Selbstfakturierung in Belgien (Peppol): Vereinbarung, Annahme, Empfang

Bei der Selbstfakturierung (Gutschriftverfahren, Self-Billing, auf Französisch autofacturation) erstellt Ihr Kunde die Rechnung für die Waren oder Dienstleistungen, die Sie liefern, und stellt sie in Ihrem Namen und für Ihre Rechnung aus. Sie bleiben Verkäufer, und die MwSt.-Behandlung ändert sich nicht: Sie erklären den Umsatz und, außer wenn der Kunde die Steuer bei Verlagerung der Steuerschuld schuldet, auch die MwSt. Das belgische Recht erlaubt das nur mit einer vorherigen Vereinbarung und einem Annahmeverfahren für jede Rechnung. Seit dem 1. Januar 2026 muss eine selbstfakturierte Rechnung, die unter die belgische B2B-Pflicht zur E-Rechnung fällt, strukturiert sein; auf Peppol läuft sie als eigener Selbstfakturierungs-Dokumenttyp, für dessen Empfang Sie als Lieferant registriert sein müssen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Lieferanten, deren Kunden die Rechnungen erstellen (ein Händler, der Ihre Lieferungen zählt, eine Plattform, die Ihre Provision berechnet), an Käufer, die Selbstfakturierung erwägen, und an deren Buchhalter. Zur Pflicht im Allgemeinen siehe die belgische B2B-Pflicht zur E-Rechnung; zu Gutschriften (Rechnungskorrekturen), die Sie selbst ausstellen, siehe Peppol-Rechnung mit strukturierter Gutschrift (Kreditnote) korrigieren.

Wer macht was bei der Selbstfakturierung

Die zwei gesetzlichen Bedingungen

Ein Kunde darf für seinen Lieferanten nur dann eine strukturierte E-Rechnung ausstellen, wenn eine vorherige Vereinbarung zwischen beiden Parteien besteht und jede Rechnung einem Annahmeverfahren durch den Lieferanten unterliegt (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, eingefügt durch das Gesetz vom 6. Februar 2024). Der FÖD Finanzen, die föderale Steuerverwaltung, bestätigt in seiner B2B-FAQ (Frage 10), dass diese Regeln unverändert gelten und Selbstfakturierung über Peppol möglich ist.

Weder das Gesetz noch die FAQ schreibt eine Form vor. Die Erläuterungen der Europäischen Kommission zu den Rechnungsstellungsvorschriften (nicht verbindlich, Erläuterung B-4) halten fest, dass die Parteien die Bedingungen selbst festlegen, dass „vorherig“ heißt: vor der ersten selbstfakturierten Rechnung vereinbart, und dass die Parteien das Bestehen der Vereinbarung nachweisen können müssen. Die Annahme kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen: in der Vereinbarung beschrieben oder belegt durch die Verarbeitung der Rechnung oder den Zahlungseingang beim Lieferanten. Wenn Sie auf stillschweigende Annahme setzen (zum Beispiel: eine Rechnung gilt als angenommen, wenn Sie sie nicht binnen fünf Werktagen beanstanden), halten Sie das in der Vereinbarung fest und lassen Sie es von Ihrem Buchhalter bestätigen.

Was in die Vereinbarung gehört

Unsere Empfehlung, keine gesetzliche Vorlage:

Was eine selbstfakturierte Rechnung enthalten muss

Eine selbstfakturierte Rechnung ist eine vollständige MwSt.-Rechnung: Alle Angaben aus Art. 5 §1 des Königlichen Erlasses Nr. 1 gelten, mit Ihren Daten als Lieferant (vollständige Liste: gesetzliche Angaben auf belgischen Rechnungen). Worauf es ankommt:

