Mandanten auf Peppol bringen: Leitfaden für belgische Kanzleien

Dieser Leitfaden richtet sich an Buchhaltungskanzleien, Buchhalter und Steuerberater, die einen Stamm belgischer Mandanten auf Peppol bringen. Er gibt eine feste Routine je Mandant vor: klären, was das Gesetz von diesem Mandanten verlangt, Vollmacht und Zugang regeln, die Registrierung einrichten oder bestätigen, sie mit echten Rechnungen nachweisen und festhalten, wer danach verantwortlich ist. Die Schritte beziehen sich auf OrdoGrid; die Regeln zum Umfang und die Vollmachtsfragen gelten unabhängig von der Software des Mandanten.

Die einzelnen Bildschirme erklärt Peppol in OrdoGrid einrichten; Unternehmensgruppen und MwSt.-Einheiten behandelt Peppol im Konzern. Die Peppol-Bildschirme und einige weitere OrdoGrid-Beschriftungen (etwa Profil entreprise und Changer d'entreprise) bleiben in jeder Oberflächensprache französisch; Übersetzungen stehen in Klammern.

Was das Gesetz von jedem Mandanten verlangt

Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2026. Ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger muss für Lieferungen und Dienstleistungen an einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen, der seine belgische MwSt.-Nummer mitteilen muss, eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen oder in seinem Namen ausstellen lassen. Er muss eine solche Rechnung auch empfangen können, selbst oder über einen Dritten, der für ihn handelt (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, eingefügt durch das Gesetz vom 6. Februar 2024). Standard sind Peppol BIS und das Peppol-Netzwerk (Art. 13ter Königlicher Erlass Nr. 1).

Die Pflicht bleibt beim Mandanten. Ihre Kanzlei kann der Dritte sein, der empfängt oder ausstellt, doch Pflicht und Geldbuße bleiben beim Mandanten. Wer nicht über die technischen Mittel zum Ausstellen und Empfangen verfügt, riskiert eine Geldbuße von 1.500 € für den ersten Verstoß, 3.000 € für den zweiten und 5.000 € für jeden weiteren; ein Verstoß gilt nur dann als zweiter oder weiterer, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß festgestellt wird (Königlicher Erlass vom 8. Juli 2025). Die allgemeine Toleranz endete am 31. März 2026, die für die Selbstfakturierung (Gutschriftverfahren) am 30. Juni 2026; der FÖD Finanzen verzichtet nur noch ausnahmsweise auf eine Geldbuße (Mitteilung vom 7. April 2026).

Es gibt eine Ausweichlösung, keine Befreiung. Kann ein Kunde technisch nicht empfangen, stellt der Lieferant trotzdem eine Papier- oder PDF-Rechnung aus, und der Kunde verstößt weiter gegen seine eigene Empfangspflicht (Art. 53 §2bis Absatz 6, eingefügt durch das Gesetz vom 10. Februar 2026).

Umfang nach Art des Mandanten

Quelle: FÖD Finanzen, für wen die E-Rechnung Pflicht ist (Französisch). Rechnungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter die Pflicht von 2026 (die belgische E-Rechnungspflicht). Ist ein Status unklar (Niederlassung, gemischte Tätigkeit, Konkurs), klären Sie ihn zuerst in Ihrer Steuerakte und halten Sie das Ergebnis fest.

Vollmacht und Zugang klären, bevor Sie etwas anklicken

Die Umstellung auf Peppol umfasst zwei Handlungen, die ein allgemeines Auftragsschreiben selten abdeckt: Jemand erklärt einem Peppol-Anbieter, für den Mandanten handeln zu dürfen, und jemand bestimmt, wo die Rechnungen des Mandanten ankommen. Vereinbaren Sie beides schriftlich.

