Peppol-Rechnung mit strukturierter Gutschrift (Kreditnote) korrigieren

Eine über Peppol versendete Rechnung bleibt so, wie sie ausgestellt wurde. Sie korrigieren sie mit einer eigenen Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), die auf sie verweist und ebenfalls über Peppol geht: Seit dem 1. Januar 2026 behandelt das belgische Recht ein Dokument, das eine strukturierte E-Rechnung ändert, als vollwertige strukturierte E-Rechnung im selben Format. Eine PDF-Gutschrift per E-Mail oder eine geänderte Rechnung, die unter derselben Nummer erneut versendet wird, ersetzt sie nicht.

Benötigter Tarif in OrdoGrid. Das Erstellen und Senden von Gutschriften ist in Starter und Business enthalten, nicht im kostenlosen Tarif. Das betrifft die Ausstellung aus OrdoGrid und begrenzt nicht den Peppol-Empfang des kostenlosen Tarifs. Funktionen und Preise vergleichen.

Dieser Leitfaden behandelt die strukturierte Seite der Korrektur: wann Peppol Pflicht ist, was eine UBL-CreditNote enthält, was OrdoGrid hineinschreibt, wie Sie sie senden und prüfen und wie die Gutschrift beim Kunden und in der MwSt.-Erklärung ankommt. Um zwischen Teilgutschrift, vollständiger Gutschrift und neuer Rechnung zu wählen und Erstattungen zu erfassen, lesen Sie Rechnung in Belgien korrigieren, stornieren oder gutschreiben. Ist der Peppol-Versand selbst fehlgeschlagen, beginnen Sie mit Fehlgeschlagenen Peppol-Versand oder abgelehnte Rechnung beheben.

Wann die Gutschrift über Peppol gehen muss

Das Format der Gutschrift folgt dem der Rechnung, die sie korrigiert (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, eingefügt durch das Gesetz vom 6. Februar 2024). Der FÖD Finanzen bestätigt in seiner FAQ zur E-Rechnung, dass Gutschriften (Kreditnoten) und Belastungsanzeigen, die eine strukturierte Rechnung ändern, deshalb ebenfalls über Peppol zu senden sind (Frage 5).

Was das belgische Recht von der Gutschrift verlangt

Im MwSt.-Recht ist eine Gutschrift ein Berichtigungsdokument. Unabhängig vom Versandweg legt der Königliche Erlass Nr. 1 die ersten beiden der folgenden Regeln fest, der Königliche Erlass Nr. 4 die dritte:

• Verweis. Sie verweist auf die Rechnung, die sie berichtigt (Art. 12 §3). Als vereinfachte Rechnung erstellt (Art. 13), enthält sie einen spezifischen und eindeutigen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und die geänderten Angaben, ihr Datum und ihre fortlaufende Nummer, Ihren Namen, Ihre Anschrift und MwSt.-Nummer, die MwSt.-Nummer des Kunden (oder Name und Anschrift), die Art der Waren oder Leistungen sowie Bemessungsgrundlage und MwSt. je Satz.
• Nummerierung. Fortlaufend und eindeutig, auf Grundlage einer oder mehrerer Serien (Art. 5 §1 1°), und im selben Ausgangsrechnungsbuch wie die Rechnungen erfasst (Art. 14 §2). Eine eigene Serie ist verbreitete Praxis, keine gesetzliche Pflicht; OrdoGrid nummeriert standardmäßig NC-2026-0001, NC-2026-0002 und so weiter.
• Vermerk zur zurückzuzahlenden MwSt. Erhalten Sie über die Gutschrift berechnete MwSt. zurück, verlangt der Königliche Erlass Nr. 4, Art. 4 §1, in den Fällen von Art. 79 MwSt.-Gesetzbuch, dass das Exemplar des Kunden den Vermerk „T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite“ trägt. Welche Gutschriften betroffen sind, hängt vom Erstattungsgrund ab: Klären Sie das mit Ihrem Buchhalter und lassen Sie ihn den von OrdoGrid gedruckten Wortlaut prüfen, wenn Ihre Gutschrift nicht auf Französisch verfasst ist. Der Korrekturleitfaden erläutert den Vermerk ausführlich.

