Anzahlungsrechnung in Belgien: MwSt., Frist und Schlussrechnung

Zahlt ein Kunde eine Anzahlung vor der Lieferung und hat keine frühere Rechnung den Steueranspruch bereits ausgelöst, entsteht der Anspruch auf belgische MwSt. bei Zahlungseingang in Höhe des erhaltenen Betrags. Sie stellen dann spätestens am 15. des Folgemonats eine Anzahlungsrechnung über diesen Betrag aus. Seit dem 1. Januar 2026 ist diese Rechnung eine strukturierte E-Rechnung, normalerweise über Peppol, wenn Sie in Belgien niedergelassen sind und der Kunde ein ebenfalls in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger ist, der seine belgische MwSt.-Nummer angibt. Die Schlussrechnung nennt die Anzahlungsrechnung und berechnet MwSt. nur auf das, was noch nicht fakturiert wurde.

Dieser Leitfaden richtet sich an belgische MwSt.-Pflichtige, die Anzahlungen verlangen: die Regeln, der Inhalt der Anzahlungsrechnung, die Schlussabrechnung und die Schritte in OrdoGrid. Die Abrechnung nach Meilensteinen steht in Vom Angebot zur Rechnung, die Korrektur einer versendeten Rechnung in Rechnung korrigieren, stornieren oder gutschreiben.

Wann bei einer Anzahlung der Steueranspruch entsteht und wann sie fakturiert werden muss

Anzahlungsrechnung

Rechnung über Geld, das vor der Lieferung der Waren oder dem Abschluss der Dienstleistung angefordert wird oder eingeht (facture d'acompte, voorschotfactuur). Sie ist eine vollständige MwSt.-Rechnung in Ihrer üblichen Rechnungsreihe, kein Angebot, keine Pro-forma-Rechnung und keine Zahlungsaufforderung.

Was das Gesetz verlangt

• Frist. Die Rechnung ist spätestens am 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat folgt, in dem der Steueranspruch für den Preis oder einen Teil davon entstanden ist (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 4 §1). Anzahlung am 10. März erhalten: Rechnung bis spätestens 15. April.
• Zahlungsdatum. Die Rechnung gibt das Datum des Zahlungseingangs an, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht (Art. 5 §1 5°).
• Frühere Rechnungen. Jede Rechnung zum selben Umsatz verweist auf die früheren und darf dem Vertragspartner keine MwSt. erneut berechnen, die ihm bereits berechnet wurde (Art. 5 §1 11°).
• Gleiche MwSt.-Behandlung wie der Umsatz. Die Anzahlung folgt dem Satz, dem Reverse-Charge-Verfahren, der Befreiung oder der Kleinunternehmerregelung des Umsatzes, den sie bezahlt, nach den Regeln, die gelten, wenn der Steueranspruch entsteht. Einen eigenen „Anzahlungssatz“ gibt es nicht. Ausnahme: Eine Anzahlung auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung von Gegenständen löst keine frühere Rechnungspflicht aus; diese Rechnung ist spätestens am 15. des Monats nach der Lieferung auszustellen (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 4 §2).
• Format. Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch nennt Anzahlungen ausdrücklich: Von einem in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen an einen ebenfalls in Belgien niedergelassenen steuerpflichtigen Kunden, der seine belgische MwSt.-Nummer angibt (oder an eine MwSt.-Einheit), ist die Anzahlungsrechnung eine strukturierte E-Rechnung, standardmäßig Peppol BIS. Kann der Kunde sie technisch nicht empfangen, stellen Sie die Rechnung trotzdem in anderer Form aus, etwa als PDF.
• Nicht erfasst. Nach Art. 44 MwSt.-Gesetzbuch befreite Umsätze fallen nicht unter die Rechnungs- und E-Rechnungspflicht.

Was wir empfehlen

• Halten Sie Betrag oder Prozentsatz der Anzahlung und den Abrechnungsplan im Angebot oder Vertrag fest.
• Fordern Sie die Anzahlung per Zahlungsaufforderung an und fakturieren Sie sie nach Eingang. Die Rechnung entspricht dann dem tatsächlich erhaltenen Betrag, und ihr Datum liegt nahe am Zeitpunkt, zu dem der Steueranspruch entstanden ist.

Was die Anzahlungsrechnung angeben muss

Eine Anzahlungsrechnung trägt alle Angaben einer vollständigen Rechnung; siehe Pflichtangaben auf belgischen Rechnungen: die Checkliste 2026. Diese sind am häufigsten falsch:

Die Anzahlung auf der Schlussrechnung verrechnen

Die Schlussrechnung muss die Anzahlungsrechnung nennen und darf deren MwSt. nicht erneut berechnen. Zwei Darstellungen sind korrekt; OrdoGrid unterstützt eine davon.