Wer die Peppol-Autorisierung unterzeichnet

Das Senden aus OrdoGrid erfordert eine Autorisation Peppol (Peppol-Autorisierung) für die MwSt.-Nummer des Mandanten. Die unter Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) genannte Person erklärt, im Namen des Unternehmens senden zu dürfen; ist der Mandant noch nicht auf Peppol, auch ihn zu registrieren und zu empfangen. OrdoGrid speichert den eingegebenen Namen, das Benutzerkonto, die MwSt.-Nummer und das Datum; es ist keine qualifizierte elektronische Signatur.

Uns ist keine gesetzliche Regel bekannt, die festlegt, wer unterzeichnen muss. Wir empfehlen, dass der Selbstständige, ein Verwalter oder ein Geschäftsführer aus dem eigenen OrdoGrid-Konto unterzeichnet, oder dass Sie mit einer schriftlichen Vollmacht für die Peppol-Registrierung, das Senden und das Empfangen im Namen des Mandanten unterzeichnen. Das Namensfeld ist mit dem angemeldeten Benutzer vorausgefüllt und änderbar: Tippen Sie nie den Namen des Verwalters oder Selbstständigen des Mandanten ein, während Sie mit Ihrem eigenen Konto angemeldet sind, denn OrdoGrid erfasst Ihr Konto als Unterzeichner.

Wer das Unternehmen in OrdoGrid kontrolliert

Nehmen Sie eine Einladung unter Ausstehende Einladungen im Profilmenü an und wechseln Sie dann mit Changer d'entreprise (Unternehmen wechseln) zwischen den Mandanten. Jedes Dokument, jede Peppol-Autorisierung und jeder API-Schlüssel gehört zu genau einem Unternehmen.

Checkliste zur Vollmacht

1. Einheit, Unternehmensnummer und Entscheidung zum Umfang.
2. Wer die Autorisation Peppol unterzeichnet, und Ihre Vollmacht, falls Sie es sind.
3. Wer in OrdoGrid Inhaber und wer Administrator ist.
4. Wer den Empfang aktivieren, behalten oder freigeben und den Anbieter wechseln darf.
5. Wer den Posteingang überwacht, und die Vertretung.
6. Wer im Namen des Mandanten Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) ausstellen darf.
7. Wer API-Schlüssel anlegt und verwahrt, falls eine Integration genutzt wird.

Jeden Mandanten nach seiner Registrierung einordnen

Geben Sie auf lookup.peppol.org, dem Werkzeug, auf das der FÖD Finanzen verweist, 0208: und die zehn Ziffern der Unternehmensnummer ein, zum Beispiel 0208:0123456749. Wird nichts gefunden, versuchen Sie auch 9925:BE und die Nummer (zum Beispiel 9925:BE0123456749): Manche Teilnehmer sind bisher nur unter ihrer MwSt.-Nummer registriert. Das Ergebnis zeigt, ob der Mandant empfangen kann, nicht ob er senden kann. Fragen Sie den Mandanten auch, ob eine Bank, eine Buchhaltungssoftware oder ein früheres Rechnungsprogramm ihn registriert hat.

Peppol-ID

Die Adresse eines belgischen Unternehmens auf Peppol: das Schema 0208, ein Doppelpunkt und die zehnstellige Unternehmensnummer. Die belgische Peppol-Behörde verlangt, dass jeder belgische Teilnehmer mindestens so identifiziert ist; die MwSt.-Nummer (Schema 9925) darf hinzukommen, sie aber nicht ersetzen.

OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden und unterstützt keine Peppol-Migrationsschlüssel. Jede Teilnehmer-ID ist bei genau einem SMP registriert (SML-Spezifikation, §2.1): Eine vergessene Registrierung blockiert also die neue, statt Zustellungen aufzuteilen. Anbieterwechsel: Peppol-Zugangspunkt wechseln.

