Mercurius und B2G-E-Rechnung: Rechnungen an belgische Behörden senden

Um einer belgischen Behörde (einer Gemeinde, einem ÖSHZ, einer Region, einem föderalen Dienst) eine Rechnung zu stellen, senden Sie eine strukturierte E-Rechnung über Peppol an die Unternehmensnummer der Behörde und geben die Bestellnummer an, die sie Ihnen mitgeteilt hat. Mercurius, betrieben vom FÖD BOSA (Politik und Unterstützung), ist die Poststelle des öffentlichen Sektors, die die Rechnung auf Seiten der Behörde empfängt. Sie senden nie „an Mercurius“, und Sie brauchen kein Mercurius-Konto, wenn Ihre Software über Peppol sendet.

Dieser Leitfaden richtet sich an Lieferanten des öffentlichen Sektors und ihre Buchhalter: wann die B2G-Regel gilt, wie Sie die Peppol-ID und die Referenz der Behörde finden, wie Sie die Rechnung in OrdoGrid senden und verfolgen und wie Sie eine Ablehnung korrigieren. Die MwSt.-Pflicht zwischen Unternehmen behandelt der Artikel Die belgische B2B-E-Rechnungspflicht, Bestellnummern für alle Kunden der Artikel Die Bestellnummer auf der Rechnung.

B2G und B2B: zwei Regeln im selben Netz

In beiden Fällen lautet die Peppol-ID des Empfängers 0208: plus Unternehmensnummer. Wer vor allem an Behörden verkauft, ist von der B2B-Regel nicht befreit: Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen mit MwSt.-Nummer Peppol-BIS-Rechnungen ausstellen und empfangen können (Art. 13quater Königlicher Erlass Nr. 1), etwa von seinen eigenen Lieferanten. Fehlen die technischen Mittel, drohen Geldbußen von 1.500 €, dann 3.000 €, dann 5.000 € (Königlicher Erlass Nr. 44). Ein Zugang zum Mercurius-Portal macht Sie für diese Rechnungen nicht erreichbar.

Wann die E-Rechnung an einen öffentlichen Käufer Pflicht ist

Was das Gesetz verlangt. Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 anzunehmen. Belgien ging weiter: Art. 14/1 des Gesetzes vom 17. Juni 2016 über öffentliche Aufträge verpflichtet die Lieferanten, ihre Rechnungen elektronisch an alle öffentlichen Auftraggeber zu senden, föderale, regionale und lokale. Der Königliche Erlass vom 9. März 2022 legte die Starttermine nach Auftragswert und die Befreiung von 3.000 € ohne MwSt. fest; der Königliche Erlass vom 4. September 2023 verschob die letzte Stufe.

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Rechnung, die der Käufer automatisch verarbeiten kann. Der Leitfaden der Region Brüssel-Hauptstadt für Unternehmen stellt klar, dass eine PDF-, Excel- oder XML-Datei per E-Mail keine ist und abgelehnt werden darf.

Öffentlicher Auftraggeber

Ein Käufer, der dem Vergaberecht unterliegt (pouvoir adjudicateur, aanbestedende overheid). Laut FAQ des FÖD BOSA prüfen Sie das in der öffentlichen Suche der ZDU: Zeigt der Abschnitt „Eigenschaften“ den Eintrag „Auftraggeber – seit [Datum]“, gilt die B2G-Pflicht.

Was Mercurius ist und was nicht

Mercurius

Die zentrale Poststelle des belgischen öffentlichen Sektors für E-Rechnungen und E-Procurement, betrieben vom FÖD BOSA. Sie empfängt über Peppol Rechnungen, Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) und Anlagen im Namen der angeschlossenen öffentlichen Auftraggeber, leitet sie an deren Systeme weiter und schickt deren Antworten zurück.

