Pflichtangaben auf belgischen Rechnungen: die Checkliste 2026

Welche Angaben eine belgische MwSt.-Rechnung enthalten muss, regelt Artikel 5 § 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1, des Durchführungserlasses zum MwSt.-Gesetzbuch für die Rechnungsstellung; Gesellschaften und Vereinigungen ergänzen die Angaben von Artikel 2:20 des Gesetzbuchs der Gesellschaften und Vereinigungen. Peppol ändert den Kanal, nicht diese Liste. Fälligkeitsdatum, IBAN, strukturierte Mitteilung und Bestellnummer erleichtern die Zahlung, sind aber keine MwSt.-Angaben.

Diese Referenz richtet sich an Unternehmer, Selbstständige, Buchhalter und Fakturierungsteams. Für jede Angabe nennt sie die Rechtsgrundlage, das Peppol-Feld, in dem sie steht, und das OrdoGrid-Feld, das sie erzeugt. Die Wahl der MwSt.-Behandlung erklärt MwSt.-Regelungen auf belgischen Rechnungen, die Nummerierung Rechnungsnummerierung in Belgien und das strukturierte Datenmodell EN 16931 und UBL.

Welche Rechnung Sie ausstellen müssen

Vereinfachte Rechnung

Nach Art. 13 des Königlichen Erlasses Nr. 1 zulässige Rechnung, die nur Datum und Nummer enthalten muss, Name, Sitzanschrift und MwSt.-Nummer des Lieferanten, die MwSt.-Nummer des Kunden (sonst seinen Namen und seine vollständige Anschrift), die Art der Waren oder Dienstleistungen sowie je Satz die Besteuerungsgrundlage und den MwSt.-Gesamtbetrag. Eine vereinfachte Gutschrift muss zusätzlich konkret auf die ursprüngliche Rechnung verweisen und die geänderten Angaben nennen.

Die vollständige Rechnung, Angabe für Angabe

Die Ziffern beziehen sich auf Artikel 5 § 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1; die Peppol-Begriffe sind die EN-16931-Geschäftsbegriffe von Peppol BIS Billing 3.0. Die Fakturierungsmasken von OrdoGrid sind in jeder Oberflächensprache französisch. Die Beschriftungen N°, Date und Échéance in der Vorschau und die Auswahl unter Options de TVA folgen der Langue des documents (Dokumentsprache); dieser Artikel zitiert sie für französische Dokumente.

Die MwSt.-Nummer des Kunden ist eine allgemeine Pflichtangabe. Ziffer 3° verlangt sie auf jeder vollständigen Rechnung an einen für MwSt.-Zwecke erfassten Kunden, auch auf einer gewöhnlichen Inlandsrechnung mit 21 %. Nur Rechnungen an Kunden ohne MwSt.-Nummer, etwa Privatpersonen, kommen ohne sie aus. Seit dem 19. September 2023 beginnen neue Unternehmensnummern mit 1 (BE1…). Ohne diese Nummer sendet OrdoGrid nicht über Peppol: Das Sendefenster zeigt Peppol — ignoré mit Pas de numéro de TVA client (keine MwSt.-Nummer des Kunden).

Preise und Währung. Eine vollständige Rechnung mit ausschließlich Bruttoeinzelpreisen erfüllt Ziffer 8° nicht, und ein nicht im Einzelpreis enthaltener Rabatt muss erscheinen. Sie dürfen in einer anderen Währung fakturieren, der MwSt.-Gesamtbetrag muss aber auch in Euro angegeben werden (9°). Der Editor von OrdoGrid hat keine Währungsauswahl und arbeitet standardmäßig in EUR.

Frist. Stellen Sie die Rechnung spätestens am 15. des Monats nach dem Steuertatbestand aus (Art. 4): in der Regel die Lieferung der Ware oder die Fertigstellung der Dienstleistung; bei einer Anzahlung der Monat der Vereinnahmung; bei periodischen Abrechnungen das Ende des Zeitraums.

