Peppol-ID an Lieferanten weitergeben: was Sie senden und prüfen

In Belgien ist Ihre Peppol-ID 0208:, gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer, zum Beispiel 0208:0123456749. Jeder belgische Teilnehmer muss unter dieser Kennung eingetragen sein; ein Lieferant, dessen Software über Peppol sendet, findet Sie also, ohne zu fragen. Der FÖD Finanzen rät Unternehmen sogar davon ab, ihre Kunden nach einer Peppol-ID zu fragen. Was Lieferanten nur erfahren, wenn Sie es ihnen sagen: ab wann Sie über Peppol empfangen, an welche Gesellschaft Ihrer Gruppe sie die Rechnung richten und welche Referenz sie angeben sollen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, es ihnen mitzuteilen.

Er richtet sich an belgische Unternehmen, die Lieferantenrechnungen empfangen, in OrdoGrid oder anderswo. Die Regeln zur Kennung stehen in Peppol-ID erklärt, die Prüfung der Eintragung eines Dritten in Peppol-Teilnehmer suchen und die Bearbeitung eingegangener Rechnungen in Lieferantenrechnungen empfangen.

Die Regeln hinter der Nachricht

Was die Regeln sagen.

Was wir empfehlen. Senden Sie eine kurze Nachricht je Rechtsträger, sobald Ihr Empfang funktioniert, auch wenn keine Regel es verlangt. Sie bringt Lieferanten, die noch PDFs mailen, zum Umstellen, verhindert Rechnungen an die falsche Gesellschaft einer Gruppe und liefert Ihnen eine Referenz, um jede Rechnung einer Bestellung zuzuordnen.

Was OrdoGrid tut. Wenn Sie den Empfang aktivieren, trägt OrdoGrid Ihr Unternehmen unter 0208: und den zehn Ziffern Ihrer BE-MwSt.-Nummer ein, für Rechnungen und Gutschriften. Eine Kennung auf Basis der MwSt.-Nummer (9925) trägt es nicht ein, und es schreibt Ihren Lieferanten nicht: Sie senden die Nachricht aus Ihrem eigenen Postfach.

Peppol-ID (Teilnehmer-ID)

Die Adresse, unter der das Peppol-Netzwerk Ihnen Dokumente zustellt. In Belgien besteht sie aus dem Schema 0208 und Ihrer Unternehmensnummer, geschrieben 0208:0123456749. Sie identifiziert den Rechtsträger, nicht Ihre Software, und ändert sich daher beim Anbieterwechsel nicht.

Wer eine Nachricht braucht, und welche

Schritt 1: prüfen, wo Lieferantenrechnungen ankommen

1. Öffnen Sie in OrdoGrid Peppol und den Reiter Statut (Status).

2. Lesen Sie die Statusanzeige neben Statut d'inscription Peppol (Eintragungsstatus). Envoi + réception (Senden und Empfangen) bedeutet, dass Lieferantenrechnungen in der Inbox von OrdoGrid ankommen; Envoi seul (nur Senden) bedeutet, dass sie dort nicht ankommen.

3. Prüfen Sie, ob Réception (Inbox) auf Enregistré (eingetragen) steht, mit „Depuis le“ (seit) und einem Datum, und ob keine Warnung meldet, dass Ihre Peppol-ID „est géré par un autre prestataire“ (von einem anderen Anbieter verwaltet wird): Rechnungen gehen dann an diesen Anbieter. Steht dort Non enregistré (nicht eingetragen), klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren). Die Seite Réception Peppol zeigt dann einen von vier Zuständen:

   • Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht gefunden): Die Aktivierung trägt Sie ein.
   • Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits eingetragen): Ein anderer Anbieter empfängt für Sie, und Rechnungen gehen dorthin. OrdoGrid kann erst übernehmen, wenn dieser Anbieter Sie austrägt, da es keine Migrationsschlüssel unterstützt. Wählen Sie Continuer en envoi seul (weiter nur senden), um diesen Anbieter zu behalten.
   • Déjà présent sur Peppol via notre access point (bereits über unseren Zugangspunkt auf Peppol): Klicken Sie auf Activer la réception, um eingehende Dokumente diesem Unternehmen zuzuordnen.
   • Référencé sur Peppol, access point non vérifié (auf Peppol aufgeführt, Zugangspunkt nicht überprüft): OrdoGrid hat Sie gefunden, konnte aber nicht prüfen, welcher Anbieter für Sie empfängt. Prüfen Sie zuerst lookup.peppol.org; die Aktivierung versucht, Sie über den Zugangspunkt von OrdoGrid einzutragen, und wird abgelehnt, wenn ein anderer Anbieter Ihre ID verwaltet.