Zugang zum Portal. Sie melden sich mit Ihrer eID oder itsme an. In der ZDU eingetragene gesetzliche Vertreter erhalten automatisch Zugang; alle anderen, etwa Mitarbeiter der Fakturierung, brauchen zuerst die Rolle „Responsable facturation“ (Rechnungsverantwortlicher; niederländisch „Facturatieverantwoordelijke“) über die eGov-Rollenverwaltung „Ma gestion des rôles eGov“ (Mercurius-FAQ des FÖD BOSA). Ein Portalkonto registriert Sie nicht auf Peppol.

Da Sie die eigene Peppol-ID der Behörde adressieren, spielt es für Sie keine Rolle, ob sie über Mercurius, dessen Nachfolger oder einen anderen Anbieter empfängt. Entscheidend ist, dass die ID beim Versand registriert ist.

Peppol-ID der Behörde und geprüfte Referenz finden

1. Die richtige juristische Person bestimmen. Nehmen Sie den Namen auf dem Bestellschein, nicht den Ort: Eine Gemeinde und ihr ÖSHZ sind getrennte Einrichtungen mit jeweils eigener Unternehmensnummer. Notieren Sie in der öffentlichen Suche der ZDU die zehnstellige Unternehmensnummer, die Eigenschaft „Auftraggeber“ und ob eine MwSt.-Nummer aktiv ist.
2. Prüfen, ob sie über Peppol empfängt. Geben Sie 0208: und die zehn Ziffern auf lookup.peppol.org ein, wie es der FÖD Finanzen empfiehlt. Jeder belgische Teilnehmer muss mindestens unter seiner Unternehmensnummer registriert sein: Sie müssen also nicht nach einer „Peppol-ID“ fragen. Siehe Peppol-Teilnehmer suchen.
3. Die Referenz erfragen, die die Behörde prüft. Behörden gleichen Rechnungen mit ihrem Bestellschein ab; die FAQ des FÖD BOSA nennt eine falsche Bestellnummer als häufigen Ablehnungsgrund. Ist der Bestellschein unklar, fragen Sie den Einkauf, welche Nummer anzugeben ist.

Die Peppol-Regel PEPPOL-EN16931-R003 weist jede Rechnung oder Gutschrift ohne Käuferreferenz und ohne Bestellreferenz zurück. OrdoGrid füllt die Käuferreferenz immer aus, diese Regel blockiert Sie also nie. Verlangt eine Behörde ihre Bestellnummer in BT-13, kann OrdoGrid dieses Feld nicht füllen: Weisen Sie sie darauf hin, dass die Nummer in der Käuferreferenz steht, oder nutzen Sie für diesen Käufer das Portal.

Eine B2G-Rechnung aus OrdoGrid senden

OrdoGrid hat keine Mercurius-spezifische Funktion: Ein auf Peppol registrierter öffentlicher Käufer ist ein Empfänger wie jeder andere. Sie brauchen ein Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer und eine unterzeichnete Autorisation Peppol; siehe Peppol in OrdoGrid einrichten.

1. Kunden anlegen. Öffnen Sie Kunden in der Seitenleiste (Seite Base Clients), klicken Sie auf Ajouter un client (Kunden hinzufügen), wählen Sie Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig, der einzige Kundentyp mit Nummernfeld) und geben Sie die Nummer in N° de TVA ein. Die Suche ergänzt Name und Anschrift aus dem Registre belge (BCE).
2. Bestellnummer verpflichtend machen. Aktivieren Sie Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellschein für Rechnungen verlangen). Format dans les notes (Standard PO: {input}) legt fest, wie die Nummer in die Notizen übernommen wird. Speichern Sie mit Créer le client.
3. Rechnung erstellen. Öffnen Sie Rechnungen (Seite Factures), klicken Sie auf Nouvelle facture (neue Rechnung), wählen Sie den Kunden und erfassen Sie die Zeilen mit Quantité, Prix Unitaire und TVA. Setzen Sie Échéance (Fälligkeit) auf die Zahlungsfrist des Auftrags; Standard sind 30 Tage.
4. Bestellnummer eintragen. Füllen Sie im Seitenleistenbereich Documents et Références das Feld N° bon de commande aus; ohne diese Nummer speichert OrdoGrid die Rechnung für diesen Kunden nicht. Fügen Sie die im Auftrag verlangten Unterlagen bei, insgesamt unter 2 MB und möglichst als PDF, PNG, JPEG, CSV oder XLSX, die Peppol akzeptiert.
5. Über Peppol senden. Klicken Sie auf Envoyer. Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) ist angehakt, wenn die Behörde im Netz gefunden wird. Wir empfehlen, Email abzuwählen, es sei denn, die Behörde hat eine Kopie verlangt: Das belgische Forum der Peppol-Dienstleister rät davon ab, dieselbe Rechnung zweimal zu senden. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden). Einzelheiten: Ihre erste Peppol-Rechnung senden.
6. Zustellung verfolgen. Öffnen Sie Peppol → Outbox. Traité bedeutet im Netz zugestellt; Vérifier (prüfen) aktualisiert den Status eines Dokuments.