Die Routine je Mandant in OrdoGrid

1. Zugang erhalten. Der Mandant lädt Sie über Team (Mitglied einladen) als Administrator ein. Nehmen Sie unter Ausstehende Einladungen an und wählen Sie den Mandanten mit Changer d'entreprise.
2. Unternehmensdaten prüfen in Profil entreprise: offizieller Name wie in der ZDU, Anschrift, MwSt.-Nummer mit BE am Anfang.
3. Autorisierung unterzeichnen lassen. Wer Peppol öffnet, landet auf Autorisation Peppol, solange die MwSt.-Nummer nicht autorisiert ist. Der Unterzeichner füllt Nom complet du signataire aus, setzt das Häkchen und klickt auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Machen Sie vorher einen Screenshot der Déclaration d'autorisation (Autorisierungserklärung): Der Reiter Statut zeigt später nur Unterzeichner und Datum, nicht den Text.
4. Empfang wählen auf Réception Peppol, gemäß der Tabelle oben.
5. Reiter Statut prüfen. Réception (Inbox) zeigt Enregistré (registriert), oder das Banner zeigt Mode : Envoi seul (nur senden); Identifiant Peppol zeigt die ID und Access point de réception (falls angezeigt), wer empfängt: Notre access point (unser Zugangspunkt) oder Autre prestataire (anderer Anbieter); Autorisations (n) zeigt „Signé par …“. Wiederholen Sie die Abfrage.
6. Empfang, dann Versand nachweisen, mit echten Rechnungen (nächster Abschnitt).
7. Benennen, wer den Posteingang überwacht. Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail wie „[Peppol] 2 neue Dokumente empfangen“; legen Sie fest, welches Postfach darauf reagiert.
8. Portfolio-Übersicht aktualisieren und die Nachweise ablegen.

Mit echten Rechnungen nachweisen: Es gibt keinen Testmodus

OrdoGrid hat keinen Peppol-Test- oder Sandbox-Modus, und eine über Peppol gesendete Rechnung ist eine echte Rechnung mit echter Nummer. Senden Sie nie eine „Testrechnung“ an einen beliebigen Teilnehmer: Eine solche Rechnung müsste mit einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) storniert werden. Weisen Sie die Einrichtung mit Dokumenten nach, die ohnehin ausgestellt werden mussten.

Empfang. Der einfachste Nachweis ist Ihre eigene Honorarrechnung an den Mandanten: Als belgischer MwSt.-pflichtiger Lieferant müssen Sie sie ohnehin als strukturierte Rechnung senden. Senden Sie sie an die 0208:-ID des Mandanten und prüfen Sie, ob sie in seiner Inbox mit NOUVEAU (neu) erscheint. Markieren Sie die Zeile und laden Sie sie herunter: Das ZIP enthält einen Ordner xml/ und einen Ordner pdf/. Bei einem Mandanten, der nur sendet, kommt die Rechnung beim anderen Anbieter an: Lassen Sie den Empfang von der Person, die diesen Posteingang überwacht, schriftlich bestätigen und legen Sie die Bestätigung ab.

Versand. Nehmen Sie die nächste echte Rechnung des Mandanten an einen belgischen Geschäftskunden auf Peppol. Envoyer öffnet das Sendefenster; wird der Kunde im Netzwerk gefunden, ist Envoi électronique via Peppol automatisch angehakt, und Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden) versendet die Rechnung. In Peppol → Outbox muss der Status auf Traité wechseln: Die Zustellung im Netzwerk ist erfolgt, was weder Annahme noch Zahlung bedeutet.

Forderungen. Erfasst der Mandant Zahlungen in OrdoGrid, buchen Sie die erste mit Zahlung erfassen im Bereich Abrechnung der Rechnung und prüfen Sie Offen.

Rechenbeispiel: Fiduciaire Lambert bringt vier Mandanten auf Peppol

Die Fiduciaire Lambert SRL, eine Buchhaltungskanzlei in Namur, bearbeitet Anfang Oktober 2026 vier Mandanten.

Menuiserie Dubois im Detail.