Wie Peppol eine Gutschrift überträgt

Gutschrift oder negative Rechnung

Peppol BIS Billing 3.0 kennt zwei Wege der Gutschrift (Abschnitt 5.6). In einer Gutschrift (CreditNote) bewirkt der Dokumenttyp die Gutschrift, und die Beträge behalten ihr Vorzeichen, sind also normalerweise positiv. Bei einer negativen Rechnung erfolgt die Gutschrift über eine gewöhnliche Rechnung mit negativen Beträgen. Absender dürfen wählen; Empfänger müssen beides verarbeiten. OrdoGrid stellt immer Gutschriften aus.

Typcode 381

Die Regel PEPPOL-EN16931-P0101 (blockierend) erlaubt für Gutschriften die Typcodes 381, 396, 81, 83 und 532. 381 ist die kaufmännische Gutschrift, und ein Empfänger ohne eigene Verarbeitung behandelt die übrigen wie 381. OrdoGrid sendet 381. Selbstfakturierte Gutschriften (Typ 261, Gutschriftverfahren) gehören zur eigenen Spezifikation Peppol BIS Self-Billing. Rechnungen und Gutschriften sind zudem getrennte Dokumenttypen im Peppol-Netzwerk, und ein Empfänger muss für beide registriert sein: siehe Peppol BIS Billing 3.0: Profil, Kennungen und Dokumenttypen.

Der Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (BG-3)

Verweis auf die vorherige Rechnung (BG-3)

Die Gruppe in einer Peppol-Gutschrift oder -Rechnung, die eine frühere Rechnung benennt: ihre Nummer (BT-25) und, falls nötig, ihr Ausstellungsdatum (BT-26). In UBL ist das cac:BillingReference/cac:InvoiceDocumentReference.

Die Peppol-Validierung erzwingt keine Verknüpfung mit dem Original, das belgische Recht aber schon: Erstellen Sie eine belgische Gutschrift daher immer aus ihrer Rechnung. Da OrdoGrid die Nummer ohne Datum sendet, muss die Nummer für sich eindeutig sein, was OrdoGrid-Nummern sind. Manche nationalen Regeln gehen weiter: Niederländische Lieferanten müssen den Verweis angeben (Regel NL-R-001).

„P9“ ist keine Validierungsregel: EN 16931 bezeichnet damit einen Geschäftsprozess, Gutschriften oder Rechnungen mit negativen Beträgen. Meldet ein Validator ein Problem mit dem Verweis, suchen Sie nach BR-55 oder PEPPOL-EN16931-R008.

Weitere Felder, die Sie prüfen sollten

Eine Gutschrift aus OrdoGrid über Peppol senden

Sie brauchen die Rolle Inhaber oder Administrator, und die ursprüngliche Rechnung muss in OrdoGrid vorhanden sein.