Auf Peppol

• Rechnungsartcode. OrdoGrid sendet eine Anzahlungsrechnung als gewöhnliche Rechnung (380). Peppol BIS erlaubt auch den Code 386 (Anzahlungsrechnung; PEPPOL-EN16931-P0100), aber Belgien hat keine nationalen Peppol-Regeln, die ihn vorschreiben, und ein Empfänger ohne eigene Verarbeitung kann jede zulässige Rechnungsart als 380 behandeln (Peppol BIS Billing 3.0, Abschnitt 12).
• Zahlungsdatum und Verweise. Die Norm hat Felder für das Datum, an dem der Steueranspruch entstanden ist, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht (BT-72 oder der Zeilenzeitraum BT-134/BT-135; FAQ des FÖD Finanzen, Q17). OrdoGrid verwendet BT-72 nur für das Liefer- oder Leistungsdatum, das Sie unter Liefer- / Leistungsdatum eintragen (auf französischsprachigen Dokumenten Date de livraison / prestation), nie für ein Zahlungsdatum. Es füllt keinen Zeilenzeitraum und hat auf der Schlussrechnung kein Feld für die Nummer der Anzahlungsrechnung: Schreiben Sie das Zahlungsdatum und diese Nummer in Notes, die in den strukturierten Daten als Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22) mitgehen und auf dem PDF stehen.
• Korrekturen. Eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), die eine strukturierte Anzahlungsrechnung korrigiert, wird im selben Format ausgestellt und geht daher ebenfalls über Peppol (FAQ, Q5).

Schritt für Schritt in OrdoGrid

OrdoGrid hat keinen eigenen Dokumenttyp für Anzahlungsrechnungen: Eine Anzahlungsrechnung ist eine gewöhnliche Rechnung der Reihe F-. Dokumente erstellen und Zahlungen erfassen erfordert die Rolle Inhaber oder Administrator.

1. Die Anzahlung anfordern

1. Öffnen Sie Rechnungsstellung → Zahlungen → Anfragen (Seite Demandes de paiement) und klicken Sie auf Nouvelle demande (neue Aufforderung).
2. Wählen Sie den Kunden und fügen Sie eine Zeile hinzu, etwa „Anzahlung 30 % – Onlineshop – Angebot D-2026-0031“: Menge 1, die Anzahlung ohne MwSt. in Prix Unitaire, den Satz der Arbeiten in TVA.
3. Wählen Sie QR Code SEPA (nutzt die IBAN aus Profil entreprise) oder Lien de paiement (erfordert Business und Ihr eigenes Stripe-Konto).
4. Mit Starter oder Business klicken Sie auf Envoyer und versenden sie per Email. Eine Zahlungsaufforderung ist keine Rechnung und kann nicht über Peppol gehen.

2. Nach Zahlungseingang die Anzahlungsrechnung erstellen

1. Prüfen Sie Datum und Betrag auf dem Kontoauszug und notieren Sie die Frist: der 15. des Folgemonats.
2. Klicken Sie in Demandes de paiement auf Facture in der Zeile der Aufforderung (nicht auf Reçu: Eine Quittung ist kein Peppol-Dokument). Verlangt der Kunde eine Bestellnummer, fragt Bon de commande requis zuerst danach. OrdoGrid erstellt einen Rechnungsentwurf mit Kunde, Zeilen, Notizen und Daten der Aufforderung.
3. Öffnen Sie den Entwurf und prüfen Sie (Bezeichnungen wie bei französischer Dokumentsprache; sie folgen Profil entreprise → Langue des documents):
   • Date: Der Entwurf übernimmt das Datum der Aufforderung; setzen Sie es auf den Tag der Rechnungsausstellung.
   • Notes: Ergänzen Sie „Zahlung erhalten am …“ mit dem Datum; gleichen Sie in der Zeile den Betrag an das tatsächlich Erhaltene an.
   • TVA und Options de TVA: dieselbe Behandlung wie die Arbeiten.
   • Documents et Références → Devis lié → Lier un devis (Angebot verknüpfen), damit das Angebot den noch offenen Betrag verfolgt.
4. Klicken Sie auf Enregistrer (Speichern). Entwurf und Nummer bestehen bereits seit dem Klick auf Facture.

