sie Zeilen für eine ZIP-Datei. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsfrist.

Häufige Fragen

Eine Handelskette, die ich beliefere, verlangt EDIFACT-Rechnungen. Bin ich konform?

Nicht, wenn die Kette ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen ist: EDIFACT steht nicht auf der europäischen Syntaxliste und kann daher die gesetzliche Rechnung nicht tragen, auch nicht mit Vereinbarung. Senden Sie Peppol BIS oder vereinbaren Sie schriftlich eine EN-16931-Rechnung in UBL oder CII über ihren EDI-Kanal.

Ist Peppol nur eine andere Form von EDI?

Technisch handelt es sich um strukturierten Austausch zwischen Systemen, aber über ein offenes Netz mit gemeinsamen Kennungen, gemeinsamem Transport (AS4) und gemeinsamen Regeln, an das Sie sich über einen zertifizierten Dienstleister Ihrer Wahl anschließen. In Belgien ist es zudem der gesetzliche Standard für B2B-Rechnungen.

Kann mein Kunde mir sein EDI-Netz oder Portal vorschreiben?

Nicht einseitig. Standard ist Peppol BIS; ein anderes Format oder ein anderer Kanal braucht die Zustimmung beider Parteien, und laut FÖD Finanzen erfordert ein Portal Ihre klare schriftliche Zustimmung. Ein Lieferantenvertrag kann dennoch kommerziellen Druck erzeugen: Verhandeln Sie dessen Rechnungsklausel.

Dürfen wir EDI für Bestellungen und Lieferavis behalten?

Ja. Die Pflicht betrifft Rechnungen sowie die Gutschriften und Belastungsanzeigen, die sie berichtigen. Bestellungen, Lieferavis und andere Nachrichten können über EDI weiterlaufen.

Brauchen wir Peppol noch, wenn wir UBL über AS2 vereinbaren?

Ja. Artikel 13quater des Königlichen Erlasses Nr. 1 verlangt die technischen Mittel, Peppol BIS auszustellen und zu empfangen, auch wenn ein anderes Format vereinbart ist. Fehlen sie, droht eine Geldbuße von 1.500 € für einen ersten Verstoß, 3.000 € für einen zweiten und 5.000 € für jeden weiteren.

Können mein EDI-Dienstleister und OrdoGrid beide unseren Peppol-Verkehr abwickeln?

Senden ist aus mehreren Werkzeugen möglich. Der Empfang eines Dokumenttyps kann nur bei einem Dienstleister liegen; wählen Sie in OrdoGrid Continuer en envoi seul (nur senden), wenn ein anderer Dienstleister Ihre Registrierung hält. Rechnungsantworten zu Ihren Rechnungen gehen dann an diesen Dienstleister.

Kann OrdoGrid EDIFACT senden oder in ein Portal eines Abnehmers hochladen?

Nein. OrdoGrid sendet Peppol BIS über einen zertifizierten Zugangspunkt und verschickt PDFs per E-Mail. Es erzeugt keine EDIFACT-Dateien und hat keine AS2-, VAN- oder Portalanbindung.

Bedeutet Traité in der Outbox, dass der Abnehmer die Rechnung angenommen hat?

Nein. Es bestätigt die Zustellung im Netz. Nur eine Rechnungsantwort (Invoice Response), im Standard-Peppol optional, gibt die Entscheidung des Abnehmers wieder, etwa AP (angenommen) oder RE (abgelehnt).