   Erscheint zusätzlich der Hinweis Réception déjà liée sur la plateforme (bereits auf der Plattform verknüpft), empfängt ein anderes OrdoGrid-Unternehmen für diese MwSt.-Nummer. Klicken Sie im Reiter Statut dieses Unternehmens auf Libérer la réception (Empfang freigeben; nur Inhaber oder Administrator) und aktivieren Sie den Empfang anschließend hier. Sind Sie Mitglied dieses Unternehmens, führt Ouvrir … (öffnen) Sie dorthin.

4. Notieren Sie Ihre ID: Zeigt der Block Annuaire Peppol auf demselben Reiter ein Identifiant Peppol (Peppol-ID), übernehmen Sie es von dort; sonst besteht sie aus 0208: und den zehn Ziffern Ihrer Unternehmensnummer, ohne Punkte, Leerzeichen oder „BE“. Es sind die Ziffern Ihrer belgischen MwSt.-Nummer.

5. Prüfen Sie von außen auf lookup.peppol.org, dem Werkzeug, auf das der FÖD Finanzen verweist: Geben Sie 0208: und Ihre zehn Ziffern ein. Sie sollten als eingetragen erscheinen, mit Rechnungen und Gutschriften, wenn Dokumenttypen angezeigt werden. Das Werkzeug zeigt, wer empfangen kann, nicht wer senden kann.

Der Block Annuaire Peppol (Peppol-Verzeichnis) auf demselben Reiter ist die eigene Prüfung von OrdoGrid, ob Ihr Unternehmen gefunden wird; sofern bekannt, zeigt seine Zeile Access point de réception (empfangender Zugangspunkt), wo Ihre ID eingetragen ist: Notre access point (der Zugangspunkt von OrdoGrid) oder Autre prestataire (anderer Anbieter). Verweisen Sie Lieferanten nicht auf die öffentliche Suche im Peppol Directory: Ein Eintrag dort ist freiwillig und wird verzögert indexiert, ein fehlender Eintrag heißt also nicht, dass Sie unerreichbar sind.

Schritt 2: festlegen, was Sie mitteilen

Lassen Sie weg: den Namen Ihres Zugangspunkts (das Netzwerk findet ihn über Ihre ID), die Nummer einer Niederlassungseinheit und jede E-Mail-Adresse, die als anderer Kanal für Rechnungen angeboten wird.

Schritt 3: die Nachricht senden

Verwenden Sie die Fassung in der Sprache des Lieferanten und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern: eine Nachricht je Rechtsträger.

Betreff: [Name] empfängt Rechnungen künftig über Peppol

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ab dem [Datum] empfängt [Name] Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten) über das
Peppol-Netzwerk. Bitte senden Sie uns ab diesem Datum alle Rechnungen
über Peppol und nicht mehr per E-Mail, damit keine Rechnung doppelt
gebucht wird.

Name: [Name laut ZDU]
Unternehmensnummer: [0000.000.000]
Peppol-ID: 0208:[zehn Ziffern]
MwSt.-Nummer: BE [0000.000.000]
Rechnungsadresse: [Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Gemeinde]
Anzugebende Referenz: unsere Bestellnummer, sonst der Name der
Person, die bestellt hat
Fragen zu einer Rechnung: [E-Mail oder Telefon der Buchhaltung]

Bitte senden Sie auch Gutschriften über Peppol und fügen Sie Anlagen
der Peppol-Rechnung bei. Senden Sie bereits gemailte Rechnungen nicht
erneut. Findet Ihre Software uns nicht, sagen Sie uns Bescheid,
bevor Sie auf E-Mail ausweichen.

Mit freundlichen Grüßen

Objet : [Dénomination] reçoit désormais ses factures via Peppol

Madame, Monsieur,

À partir du [date], [dénomination] reçoit ses factures et notes de
crédit via le réseau Peppol. Merci de nous adresser toutes vos
factures via Peppol à partir de cette date et non plus par e-mail,
afin qu'aucune facture ne soit comptabilisée deux fois.