• Parteien. Ihr Name, die Anschrift Ihres Sitzes und Ihre MwSt.-Nummer als Lieferant; die Daten des Kunden als Kunde, auch wenn der Kunde die Rechnung sendet.
• Der Selbstfakturierungsvermerk. „Autofacturation“ auf Französisch, „factuur uitgereikt door afnemer“ auf Niederländisch, vorgeschrieben, wenn der Vertragspartner die Rechnung im Namen und für Rechnung des Lieferanten ausstellt (Art. 5 §1 9°ter). In der englischen Fassung der MwSt.-Richtlinie lautet der Vermerk „Self-billing“ (Art. 226 Nummer 10a). Einen amtlichen deutschen Wortlaut haben wir nicht überprüft: Fragen Sie für Rechnungen auf Deutsch Ihren Buchhalter.
• Achtung, Begriff. In der deutschen Fassung der B2B-FAQ des FÖD Finanzen (Frage 23) heißen selbstfakturierte Rechnungen „Gutschriften (vom Vertragspartner ausgestellte Rechnungen)“, und auch im deutschen Umsatzsteuerrecht bedeutet „Gutschrift“ die Selbstfakturierung. In OrdoGrid (Menü Gutschriften) und in diesem Leitfaden bezeichnet „Gutschrift“ dagegen das berichtigende Dokument (Kreditnote), das eine Rechnung korrigiert; die Ausstellung der Rechnung durch den Kunden heißt hier Selbstfakturierung oder Gutschriftverfahren.
• Ihre MwSt.-Behandlung. Sätze (21 %, 12 % oder 6 %) und MwSt.-Gesamtbetrag in Euro wie auf Ihren eigenen Rechnungen. Bei Verlagerung der Steuerschuld ersetzt „Autoliquidation“ oder „Btw verlegd“ diese Angaben (9°bis). Unter der Kleinunternehmerregelung (Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen): keine MwSt. und der Vermerk „Régime particulier de la franchise de taxe“ oder „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“ (10°quater).
• Nummer. Fortlaufend und eindeutig, auf Grundlage einer oder mehrerer Serien (Art. 5 §1 1°). Die Erläuterungen der Kommission lassen eine eigene Serie je Kunde zu, auch für selbstfakturierte Rechnungen. In der Praxis führt der Kunde eine Serie je Lieferant, etwa AF-ZUID-2026-0038, die nie mit Ihrer eigenen Serie F-2026-… kollidiert (Rechnungsnummerierung).
• Daten. Das Ausstellungsdatum sowie Datum oder Zeitraum des Umsatzes, wenn abweichend (5°). Die Frist ist die gewöhnliche: der 15. des Monats nach dem Steuertatbestand.
• Format. Im Rahmen der Pflicht 2026 eine strukturierte E-Rechnung; eine PDF-Kopie ist freiwillig.

Wie Selbstfakturierung über Peppol läuft

Peppol hat für die Selbstfakturierung eine eigene Spezifikation, Peppol BIS Self-Billing 3.0, neben Peppol BIS Billing 3.0 für gewöhnliche Rechnungen. Der FÖD Finanzen bestätigt den eigenen Dokumenttyp, dass sich der Lieferant für den Empfang registriert und dass vorherige Vereinbarung und Annahme jedes Dokuments weiter gelten (spezifische FAQ, Frage 22).

In der Praxis:

• Ihre Registrierung entscheidet über die Zustellung. Ihr Kunde kann Ihnen selbstfakturierte Dokumente nur zustellen, wenn Ihre Peppol-ID für die selbstfakturierte Rechnung und Gutschrift registriert ist. Prüfen Sie das auf lookup.peppol.org mit 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer.
• Noch keine Peppol-Annahmenachricht. Stand Oktober 2026 vermerkt das belgische Forum der Peppol-Dienstleister, dass Statusmeldungen (Invoice Responses) für die Selbstfakturierung offenbar noch nicht möglich sind; ein Änderungsantrag wurde eingereicht. Wickeln Sie das Annahmeverfahren daher wie vereinbart außerhalb von Peppol ab.
• Manuelle Prüfung ist zulässig. Die automatische Verarbeitung selbstfakturierter Rechnungen ist keine gesetzliche Pflicht (B2B-FAQ, Frage 23).

In welcher Situation sind Sie?

