Peppol im Konzern: eine ID je Gesellschaft, MwSt.-Einheiten, Fusionen

Eine Gruppe kann ein Finanzteam und einen Peppol-Dienstleister teilen, aber Peppol kennt keine Gruppe. Jede belgische Gesellschaft, die Rechnungen im Rahmen der B2B-Pflicht ausstellt oder empfängt, wird unter ihrer eigenen Unternehmensnummer adressiert (0208: gefolgt von zehn Ziffern), und jede Rechnung läuft unter der Identität der Gesellschaft, die die Lieferung oder Dienstleistung erbracht oder empfangen hat. Mitglieder einer MwSt.-Einheit sind keine Ausnahme: Jedes Mitglied fakturiert unter seiner eigenen MwSt.-Unternummer.

In OrdoGrid kann ein Benutzerkonto zu allen Gruppengesellschaften gehören und zwischen ihnen wechseln, aber jedes Unternehmen hat sein eigenes Abonnement und seinen eigenen Plan unter Abrechnung & Abonnement.

Dieser Leitfaden richtet sich an Finanzteams, Controller und Berater, die mehrere belgische Gesellschaften führen: welche Struktur welche Identität braucht, die Einrichtung in OrdoGrid, konzerninterne und falsch adressierte Rechnungen sowie Fusionen. Für ein einzelnes Unternehmen folgen Sie Peppol in OrdoGrid einrichten; den Aufbau einer ID und die Modulo-97-Prüfung beschreibt der Artikel Peppol-ID erklärt.

Die Regel: eine MwSt.-pflichtige Gesellschaft, eine Peppol-Identität

Was das Gesetz verlangt. Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen oder in seinem Namen ausstellen lassen, wenn er unter seiner belgischen MwSt.-Nummer (oder der Unternummer eines Mitglieds einer MwSt.-Einheit) Umsätze an einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen oder an eine MwSt.-Einheit bewirkt (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Nach Artikel 44 befreite Umsätze sind ausgenommen. Jede betroffene Gesellschaft muss auch empfangen können, mit Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk als Standard. Jede Gruppengesellschaft ist ein eigener MwSt.-Pflichtiger, sofern sie nicht zu einer MwSt.-Einheit gehört.

Was Peppol verlangt. Der FÖD Finanzen erklärt, dass jedes belgische Unternehmen auf Peppol mindestens unter seiner Unternehmensnummer, Schema 0208, registriert sein muss und die Dienstleister vertraglich dazu verpflichtet sind. Ein 0208-Wert hat zehn Ziffern, beginnt mit 0 oder 1 und trägt eine Modulo-97-Prüfziffer; die Regel PEPPOL-COMMON-R043 weist eine Rechnung ab, deren 0208-Wert diese Prüfung nicht besteht.

Was OrdoGrid tut. Jedes OrdoGrid-Unternehmen hat eine MwSt.-Nummer, eine Peppol-Ermächtigung, eine Empfangsregistrierung und eine Inbox. OrdoGrid verweigert einen Peppol-Versand, wenn die MwSt.-Nummer des Lieferanten auf der Rechnung von der des aktiven Unternehmens abweicht, und ordnet jede Eingangsrechnung dem Unternehmen zu, dessen MwSt.-Nummer als Käufer auf der Rechnung steht.

MwSt.-Einheit (unité TVA)

In Belgien niedergelassene Personen, die rechtlich selbstständig, aber finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch eng verbunden sind und für die MwSt. als ein einziger MwSt.-Pflichtiger gelten (Art. 4 §2 MwSt.-Gesetzbuch). Die Einheit reicht eine Erklärung unter ihrer eigenen Nummer ein; jedes Mitglied hat eine MwSt.-Unternummer, die einzige Nummer auf den Rechnungen und Bestellungen, die es ausstellt.

Entscheidungstabelle: welche Struktur, welche Identität

MwSt.-Einheiten: was sich auf Peppol ändert

Was das Gesetz verlangt.

