Pünktlich bezahlt werden in Belgien: Fristen, Mahnungen und Zinsen

Die meisten Zahlungsverzögerungen lassen sich verhindern, bevor die Rechnung hinausgeht. Vereinbaren Sie eine Frist, die das Gesetz erlaubt, nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum und geben Sie dem Kunden Zahlungsdaten, die eine Banking-App oder Buchhaltungssoftware ohne Abtippen übernehmen kann. Nach der Fälligkeit erledigen eine feste, terminierte Mahnroutine und das Wissen, was Sie nach belgischem Recht fordern dürfen, den Rest.

Dieser Leitfaden richtet sich an belgische Selbstständige und kleine Unternehmen, die mit OrdoGrid fakturieren, und an alle, die deren Kundenzahlungen nachverfolgen. Er trennt, was das Gesetz verlangt, was wir empfehlen und was OrdoGrid tut. Wie Sie eingegangenes Geld erfassen, auch eine Teilzahlung, steht Schritt für Schritt in Eine Rechnung nachverfolgen und eine Teilzahlung erfassen. Die belgische Zahlungsreferenz selbst erklärt Strukturierte Mitteilung (OGM): Format, Prüfziffern, Verwendung.

Zahlungsfristen: was das belgische Recht erlaubt

Zwischen Unternehmen regelt das Gesetz vom 2. August 2002 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Handelsverkehr die Zahlungsfristen; das Gesetz vom 14. August 2021 hat es mit Wirkung zum 1. Februar 2022 verschärft.

Handelsgeschäft

Ein Geschäft zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen über Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen gegen Entgelt. Unternehmen ist jede Organisation außer einer öffentlichen Stelle, die eine selbstständige wirtschaftliche oder berufliche Tätigkeit ausübt, auch ein Einzelunternehmer. Verkäufe an Verbraucher fallen nicht darunter.

Was wir empfehlen: Halten Sie die Frist schriftlich fest, bevor Sie beginnen, im Angebot, das der Kunde annimmt, oder in AGB, die mit der Bestellung angenommen werden, und drucken Sie ein Datum auf die Rechnung statt nur „30 Tage“. Bedingungen, die erst auf der Rechnung auftauchen, lassen sich leichter bestreiten.

OrdoGrid schlägt als Échéance (Fälligkeitsdatum) das Rechnungsdatum plus 30 Tage vor. Das entspricht der gesetzlichen Standardfrist nur, wenn der Kunde die Rechnung am Ausstellungstag erhält, etwa bei einem Versand über Peppol oder per E-Mail am selben Tag.

Jede Rechnung leicht bezahlbar machen

Keine dieser Angaben ist eine MwSt.-Pflichtangabe nach dem Königlichen Erlass Nr. 1, aber sie entscheiden, wie schnell das Geld eingeht. Prüfen Sie zuerst die MwSt.-Angaben in Pflichtangaben auf belgischen Rechnungen: die Checkliste 2026: Eine Korrektur kostet mehr Zeit als eine Mahnung.

OrdoGrid einrichten

Einmal pro Unternehmen

1. Öffnen Sie Profil entreprise (Unternehmensprofil, im Profilmenü). Tragen Sie unter Informations bancaires (Bankdaten) Ihre IBAN ein und wählen Sie Ihre Bank für den BIC. Nur Inhaber und Administratoren können diese Seite bearbeiten.
2. Schreiben Sie im Reiter CGV mit dem Configurateur de CGV par défaut (Standard-AGB-Editor) Ihre Rechnungsbedingungen: Zahlungsfrist, Verzugszinsen, Entschädigung, wie eine Rechnung bestritten wird.
3. Für Kartenzahlungen, im Business-Tarif: Öffnen Sie Zahlungen → Zahlungslinks. Ist kein Stripe-Konto verbunden, zeigt OrdoGrid Connecter Stripe; fügen Sie die Schlüssel Ihres eigenen Stripe-Kontos ein.