Die strukturierte Datei enthält die Angaben. Für betroffene B2B-Umsätze ist die strukturierte E-Rechnung die einzige gesetzlich vorgeschriebene Rechnung; eine PDF-Kopie ist freiwillig, und der Kunde darf eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (B2B-FAQ, Q11 und Q12). Der FÖD Finanzen verlangt erweiterte MwSt.-Klauseln als Dokumentnotiz (BT-22) und im Befreiungsgrund (BT-120) (spezifische FAQ, Q11), und Peppol erlaubt nur eine Dokumentnotiz (Regel PEPPOL-EN16931-R002). OrdoGrid befüllt beide: Der Befreiungsgrund enthält den Vermerk, den OrdoGrid auf das PDF druckt, in der Dokumentsprache, und die einzige Dokumentnotiz fasst diesen Vermerk, den Vermerk zur zurückzuzahlenden MwSt. auf einer Gutschrift, die einem Kunden mit MwSt.-Nummer belgische MwSt. erstattet, und Ihre Notes zusammen (ein wörtlich wiederholter Absatz erscheint nur einmal). Der Text aus Mentions légales (pied de page des factures) wird als BT-33 übermittelt (siehe unten). Der MwSt.-Vermerk, Ihre Ergänzungen in Notes und Ihre gesellschaftsrechtlichen Angaben erreichen Ihren Kunden damit in den strukturierten Feldern und nicht nur über das in die Peppol-Datei eingebettete PDF. Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten ist der MwSt.-Vermerk der amtliche Wortlaut, bei Reverse Charge im Bau also der vollständige Text von Artikel 20 § 3.

Gesellschaftsrechtliche Angaben für Gesellschaften und Vereinigungen

Artikel 2:20 des Gesetzbuchs der Gesellschaften und Vereinigungen gilt für Rechnungen, Briefe, Bestellscheine und Websites jeder juristischen Person, VoG eingeschlossen; Selbstständige als natürliche Personen fallen nicht darunter. Wer für die Gesellschaft in einem Dokument ohne diese Angaben handelt, kann für die eingegangenen Verpflichtungen ganz oder teilweise persönlich haftbar gemacht werden (Art. 2:22).

Profil entreprise enthält ein Feld Mentions légales (pied de page des factures) (Pflichtangaben, Fußzeile der Rechnungen). Dieser Text wird in der Fußzeile jedes Rechnungs- und Gutschrift-PDFs gedruckt und in der Peppol-Datei als zusätzliche rechtliche Information des Verkäufers (BT-33) übermittelt, dem Feld, in dem der FÖD Finanzen diese Daten vorzugsweise sieht (spezifische FAQ, Q14). Geben Sie die gesellschaftsrechtliche Zeile dort einmal ein und prüfen Sie sie mit Aperçu du PDF (PDF-Vorschau).

Vorgeschriebene Vermerke: wörtlich übernehmen

Wo der Erlass einen Wortlaut festlegt, verwenden Sie ihn Wort für Wort. Die amtlichen Texte gibt es auf Französisch und Niederländisch; Justel veröffentlicht keine koordinierte deutsche Fassung des Königlichen Erlasses Nr. 1, und wir haben keinen amtlichen deutschen Wortlaut gefunden.

Arbeiten an Immobilien und die in Artikel 20 genannten Installationen, die ein in Belgien ansässiger Unternehmer einem Kunden mit periodischen MwSt.-Erklärungen in Rechnung stellt, verlangen seit dem 1. Januar 2023 diesen vollständigen Text (Artikel 20 § 3; siehe Reverse Charge im Bau). Übernehmen Sie die Fassung in der Sprache Ihrer Rechnung (zuerst Französisch, dann Niederländisch):

Autoliquidation : En l'absence de contestation par écrit, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la facture, le client est présumé reconnaître qu'il est un assujetti tenu au dépôt de déclarations périodiques. Si cette condition n'est pas remplie, le client endossera, par rapport à cette condition, la responsabilité quant au paiement de la taxe, des intérêts et des amendes dus.

Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren verlangen einen Verweis auf die Befreiungsvorschrift oder einen anderen Hinweis auf die Befreiung (10°); ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Der MwSt.-Satz von 6 % für Wärmepumpen in Wohnungen (2026 bis 2030) verlangt einen langen Vermerk aus dem Königlichen Erlass vom 18. Dezember 2025.

Was OrdoGrid druckt und was Sie ergänzen

Der gedruckte Text folgt Profil entreprise → Langue des documents (Dokumentsprache); die Tabelle zeigt französische Dokumente. Englisch- und deutschsprachige Dokumente tragen eine Übersetzung, da es in diesen Sprachen keinen amtlichen Text gibt: Verwenden Sie französisch- oder niederländischsprachige Dokumente, wenn Sie den amtlichen Wortlaut wollen (im niederländischen Sprachgebiet ist Niederländisch ohnehin vorgeschrieben).

Nützlich, aber keine MwSt.-Angaben

OrdoGrid so einrichten, dass jede Rechnung alle Pflichtangaben enthält

1. Öffnen Sie im Profilmenü Unternehmensprofil (Seite Profil entreprise; nur Inhaber und Administratoren können sie ändern) und geben Sie Nom de l'entreprise mit Rechtsform ein, den Sitz in Adresse, Code postal, Ville, Pays und Numéro de TVA (Optionnel), die für Peppol mit BE beginnen muss. Wählen Sie die Langue des documents (Dokumentsprache) und geben Sie die gesellschaftsrechtliche Zeile in Mentions légales (pied de page des factures) ein.
2. Öffnen Sie den Kunden in Base Clients (Kundenstamm) oder klicken Sie auf Ajouter un client (Kunden hinzufügen). Wählen Sie den Type de client: Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) oder Particulier (Privatperson). Geben Sie bei einem Unternehmen die N° de TVA ein und prüfen Sie Name und Anschrift aus der Abfrage (Kennzeichnung Registre belge (BCE), d. h. die Zentrale Datenbank der Unternehmen (ZDU), oder VIES (UE)).
3. Klicken Sie auf Nouvelle facture (neue Rechnung) und prüfen Sie N°, Date und Échéance. Wurden die Waren an einem anderen Tag geliefert oder wurde die Dienstleistung an einem anderen Tag abgeschlossen, tragen Sie dieses Datum unter Liefer- / Leistungsdatum ein (bei einer je Zeitraum abgerechneten Dienstleistung das Enddatum des Zeitraums).
4. Füllen Sie jede Zeile aus: Description, bei einer je Zeitraum abgerechneten Dienstleistung mit dem Zeitraum; Quantité, Unité, Prix Unitaire, TVA; Rabatte mit Réduction d'article.
5. Wählen Sie unter Options de TVA die Regelung. Jede andere Regelung als Standard setzt alle Zeilen auf 0 %.
6. Ergänzen Sie in Notes, was OrdoGrid nicht druckt, etwa Verweise auf frühere Rechnungen.
7. Klicken Sie auf Aperçu du PDF und vergleichen Sie das Ergebnis mit dieser Checkliste.
8. Klicken Sie auf Envoyer (senden), lassen Sie Envoi électronique via Peppol für einen belgischen Geschäftskunden angehakt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden).

Ändern Sie den Text nach dem Versand nicht mehr: Ihr Kunde behält die versandte Fassung. Korrigieren Sie mit einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), die Sie aus der Rechnung mit Note de crédit anlegen; ihr Block Facture d'origine (ursprüngliche Rechnung) enthält Nummer und Datum der Rechnung, das PDF druckt beides, die Peppol-Datei enthält die Nummer. Siehe Rechnung korrigieren oder gutschreiben.