1. Duplikat entdeckt. Ein Mitarbeiter hatte über den Kanzleizugang ein Unternehmen für den Mandanten angelegt und dort die Autorisierung unterzeichnet. Dessen Seite Réception Peppol zeigt Déjà présent sur Peppol via notre access point, und Activer la réception liefert Réception déjà liée sur la plateforme mit dem Namen „Menuiserie Dubois“: Marc Dubois hatte den Empfang 2025 in seinem eigenen OrdoGrid-Unternehmen aktiviert.
2. Zugang korrigiert. Herr Dubois, der Inhaber, lädt die Kanzlei als Administrator ein. Sein Reiter Statut zeigt Enregistré und „Signé par Marc Dubois“.
3. Empfang nachgewiesen. Am 2. Oktober 2026 sendet die Kanzlei ihre Honorarrechnung für das dritte Quartal, FL-2026-0311, an 0208:0123456749: 650,00 € ohne MwSt. plus 136,50 € MwSt. zu 21 %, zusammen 786,50 €. Sie erscheint in der Inbox; das ZIP kommt in die Akte.
4. Versand nachgewiesen. Am 5. Oktober stellt Dubois der Cuisines Mertens SRL, einem Küchenhändler auf Peppol, eine Arbeitsplatte aus Eiche ohne Montage in Rechnung. F-2026-0042: 1.000,00 € ohne MwSt., MwSt. zu 21 % 210,00 €, gesamt 1.210,00 €, fällig am 4. November 2026. Envoi électronique via Peppol ist automatisch angehakt; die Kanzlei entfernt das Häkchen bei Email, und die Outbox zeigt noch am selben Vormittag Traité.
5. Forderung geprüft. Am 9. Oktober zahlt Mertens 400,00 €. Nach Zahlung erfassen (Methode: Überweisung) zeigt die Abrechnung Rechnungssumme 1.210,00 €, Zahlungen (inklusive Vorauszahlungen) 400,00 € und Offen 810,00 €; die Rechnung zeigt Partiellement payée (teilweise bezahlt).
6. Akte abgeschlossen. Vollmacht am 1. Oktober unterzeichnet (die Kanzlei sieht jeden Dienstag und Freitag in den Posteingang; Vertretung: das Sekretariat des Mandanten), datierte Abfrage, Screenshot von Statut, beide Nachweise, nächste Prüfung am 1. April 2027.

Für Studio Lenoir prüft die Kanzlei, ob Rechnungen an Geschäftskunden den seit 2025 vorgeschriebenen Vermerk tragen, auf Französisch „Régime particulier de la franchise de taxe“: Die Option Régime de la franchise de taxe in OrdoGrid druckt ihn auf französischsprachigen Dokumenten und den niederländischen Wortlaut auf niederländischsprachigen, auf englisch- oder deutschsprachigen Dokumenten aber nur eine Übersetzung; die Kanzlei prüft daher, ob die Langue des documents (Dokumentsprache) des Unternehmens Französisch oder Niederländisch ist (Rechnungsstellung unter der Kleinunternehmerregelung).

Das Mandantenportfolio steuern

Spalten der Übersicht

Führen Sie jeden Mandanten durch dieselben Stufen: Umfang geklärt, Zugang und Vollmacht geregelt, registriert, Empfang nachgewiesen, Versand nachgewiesen, übergeben oder von der Kanzlei betreut. Zählen Sie die Mandanten je Stufe jede Woche: Ein betroffener Mandant, für den noch niemand unter 0208 empfängt, ist der Geldbuße ausgesetzt; „Empfang nachgewiesen“ ist Ihr Nachweis, dass er es nicht mehr ist.

Wann Sie einen Mandanten neu einordnen

• Sein MwSt.-Status ändert sich: Ein- oder Austritt aus der Kleinunternehmerregelung (Schwelle 25.000 € im Jahr 2026, 26.000 € ab 2027 laut Gesetz vom 23. September 2026), steuerpflichtige Umsätze neben nach Art. 44 befreiten, oder das Ende der Pauschalregelung.
• Seine Unternehmensnummer, Rechtsform oder MwSt.-Nummer ändert sich; nach einer Änderung der MwSt.-Nummer zeigt OrdoGrid Nouveau numéro de TVA détecté (neue MwSt.-Nummer erkannt) und verlangt eine neue Unterschrift.
• Er wechselt Bank, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogramm, die ihn anderswo registrieren können.
• Ein Lieferant meldet eine fehlgeschlagene Zustellung, oder Rechnungen kommen noch per E-Mail an.
• Das geplante E-Reporting-Gesetz wird verabschiedet (siehe die häufigen Fragen und E-Reporting 2028).