Auf jeder Rechnung

1. Legen Sie sie mit Nouvelle facture (Neue Rechnung) an und wählen Sie den Kunden.
2. Füllen Sie zuerst Date (Datum) aus und setzen Sie dann Échéance auf das vereinbarte Datum: Eine Änderung des Datums setzt die Échéance auf Datum + 30 Tage zurück. Eine Standardfrist pro Kunde gibt es nicht.
3. Klicken Sie in der Vorschau auf den Zahlungsblock. Prüfen Sie in Informations de paiement (Zahlungsinformationen) die IBAN und die Communication (Mitteilung), wählen Sie QR Code SEPA (Überweisung) oder Lien de paiement (Online-Zahlung) und klicken Sie auf Enregistrer (Speichern).
4. Ersetzen Sie den Standardtext unter Notes durch Ihre tatsächlichen Bedingungen.
5. Verlangt der Kunde eine Bestellnummer, haken Sie einmalig Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellnummer für Rechnungen verlangen) im Kundendatensatz an; erst dann erscheint N° bon de commande unter Documents et Références (Dokumente und Referenzen). Füllen Sie das Feld aus und haken Sie unter Conditions de vente (Verkaufsbedingungen) die Option Inclure dans le PDF an.
6. Klicken Sie auf Envoyer und dann auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden): über Peppol für einen Geschäftskunden im Netzwerk, sonst per E-Mail. Siehe Ihre erste Rechnung mit OrdoGrid über Peppol senden.

Was Mitteilung und QR-Code enthalten

• Auf einer neuen Rechnung füllt OrdoGrid die Communication mit einer strukturierten Mitteilung aus den letzten zehn Ziffern der vorgeschlagenen Rechnungsnummer und den zwei Prüfziffern Modulo 97. Für F-2026-0042 ergibt das +++002/0260/04240+++.
• Sie können auch eigenen Text eingeben. Ein leeres Feld wird beim Speichern aus der Rechnungsnummer neu erzeugt: Leeren Sie es also, wenn Sie die Nummer unter N° geändert haben. Dupliquer (Duplizieren) gibt der Kopie eine neue Referenz.
• Der QR Code SEPA folgt dem Format des European Payments Council (EPC069-12): Ihr Name, IBAN, BIC, der Montant à payer (zu zahlender Betrag) und die Mitteilung. OrdoGrid setzt die belgische Referenz derzeit in den freien Verwendungszweck des QR-Codes; nur eine Referenz, die mit RF beginnt, kommt in das strukturierte Feld. Die QR-Leitlinien von Febelfin für Rechnungen, in Belgien seit dem 1. Februar 2026 anwendbar, sehen dagegen das strukturierte Referenzfeld vor (siehe Strukturierte Mitteilung (OGM): Format, Prüfziffern, Verwendung). Bitten Sie Zahler, die Referenz vor dem Bestätigen in ihrer Banking-App zu prüfen.
• Der QR-Code setzt eine IBAN voraus und fehlt auf Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) und auf Rechnungen ohne offenen Betrag.

Kartenzahlungen mit einem Stripe-Zahlungslink

• Voraussetzungen: der Business-Tarif (siehe Preisseite) und Ihr eigenes Stripe-Konto. Stripe berechnet eigene Gebühren nach Ihrem Stripe-Vertrag.
• Link erstellen: Wählen Sie Lien de paiement und dann Générer le lien de paiement in Informations de paiement, wo der Link mit Copier le lien (Link kopieren) erscheint; oder Générer un lien de paiement unter Envoi et Paiement (Versand und Zahlung) in der Seitenleiste des Editors, danach Copier (Kopieren) oder Ouvrir (Öffnen). Der QR-Code auf dem PDF öffnet dann die Zahlungsseite.
• Betrag: der offene Betrag zum Zeitpunkt der Erstellung. Der Link berücksichtigt später eingegangene Überweisungen nicht; prüfen Sie ihn mit Ouvrir, bevor Sie ihn erneut versenden.
• Abrechnung: Sobald Stripe die Zahlung bestätigt, erfasst OrdoGrid eine Kartenzahlung über den gezahlten Betrag in Abrechnung und setzt die Rechnung auf Payée (Bezahlt), wenn nichts mehr offen ist. Geben Sie Ihre Stripe-Gebührenaufstellungen an Ihren Buchhalter weiter.