Dénomination : [dénomination inscrite à la BCE]
Numéro d'entreprise : [0000.000.000]
Identifiant Peppol : 0208:[dix chiffres]
Numéro de TVA : BE [0000.000.000]
Adresse de facturation : [rue et numéro, code postal, commune]
Référence à mentionner : notre numéro de bon de commande, à défaut
le nom de la personne qui a commandé
Questions sur une facture : [e-mail ou téléphone de la comptabilité]

Merci d'envoyer aussi vos notes de crédit via Peppol et de joindre les
annexes à la facture Peppol. Ne renvoyez pas les factures déjà
envoyées par e-mail. Si votre logiciel ne nous trouve pas,
prévenez-nous avant de passer par l'e-mail.

Avec nos salutations distinguées,

Onderwerp: [Naam] ontvangt facturen voortaan via Peppol

Geachte mevrouw, geachte heer,

Vanaf [datum] ontvangt [naam] facturen en creditnota's via het
Peppol-netwerk. Gelieve vanaf die datum al uw facturen via Peppol
te sturen en niet langer per e-mail, zodat geen enkele factuur
twee keer geboekt wordt.

Naam: [naam zoals ingeschreven in de KBO]
Ondernemingsnummer: [0000.000.000]
Peppol-ID: 0208:[tien cijfers]
Btw-nummer: BE [0000.000.000]
Facturatieadres: [straat en nummer, postcode, gemeente]
Te vermelden referentie: ons bestelbonnummer, anders de naam van
wie de bestelling plaatste
Vragen over een factuur: [e-mail of telefoon van de boekhouding]

Stuur ook uw creditnota's via Peppol en voeg bijlagen toe aan de
Peppol-factuur. Stuur facturen die u al per e-mail bezorgde niet
opnieuw. Vindt uw software ons niet, laat het ons dan weten voor u
terugvalt op e-mail.

Met vriendelijke groeten,

Subject: [Legal name] now receives invoices on Peppol

Dear Sir or Madam,

From [date], [legal name] receives invoices and credit notes on the
Peppol network. Please send all your invoices to us on Peppol from
that date and no longer by email, so that no invoice is booked twice.

Legal name: [name as registered in the KBO/BCE]
Enterprise number: [0000.000.000]
Peppol ID: 0208:[ten digits]
VAT number: BE [0000.000.000]
Invoicing address: [street and number, postcode, municipality]
Reference to quote: our purchase order number, otherwise the name
of the person who ordered
Questions about an invoice: [accounts payable email or phone]

Please send credit notes on Peppol too, and attach supporting documents
to the Peppol invoice. Do not resend invoices already emailed.
If your software cannot find us, please let us know before falling
back on email.

Kind regards,

Schritt 4: die Umstellung nachverfolgen

Führen Sie in einer Tabelle eine Zeile je Lieferant: Lieferant und Sprache, Datum der Nachricht, letzte PDF-Rechnung (Nummer und Datum), erste Peppol-Rechnung (Nummer und Datum), Status (umgestellt, nicht bereit, sendet doppelt, falscher Rechtsträger oder keine Antwort) und nächster Schritt mit Datum.

Ein Lieferant hat umgestellt, sobald seine erste Rechnung in Peppol → Inbox erscheint; Inhaber und Administratoren erhalten zudem eine E-Mail mit dem Betreff „[Peppol] 1 neues Dokument empfangen“. Öffnen Sie das Dokument, prüfen Sie, ob der angezeigte Client (Kunde) Ihr Rechtsträger ist, und aktualisieren Sie die Zeile. Erinnern Sie Lieferanten, die nach zwei oder drei Wochen nicht geantwortet haben.

Rechenbeispiel: Atelier Nord BV stellt seine Lieferanten um

Atelier Nord BV ist eine Schreinerei in Gent, Unternehmensnummer 0123.456.749 (MwSt. BE 0123.456.749, Peppol-ID 0208:0123456749). Die Schwestergesellschaft Atelier Nord Services BV, nach September 2023 gegründet, hat eine eigene Unternehmensnummer 1987.654.318 und ein eigenes OrdoGrid-Unternehmen mit aktivem Empfang (0208:1987654318).

Am 28. August 2026 öffnet die Büroleiterin Peppol → Statut: Envoi + réception, und Réception (Inbox) steht auf Enregistré; lookup.peppol.org findet 0208:0123456749. Am 31. August sendet sie die niederländische Nachricht an drei flämische Lieferanten und die französische an eine Druckerei in Namur, mit dem 1. September als Startdatum.