Nach dem Versand über Peppol sind Beträge und Zeilen einer Rechnung gesperrt. Korrekturen laufen über eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur).

Rechenbeispiel: Möbel für eine Gemeinde

Atelier Nord SRL aus Namur (Unternehmensnummer 0123.456.749) hat den Zuschlag für die Lieferung von Möbeln an die Commune de Valdor (Unternehmensnummer 0987.654.394) erhalten; beide sind fiktiv. Der Auftrag wurde im April 2026 mit einem geschätzten Wert von 18.000 € ohne MwSt. veröffentlicht, die E-Rechnung ist also Pflicht. Am 2. Oktober 2026 schickt die Gemeinde den Bestellschein COM-2026-441; geliefert wird am 9. Oktober.

Prüfungen. Die ZDU zeigt „Auftraggeber – seit [Datum]“ und eine aktive MwSt.-Nummer (nicht jede Behörde hat eine; siehe die Sonderfälle). Auf lookup.peppol.org empfängt 0208:0987654394 Peppol-BIS-Rechnungen und -Gutschriften.

Rechnung F-2026-0187 vom 12. Oktober 2026, fällig am 11. November 2026:

Gesamtbetrag inkl. MwSt.: 12.100,00 €. N° bon de commande enthält COM-2026-441, sodass das XML sie als Käuferreferenz überträgt und die Notizen „PO: COM-2026-441“ zeigen. Atelier Nord wählt Email ab, klickt auf Sauvegarder & Envoyer, und am selben Nachmittag zeigt die Outbox den Status Traité.

Korrektur. Am 20. Oktober meldet die Gemeinde einen beschädigten Stuhl. Atelier Nord markiert F-2026-0187 in Factures, klickt auf Note de crédit (Gutschrift) und reduziert die Positionen auf einen Stuhl:

Gutschriften haben kein Bestellnummernfeld, daher ergänzt Atelier Nord „PO: COM-2026-441“ in Notes. Da die Gutschrift einem Kunden mit MwSt.-Nummer belgische MwSt. erstattet, fügt OrdoGrid den Vermerk selbst in der Dokumentsprache hinzu, hier den französischen „T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite“, im PDF und im XML; Atelier Nord prüft ihn unter Aperçu du PDF (PDF-Vorschau). Der Königliche Erlass Nr. 4 (Art. 4 § 1) verlangt diesen Vermerk auf dem Exemplar für den Kunden in den Fällen von Art. 79 MwSt.-Gesetzbuch, damit der Lieferant die MwSt. zurückerhält; eine Gutschrift wie diese fällt normalerweise darunter, klären Sie das aber mit Ihrem Buchhalter (siehe eine Rechnung korrigieren oder gutschreiben). Das XML übernimmt diesen Vermerk und die Notes in die Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22), sodass die Bestellnummer die Behörde nur als freier Text erreicht. Das XML der Gutschrift überträgt als Käuferreferenz die eigene Nummer NC-2026-0009 (eine Gutschrift hat auch keine Zahlungsmitteilung) und ist mit der Bestellung strukturiert nur über die Rechnungsreferenz auf F-2026-0187 verknüpft. Fragen Sie die Behörde vor der ersten Gutschrift, ob sie das akzeptiert. Offen: 12.100,00 € − 193,60 € = 11.906,40 € (9.840,00 € netto + 2.066,40 € MwSt.). Nachdem die Gemeinde am 6. November gezahlt hat, erfasst Atelier Nord die 11.906,40 € über Zahlung erfassen; die Rechnung steht dann auf Payée (bezahlt). Atelier Nord bewahrt beide Dokumente mindestens bis zum 31. Dezember 2033 auf.