3. Versenden und die Zahlung erfassen

1. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und Senden). Erscheint Peppol — ignoré, folgen Sie Kunde nicht auf Peppol: So senden Sie eine gültige Rechnung.
2. In Peppol → Outbox bedeutet Traité über das Netz zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt.
3. Klicken Sie im Bereich Abrechnung der Rechnung auf Zahlung erfassen, füllen Sie Betrag, Methode, Zeitpunkt (UTC) und Referenz aus und haken Sie „Ich bestätige, dass dieser Betrag bereits erhalten oder erstattet wurde.“ an. Die Rechnung zeigt Payée.

Sobald eine Rechnung über Peppol versendet ist oder eine erfasste Zahlung hat, sind ihre Beträge gesperrt; jede Änderung läuft über eine Gutschrift.

4. Den Restbetrag fakturieren

1. Sind die Arbeiten abgeschlossen, fakturieren Sie den Rest spätestens am 15. des Folgemonats.
2. Klicken Sie in der Liste Devis auf + (Créer une facture partielle) neben der Nummer der Anzahlungsrechnung in der Spalte Facture des Angebots.
3. Haken Sie in Articles à importer die Zeilen an, klicken Sie auf Importer n article(s) und setzen Sie sie auf den Restbetrag, mit der Anzahlungsrechnung in Notes. Wurden die Arbeiten vor dem Rechnungsdatum abgeschlossen, tragen Sie dieses Datum unter Liefer- / Leistungsdatum ein.
4. Sobald Sie die Rechnung speichern, zeigt Devis lié neben dem Angebot (entièrement facturé) (vollständig fakturiert). Der Restbetrag versteht sich inkl. MwSt., zählt alle gespeicherten verknüpften Rechnungen einschließlich Entwürfen und ignoriert Gutschriften.
5. Versenden Sie die Rechnung wie in Schritt 3 und erfassen Sie die letzte Zahlung auf dieser Rechnung.

Verwenden Sie nie Convertir en facture bei einem Angebot, das schon eine Anzahlungsrechnung hat: Damit wird das ganze Angebot erneut fakturiert.

Rechenbeispiel: ein Onlineshop für 10.000 € mit 30 % Anzahlung

Studio Venn GmbH, eine Webagentur in Eupen, baut einen Onlineshop für die Brauerei Lambrecht AG in Sankt Vith. Beide haben eine belgische MwSt.-Nummer, die Brauerei empfängt über Peppol, und die Arbeiten unterliegen 21 %.

Die beiden Zeilen und die Notes, wie sie auf den Rechnungen stehen:

630,00 € plus 1.470,00 € ergeben die 2.100,00 € MwSt. auf den gesamten Auftrag: Nichts wird doppelt berechnet.

Nach Meilensteinen abgerechnet (30/40/30), ergibt dasselbe Projekt die Anzahlungsrechnung über 3.630,00 €, eine Teilrechnung über 4.000,00 € + 840,00 € bei Abnahme der Testversion und eine Schlussrechnung über 3.000,00 € + 630,00 €, die beide früheren Rechnungen nennt. Den vollständigen Ablauf finden Sie in Vom Angebot zur Rechnung.

Variante: Arbeiten an Immobilien im Reverse-Charge-Verfahren

Renovierungen Kessel GmbH in Kelmis renoviert Büros für die Immo Pauly AG, die periodische MwSt.-Erklärungen abgibt: Das Reverse-Charge-Verfahren nach Art. 20 gilt. Vertrag über 40.000,00 € ohne MwSt., 10 % Anzahlung; 4.000,00 € gehen am 3. September 2026 ein, ohne MwSt.

• Anzahlungsrechnung F-2026-0101 vom 7. September: 4.000,00 €, ohne berechnete MwSt. Wählen Sie Régime cocontractant in Options de TVA: OrdoGrid setzt die Zeilen auf 0 %, zeigt MwSt. 0,00 € und sendet über Peppol die Kategorie AE.
• Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten druckt OrdoGrid die vollständige Angabe nach Art. 20 §3 selbst und sendet sie über Peppol als Befreiungsgrund (BT-120) und in der Bemerkung auf Dokumentebene (BT-22); siehe Reverse Charge im Bau. Englisch- und deutschsprachige Dokumente tragen eine Übersetzung, verwenden Sie für diese Rechnungen also Französisch oder Niederländisch.
• Die Immo Pauly erklärt die MwSt. in ihrer Erklärung für den Zeitraum, der den September umfasst, den Monat, in dem der Steueranspruch entstanden ist. Die Schlussrechnung berechnet 36.000,00 € unter derselben Regelung und nennt F-2026-0101.

Variante: Das Projekt wird nach der Anzahlung storniert

Am 2. April storniert die Brauerei Lambrecht den Auftrag, und die Parteien vereinbaren eine vollständige Erstattung.