• Auf den Rechnungen eines Mitglieds stehen die Lieferantenangaben dieses Mitglieds selbst (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 5 §1 2°). Auf Verträgen, Rechnungen, Bestellscheinen und Versandscheinen, die es ausstellt, darf ein Mitglied nur seine eigene MwSt.-Unternummer (sous-numéro d'identification à la TVA) angeben (Art. 30).
• Ein Umsatz an eine MwSt.-Einheit, bei dem das kaufende Mitglied seine Unternummer mitteilen muss, fällt unter die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung (Art. 53 §2bis, 1°, b).
• Umsätze zwischen Mitgliedern liegen außerhalb des Anwendungsbereichs der MwSt. Wird keine Rechnung ausgestellt, stellt das liefernde Mitglied ein besonderes Dokument (document particulier) aus; dafür gelten die Formvorschriften von §2bis, wenn sonst eine strukturierte Rechnung erforderlich gewesen wäre (Art. 53 §3).
• Das vertretende Mitglied reicht die gemeinsame MwSt.-Erklärung der Einheit unter deren eigener Nummer ein (Stellungnahme CNC 2010/13).

Was wir empfehlen. Da jedes Mitglied seine eigene Unternehmensnummer behält und Lieferanten nur seine Unternummer mitteilt, registrieren Sie jedes Mitglied, das Rechnungen ausstellt oder empfängt, unter 0208 + seiner eigenen Unternehmensnummer, und bitten Sie Lieferanten, das Mitglied und seine Unternummer als Käufer anzugeben, nie die Nummer der Einheit.

Was OrdoGrid tut. Legen Sie je Mitglied ein Unternehmen mit dessen eigener Unternummer im Feld Numéro de TVA an; Activer la réception (Empfang aktivieren) leitet die Peppol-ID aus diesen zehn Ziffern ab. Lassen Sie die Unternummer jedes Mitglieds von Ihrem Berater bestätigen, bevor Sie den Empfang aktivieren. Eine Rechnung mit der Nummer der Einheit als Käufer wird keinem Mitgliedsunternehmen zugeordnet. OrdoGrid kennt keinen Dokumenttyp für das besondere Dokument zwischen Mitgliedern.

Ein Dienstleister für alle Gesellschaften oder mehrere?

Ein Dienstleister kann viele Teilnehmer-IDs verwalten: Die ganze Gruppe kann also denselben Dienstleister nutzen; in OrdoGrid hat jedes Unternehmen dennoch sein eigenes Abonnement und seinen eigenen Plan. Jede ID kann nur bei einem Dienstleister gleichzeitig empfangen: Ein neuer Dienstleister kann sie erst registrieren, wenn der bisherige sie abgemeldet hat, es sei denn, beide nutzen das Peppol-Verfahren mit Migrationsschlüssel. Der Versand braucht keine Empfangsregistrierung.