In OrdoGrid: selbstfakturierte Rechnungen als Lieferant empfangen

Was OrdoGrid tut. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt an Peppol angebunden. Wenn Sie den Empfang aktivieren, registriert OrdoGrid 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer für BIS-Billing-Rechnungen und -Gutschriften, Invoice Responses, Message Level Responses sowie die selbstfakturierte Rechnung und Gutschrift.

Was es nicht tut. Es stellt keine selbstfakturierten Dokumente aus und bietet keinen Annahme-Workflow dafür. Es zeigt auch keine an Sie gerichteten selbstfakturierten Dokumente an: OrdoGrid ordnet jede empfangene Rechnung oder Gutschrift anhand der MwSt.-Nummer des Käufers einem Unternehmen zu, und in einer selbstfakturierten Rechnung sind Sie der Verkäufer. Das Dokument wird daher nicht Ihrem Unternehmen zugeordnet und erscheint nicht in Ihrer Inbox. Die Software Ihres Kunden kann es trotzdem als zugestellt anzeigen, weil die Aktivierung des Empfangs die Selbstfakturierungs-Dokumenttypen registriert. Solange der OrdoGrid-Support nichts anderes bestätigt, vereinbaren Sie, dass der Kunde Ihnen jede selbstfakturierte Rechnung zusätzlich als PDF- und XML-Kopie schickt, und wickeln Sie die Annahme anhand dieser Kopie ab.

1. Öffnen Sie Peppol. Werden Sie zu Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung) weitergeleitet, geben Sie den Nom complet du signataire (vollständigen Namen des Unterzeichners) ein, setzen Sie das Bestätigungshäkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Das ist eine getippte Erklärung, keine qualifizierte elektronische Signatur.
2. Klicken Sie auf der Seite Réception Peppol (Peppol-Empfang) auf Activer la réception (Empfang aktivieren). Zeigt die Seite Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits im Peppol-Netz registriert), empfängt ein anderer Anbieter für Sie: Fragen Sie ihn, ob Ihre Registrierung die Selbstfakturierungs-Dokumenttypen umfasst, denn nur ein Anbieter kann einen bestimmten Dokumenttyp für Sie empfangen.
3. Kopieren Sie im Reiter Statut (Status) unter Annuaire Peppol (Peppol-Verzeichnis) Ihre Identifiant Peppol (Peppol-Kennung) in die Vereinbarung.
4. Prüfen Sie auf lookup.peppol.org mit 0208: und Ihrer Unternehmensnummer, dass die selbstfakturierte Rechnung und Gutschrift aufgeführt sind. Bewahren Sie einen datierten Screenshot auf.
5. Wenden Sie sich vor der ersten selbstfakturierten Rechnung an den OrdoGrid-Support. Prüfen Sie jede selbstfakturierte Rechnung anhand der PDF- und XML-Kopie, die Ihr Kunde Ihnen schickt; warten Sie nicht darauf, dass sie in der Inbox erscheint.
6. Nehmen Sie jede selbstfakturierte Rechnung über den vereinbarten Kanal an oder beanstanden Sie sie, nicht mit Répondre (mit einer Invoice Response antworten): Peppol-Statusmeldungen für Selbstfakturierung sind noch nicht verfügbar.
7. Fakturieren Sie dieselben Umsätze nicht zusätzlich mit Nouvelle facture (neue Rechnung). Umsätze außerhalb der Vereinbarung senden Sie wie gewohnt: Klicken Sie auf Envoyer (senden), prüfen Sie, dass Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) angehakt ist, und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden).
8. Übergeben Sie die selbstfakturierten Rechnungen (die Kopien, die Ihr Kunde geschickt hat) Ihrem Buchhalter, der sie als Ausgangsrechnungen erfasst. Selbstfakturierte Rechnungen erscheinen nicht unter Factures (Rechnungen), daher ist Zahlung erfassen auf sie nicht anwendbar; verfolgen Sie den Zahlungseingang in Ihrer Buchhaltung oder beim Bankabgleich.

