Angebot in Rechnung umwandeln (Belgien): Anzahlung, Meilensteine

Die Annahme eines Angebots lässt keine MwSt. entstehen und verpflichtet Sie noch nicht zur Rechnungsstellung. Die MwSt. entsteht, wenn Sie die Waren liefern oder die Dienstleistung abschließen, oder schon früher für jeden Betrag, den Sie vorab vereinnahmen; die Rechnung muss spätestens am 15. des Folgemonats folgen. Ein Projekt auf Angebotsbasis führt deshalb oft zu mehreren Rechnungen (eine Anzahlungsrechnung, eine je Meilenstein, eine Schlussrechnung), alle mit demselben Angebot verknüpft, und keine darf denselben Betrag oder dieselbe MwSt. zweimal berechnen.

Dieser Leitfaden richtet sich an belgische MwSt.-pflichtige Unternehmen, die ihre Angebote in OrdoGrid erstellen und die Arbeit danach fakturieren. Was jedes Dokument rechtlich bedeutet, steht in Rechnung, Gutschrift oder Angebot, der Inhalt einer Anzahlungsrechnung in Anzahlungsrechnung in Belgien und Korrekturen nach dem Versand in Rechnung in Belgien korrigieren, stornieren oder gutschreiben.

Bis wann jede Rechnung auszustellen ist

Steuertatbestand

Das Ereignis, durch das die MwSt. entsteht (fait générateur / belastbaar feit): Lieferung der Waren, Abschluss der Dienstleistung oder einer vereinbarten Phase. Wird vorher ein Betrag vereinnahmt, entsteht die MwSt. auf diesen Betrag schon bei der Zahlung. Die Rechnungsfrist läuft ab dem früheren dieser Zeitpunkte, nicht ab dem Angebot oder der Bestellung.

Was das Gesetz verlangt

• Frist. Die Rechnung ist spätestens am 15. des Monats nach dem Steuertatbestand auszustellen; bei einer Anzahlung am 15. des Monats nach ihrem Eingang; bei Dienstleistungen mit aufeinanderfolgenden Abrechnungen oder Zahlungen am 15. des Monats nach dem Zeitraum, auf den sich jede bezieht (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 4).
• Liefer- oder Zahlungsdatum. Weicht es vom Rechnungsdatum ab, nennt die Rechnung das Datum der Lieferung oder Fertigstellung (bei einem Meilenstein das Abnahmedatum) oder, bei einer Anzahlung, das Datum des Zahlungseingangs (Art. 5 §1 5°).
• Frühere Rechnungen. Betreffen mehrere Rechnungen denselben Umsatz, verweist jede auf die früheren und darf keine MwSt. erneut berechnen, die schon berechnet wurde (Art. 5 §1 11°).
• Format. Sind Sie in Belgien niedergelassen und ist der Kunde ein ebenfalls in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger (seit dem Gesetz vom 10. Februar 2026 genügt eine belgische MwSt.-Nummer allein nicht mehr), dann sind Anzahlungs- und Phasenrechnungen seit dem 1. Januar 2026 wie alle anderen Rechnungen strukturierte E-Rechnungen, standardmäßig über Peppol (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch nennt Anzahlungen ausdrücklich). Angebote, Zahlungsaufforderungen und Pro-forma-Rechnungen fallen nicht darunter.
• Ein bezahltes Angebot ist keine Rechnung. Zahlt der Kunde auf ein Angebot oder eine Pro-forma-Rechnung, entsteht die MwSt. auf diesen Betrag, und Sie müssen trotzdem die Rechnung ausstellen.

Was wir empfehlen

• Fordern Sie die Anzahlung mit einer Zahlungsaufforderung an und fakturieren Sie sie nach dem Eingang: So liegt das Rechnungsdatum nahe am Steuertatbestand. Zahlt der Kunde eine Anzahlung nur gegen Rechnung, stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrem Buchhalter ab.
• Ob ein Meilenstein eine Phase der Dienstleistung oder eine Anzahlung auf das ganze Projekt ist, hängt von Ihrem Vertrag ab. Im Zweifel fakturieren Sie bis zum 15. des Monats nach dem früheren der beiden Ereignisse, Abnahme oder Zahlung, und lassen es von Ihrem Buchhalter bestätigen.
• Halten Sie den Zahlungsplan (zum Beispiel 30/40/30) im Angebot fest, damit sich jede Rechnung einer vereinbarten Phase zuordnen lässt.

Vier Wege, ein Angebot in OrdoGrid zu fakturieren

Importer depuis un devis in einer neuen Rechnung öffnet dasselbe Importfenster und verknüpft das Angebot ebenfalls. Zur Auswahl stehen nur Angebote mit dem Status Envoyé oder Accepté.