Die Gruppe in OrdoGrid einrichten

1. Erstellen Sie die Gesellschaftsübersicht. Eine Zeile je Rechtsträger: Name, Unternehmensnummer (Modulo 97 geprüft), MwSt.-Nummer oder Unternummer, MwSt.-Status, betroffen oder nicht, derzeitiger Empfangsdienstleister.
2. Legen Sie je MwSt.-Nummer ein Unternehmen an. Im Profilmenü öffnet Créer une nouvelle entreprise (neues Unternehmen anlegen) das Unternehmensformular (Créez une entreprise supplémentaire). Wählen Sie Entreprise, geben Sie die Numéro de TVA ein (Name und Anschrift werden aus dem belgischen Register vorausgefüllt), durchlaufen Sie die Schritte und klicken Sie auf Créer l'entreprise (Unternehmen anlegen). Wer das Unternehmen anlegt, wird Inhaber. Legen Sie nie ein zweites Unternehmen für eine MwSt.-Nummer an, die schon in OrdoGrid existiert.
3. Vergeben Sie Zugänge je Unternehmen. In jedem Unternehmen lädt der Inhaber Kollegen unter Team als Administrator (erstellt, versendet, erfasst Zahlungen) oder Betrachter (nur Lesen) ein. Administrator der Mutter zu sein, gibt keinen Zugang zu einer Tochter. Inhaber und Administratoren erhalten die Peppol-Benachrichtigungen des Unternehmens per E-Mail.
4. Wechseln Sie vor jeder Aktion mit Changer d'entreprise (Unternehmen wechseln) im Profilmenü. Dokumente, Kunden, Ermächtigung und API-Schlüssel gehören zum aktiven Unternehmen.
5. Unterzeichnen Sie die Ermächtigung. Peppol → Autorisation Peppol: Geben Sie den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) ein, kreuzen Sie die Erklärung an und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Es handelt sich um einen eingetippten Namen und ein Kontrollkästchen, keine qualifizierte elektronische Signatur; lassen Sie eine Person unterzeichnen, die die Gesellschaft verpflichten darf.
6. Wählen Sie den Empfang. Auf Réception Peppol registriert Activer la réception 0208: + die Unternehmensnummer; Continuer en envoi seul belässt den Empfang anderswo. Réception déjà liée sur la plateforme (Empfang bereits auf der Plattform verknüpft) bedeutet, dass ein anderes OrdoGrid-Unternehmen mit dieser MwSt.-Nummer für den Empfang registriert ist; Ouvrir … (öffnen) führt Sie dorthin, wenn Sie Mitglied sind.
7. Prüfen Sie den Reiter Statut. Envoi (Outbox) zeigt Autorisé, Réception (Inbox) Enregistré, und Annuaire Peppol → Identifiant Peppol zeigt die ID für Lieferanten; unter Access point de réception (empfangender Zugangspunkt) sollte bei einem Unternehmen, das über OrdoGrid empfängt, Notre access point (unser Zugangspunkt) stehen, während Autre prestataire (anderer Dienstleister) bedeutet, dass die Rechnungen dieses Unternehmens anderswo ankommen. Prüfen Sie sie auf lookup.peppol.org mit 0208: + Nummer; die Suche belegt nur die Empfangsfähigkeit.
8. Legen Sie Schwestergesellschaften als Kunden an, und zwar in jedem Unternehmen, das ihnen Rechnungen ausstellt, mit Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) und N° de TVA (MwSt.-Nummer). Kundendaten gelten je Unternehmen.
9. Informieren Sie Lieferanten je Gesellschaft, jeweils mit eigenem Namen, MwSt.-Nummer und Peppol-ID: Peppol-ID an Lieferanten weitergeben.

Rechenbeispiel: die Nord-Gruppe

Nord Holding SA hält Atelier Nord SRL (Schreinerei) und Nord Logistics SRL (Lagerlogistik); sie bilden keine MwSt.-Einheit. Nord Holding stellt beiden Töchtern Managementvergütungen mit MwSt. in Rechnung, also sind alle drei betroffen. Die Konzerncontrollerin Sofie Peeters ist Administratorin in allen drei OrdoGrid-Unternehmen.

Alle drei Nummern bestehen die Modulo-97-Prüfung: Bei Atelier Nord lassen die ersten acht Ziffern (07123456, also 7.123.456) geteilt durch 97 einen Rest von 67, und 97 − 67 = 30, die letzten beiden Ziffern.

Konzerninterne Rechnung: Atelier Nord liefert Holzkisten an Nord Logistics

Am 28. September 2026 liefert Atelier Nord 40 maßgefertigte Holzkisten an Nord Logistics. Das sind bewegliche Gegenstände, keine Arbeiten an einem Gebäude: Atelier Nord berechnet 21 % MwSt. Beide Gesellschaften sind eigenständige belgische MwSt.-Pflichtige: Die Rechnung muss eine strukturierte E-Rechnung sein (Peppol BIS über Peppol, sofern sie kein anderes strukturiertes Format vereinbaren) und spätestens am 15. des Folgemonats ausgestellt werden, also am 15. Oktober 2026.