Die Rechnung verfolgen: Status in OrdoGrid und Mercurius

Rechnungsantworten gehen an den Anbieter, der Ihre Peppol-Registrierung hält: Mit aktivem Empfang in OrdoGrid erscheinen sie auf der Rechnung; im Modus Envoi seul (nur Versand) gehen sie an den Anbieter, der Ihre Registrierung hält, und wenn es keinen gibt, erreichen sie Sie nicht (und Sie erfüllen auch die B2B-Empfangspflicht nicht).

Ablehnungen und andere Probleme

Vollständiges Verfahren: abgelehnte Peppol-Rechnung korrigieren.

Sonderfälle und häufige Fehler

Behörde ohne MwSt.-Nummer. Nicht steuerpflichtige öffentliche Einrichtungen haben meist keine, und der FÖD BOSA verlangt dann, die MwSt.-Nummer des Käufers in der Rechnung wegzulassen. OrdoGrid hat kein Feld für eine Unternehmensnummer: Es findet den Empfänger über N° de TVA, druckt diese Nummer nach „TVA:“ im PDF und sendet sie als MwSt.-Kennung des Käufers. OrdoGrid kann einer Behörde ohne MwSt.-Nummer daher keine konforme Peppol-Rechnung senden. Geben Sie ihre Unternehmensnummer nicht mit vorangestelltem BE in N° de TVA ein: OrdoGrid würde sie als MwSt.-Nummer des Käufers senden und drucken, also genau das Element, das wegzulassen ist. Nutzen Sie für einen solchen Käufer das Mercurius-Portal, solange es verfügbar ist, oder ein anderes Peppol-Tool, das die 0208-ID der Behörde ohne MwSt.-Nummer adressieren kann.

Kleine oder ältere Aufträge. Außerhalb des Erlasses können die Auftragsunterlagen die E-Rechnung dennoch vorschreiben. Lesen Sie sie, bevor Sie eine Papier- oder PDF-Rechnung senden.

Bauleistungen. Die Steuerschuldumkehr im Bau (Art. 20 Königlicher Erlass Nr. 1) gilt nur, wenn der Kunde periodische MwSt.-Erklärungen abgibt; sonst stellen Sie die MwSt. normal in Rechnung. Nehmen Sie einen OrdoGrid-Vorschlag Régime cocontractant nicht an, wenn die Voraussetzungen fehlen; klären Sie das mit Ihrem Buchhalter.

Eine andere Kennung. Manche Einrichtungen nutzen zusätzlich eine GLN. OrdoGrid erreicht nur die Kennungen 0208 (Unternehmensnummer) oder 9925 (belgische MwSt.-Nummer), die sich aus der Nummer des Kunden ergeben. Bitten Sie die Behörde, ihre 0208-Registrierung zu bestätigen, die die belgischen Regeln von jedem Teilnehmer verlangen.

MwSt.-pflichtige Behörde, die für eine besteuerte Tätigkeit einkauft. Dann kann auch die B2B-Regel gelten; der FÖD Finanzen hat dazu keine eigene Stellungnahme veröffentlicht, aber beide Regeln führen zur selben Peppol-Rechnung.

