Angebot zur Rechnung
Belgischer kommerzieller Lebenszyklus von Angebotsannahme über Lieferung zur Peppol-Rechnung: Gates, Nummerierung, Anzahlungen und Korrekturen ohne Dokumenttypen neu zu definieren.
Aktualisiert
- Belgien
Angebot zur Rechnung ist die belgische Betriebssequenz: Angebot, Annahme, Lieferung, Rechnung, danach Gutschrift falls nötig. Ein Angebot ist keine Steuerrechnung. Peppol beginnt bei der Rechnung (und Gutschrift), nicht beim Angebot. Ein übersprungenes Gate oder zu frühe Umwandlung verursacht die meisten B2B-USt- und Peppol-Fehler.
Beispiel
Atelier Nord sendet Angebot A-2026-88 für eine Küche. Der Kunde unterschreibt und zahlt 30 % Anzahlung: Anzahlungsrechnung F2026-010 geht über Peppol. Nach Abnahme fakturiert Schlussrechnung F2026-041 den Rest. Eine Scope-Kürzung nach Versand ist eine Gutschrift, kein editiertes PDF.
Den Lebenszyklus als Gates führen, nicht als Definitionen
Dieser Artikel ist die Betriebssequenz: Angebot → Annahme → Lieferung → Rechnung → (optional) Gutschrift. Er definiert die Dokumenttypen nicht neu. Für Rollen und Peppol: Rechnung, Gutschrift und Angebot. Für Feldvollständigkeit: Pflichtangaben.
Die meisten belgischen USt- und Peppol-Fehler entstehen durch ein übersprungenes Gate oder zu frühe Umwandlung.
Lebenszyklus-Karte
| Gate | Fertig wenn | Aufbewahren | Peppol? |
|---|---|---|---|
| 1. Angebot | Offerte mit Gültigkeit + klarem Umfang gesendet | Angebots-ID außerhalb des Rechnungskreises | Nein |
| 2. Annahme | Schriftliches Ja / Bestellung / Portalbestätigung geloggt | Annahmedatum + Bestellref. | Nein |
| 3. Lieferung | Waren versandt oder Meilenstein abgenommen | Liefer- / Zeitnachweis | Nein |
| 4. Rechnung | Ausgestellt auf die tatsächliche Leistung (oder gültige Anzahlung) | Rechnungsnummer + strukturierte Payload | Ja, wenn Mandat / Käufer verlangt |
| 5. Korrektur | Beträge ändern sich nach Versand | Gutschrift mit Bezug zur Rechnung | Ja (gleiche Schiene) |
Gate-Disziplin, die skaliert
Annahme vor Umwandlung. Ein mündliches « ok » reicht bei Streit nicht. Loggen Sie wer, wann, und jede Bestellung. Annahme ersetzt keine Rechnung: eine Anzahlung bei Unterschrift braucht eine Anzahlungsrechnung, kein umbenanntes Angebot.
Fakturieren, was geliefert wurde. Umwandeln aus angenommenem Angebot + Lieferdaten. Bei Scope-Drift: kommerzielle Spur aktualisieren (revidiertes Angebot / Change Order) vor Ausstellung. Materielle Abweichungen zwischen Angebots- und Rechnungszeilen erzeugen AP-Ablehnung und Audit-Rauschen.
Peppol nur bei Rechnung (und Gutschrift). Angebote bleiben in E-Mail, PDF oder CRM. Ab 1. Januar 2026 müssen viele inländische belgische B2B-Rechnungen strukturiert über Peppol; warten Sie nicht, bis monatelang nicht konforme PDFs als « Rechnungen » im Umlauf sind. Siehe die belgische E-Rechnungspflicht (2026).
Nummerierung über die Pipeline
| Dokument | Kreis-Gewohnheit | Anti-Muster |
|---|---|---|
| Angebot | Präfixierte Codes (A-2026-0042) | Rechnungskreis teilen |
| Rechnung | Ein lückenfreier Kreis pro Rechtsträger | Nach Versand editieren / neu nummerieren |
| Gutschrift | Eigener Kreis, Billing Reference zur Rechnung | Informeller E-Mail-Rabatt |
Belgische Teams halten Angebote oft visuell getrennt (A-… vs 2026/0042), damit Finance und Kunden das USt-bindende Dokument erkennen.
Anzahlung und Teilfakturierung
| Muster | Wann | Achtung |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Depot bei Annahme | Es ist eine Rechnung (USt-Timing), kein Angebot |
| Meilenstein- / Teilrechnung | Vertrag erlaubt progressive Fakturierung | Zeilen an abgenommene Meilensteine koppeln |
| Schlussrechnung | Restsaldo nach Fertigstellung | Bereits fakturierte Anzahlungen abziehen; nicht das volle Angebot erneut berechnen |
Nach Versand: gutschreiben, nicht umschreiben
Nach Ausstellung (besonders über Peppol) ändern sich Beträge nur über eine Gutschrift und ggf. eine korrigierte Rechnung. Details: Gutschriften auf Peppol.
Minimales Runbook
- Angebot mit Gültigkeit und Umfang ausstellen
- Annahme + Bestellung erfassen
- Lieferung intern bestätigen
- Rechnung aus Annahme + Lieferung erzeugen (nicht aus veraltetem Angebot allein)
- Über Peppol senden, wenn Pflicht oder Käufer es verlangt
- Korrigieren mit Gutschrift + Neuausstellung, nie durch Editieren der Historie
- Steuerrechnung
Formelles Abrechnungsdokument, das eine Lieferung/Leistung erfasst, Zahlung fordert und für Umsatzsteuerpflichtige als primärer USt-Beleg dient. Abgegrenzt von Angebot oder Pro-forma.
FAQ
Ist ein unterschriebenes Angebot eine Steuerrechnung?
Nein. Ein Angebot ist ein kommerzielles Offert. Die Steuerrechnung folgt nach Annahme und Lieferung, oder als gültige Anzahlung.
Wann gilt Peppol in diesem Workflow?
Bei Rechnung und Gutschrift, wenn Pflicht oder Käufer strukturierten Versand verlangen. Angebote bleiben außerhalb Peppol.
Darf ich eine Angebotsnummer zur Rechnungsnummer machen?
Nein. Halten Sie einen Angebotskreis und einen lückenfreien Rechnungskreis. Teilen Sie den Rechnungskreis nicht mit Angeboten.
Was, wenn bei Unterschrift eine Anzahlung fällig ist?
Stellen Sie eine Anzahlungsrechnung aus, kein umbenanntes Angebot. Den Rest auf der Schlussrechnung verrechnen.
Darf ich eine Rechnung nach Peppol-Versand editieren?
Nein. Korrigieren mit Gutschrift und ggf. neuer Rechnung. Stille PDF-Edits brechen offene Posten.