Wenn Sie der Käufer sind

Rechenbeispiel: wöchentliche Brotlieferungen

Bakkerij Zuid BV in Gent (MwSt. BE 0476.543.281, Peppol-ID 0208:0476543281) liefert Sauerteigbrote an die vier Filialen von Supermarkt Noord NV (MwSt. BE 0412.876.540). Ihre Vereinbarung, am 1. Juli 2026 vor der ersten selbstfakturierten Rechnung unterzeichnet, sieht Folgendes vor:

• eine selbstfakturierte Rechnung jeden Montag, auf Grundlage der in den Filialen unterzeichneten Lieferscheine;
• die Serie AF-ZUID-2026-… für selbstfakturierte Rechnungen und AFC-ZUID-2026-… für selbstfakturierte Gutschriften;
• Dokumente auf Niederländisch mit „factuur uitgereikt door afnemer“, versandt über Peppol BIS Self-Billing an 0208:0476543281, mit einer PDF- und XML-Kopie per E-Mail an die Bäckerei;
• stillschweigende Annahme, sofern die Bäckerei nicht binnen fünf Werktagen per E-Mail beanstandet;
• Zahlung 30 Tage nach der selbstfakturierten Rechnung.

Vorab hat die Bäckerei den Empfang in OrdoGrid aktiviert, lookup.peppol.org geprüft und beschlossen, jede selbstfakturierte Rechnung anhand der Kopie per E-Mail zu prüfen, weil selbstfakturierte Rechnungen nicht in der Inbox von OrdoGrid erscheinen.

1. Montag, 21. September 2026. Supermarkt Noord stellt AF-ZUID-2026-0038 für die Lieferungen vom 14. bis 19. September aus: 400 Sauerteigbrote zu 800 g à 2,65 € ohne MwSt., 6 % MwSt., über Peppol als Typ 389 gesendet.
2. Mittwoch, 23. September. Beim Abgleich mit ihren Lieferscheinen stellt die Bäckerei fest, dass die Filiale in Gent am 17. September 20 Brote aus einer beschädigten Kiste abgelehnt hat, wie auf dem unterzeichneten Lieferschein vermerkt. Sie beanstandet per E-Mail, innerhalb der fünf Tage, mit diesem Lieferschein im Anhang.
3. Donnerstag, 24. September. Supermarkt Noord stellt die selbstfakturierte Gutschrift AFC-ZUID-2026-0004 über 20 Brote aus, mit Verweis auf AF-ZUID-2026-0038 vom 21. September (Typ 261, mit dieser Rechnung als Referenz).
4. Freitag, 25. September. Die Bäckerei bestätigt per E-Mail, dass sie beide Dokumente annimmt.
5. Mittwoch, 21. Oktober. Supermarkt Noord zahlt 1.067,42 €.

400 × 2,65 € = 1.060,00 €, davon 6 % sind 63,60 €; die Gutschrift betrifft 20 × 2,65 € = 53,00 € zuzüglich 3,18 € MwSt. Die Bäckerei erklärt 60,42 € geschuldete MwSt. auf diese Lieferungen in ihrer MwSt.-Erklärung für den Zeitraum, zusammen mit ihren übrigen Umsätzen; Supermarkt Noord zieht dieselben 60,42 € ab. Eine Tortenbestellung zum Jubiläum einer Filiale am 26. September fällt nicht unter die Vereinbarung: Die Bäckerei fakturiert sie selbst in OrdoGrid, in ihrer eigenen Serie F-2026-….

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Nachweise, die Sie aufbewahren sollten

• Die unterzeichnete und datierte Vereinbarung, die belegt, dass sie vor der ersten selbstfakturierten Rechnung bestand, mit Anlagen, Änderungen und jeder Aussetzung oder Kündigung.
• Für jede selbstfakturierte Rechnung und Gutschrift: das XML, ein etwaiges PDF, den Annahmenachweis (eine Bestätigung oder die ohne Beanstandung abgelaufene Frist) und jede Beanstandung mit ihrem Ergebnis.
• Die Daten hinter jeder Rechnung: Lieferscheine, Wiegescheine, Verkaufs- oder Provisionsabrechnungen.
• Den Nachweis, dass Sie empfangen konnten: ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org mit den Selbstfakturierungs-Dokumenttypen und einen Screenshot Ihres Reiters Statut.
• Aufbewahrung: 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Rechnungsdatum (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, wiederhergestellt durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), länger für Unterlagen zur MwSt.-Berichtigung bei Immobilien. Bewahren Sie das XML auf, nicht nur das PDF. OrdoGrid gibt keine Archivierungsgarantie: Bewahren Sie eigene Kopien auf (siehe Rechnungsarchivierung in Belgien).