1. Changer d'entreprise → Atelier Nord SRL.
2. Factures (Rechnungen) → Nouvelle facture (neue Rechnung). N° schlägt F-2026-0187 vor; Date 5. Oktober 2026; Échéance (Fälligkeit) steht standardmäßig auf dem 4. November 2026. Kunde Nord Logistics SRL, BE 0798.765.405; eine Position zu 21 %, MwSt.-Option Standard, mit der Description (Beschreibung) „Holzkisten, geliefert am 28. September 2026“, damit die Rechnung das Lieferdatum zeigt.
3. Envoyer (senden): Envoi électronique via Peppol ist angehakt, weil Nord Logistics im Netzwerk gefunden wird. Sofie entfernt den Haken bei Email und klickt auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden).
4. Peppol → Outbox: Die Zeile erreicht Traité (verarbeitet), also Zustellung im Netzwerk, weder Annahme noch Zahlung.
5. Changer d'entreprise → Nord Logistics SRL, dann Peppol → Actualiser (aktualisieren). F-2026-0187 erscheint in der Inbox mit 5.000,00 € netto. Sofie prüft sie anhand des Lieferscheins: Répondre (antworten) → AP Acceptée (angenommen).

Falsch adressierte Lieferantenrechnung

Am 8. Oktober 2026 berechnet Scierie Lemaire SRL (BE 0734.567.835) Eichenbretter, die Atelier Nord mit der Bestellung AN-2026-044 bestellt hat: 2.400,00 € + 504,00 € MwSt. = 2.904,00 €, Rechnung SL-2026-311. Der Sachbearbeiter wählte den falschen Kunden, sodass die Rechnung Nord Logistics als Käufer nennt und in der Inbox von Nord Logistics landet.

1. Nord Logistics zahlt sie nicht, bucht sie nicht und zieht die MwSt. nicht ab. Der FÖD Finanzen erklärt, dass eine nicht für Sie bestimmte Rechnung abgelehnt werden sollte, etwa mit dem Code RE (spezifische FAQ Q28).
2. In der Inbox von Nord Logistics: Répondre → RE Rejetée (abgelehnt), Begründungscode REC (Empfänger unbekannt), mit der Notiz „Bestellt von Atelier Nord SRL, BE 0712.345.630, Bestellung AN-2026-044.“
3. Scierie Lemaire korrigiert SL-2026-311 mit einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) an Nord Logistics (Q29) und stellt Atelier Nord eine neue Rechnung aus. Die Gutschrift erreicht die Inbox von Nord Logistics, die neue Rechnung die von Atelier Nord.
4. Sofie legt Rechnung, Antwort und Gutschrift gemeinsam ab.

Variante: wenn die Nord-Gesellschaften eine MwSt.-Einheit bildeten

Die Lieferung der Kisten läge außerhalb der MwSt.: keine 1.050,00 € MwSt. Atelier Nord würde ein besonderes Dokument (oder eine Rechnung ohne MwSt.) ausstellen, das dennoch die Bedingungen der strukturierten E-Rechnung nach §2bis erfüllen muss (Art. 53 §3 MwSt.-Gesetzbuch). OrdoGrid kann kein besonderes Dokument erstellen; Sofie würde das Vorgehen mit dem Berater der Gruppe abstimmen. Scierie Lemaire würde weiterhin die eigene Unternummer von Atelier Nord als Käufer angeben, und Atelier Nord würde weiterhin auf 0208:0712345630 empfangen. Die eigene Nummer der Einheit würde nur ihrer MwSt.-Erklärung dienen, nicht den Lieferantenrechnungen.

Fusionen, neue Gesellschaften und andere Identitätswechsel

Behandeln Sie jede Änderung als neue Identitätsentscheidung und lassen Sie Stichtage und MwSt.-Folgen von Ihrem Berater bestätigen.

Sonderfälle und häufige Fehler

Integrationen: ein API-Schlüssel je Unternehmen

OrdoGrid-API-Schlüssel sind an ein Unternehmen gebunden: Ein Schlüssel handelt für ein Unternehmen, und kein Header schaltet ihn auf ein anderes um. In jedem Unternehmen:

1. Legen Sie unter API-Schlüssel einen Schlüssel an.
2. Rufen Sie GET /api/v1/me auf, um das adressierte Unternehmen zu bestätigen.
3. Notieren Sie den Schlüsselnamen (nie das Geheimnis) in der Gesellschaftsübersicht.
4. Testen Sie mit einer echten Rechnung, da es keine Testumgebung gibt.