Bei Peppol stecken die Zahlungsdaten in der Rechnung selbst

Beim Versand über Peppol schreibt OrdoGrid die Zahlungsdaten in die strukturierte Rechnung (UBL), damit die Software des Kunden die Überweisung mit der richtigen Referenz einplanen kann.

Ohne IBAN auf der Rechnung sendet OrdoGrid keine Zahlungsanweisungen (BT-81, BT-83, BT-84), nur das Fälligkeitsdatum (BT-9) und die Zahlungsbedingungen (BT-20). Gutschriften und Rechnungen ohne zu zahlenden Betrag enthalten keinen Zahlungsblock. Eine Bestellnummer landet in der Käuferreferenz.

Zustellung, Annahme und Zahlung sind drei verschiedene Dinge. Traité in Peppol → Outbox heißt, dass das Netzwerk die Rechnung zugestellt hat, mehr nicht. Der Kunde kann mit einer Invoice Response antworten, die OrdoGrid bei der Rechnung anzeigt: UQ (Sous question, in Klärung) oder RE (Rejetée, abgelehnt) heißt, dass Sie das Mahnen einstellen und das Problem lösen, und PD (Payée, bezahlt) ist eine Erklärung des Kunden, kein Bankbeleg. Siehe Peppol-Rechnungsantworten: Was bedeuten AP, RE, UQ und PD?.

Nach der Fälligkeit: OrdoGrid markiert, Sie handeln

Eine automatische Prüfung setzt eine Rechnung von Envoyée (Versendet) auf En retard (Überfällig), sobald der Tag ihrer Échéance beginnt. Sie schickt dem Kunden nichts und berechnet keine Zinsen. Die Mahnstufen sind Status, die Sie selbst mit der Aktion Statut (Status) in der Rechnungsliste oder im Seitenbereich der Rechnung setzen.

Payée und Partiellement payée (Teilweise bezahlt) lassen sich nicht einfach wählen: Diese Status ergeben sich aus Zahlung erfassen in Abrechnung. Payée erscheint, sobald nichts mehr offen ist, in jeder Stufe von Envoyée bis Recouvrement. Partiellement payée erscheint nur, solange die Rechnung nicht auf En retard steht: Danach zeigt eine teilweise bezahlte Rechnung weiter En retard, Ihre Mahnstufe oder Recouvrement, und der Rest bleibt in Abrechnung sichtbar. Eine Rechnung, die Sie außerhalb von OrdoGrid versenden, bleibt Brouillon (Entwurf) und wird nie En retard: Setzen Sie sie mit Statut auf Envoyée.

Eine Mahnroutine (unsere Empfehlung)

Zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keinen Mahnplan vor: Zinsen und die 40 € gelten ohne Mahnung. Mit einer festen Routine werden die meisten Rechnungen trotzdem ohne Streit bezahlt.

Senden Sie Mahnungen aus Ihrem eigenen Postfach mit dem PDF aus der Aktion PDF; fügen Sie nach einer Teilzahlung die Aktuelle Abrechnung aus Abrechnung bei. Verwenden Sie in jeder Mahnung dieselbe strukturierte Mitteilung und fragen Sie, ob eine Bestellnummer, eine Freigabe oder ein Streit die Zahlung aufhält. Bei Verbrauchern muss die erste Erinnerung kostenlos sein, und vor jeder Gebühr müssen mindestens 14 Tage vergehen.