So verfolgt OrdoGrid, was noch zu fakturieren ist:

• Die Liste Devis (Reste unter dem Betrag), das Importfenster und die Auswahl Lier un devis zeigen den noch zu fakturierenden Betrag inklusive MwSt. oder Entièrement facturé (vollständig fakturiert). Gezählt werden alle verknüpften Rechnungen, Entwürfe eingeschlossen; Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) werden nicht abgezogen. Nichts hindert Sie daran, mehr als das Angebot zu fakturieren.
• Das Rechnungs-PDF zeigt die Angebotsnummer unter Devis de référence (die Bezeichnung folgt der Dokumentsprache: auf Deutsch „Referenzangebot“). Bei Peppol ist die Käuferreferenz die Bestellnummer, sonst die Zahlungsmitteilung, sonst die Rechnungsnummer: Die Regel, dass jede Rechnung eine Käufer- oder Bestellreferenz trägt, ist damit immer erfüllt (PEPPOL-EN16931-R003).

Schritt für Schritt: vom Angebot zur versendeten Rechnung

1. Kunde und Angebot vorbereiten

1. Prüfen Sie in Kunden (Seite Base Clients) die N° de TVA und die Anschrift. Arbeitet der Kunde mit Bestellungen, haken Sie Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellnummer für Rechnungen verlangen) an: OrdoGrid fragt die Nummer dann bei jeder Rechnung ab. Angebote haben kein Feld für die Bestellnummer.
2. Klicken Sie in Angebote (Seite Devis) auf Nouveau devis. Erfassen Sie die Kernleistung in den Grundpositionen und Alternativen unter Options du devis mit Ajouter une option; angehakte Optionen zählen zur Summe und werden fakturiert. Ein Vorschlagsangebot (Devis proposition) folgt denselben Wegen; es wird etwa als 2026-LEMAIRE-001 nummeriert, wenn der Kunde einen Slug devis hat.
3. Prüfen Sie Validité (standardmäßig 30 Tage), notieren Sie den Zahlungsplan in Notes und klicken Sie auf Envoyer: Angebote gehen nur per Email, mit einem Link zu einer Antwortseite.

2. Die Annahme festhalten

• Online. Der Kunde lädt das unterschriebene Angebot (PDF, PNG oder JPG, höchstens 5 MB) auf einer nur französischsprachigen Antwortseite hoch; das Angebot wechselt auf Accepté und behält die Datei. Das ist ein Datei-Upload, keine elektronische Signatur, und der Kunde kann online nicht ablehnen. Die Seite nimmt nur ein Angebot im Status Envoyé an: Bei einem abgelaufenen, abgelehnten oder bereits angenommenen Angebot bittet sie den Kunden, sich an Sie zu wenden.
• Per E-Mail, Brief oder Bestellung. Setzen Sie das Angebot mit Statut auf Accepté und bewahren Sie den Nachweis auf; wählen Sie Refusé, wenn der Kunde ablehnt.
• Nur einige Optionen. Öffnen Sie das Angebot vor dem Fakturieren mit Modifier und haken Sie genau die Optionen an, die der Kunde unterschrieben hat.
• Gültigkeit abgelaufen. Ein versendetes Angebot wechselt am Tag nach seinem Validité-Datum automatisch auf Expiré, und der Kunde kann es online nicht mehr annehmen. Gilt das Angebot noch, verlängern Sie die Validité mit Modifier (Bearbeiten): Das Angebot wechselt zurück auf Envoyé. Hat der Kunde auf anderem Weg angenommen, setzen Sie es unter Statut auf Accepté.

3. Rechnung erstellen und prüfen

1. Ganzes Angebot: Markieren Sie es und klicken Sie auf Convertir en facture. Verlangt der Kunde eine Bestellnummer, fragt Bon de commande requis sie zuerst ab.
2. In Teilen: Klicken Sie auf Facturer (erster Teil) oder + (weitere Teile). Haken Sie in Articles à importer die zu übernehmenden Positionen an, klicken Sie auf Importer n article(s) und passen Sie Beschreibung und Betrag für diesen Teil an.
3. Aus einer Zahlungsaufforderung: Erstellen Sie die Anzahlungsaufforderung vorher unter Demandes de paiement mit Nouvelle demande (sie erfordert die IBAN Ihres Unternehmens und geht per E-Mail, nie über Peppol). Nach dem Zahlungseingang klicken Sie in ihrer Zeile auf Facture, öffnen den Entwurf mit Modifier und verknüpfen das Angebot mit Lier un devis, bevor Sie die Rechnung über Peppol senden oder eine Zahlung erfassen; danach ist die Verknüpfung mit den Beträgen gesperrt.