Gutschriften an eine Behörde. Gutschriften in OrdoGrid haben kein Bestellnummernfeld und keine Zahlungsmitteilung. Eine Bestellnummer, die Sie unter Notes eintragen, erreicht die Behörde im PDF und in der Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) des XML, aber nur als freier Text: Das XML überträgt als Käuferreferenz die eigene Nummer der Gutschrift und als Rechnungsreferenz die Nummer der ursprünglichen Rechnung. Fragen Sie die Behörde vor Ihrer ersten Gutschrift, ob das genügt, um die Gutschrift der Bestellung zuzuordnen.

Lieferanten ohne belgische MwSt.-Nummer. OrdoGrid sendet über Peppol nur für Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer. Das Mercurius-Portal setzt eine Eintragung in der ZDU und eine Anmeldung mit belgischer eID oder itsme voraus, daher sendet ein ausländischer Lieferant über einen Peppol-Zugangspunkt, der ihn bedient (Mercurius-FAQ des FÖD BOSA).

Aufzubewahrende Nachweise

Bewahren Sie Rechnungen und Gutschriften sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, wiederhergestellt durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). Mercurius ist eine Poststelle, nicht Ihr Archiv, und OrdoGrid gibt keine Aufbewahrungsgarantie: Exportieren Sie eigene Kopien. Siehe Rechnungsarchivierung.

Häufige Fragen

Was ist die Mercurius-Plattform?

Die zentrale Poststelle des belgischen öffentlichen Sektors, betrieben vom FÖD BOSA. Sie empfängt über Peppol E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber und leitet sie an deren Buchhaltungssysteme weiter. Der aktuelle Dienst endet im Dezember 2026 und zieht auf eine neue Plattform um.

Brauche ich ein Mercurius-Konto, um einer Gemeinde eine Rechnung zu stellen?

Nein, wenn Ihre Software über Peppol sendet: Sie senden an die Unternehmensnummer der Gemeinde, und Mercurius empfängt auf ihrer Seite. Ein Konto brauchen Sie nur, um Rechnungen manuell zu erfassen oder ihren Status abzufragen.

Ist Mercurius mein Peppol-Zugangspunkt?

Nein. Ihr Zugangspunkt, den Sie über Ihre Rechnungssoftware nutzen, sendet Ihre Rechnungen; Mercurius empfängt für die Behörden. Mit einem Mercurius-Konto können Sie keine Rechnungen Ihrer eigenen Lieferanten empfangen.

Reicht ein PDF per E-Mail für einen öffentlichen Käufer?

Nicht bei Aufträgen unter der B2G-Regel: Ein PDF ist keine strukturierte elektronische Rechnung und darf abgelehnt werden. Bei Aufträgen, die unter die Befreiung fallen, folgen Sie den Auftragsunterlagen.

Wie finde ich die Peppol-ID einer Behörde?

Suchen Sie ihre Unternehmensnummer in der ZDU und geben Sie 0208: und die zehn Ziffern auf lookup.peppol.org ein. Prüfen Sie, dass es die Einrichtung auf dem Bestellschein ist, etwa das ÖSHZ statt der Gemeinde.

Wo trage ich die Bestellnummer in OrdoGrid ein?

In der Seitenleiste der Rechnung, Bereich Documents et Références, Feld N° bon de commande, das erscheint, sobald der Kunde einen Bestellschein verlangt. OrdoGrid sendet sie als Käuferreferenz.

Meine Rechnung steht auf Traité, aber die Behörde hat nicht bezahlt. Was nun?

Traité bedeutet nur zugestellt. Prüfen Sie das Mercurius-Portal, wenn Sie Zugang haben, oder fragen Sie die Buchhaltung der Behörde unter Angabe von Rechnungsnummer und Zustelldatum. Senden Sie die Rechnung nicht erneut.

Deckt die Rechnungsstellung an Behörden über Peppol meine B2B-Pflicht ab?

Nur die Versandseite. Seit dem 1. Januar 2026 müssen Sie auch strukturierte Rechnungen Ihrer belgischen Lieferanten empfangen können: Aktivieren Sie den Empfang in OrdoGrid oder belassen Sie ihn bei einem anderen Anbieter.