Integrationen: ein API-Schlüssel je Mandantenunternehmen

Jeder OrdoGrid-API-Schlüssel gilt nur für ein Unternehmen. Ein Inhaber oder Administrator des Mandantenunternehmens erstellt ihn unter API-Schlüssel (Schlüssel erstellen, Name, Berechtigungen, Läuft ab am); der geheime Schlüssel wird nur einmal angezeigt (Kopieren Sie diesen Schlüssel jetzt). Beginnen Sie mit GET /api/v1/me, das bestätigt, für welches Unternehmen der Schlüssel handelt. Ihr Kanzleizugang ist kein API-Zugang, und es gibt keine Sandbox: Aufrufe wirken auf echte Daten und das echte Netzwerk (Integration der öffentlichen API).

Posteingang durch die Kanzlei betreuen oder an den Mandanten übergeben

Unabhängig vom Modell muss die überwachende Person drei Handgriffe kennen:

1. Eine fehladressierte Rechnung wird nicht gebucht: Der FÖD Finanzen empfiehlt, sie abzulehnen, etwa mit Répondre (antworten) → RE Rejetée (abgelehnt) und einem Begründungscode.
2. Eine ausgehende Rechnung, die nach einem Werktag noch nicht Traité zeigt, wird mit Vérifier geprüft und dann mit ihrer Nummer dem OrdoGrid-Support gemeldet. Sie wird nicht über einen anderen Weg erneut gesendet: OrdoGrid sperrt einen neuen Versand selbst, solange das Ergebnis unsicher ist.
3. Ein Kunde, der nicht auf Peppol ist, erhält nach der Ausweichlösung ein PDF per E-Mail und später keine strukturierte Fassung (Kunde nicht auf Peppol).

OrdoGrid hat kein Einkaufsjournal und keinen Freigabe-Workflow: Empfangene Rechnungen werden dort angesehen, heruntergeladen und beantwortet und in Ihrer Buchhaltungssoftware gebucht. Umfasst das Abonnement des Mandanten die Buchhaltung, bietet deren Export Exportformat-Vorlagen für Winbooks und Exact Online (CSV-Layouts, keine direkte Anbindung). Im Business-Abonnement kann der Mandant Ihnen auch einen Freigabelink aus der Buchhaltung senden (Freigabelink erstellen): 30 Tage lang öffnet er eine schreibgeschützte Seite, auf der Sie ohne OrdoGrid-Konto ein ZIP mit den Transaktionen des Zeitraums, ihren Belegen und den importierten Kontoauszügen herunterladen; jeder, der den Link hat, kann das ebenfalls. Nur Inhaber und Administratoren können einen solchen Link erstellen und ihn jederzeit mit Widerrufen unter Freigabelinks für Ihren Buchhalter sperren. Periodenunterlagen: eine klare Übergabe an Ihren Buchhalter vorbereiten.

Sonderfälle und häufige Fehler

Welche Nachweise Sie aufbewahren

Was das Gesetz verlangt. Ausgestellte und empfangene Rechnungen werden sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrem Datum aufbewahrt (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); 15 oder 25 Jahre für bestimmte Rechnungen im Zusammenhang mit der Berichtigung des Vorsteuerabzugs auf Immobilien. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv.

Was wir je Mandant empfehlen:

1. Die unterzeichnete Vollmacht oder das Auftragsschreiben, das Peppol abdeckt.
2. Die Entscheidung zum Umfang mit Grundlage, auch Entscheidungen „keine Pflicht“.
3. Datierte Ergebnisse von lookup.peppol.org, vor und nach der Einrichtung.
4. Screenshots der Déclaration d'autorisation vor dem Unterzeichnen und des Reiters Statut danach.
5. Bei Mandanten, die nur senden: die schriftliche Bestätigung des empfangenden Anbieters.
6. Das ZIP der ersten empfangenen Rechnung, das XML der ersten gesendeten Rechnung und ihr Datum Traité.
7. Für jede Ausweichlösung: den Grund Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (Kunde nicht registriert) aus dem Sendefenster oder eine datierte Abfrage.
8. Ein monatliches ZIP von Inbox und Outbox im eigenen Speicher des Mandanten.