Häufige Fragen

Was ist Selbstfakturierung in Belgien?

Ihr Kunde erstellt die Rechnung für Ihren Umsatz und stellt sie in Ihrem Namen und für Ihre Rechnung aus. Sie bleiben Verkäufer und erklären den Umsatz und, außer bei Verlagerung der Steuerschuld, auch die MwSt. Nötig sind eine vorherige Vereinbarung, ein Annahmeverfahren für jede Rechnung und der Vermerk Autofacturation (Französisch) oder factuur uitgereikt door afnemer (Niederländisch).

Muss die Vereinbarung zur Selbstfakturierung schriftlich sein?

Das Gesetz verlangt eine vorherige Vereinbarung, ohne ihre Form festzulegen. Sie müssen nachweisen können, dass sie vor der ersten selbstfakturierten Rechnung bestand; eine schriftliche, datierte und von beiden unterzeichnete Vereinbarung ist daher dringend zu empfehlen.

Kann die Annahme einer selbstfakturierten Rechnung stillschweigend erfolgen?

Nach den Erläuterungen der Kommission kann die Annahme ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen, vorab vereinbart oder durch Verarbeitung oder Zahlung belegt. Die belgischen Texte schreiben keine Form vor. Halten Sie eine Frist für die stillschweigende Annahme in der Vereinbarung fest und lassen Sie sie von Ihrem Buchhalter bestätigen.

Wer muss für die Selbstfakturierung auf Peppol registriert sein?

Der Lieferant. Der Kunde sendet die selbstfakturierte Rechnung oder Gutschrift, daher muss der Lieferant für die Selbstfakturierungs-Dokumenttypen registriert sein.

Kann ich selbstfakturierte Rechnungen aus OrdoGrid senden?

Nein. OrdoGrid stellt nur gewöhnliche Peppol-Rechnungen (Typ 380) und -Gutschriften (Typ 381) mit Ihrem Unternehmen als Verkäufer aus. Nutzen Sie Software, die Peppol BIS Self-Billing unterstützt, oder lassen Sie sich von Ihren Lieferanten Rechnungen ausstellen.

Kann ich selbstfakturierte Rechnungen mit OrdoGrid empfangen?

Die Aktivierung des Empfangs registriert Ihre Peppol-ID für die Selbstfakturierungs-Dokumenttypen, sodass das Netz sie an OrdoGrid zustellt. OrdoGrid ordnet empfangene Dokumente jedoch anhand der MwSt.-Nummer des Käufers zu; eine selbstfakturierte Rechnung, in der Sie Verkäufer sind, erscheint daher nicht in Ihrer Inbox. Bitten Sie Ihren Kunden um eine PDF- und XML-Kopie jeder selbstfakturierten Rechnung, wenden Sie sich vor der ersten an den OrdoGrid-Support und wickeln Sie die Annahme außerhalb von OrdoGrid ab.

Gilt die Toleranz für Selbstfakturierung noch?

Nein. Sie endete am 30. Juni 2026. Es gelten die gewöhnlichen Regeln und Bußgelder; ein Bußgeld wird nur ausnahmsweise nach individueller Prüfung erlassen.

Ist ein Ankaufsbeleg dasselbe wie eine selbstfakturierte Rechnung?

Nicht unbedingt. Ankaufsbelege für Landwirte unter der landwirtschaftlichen Sonderregelung fallen unter den Königlichen Erlass Nr. 22, mit eigenen Regeln zur E-Rechnung seit dem 1. Januar 2026. Fragen Sie Ihren Buchhalter, welche Regelung gilt.