Wenn das PDF die gesetzliche Rechnung ist

Ein PDF oder eine Papierrechnung ist die gesetzliche Rechnung für Privatpersonen, ausländische Kunden und einen belgischen Kunden, der technisch keine strukturierten Rechnungen empfangen kann (Art. 53 § 2bis letzter Absatz MwSt.-Gesetzbuch). Das PDF muss dann selbst alle Angaben enthalten:

• Ist Prix unitaires TVAC (TVA incluse) (Einzelpreise inklusive MwSt.) angehakt, zeigt das PDF nur Bruttoeinzelpreise. Entfernen Sie das Häkchen, bevor Sie eine vollständige Rechnung ausstellen; die Beträge ändern sich nicht.
• Bei mehreren MwSt.-Sätzen druckt das PDF einen einzigen MwSt.-Gesamtbetrag und keine Besteuerungsgrundlage je Satz: Stellen Sie eine Rechnung je Satz aus oder lassen Sie das Layout von Ihrem Buchhalter bestätigen.
• Gesellschaftsrechtliche Angaben erscheinen nur, wenn Sie Mentions légales (pied de page des factures) ausgefüllt haben, und amtliche MwSt.-Vermerke nur auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten.

Rechenbeispiel: Atelier Nord SRL stellt Imprimerie Dubois SA eine Rechnung

Atelier Nord SRL, ein Grafikstudio mit Sitz Rue Saint-Gilles 52, 4000 Liège (Unternehmensnummer 0784.512.343), hat den Herbstkatalog von Imprimerie Dubois SA, Chaussée de Louvain 18, 5000 Namur (BE1012.345.646, eine neue Nummer mit 1 am Anfang), gestaltet. Die Arbeit endete am 30. September 2026, die Rechnung muss also spätestens am 15. Oktober ausgestellt sein. Atelier Nord stellt F-2026-0142 am 9. Oktober 2026 aus und sendet sie über Peppol.

In der Peppol-Datei enthält BT-10 BC-2026-311, BT-72 das Datum 2026-09-30 und BT-33 die gesellschaftsrechtliche Zeile, die MwSt.-Aufschlüsselung zeigt Kategorie S zu 21 % mit 2.358,00 € und 495,18 €, und Zeile 1 weist einen Rabatt von 102,00 € aus.

Variante: Reverse Charge im Bau

Menuiserie Lejeune SRL (BE0812.334.418) baut Küchenschränke in eine neue Wohnung für Immo Meuse SRL (BE0791.356.880) ein, die periodische MwSt.-Erklärungen abgibt. Die Rechnung F-2026-0087 vom 12. Oktober 2026 enthält eine Zeile über 7.800,00 € und berechnet keine MwSt.: Mit Régime cocontractant setzt OrdoGrid die Zeile auf 0 %, und die Peppol-Datei enthält die Kategorie AE. OrdoGrid druckt den vollständigen Text von Artikel 20 § 3 in der Dokumentsprache (hier Französisch) und sendet ihn in der Peppol-Datei; zu zahlen sind 7.800,00 €. Immo Meuse erklärt die MwSt. selbst: 1.638,00 €, wenn der Satz von 21 % gilt.

Variante: Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung aus Löwen

Julie Peeters, Illustratorin in Löwen unter der Kleinunternehmerregelung (BE0665.543.229), berechnet Vervloet Communicatie BV (BE1034.567.851) drei Illustrationen zu je 150,00 €: 450,00 €, ohne MwSt. Ihr Betriebssitz liegt im niederländischen Sprachgebiet, die gesetzlich vorgeschriebenen Teile müssen daher auf Niederländisch sein (flämisches Dekret vom 19. Juli 1973): Sie stellt die Langue des documents auf Niederländisch, wählt unter Options de TVA die Kleinunternehmerregelung (bei niederländischen Dokumenten heißt die Option „Kleine ondernemingsregeling“), und OrdoGrid druckt dann „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“. Die Rechnung wird über Peppol versandt. Mehr dazu in Kleinunternehmerregelung.

Häufige Fehler und Sonderfälle

Fehlt eine Angabe, riskiert der Lieferant ein MwSt.-Bußgeld wegen fehlender oder unrichtiger Angaben (Art. 70 § 2 MwSt.-Gesetzbuch). Nach dem Grundsatz „Substanz vor Form“ behält der Kunde seinen Vorsteuerabzug, wenn die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind und er den Umsatz vor Abschluss der Prüfung anders nachweist (Bußgeldpolitik des FÖD Finanzen, Nr. 71).