Verzugszinsen und 40 € bei Geschäftskunden

Was das Gesetz vom 2. August 2002 vorsieht (Art. 2, 5, 6 und 7):

• Wann: Haben Sie Ihre eigenen Pflichten erfüllt und werden zur Fälligkeit nicht bezahlt, trägt der unbezahlte Betrag ab dem nächsten Tag von Rechts wegen und ohne Inverzugsetzung Zinsen, es sei denn, der Kunde beweist, dass er für die Verspätung nicht verantwortlich ist.
• Worauf: auf den unbezahlten Betrag einschließlich der MwSt., die auf der Rechnung steht.
• Satz: sofern nichts anderes vereinbart ist, der Zinssatz der Hauptrefinanzierungsgeschäfte der EZB plus 8 Prozentpunkte, aufgerundet auf den nächsten halben Prozentpunkt; der EZB-Satz am 1. Januar gilt für das erste Halbjahr, der am 1. Juli für das zweite. Der Minister der Finanzen veröffentlicht den Satz im Belgischen Staatsblatt.
• 2026: Der EZB-Satz lag am 1. Januar bei 2,15 % und am 1. Juli 2026 bei 2,40 % (Leitzinsen der EZB), was 10,15 % und 10,40 % ergibt, beide aufgerundet auf 10,5 %. Maßgeblich ist die Mitteilung des FÖD Finanzen für jedes Halbjahr; prüfen Sie die neue Mitteilung für 2027.
• 40 €: Sind Zinsen geschuldet, erhöht sich der unbezahlte Betrag von Rechts wegen um eine Pauschalentschädigung von 40 € für Beitreibungskosten. Eine angemessene Entschädigung für weitere Beitreibungskosten, einschließlich der Verfahrensentschädigung, kann hinzukommen.
• Vertrag: Ihre Bedingungen dürfen einen anderen Satz vorsehen. Der Ausschluss von Zinsen gilt als grob nachteilig; der Ausschluss der 40 € wird als grob nachteilig vermutet. Ist der Schuldner eine öffentliche Stelle, gilt der gesetzliche Satz unabhängig vom Vertrag.

Was wir empfehlen: Fordern Sie Zinsen und die 40 € schriftlich, in der zweiten Mahnung oder der Inverzugsetzung, mit der Berechnung. Ob Sie für einen guten Kunden darauf verzichten, entscheiden Sie. Fügen Sie sie nie der ursprünglichen Rechnung hinzu: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht umgeschrieben, und OrdoGrid sperrt ihre Beträge, sobald eine Zahlung erfasst oder die Rechnung über Peppol versendet wurde. Fragen Sie Ihren Buchhalter, wie Sie die Forderung dokumentieren und verbuchen.

Rechenbeispiel: 60 Tage Verzug bei F-2026-0042

Atelier Lemaire SRL aus Namur stellt Verhaegen Logistics BV aus Gent einen Beratungsauftrag in Rechnung. Das angenommene Angebot sieht vor: Zahlung binnen 30 Tagen ab Rechnungsdatum.

1. Ab dem 30. Oktober, dem Fälligkeitstag selbst, zeigt OrdoGrid En retard; Zinsen laufen erst ab dem 31. Oktober.
2. Am 2. November schickt Atelier Lemaire eine freundliche Erinnerung per E-Mail und wählt 1er rappel.
3. Am 16. November nennt die zweite Mahnung die Zinsen von 10,5 % und die 40 €: 2e rappel.
4. Am 1. Dezember setzt ein Einschreiben eine letzte Frist bis zum 11. Dezember: Dernier rappel.
5. Am 29. Dezember gehen 2.420,00 € mit der richtigen Mitteilung ein. Zahlung erfassen setzt die Rechnung auf Payée.