1. Von der Rechnung ausgehen. Markieren Sie unter Rechnungen (Seite Factures) die Rechnung und klicken Sie auf Note de crédit (Gutschrift). Oder öffnen Sie Gutschriften (Seite Notes de Crédit), klicken Sie auf Nouvelle note de crédit und wählen Sie die Rechnung in Sélectionner une facture.
2. Die Verknüpfung prüfen. In der Seitenleiste zeigt Facture d'origine (Originalrechnung) Numéro und Date des Originals: Diese Nummer wird BT-25. OrdoGrid übernimmt die Bestellnummer des Kunden nicht in das XML der Gutschrift: Braucht der Kunde sie, geben Sie sie in Notes an, die auf dem PDF erscheinen und im XML als Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) stehen, nicht als Bestellreferenz (BT-13), und sagen Sie dem Kunden, wo er sie findet.
3. Festlegen, was Sie gutschreiben. Behalten Sie für eine vollständige Gutschrift alle Positionen; löschen Sie Positionen oder senken Sie Quantité oder Prix Unitaire für eine Teilgutschrift. Lassen Sie die Beträge positiv und Options de TVA wie im Original. Der Gesamtbetrag darf den noch gutschreibbaren Rest der Rechnung nicht übersteigen.
4. Den Grund angeben, und zwar in Notes. Dann Aperçu du PDF (PDF-Vorschau) prüfen, auch den MwSt.-Vermerk, den OrdoGrid gegebenenfalls einfügt.
5. Speichern mit Enregistrer. Ab diesem ersten Speichern sind die Beträge gesperrt, und die Gutschrift kann nicht mehr gelöscht werden.
6. Über Peppol senden. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt, entfernen Sie den Haken bei Email und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). In der Liste macht die Globus-Schaltfläche Envoyer à Peppol dasselbe, nach einem Bestätigungsfenster mit der Warnung Action irréversible - Vérifiez le contenu avant d'envoyer.
7. Die Zustellung bestätigen. Klicken Sie in Peppol → Outbox in der Zeile auf Vérifier. Traité heißt, dass das Netz die Gutschrift zugestellt hat; über die Zustimmung des Kunden sagt es nichts.
8. Das XML aufbewahren. Das Download-Menü der Zeile bietet XML und PDF: die exakt übertragenen Dateien.

OrdoGrid führt dieselben Prüfungen durch wie bei einer Rechnung, darunter die Validierung des XML gegen die Regeln von EN 16931 und Peppol BIS Billing 3.0.21. Nimmt das Peppol-Netzwerk den Versand an, wechselt eine Gutschrift, die noch auf Brouillon (Entwurf) steht, von selbst auf Envoyée (gesendet); der Versand per E-Mail ändert ihren Status nicht. Andere Status, etwa Traitée (verarbeitet), setzen Sie mit Statut.

Beispiel 1: Teilgutschrift für eine zu viel berechnete Menge

Atelier Nord SRL (Lüttich) sendet am 12. März 2026 die Rechnung F-2026-0118 über Peppol an Groep Verhaegen NV (Mechelen), mit Verhaegens Bestellnummer PO-45821. Die Outbox zeigt am selben Tag Traité.

Am 16. März weist Verhaegen darauf hin, dass es einen Plansatz bestellt hat, nicht zwei. Die Rechnung bleibt, wie sie ist. Am 17. März erstellt Atelier Nord aus F-2026-0118 die Gutschrift NC-2026-0014, behält nur die Position der Pläne und setzt Quantité auf 1, trägt Grund und Bestellnummer PO-45821 in Notes ein und sendet sie über Peppol. Da die Gutschrift belgische MwSt. enthält und der Kunde eine MwSt.-Nummer hat, fügt OrdoGrid den MwSt.-Vermerk selbst ein; er geht zusammen mit dem Text aus Notes in der Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) mit.

Ergebnis: Das Panel Abrechnung von F-2026-0118 zeigt Gutschriften 242,00 € und Offen 968,00 € (1.210,00 € − 242,00 €). In der Erklärung für den Zeitraum, in dem der Erstattungsgrund eingetreten ist (März 2026 oder, bei vierteljährlicher Abgabe, das erste Quartal), meldet Atelier Nord 200,00 € in Feld 49 und 42,00 € in Feld 64. Verhaegen, das die MwSt. abgezogen hatte, meldet 200,00 € in Feld 85 und zahlt 42,00 € über Feld 63 zurück.

Beispiel 2: falsche MwSt.-Regelung, vollständige Gutschrift und neue Rechnung

Renov Plus SRL (Namur) verputzt die Wände eines bestehenden Bürogebäudes für Bouwbedrijf Peeters BV (Hasselt), einen Bauunternehmer, der periodische MwSt.-Erklärungen abgibt. Die Rechnung F-2026-0131 vom 4. Mai 2026 berechnet 21 % MwSt. und wird über Peppol zugestellt. Peeters weist darauf hin, dass die Arbeiten unter die Umkehr der Steuerschuldnerschaft im Bau fallen (Vertragspartnerregelung, Art. 20 des Königlichen Erlasses Nr. 1): Peeters schuldet die MwSt.