Prüfen Sie vor dem Speichern:

4. Speichern und senden

1. Enregistrer legt die Rechnungsnummer fest, auch für einen Entwurf.
2. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol für einen belgischen MwSt.-pflichtigen Kunden, der im Netzwerk gefunden wird, angehakt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). Den vollständigen Ablauf finden Sie in Ihre erste Rechnung mit OrdoGrid über Peppol senden.
3. Hat der Kunde schon bezahlt, verwenden Sie Zahlung erfassen im Bereich Abrechnung der Rechnung.

Sobald eine Rechnung über Peppol versendet ist oder eine erfasste Zahlung hat, sind ihre Beträge gesperrt; Änderungen laufen über eine Gutschrift.

Rechenbeispiel: ein Projekt über 10.000 € nach 30/40/30

Codex Lab SRL, ein Softwarestudio in Lüttich, baut ein Kundenportal für Transports Lemaire SA in Charleroi. Beide sind belgische MwSt.-Pflichtige; Transports Lemaire empfängt über Peppol und arbeitet mit Bestellungen. Das Angebot sieht 30 % bei Unterschrift, 40 % bei Abnahme der Testversion und 30 % bei Inbetriebnahme vor. Die Dokumentsprache von Codex Lab ist Französisch; Positionstexte und Notizen sind deshalb auf Französisch.

Nur die vier Rechnungen zählen für die MwSt.; die Angebote und die Zahlungsaufforderung nicht.

1. 12. Mai. Angebot D-2026-0058: Grundposition „Portail client – analyse, développement et mise en production“, 10.000,00 € zu 21 %, dazu eine nicht angehakte Option „Module de paiement en ligne“, 1.500,00 €. Validité: 11. Juni.
2. 20. Mai. Der Kunde lädt das unterschriebene Angebot ohne die Option hoch: Accepté. Die Bestellnummer 4500012345 kommt per E-Mail; Codex Lab hakt beim Kunden Exiger un bon de commande pour les factures an. Noch entsteht keine MwSt.
3. 21. Mai. Zahlungsaufforderung DP-2026-0019, „Acompte 30 % – devis D-2026-0058“: 3.000,00 € + 630,00 € MwSt. = 3.630,00 €.
4. 27. Mai. Die 3.630,00 € gehen ein. Die MwSt. auf 3.000,00 € entsteht im Mai: Die Rechnung ist spätestens am 15. Juni auszustellen.
5. 28. Mai. Facture auf der Aufforderung, Bestellnummer eingegeben: Entwurf F-2026-0071. Codex Lab ändert Date vom 21.05.2026 auf den 28.05.2026, ergänzt „Acompte reçu le 27/05/2026“ in Notes und verknüpft D-2026-0058 unter Devis lié. Nach dem Speichern der Rechnung zeigt die Liste Devis beim Angebot Reste 8.470,00 €. Die Rechnung geht über Peppol, die 3.630,00 € werden mit Zahlung erfassen gebucht.
6. 8. und 10. Juli. Die Testversion wird am 8. Juli abgenommen: Diese Rechnung ist bis zum 15. August auszustellen. Am 10. Juli übernimmt das Symbol + die Grundposition, umbenannt in „Jalon 2 (40 %) – version de test validée le 08/07/2026 – devis D-2026-0058“, zu 4.000,00 €: F-2026-0098, 4.840,00 €. Es bleiben 3.630,00 €.
7. 5. August. Der Kunde wünscht einen CSV-Export für seinen Buchhalter. Statt das unterschriebene Angebot zu ändern, lässt Codex Lab ein zweites Angebot D-2026-0074 annehmen: 800,00 € + 168,00 €.
8. 16. September. Die Inbetriebnahme mit dem CSV-Export war am 15. September: Die beiden letzten Rechnungen sind bis zum 15. Oktober auszustellen. Mit + auf D-2026-0058 erstellt Codex Lab F-2026-0120 über 3.000,00 € + 630,00 € mit der Notiz „Solde (30 %) du devis D-2026-0058 – mise en production le 15/09/2026. Factures antérieures : F-2026-0071 (acompte) et F-2026-0098 (jalon 2).“ In der Liste Devis zeigt das Angebot jetzt Reste 0,00 €, und das Importfenster führt es unter Entièrement facturé. Danach wandelt es D-2026-0074 mit Convertir en facture um und ergänzt „Export CSV livré le 15/09/2026“ in Notes: F-2026-0121, 968,00 €, und D-2026-0074 zeigt Converti. Mit der vorgeschlagenen Communication trägt F-2026-0120 die Mitteilung +++002/0260/12021+++.