Atelier Lemaire fordert 81,77 € per Brief und lässt F-2026-0042 unverändert. Nach einer Teilzahlung laufen die Zinsen nur noch auf den offenen Rest. Reicht ein Verzug bis ins Jahr 2027, prüfen Sie den für 2027 veröffentlichten Satz.

Verbraucher: kostenlose erste Erinnerung und gedeckelte Kosten

Ist der Kunde ein Verbraucher, also eine natürliche Person, die außerhalb jeder beruflichen Tätigkeit kauft, gilt Buch XIX des Wirtschaftsgesetzbuches: seit dem 1. September 2023 für neue Verträge und laut FÖD Wirtschaft seit dem 1. Dezember 2023 auch für ältere. In OrdoGrid haben solche Kunden meist den Kundentyp Particulier, doch der Kundentyp entscheidet das nicht: Eine Organisation ohne MwSt.-Nummer ist kein Verbraucher.

• Kostenlose erste Erinnerung. Für die erste Erinnerung nach einer verpassten Fälligkeit dürfen keine Kosten berechnet werden. Bei regelmäßigen Lieferungen, etwa einem Abonnement, sind Erinnerungen für drei unbezahlte Fälligkeiten pro Kalenderjahr kostenlos; weitere kosten höchstens 7,50 € plus Porto.
• Auf einem dauerhaften Datenträger, etwa per Brief oder E-Mail. Sie müssen nachweisen können, dass Sie diese Regeln eingehalten haben.
• Inhalt der ersten Erinnerung: der offene Betrag und der Betrag der Schadensersatzklausel, die bei Nichtzahlung binnen 14 Tagen gefordert wird; Ihr Name und Ihre Unternehmensnummer; das Produkt oder die Leistung und das Fälligkeitsdatum; die Frist von 14 Tagen.
• Wartefrist: mindestens 14 Kalendertage, beginnend am dritten Werktag nach dem Versand einer Papiererinnerung oder am Tag nach dem Versand einer E-Mail.
• Danach: Zinsen von höchstens dem gesetzlichen B2B-Satz (10,5 % im Jahr 2026) auf den offenen Betrag und/oder, nur wenn Ihre Bedingungen sie ausdrücklich vorsehen, eine Pauschalentschädigung innerhalb der Obergrenzen unten. Ein KMU darf die Zinsen dann ab dem Tag nach dem Versand der Erinnerung laufen lassen.
• Nichts anderes. Eine Schadensersatzklausel mit anderen Beträgen ist verboten und gilt als nicht geschrieben. Ein Inkassobüro für Verbraucherschulden muss beim FÖD Wirtschaft eingetragen sein.

Beispiel: Frau Claes schuldet 400,00 € inkl. MwSt. aus der Rechnung F-2026-0057, fällig am 30. Oktober 2026. Am 3. November geht eine kostenlose Erinnerung per E-Mail hinaus; die 14 Tage laufen also vom 4. bis 17. November. Ab dem 18. November darf das Unternehmen, wenn die Verkaufsbedingungen es vorsehen, höchstens 30 € + 10 % × (400,00 € − 150,00 €) = 55,00 € fordern, dazu Zinsen von höchstens 10,5 % pro Jahr.

Wenn der Kunde immer noch nicht zahlt

Abandonnée ist ein Status, keine Buchung: Er ändert keinen Betrag, erzeugt keine Gutschrift und ändert nichts an Ihrer MwSt.; der Saldo bleibt in Abrechnung sichtbar. Allerdings verschwindet die Rechnung aus den offenen Forderungen und der Liquiditätsprognose in Buchhaltung. Die Rückforderung der MwSt. auf eine Forderung, die sich als uneinbringlich erweist, folgt eigenen Regeln: Stimmen Sie Vorgehen und Belege mit Ihrem Buchhalter ab. Wir raten davon ab, eine Gutschrift nur auszustellen, um eine uneinbringliche Forderung auszubuchen: Sie teilt dem Kunden mit, dass der Betrag nicht mehr geschuldet ist.