1. Die Gutschrift spiegelt die Rechnung, die sie aufhebt: Kategorie S zu 21 %, nicht das korrigierte AE. OrdoGrid übernimmt die Regelung Standard aus F-2026-0131; lassen Sie sie so.
2. NC-2026-0016 wird mit BT-25 = F-2026-0131 über Peppol versendet. Die Rechnung zeigt nun Gutschriften 3.025,00 €, Offen 0,00 € und Annulée (storniert) in der Liste.
3. Die neue Rechnung F-2026-0139 verwendet Options de TVA → Régime cocontractant, das alle Positionen auf 0 % setzt und die Kategorie AE sendet. Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten druckt OrdoGrid den vollständigen amtlichen Vermerk nach Art. 20 §3 und sendet ihn in der Peppol-Datei (siehe Bau-Reverse-Charge auf belgischen Rechnungen). Tragen Sie „Remplace la facture F-2026-0131, créditée par la note de crédit NC-2026-0016“ unter Notes ein, damit Peeters die Dokumente zuordnen kann.

MwSt.-Wirkung: Renov Plus meldet für die Gutschrift 2.500,00 € in Feld 49 und 525,00 € in Feld 64 sowie für die neue Rechnung 2.500,00 € in Feld 45. Peeters meldet 2.500,00 € in Feld 85, zahlt über Feld 63 zurück, was es von den 525,00 € abgezogen hatte, und schuldet die MwSt. auf F-2026-0139 selbst.

Wenn Sie eine Gutschrift erhalten

• Sie empfangen können. BIS Billing verpflichtet Empfänger, sowohl Gutschriften als auch negative Rechnungen zu verarbeiten. Activer la réception in OrdoGrid registriert beide Dokumenttypen; unter Peppol → Statut sollte Documents supportés (im Bereich Annuaire Peppol) sowohl Facture als auch Note de crédit anzeigen.
• Sie annehmen, nie bezahlen. Laut FAQ des FÖD Finanzen (F23) muss der Kunde eine strukturierte Gutschrift annehmen, auch wenn sie eine PDF-Rechnung von 2025 korrigiert; eine Gutschrift zu einer strukturierten Rechnung hat ohnehin das vorgeschriebene Format. Die Annahme erfordert keine Rechnungsantwort (Invoice Response). Sie senkt, was Sie schulden: Vereinbaren Sie mit dem Lieferanten, ob er erstattet oder den Betrag von einer späteren Rechnung abzieht.
• Das Vorzeichen prüfen. Ein Lieferant kann eine Gutschrift auch als Rechnung mit negativen Beträgen senden: Achten Sie auf die Summe, nicht nur auf den Dokumenttyp.
• Sie zuordnen. Die Inbox zeigt Lieferant, Nummer, Datum, Positionen und Summen, aber OrdoGrid verbucht Gutschriften nicht und ordnet sie keiner Rechnung zu. Der Verweis auf das Original steht im XML (BG-3) und normalerweise auf dem PDF des Lieferanten. Für Ihren Buchhalter markieren Sie die Zeilen auf der Seite Peppol und laden das ZIP mit den Ordnern xml/ und pdf/ herunter.
• Nicht verbuchen, was nicht für Sie bestimmt ist. Eine Gutschrift braucht normalerweise keine Antwort. Eine Gutschrift, die nicht für Sie bestimmt ist, verbuchen Sie nicht, wie es die FAQ F28 für Rechnungen festhält: Informieren Sie den Lieferanten direkt, damit er sie korrigieren kann. Siehe Lieferantenrechnungen über Peppol in OrdoGrid empfangen und prüfen.

Gutschriften in der MwSt.-Erklärung

OrdoGrid erstellt keine MwSt.-Erklärung; das übernimmt Ihr Buchhalter. Die INTERVAT-Hilfe des FÖD Finanzen ordnet Gutschriften so zu (auf Französisch: Rahmen II, Rahmen III, Rahmen IV, Rahmen V):

Die MwSt. wird in der Erklärung für den Zeitraum berichtigt, in dem der Erstattungsgrund eingetreten ist, nicht in der Erklärung der ursprünglichen Rechnung (Königlicher Erlass Nr. 4, Art. 5 §1, ersetzt durch den Königlichen Erlass vom 20. Februar 2004).