Siehe Integration der öffentlichen API.

Aufzubewahrende Nachweise

• Die Gesellschaftsübersicht, datiert und vom Konzerncontroller freigegeben.
• Je Unternehmen: ein Screenshot von Statut (Ermächtigung mit „Signé par …“, Empfang, Identifiant Peppol) und das Ergebnis von lookup.peppol.org.
• Die Mitteilung jeder Gesellschaft an ihre Lieferanten mit Datum sowie die Unterlagen Ihres Beraters zur MwSt.-Einheit und zu Fusionen.
• Jede falsch adressierte Rechnung mit Ihrer RE-Antwort und der Gutschrift des Lieferanten.
• Je Unternehmen die ausgetauschten XML- und PDF-Dateien (Zeilen auf Peppol auswählen, ZIP herunterladen), aufbewahrt sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025).

Häufige Fragen

Braucht jede belgische Gesellschaft einer Gruppe eine eigene Peppol-ID?

Ja, wenn sie Rechnungen im Rahmen der B2B-Pflicht ausstellt oder empfängt: Jede Gesellschaft ist ein eigener MwSt.-Pflichtiger, außer in einer MwSt.-Einheit, und muss mindestens unter 0208 gefolgt von ihrer eigenen Unternehmensnummer registriert sein.

Kann ein Zugangspunkt alle Gesellschaften der Gruppe bedienen?

Ja. Jede ID empfängt nur bei einem Dienstleister gleichzeitig: Eine Gesellschaft, die einen anderen Dienstleister behält, nutzt OrdoGrid nur zum Senden.

Können zwei OrdoGrid-Unternehmen eine MwSt.-Nummer für den Empfang teilen?

Nein. Nur ein OrdoGrid-Unternehmen je MwSt.-Nummer kann für den Empfang registriert sein; das zweite erhält die Meldung Réception déjà liée sur la plateforme.

Wie registriert sich eine MwSt.-Einheit auf Peppol?

Wir empfehlen, jedes Mitglied, das Rechnungen ausstellt oder empfängt, unter 0208 gefolgt von seiner eigenen Unternehmensnummer zu registrieren. Der FÖD Finanzen hat keine eigene Regel: Klären Sie es mit Ihrem Berater.

Müssen Rechnungen zwischen unseren Gruppengesellschaften über Peppol laufen?

Zwischen eigenständigen, in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen muss die Rechnung für Umsätze, die nicht nach Artikel 44 befreit sind, eine strukturierte E-Rechnung sein: standardmäßig Peppol BIS über Peppol, sofern die beiden Gesellschaften kein anderes strukturiertes Format vereinbaren. Innerhalb einer MwSt.-Einheit liegen die Umsätze außerhalb der MwSt. Wird keine Rechnung ausgestellt, stellt das liefernde Mitglied ein besonderes Dokument aus, für das dieselben Formvorschriften gelten (Art. 53 §3 MwSt.-Gesetzbuch).

Darf die Muttergesellschaft Rechnungen für eine Tochter ausstellen?

Sie darf sie im Namen der Tochter ausstellen, aber die Tochter bleibt Lieferant, mit eigenem Namen, eigener MwSt.-Nummer und eigener Peppol-ID. In OrdoGrid arbeiten Mitarbeiter der Mutter als Administratoren im Unternehmen der Tochter.

Was tun mit einer Rechnung an die falsche Gruppengesellschaft?

Nicht buchen und keine MwSt. abziehen. Mit Répondre → RE ablehnen und die richtige Gesellschaft nennen; der Lieferant stellt eine Gutschrift und eine neue Rechnung aus.

Was geschieht nach einer Fusion mit der Peppol-ID der übernommenen Gesellschaft?

Lassen Sie sie während einer vereinbarten Übergangszeit empfangen, lehnen Sie falsch adressierte Rechnungen ab und geben Sie danach den Empfang frei, wodurch die ID abgemeldet wird.