1. Wählen Sie in Factures F-2026-0042 aus und klicken Sie auf Note de crédit. Die Gutschrift NC-2026-0009 ist vorausgefüllt und verknüpft: 3.000,00 € + 630,00 € = 3.630,00 €.
2. Versenden Sie sie über Peppol. F-2026-0042 zeigt Annulée, und ihr Bereich Abrechnung zeigt Zu erstatten 3.630,00 €.
3. Nach der Überweisung am 7. April klicken Sie bei F-2026-0042 auf Erstattung erfassen.
4. Sie erhalten die 630,00 € über die MwSt.-Erklärung für den Zeitraum der Stornierung zurück. OrdoGrid fügt den Erstattungsvermerk selbst ein, weil die Gutschrift belgische MwSt. enthält und der Kunde eine MwSt.-Nummer hat; fragen Sie Ihren Steuerberater, ob das Gesetz ihn hier verlangt (siehe den Korrekturleitfaden).

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Angebot oder Vertrag mit den Anzahlungsbedingungen, die Annahme und die Zahlungsaufforderung.
• Die Zeile im Kontoauszug zu jeder Anzahlung: Sie belegt, wann der Steueranspruch entstanden ist.
• Jede Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung und Gutschrift als PDF und, bei Peppol, das XML aus Peppol → Outbox. Originaldokument im Bereich Abrechnung öffnet das PDF wie ausgestellt.
• Der Nachweis jeder Erstattung.
• Bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid archiviert, was es über Peppol sendet, ist aber kein gesetzlicher Archivierungsdienst: Behalten Sie eigene Kopien.

Häufige Fragen

Muss ich eine Rechnung ausstellen, wenn ich eine Anzahlung erhalte?

Ja, bei einem Geschäftskunden: Der Steueranspruch entsteht in Höhe des erhaltenen Betrags, und die Anzahlungsrechnung ist spätestens am 15. des Folgemonats auszustellen. Bei Privatkunden ist sie nur für die in Art. 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1 aufgeführten Umsätze Pflicht, etwa Arbeiten an Immobilien.

Darf ich die Anzahlungsrechnung senden, bevor der Kunde zahlt?

Ja. Eine frühere verpflichtende inländische B2B-Rechnung kann den Steueranspruch vor der Zahlung auslösen (MwSt.-Gesetzbuch, Art. 17 und 22bis). Bestätigen Sie den Erklärungszeitraum und etwaige Sonderregeln mit Ihrem Steuerberater.

Enthält eine Anzahlungsrechnung MwSt.?

Sie folgt dem Umsatz, für den die Anzahlung geleistet wird: 21 %, wenn die Arbeiten zu 21 % besteuert werden, keine MwSt. mit der vorgeschriebenen Angabe bei Reverse Charge, Befreiung oder Kleinunternehmerregelung. Es gilt der Satz zum Zeitpunkt der Steuerentstehung, gegebenenfalls durch eine frühere verpflichtende Rechnung.

Muss eine Anzahlungsrechnung über Peppol gehen?

Sie muss eine strukturierte E-Rechnung sein, wenn Sie und der Kunde beide in Belgien niedergelassen sind und der Kunde seine belgische MwSt.-Nummer angibt: Das Gesetz nennt Anzahlungen ausdrücklich. Peppol BIS über Peppol ist der Standard; ein anderes Format erfordert die Zustimmung des Kunden, und kann der Kunde sie technisch nicht empfangen, stellen Sie die Rechnung trotzdem in anderer Form aus, etwa als PDF. Die vorherige Zahlungsaufforderung ist keine Rechnung und geht per E-Mail.

Wie ziehe ich die Anzahlung in OrdoGrid auf der Schlussrechnung ab?

Fakturieren Sie nur den Restbetrag und nennen Sie Anzahlungsrechnung, Datum und Beträge in Notes. OrdoGrid lehnt negative Zeilen ab, und Acomptes eignet sich nicht, weil es den Zahlbetrag senkt, nicht aber die MwSt.

Genügt eine Zahlungsaufforderung oder eine Pro-forma-Rechnung?

Nein. Keine von beiden ist eine Rechnung, der Kunde kann darauf also keine MwSt. abziehen. Zahlt der Kunde auf eines dieser Dokumente, stellen Sie trotzdem spätestens am 15. des Folgemonats eine Anzahlungsrechnung aus.

Was, wenn das Projekt nach der Anzahlung storniert wird?

Schreiben Sie die Anzahlungsrechnung mit einer Gutschrift gut, über Peppol, wenn die Rechnung dort lief, erstatten Sie das Geld und erfassen Sie es mit Erstattung erfassen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob der Erstattungsvermerk nötig ist.