Die Schlussrechnung berechnet MwSt. nur auf den Rest von 3.000,00 €; die früher fakturierten 630,00 € und 840,00 € werden genannt, nicht erneut berechnet. Ein Klick auf Convertir en facture für D-2026-0058 an diesem Tag wäre abgelehnt worden: Mit dem Angebot sind bereits drei Rechnungen verknüpft.

Sonderfälle und häufige Fehler

Kann ein Kunde im Anwendungsbereich technisch nicht über Peppol empfangen, stellen Sie die Rechnung trotzdem aus, als PDF: siehe Belgische B2B-E-Rechnungspflicht 2026. Die Praxis rund um Bestellnummern steht in Bestellnummer (PO) auf einer belgischen Rechnung.

Aufzubewahrende Nachweise

• Das Angebot und seine Annahme: die unterschriebene Datei (beim Angebot in OrdoGrid gespeichert) oder die Annahme-E-Mail, dazu jedes überarbeitete oder zusätzliche Angebot und die Bestellung.
• Die Abnahme jedes Meilensteins und die Kontoauszugszeile jeder Anzahlung: Sie datieren die Steuertatbestände.
• Jede Rechnung, als PDF und bei Peppol das XML aus Peppol → Outbox, während 7 Jahren ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). Wir empfehlen, das Angebot ebenso lange aufzubewahren.

Für Ihren Buchhalter markieren Sie Zeilen in Factures oder Devis und klicken auf Herunterladen (Tooltip: Als ZIP herunterladen). OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivierungsdienst und gibt keine Aufbewahrungsgarantie.

Häufige Fragen

Lässt ein unterschriebenes Angebot die MwSt. entstehen?

Nein. Die Unterschrift schließt die geschäftliche Vereinbarung, ist aber kein Steuertatbestand. Die MwSt. entsteht bei Lieferung, beim Abschluss einer vereinbarten Phase oder beim Zahlungseingang, und die Rechnung folgt spätestens am 15. des Folgemonats.

Fakturiere ich die Anzahlung vor oder nach der Zahlung?

Auslöser ist rechtlich die Zahlung: Die MwSt. entsteht auf den vereinnahmten Betrag, und die Rechnung ist bis zum 15. des Folgemonats auszustellen. Wir empfehlen zuerst eine Zahlungsaufforderung und die Rechnung nach dem Eingang; besteht Ihr Kunde vorher auf einer Rechnung, stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrem Buchhalter ab.

Kann die Angebotsnummer zur Rechnungsnummer werden?

Nein. Angebote und Rechnungen haben in OrdoGrid getrennte Serien (standardmäßig D- und F-), und die Rechnung erhält die nächste Nummer der Rechnungsserie. Die Angebotsnummer steht auf der Rechnung unter Devis de référence.

Wie ziehe ich die Anzahlung auf der Schlussrechnung ab?

Fakturieren Sie nur den Restbetrag und nennen Sie die Nummern der früheren Rechnungen in Notes. Die Schlussrechnung darf bereits fakturierte MwSt. nicht erneut berechnen, und OrdoGrid akzeptiert keine negativen Rechnungspositionen.

Der Kunde hat nur einige Optionen angenommen. Was fakturiere ich?

Nur das Angenommene. Haken Sie die angenommenen Optionen vor der Umwandlung am Angebot an, oder entfernen Sie die Haken der übrigen Positionen im Importfenster, wenn Sie Facturer verwenden.

Das Angebot ist abgelaufen, der Kunde will die Arbeit aber noch. Was tun?

Gelten Preise und MwSt.-Sätze noch, verlängern Sie das Gültigkeitsdatum mit Modifier: Das Angebot wechselt zurück auf Envoyé, und der Kunde kann es online annehmen. Hat der Kunde bereits schriftlich angenommen, setzen Sie das Angebot unter Statut auf Accepté. Andernfalls duplizieren Sie es, aktualisieren die Preise und senden das neue Angebot zur Annahme.

Kann ich ein Angebot versehentlich zweimal umwandeln?

Convertir en facture lehnt eine zweite vollständige Umwandlung ab, ebenso die Umwandlung eines Angebots, mit dem bereits eine Rechnung verknüpft ist. Facturer und das +-Symbol hindern Sie nicht daran: Prüfen Sie vor dem Speichern die Spalte Facture und den Restbetrag.

Kann ich ein Angebot über Peppol senden?

Nein. Die belgische Pflicht betrifft Rechnungen und die Gutschriften, die sie korrigieren, und OrdoGrid bietet Peppol nur für diese beiden an. Senden Sie das Angebot per E-Mail.