Häufige Fragen

Darf ich die Peppol-Autorisierung für meinen Mandanten unterzeichnen?

Nur wenn der Mandant Sie dazu bevollmächtigt hat. Die Erklärung besagt, dass der Unterzeichner für das Unternehmen handeln darf, und OrdoGrid erfasst Ihr Konto als Unterzeichner. Wir empfehlen, dass der Selbstständige oder ein Verwalter unterzeichnet, oder dass Sie mit einer schriftlichen Vollmacht in der Akte unterzeichnen.

Genügt reines Senden für einen Mandanten?

Ja, wenn bereits ein anderer Anbieter für die 0208-ID des Mandanten empfängt und jemand diesen Posteingang überwacht. Empfängt niemand, fehlen dem Mandanten die Mittel zum Empfang, und genau darauf zielt die Geldbuße von 1.500 €.

Brauchen Mandanten unter der Kleinunternehmerregelung Peppol?

Ja. Der FÖD Finanzen erklärt, dass die Pflicht für Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung gilt: Sie müssen strukturierte Rechnungen empfangen und an in Belgien niedergelassene MwSt.-pflichtige Geschäftskunden ausstellen. Nur Unternehmen, die ausschließlich nach Art. 44 befreite Umsätze ausführen, und nicht in Belgien niedergelassene Unternehmen sind von beiden Pflichten ausgenommen.

Kann ein Peppol-Posteingang für alle meine Mandanten dienen?

Nein. Jeder Mandant ist unter seiner eigenen Unternehmensnummer registriert, und für eine ID empfängt nur ein Anbieter. In OrdoGrid hat jedes Mandantenunternehmen seinen eigenen Posteingang; als Administrator erhalten Sie die Benachrichtigungen jedes Unternehmens und wechseln mit Changer d'entreprise.

Wie teste ich die Einrichtung ohne Testmodus?

Mit echten Dokumenten: Ihre Honorarrechnung an den Mandanten weist den Empfang nach, seine nächste Rechnung an einen Kunden auf Peppol den Versand. Senden Sie nie eine Testrechnung an einen beliebigen Teilnehmer.

Was tun, wenn der Kunde meines Mandanten nicht auf Peppol ist?

Ihr Mandant stellt nach der gesetzlichen Ausweichlösung eine PDF- oder Papierrechnung aus, bewahrt den Nachweis auf, dass der Kunde nicht erreichbar war, und sendet sie später nicht erneut über Peppol. Der Kunde verstößt weiter gegen seine eigene Empfangspflicht.

Kann der Mandant Peppol-Softwarekosten zu 120 % abziehen?

Kleine Gesellschaften und selbstständige natürliche Personen können 120 % der Kosten für Rechnungssoftware, ohne Abschreibungen, zum Ausstellen, Senden und Empfangen strukturierter Rechnungen abziehen, für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 (Gesetz vom 6. Februar 2024). Prüfen Sie die Hinweise des FÖD Finanzen, bevor Sie andere Kosten einbeziehen, etwa Beratung bei der Einführung.

Ändert das E-Reporting etwas an dieser Einrichtung?

Noch nicht. Am 18. Juli 2026 billigte der Ministerrat einen Gesetzesvorentwurf zur Meldung von Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit durch Lieferant und Kunde, doch er ist kein Gesetz, die Mitteilung nennt kein Startdatum, und heute werden keine Rechnungsdaten an die Verwaltung übermittelt. Sollte das E-Reporting, wie Kommentatoren berichten, auf dem Peppol-Netzwerk aufbauen, sind eine saubere 0208-Registrierung und ein überwachter Posteingang der Ausgangspunkt.