Aufzubewahrende Nachweise

• Die versandte Datei: Wählen Sie unter Peppol → Outbox die Rechnungen aus und laden Sie das ZIP mit den Ordnern xml und pdf herunter.
• Das PDF wie ausgestellt: Originaldokument im Bereich Abrechnung bleibt unverändert.
• Der Status des Kunden: seine MwSt.-Nummer und bei Arbeiten an Immobilien jede Erklärung, dass er keine periodischen Erklärungen abgibt; dann gilt Artikel 20 nicht.
• Vereinbarungen: jede schriftliche Vereinbarung über ein anderes Format oder einen anderen Kanal als Peppol BIS.
• Aufbewahrung: 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), länger für Unterlagen zur Berichtigung der MwSt. auf Immobilien. OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivdienst.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine belgische Rechnung enthalten?

Datum und fortlaufende Nummer; Ihr Name, Ihre Sitzanschrift und MwSt.-Nummer; Name, Anschrift und MwSt.-Nummer des Kunden; Art, Menge und, falls abweichend, Datum des Umsatzes; je Satz die Besteuerungsgrundlage und den Einzelpreis ohne MwSt.; die Sätze und den MwSt.-Gesamtbetrag; und jeden vorgeschriebenen Vermerk. Gesellschaften und Vereinigungen ergänzen Rechtsform, Unternehmensnummer und RJP (frz. RPM, ndl. RPR) mit dem Gericht.

Ist die MwSt.-Nummer des Kunden auf jeder B2B-Rechnung Pflicht?

Ja, auf jeder vollständigen Rechnung an einen für MwSt.-Zwecke erfassten Kunden, unabhängig von der MwSt.-Behandlung (Art. 5 § 1 3° des Königlichen Erlasses Nr. 1). Nur Rechnungen an Kunden ohne MwSt.-Nummer, etwa Privatpersonen, kommen ohne sie aus, und OrdoGrid braucht sie für den Peppol-Versand.

Sind Fälligkeitsdatum, IBAN und strukturierte Mitteilung Pflichtangaben?

Nein. Sie stehen nicht in Artikel 5 des Königlichen Erlasses Nr. 1. Sie helfen Ihrem Kunden beim Bezahlen und Ihnen beim Zuordnen der Zahlung, aber ohne sie ist die Rechnung für die MwSt. nicht unvollständig.

Braucht eine Peppol-Rechnung dieselben Angaben wie eine PDF-Rechnung?

Ja. Peppol ändert den Kanal, nicht den Inhalt. Seit dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte Datei die gesetzliche Rechnung für betroffene B2B-Umsätze; das PDF ist eine freiwillige Kopie; wir empfehlen zu prüfen, ob es mit der strukturierten Datei übereinstimmt.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Der Lieferant riskiert ein MwSt.-Bußgeld. Der Kunde behält in der Regel seinen Vorsteuerabzug, wenn die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind und er den Umsatz anders nachweisen kann. Korrigieren Sie die Rechnung mit einer Gutschrift und bei Bedarf einer neuen Rechnung.

Muss eine Gutschrift (Kreditnote) alle Angaben der Rechnung wiederholen?

Nein. Sie darf eine vereinfachte Rechnung sein, mit einem konkreten Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und den geänderten Angaben. War die ursprüngliche Rechnung strukturiert, muss es die Gutschrift auch sein.

In welcher Sprache muss eine belgische Rechnung abgefasst sein?

Mit einem Betriebssitz im niederländischen Sprachgebiet müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Teile auf Niederländisch sein; in Brüssel wählen Sie Französisch oder Niederländisch. Im MwSt.-Recht selbst haben wir keine Sprachregel gefunden, aber wir haben die festen Vermerke nur auf Französisch und Niederländisch gefunden (Justel veröffentlicht keine koordinierte deutsche Fassung des Königlichen Erlasses Nr. 1). Im deutschen Sprachgebiet und anderswo klären Sie die Regeln mit Ihrem Buchhalter.