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• XML und PDF der ursprünglichen Rechnung und jeder Gutschrift, wie übertragen: Download aus der Outbox oder ZIP der Seite Peppol. Der FÖD Finanzen empfiehlt dringend, das ursprüngliche XML aufzubewahren.
• Der Zustellstatus und jede Rechnungsantwort (Invoice Response) des Kunden.
• Der Grund der Korrektur: E-Mail des Kunden, Bestellung oder Peppol-Antwort.
• Bei MwSt.-Erstattungen das Register nach Königlichem Erlass Nr. 4, Art. 4 §1: Vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter, wer es führt.

Bewahren Sie sie 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); siehe Belgische Peppol-Rechnungen archivieren. OrdoGrid archiviert das exakte XML, PDF und die Hashwerte jedes Peppol-Versands, ist aber kein gesetzlicher Archivierungsdienst und gibt keine Aufbewahrungsgarantie.

Häufige Fragen

Darf ich für eine Peppol-Rechnung eine PDF-Gutschrift senden?

Nicht für eine Rechnung, die seit dem 1. Januar 2026 als strukturierte E-Rechnung gesendet wurde: Die Gutschrift muss dasselbe Format haben und über Peppol gehen (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, FAQ des FÖD Finanzen F5). Für eine Gutschrift zu einer PDF-Rechnung von 2025 bleibt ein PDF möglich, wenn der Kunde es akzeptiert.

Ist BillingReference auf einer Peppol-Gutschrift Pflicht?

Peppol BIS Billing macht das Element optional und verlangt nur die Rechnungsnummer in jedem vorhandenen Verweis (BR-55). Das belgische Recht verlangt einen Verweis auf die berichtigte Rechnung, also sollte eine belgische Gutschrift das Element immer enthalten. OrdoGrid füllt es immer mit der Nummer der ursprünglichen Rechnung.

Was ist P9 auf einer Peppol-Gutschrift?

Keine Validierungsregel. EN 16931 bezeichnet mit P9 den Geschäftsprozess für Gutschriften oder Rechnungen mit negativen Beträgen. Fehler beim Verweis kommen von BR-55 (fehlende Rechnungsnummer) oder PEPPOL-EN16931-R008 (leeres Element).

Welchen Typcode verwendet eine Peppol-Gutschrift?

Meist 381, die kaufmännische Gutschrift. Die Regel P0101 erlaubt auch 396, 81, 83 und 532, die Empfänger wie 381 verarbeiten dürfen. OrdoGrid sendet 381; selbstfakturierte Gutschriften folgen der eigenen Spezifikation Peppol BIS Self-Billing.

Darf ich statt einer Gutschrift eine negative Rechnung senden?

Peppol BIS Billing erlaubt es, und jeder Empfänger muss beide Formen verarbeiten. OrdoGrid stellt immer Gutschriften mit positiven Beträgen aus; negative Rechnungen können Sie aber von Lieferanten erhalten.

Kann eine Gutschrift mehrere Rechnungen korrigieren?

Das Peppol-Format erlaubt es, indem der Verweis auf die vorherige Rechnung wiederholt wird oder, bei vielen Rechnungen, Abrechnungszeitraum und eine Notiz angegeben werden. In OrdoGrid ist jede Gutschrift mit einer Rechnung verknüpft: Stellen Sie also eine je Rechnung aus.

Muss ich die MwSt.-Erklärung der ursprünglichen Rechnung ändern?

Nein. Nach dem Königlichen Erlass Nr. 4 wird die MwSt. in der Erklärung für den Zeitraum zurückgefordert, in dem der Erstattungsgrund eingetreten ist. Ihr Buchhalter meldet eine ausgestellte Gutschrift in Feld 48 oder 49 (die MwSt. darauf, falls vorhanden, in Feld 64) und eine erhaltene in Feld 84 oder 85 (zurückzuzahlende MwSt., falls vorhanden, in Feld 63).