Die Büroleiterin schickt die Notiz zusätzlich per E-Mail an Elektro Claes, falls dieser Lieferant nicht für Rechnungsantworten (Invoice Responses) eingetragen ist. Am 14. September sendet Elektro Claes der Atelier Nord BV eine Gutschrift über 1.452,00 € mit Verweis auf 2026/554 und eine neue Rechnung über 1.452,00 € an die Atelier Nord Services BV. Atelier Nord legt die abgelehnte Rechnung, die Antwort und die Gutschrift für den Buchhalter zusammen ab. Ende September stellen drei von vier Lieferanten ihre Rechnungen über Peppol aus; die Imprimerie Ledoux braucht noch eine Erinnerung, und die nächste Rechnung von De Smet zeigt, ob die E-Mail-Kopie eingestellt wurde.

Verwechslungen bei der Kennung

Sonderfälle und häufige Fehler

Nachweise aufbewahren

• Die datierte Nachricht an jeden Lieferanten und deren Antworten, besonders Antworten „nicht bereit“.
• Ihre Nachverfolgungsliste, bis alle regelmäßigen Lieferanten umgestellt haben.
• Beim Start und nach jedem Anbieterwechsel: ein datierter Screenshot von Peppol → Statut mit Réception (Inbox): Enregistré und dem Datum bei „Depuis le“ sowie ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org. Sie zeigen, ab wann Sie empfangen konnten, worum es bei der Geldbuße von 1.500 € geht.
• Die erste Peppol-Rechnung jedes Lieferanten: Markieren Sie die Zeilen in der Inbox und laden Sie sie als ZIP mit einem Ordner xml/ und einem Ordner pdf/ herunter. Das ZIP enthält Ihre Antworten nicht; bewahren Sie für jede gesendete RE-Antwort einen datierten Screenshot von Réponses envoyées (gesendete Antworten) zu diesem Dokument auf.

Bewahren Sie empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf ihre Ausstellung folgenden Jahres auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); Rechnungen, die mit der Vorsteuerberichtigung für Immobilien zusammenhängen, sind gegebenenfalls 15 oder 25 Jahre aufzubewahren. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer: Legen Sie die ZIP-Dateien in Ihrem eigenen Archiv ab.

Häufige Fragen

Muss ich meinen Lieferanten meine Peppol-ID mitteilen?

Keine Regel verlangt das. Jeder belgische Teilnehmer muss unter 0208 und seiner Unternehmensnummer eingetragen sein, Lieferanten auf Peppol finden Sie also, und der FÖD Finanzen sagt, sie sollten nicht danach fragen müssen. Eine Nachricht bleibt nützlich, um mitzuteilen, ab wann Sie empfangen, an welche Gesellschaft die Rechnung zu richten und welche Referenz anzugeben ist.

Ist meine MwSt.-Nummer meine Peppol-ID?

Nicht in OrdoGrid. Schema 9925 mit der MwSt.-Nummer ist eine gültige, freiwillige Kennung, aber die Kennung, die jeder belgische Teilnehmer haben muss, ist 0208 mit der Unternehmensnummer, und nur diese trägt OrdoGrid ein.

Meine Unternehmensnummer beginnt mit 1. Wie lautet meine Peppol-ID?

0208, ein Doppelpunkt und Ihre zehn Ziffern, zum Beispiel 0208:1987654318. Setzen Sie keine Null davor: Ein Wert, der nicht genau zehn Ziffern hat, scheitert an der Formatprüfung.

Wir empfangen im Tool unseres Buchhalters und nutzen OrdoGrid nur zum Senden. Was sagen wir Lieferanten?

Nichts Neues. Ihre Peppol-ID bleibt gleich und Lieferantenrechnungen kommen weiter in diesem Tool an. Belassen Sie OrdoGrid im reinen Sendemodus; die Inbox bleibt leer.

Ein Lieferant mailt weiter PDF-Rechnungen. Darf ich sie ablehnen?

Grundsätzlich ja, wenn er strukturierte Rechnungen senden müsste. Nehmen Sie das PDF an, behalten Sie den Vorsteuerabzug. Buchen Sie es einmal und nie ein zweites Mal, wenn dieselbe Rechnung später über Peppol eingeht.