Häufige Fehler

Belege, die Sie aufbewahren sollten

Die Rechnung und Ihre Bank- und Buchhaltungsunterlagen müssen Sie ohnehin 7 Jahre aufbewahren (siehe Rechnungsarchivierung in Belgien: 7 Jahre, Peppol-XML und Nachweise). Bewahren Sie alle folgenden Unterlagen mindestens auf, bis die Forderung bezahlt oder abgeschlossen ist:

• Das angenommene Angebot, den Vertrag oder die AGB mit der Zahlungsfrist. Hat der Kunde Ihr Angebot online angenommen, indem er die unterschriebene Kopie hochgeladen hat, zeigt das Angebot Accepté; bewahren Sie diese Datei auf.
• Die Rechnung wie ausgestellt (Originaldokument in Abrechnung) und bei Peppol ihren Status in Peppol → Outbox.
• Den Nachweis von Versand und Eingang, etwa das Peppol-Zustelldatum oder die gesendete E-Mail: Die gesetzliche Standardfrist läuft ab Eingang.
• Jede Mahnung mit Datum und Kanal; bei Verbrauchern den Nachweis, wann die erste Erinnerung versendet wurde.
• Einlieferungsbelege der Einschreiben (und etwaige Rückscheine), die Antworten des Kunden und etwaige Invoice Responses.
• Kontoauszüge, den Bewegungsverlauf in Abrechnung, Ihre Stripe-Berichte, Ihre Zinsberechnung und die verwendete Zinsmitteilung.

Häufige Fragen

Darf ich Verzugszinsen verlangen, wenn meine Rechnung sie nicht erwähnt?

Bei einem Geschäftskunden ja: Das Gesetz vom 2. August 2002 gewährt von Rechts wegen Zinsen zum gesetzlichen Satz und die Pauschalentschädigung von 40 €. Bei einem Verbraucher ist eine Pauschale nur möglich, wenn Ihre Bedingungen sie ausdrücklich vorsehen, und etwaige Zinsen sind auf den gesetzlichen B2B-Satz begrenzt; beides dürfen Sie erst nach der kostenlosen Erinnerung und den 14 Tagen fordern. Ohne Klausel fragen Sie vor einer Zinsforderung am besten einen Anwalt.

Wie hoch ist der belgische Verzugszinssatz im Jahr 2026?

Die gesetzliche Formel, angewandt auf die EZB-Sätze, ergibt 10,5 % für beide Halbjahre 2026. Verbindlich ist die Mitteilung des FÖD Finanzen im Belgischen Staatsblatt für jedes Halbjahr.

Verschickt OrdoGrid Zahlungserinnerungen automatisch?

Nein. Es setzt eine versendete Rechnung ab dem Fälligkeitstag auf En retard. Die Mahnstatus wählen Sie selbst, und die Mahnungen senden Sie selbst.

Ist die Entschädigung von 40 Euro automatisch geschuldet?

Zwischen Unternehmen ist sie von Rechts wegen geschuldet, sobald Verzugszinsen geschuldet sind, aber Sie müssen sie trotzdem fordern. Für Verbraucher gilt sie nicht; dort gibt es nur die Pauschalen aus Buch XIX.

Heißt Traité in der Peppol-Outbox, dass der Kunde die Rechnung angenommen hat?

Nein. Es heißt, dass das Peppol-Netzwerk sie zugestellt hat. Annahme, Rückfrage oder Ablehnung kommen als Invoice Response, und eine Zahlung sehen Sie nur auf Ihrem Bankkonto.

Muss mein Kunde die strukturierte Mitteilung verwenden?

Kein Gesetz verpflichtet den Zahler dazu: Sie ist ein belgischer Bankstandard. Wiederholen Sie sie in jeder Mahnung und ordnen Sie eine Zahlung ohne Mitteilung von Hand zu, bevor Sie sie erfassen.