Peppol-Zugangspunkt oder -Anbieter wechseln ohne Rechnungsverlust

Den Peppol-Zugangspunkt zu wechseln heißt, Ihre Peppol-Registrierung von einem Dienstleister an einen anderen zu übergeben und meist auch die Versandsoftware zu wechseln. Die Registrierung ist der Netzeintrag, der der Software Ihrer Lieferanten sagt, wohin sie Ihre Rechnungen zustellen soll. Ihre Peppol-ID ändert sich nicht: Für ein belgisches Unternehmen bleibt sie 0208: gefolgt von der zehnstelligen Unternehmensnummer. Den Versand können Sie noch am selben Tag umstellen, weil er keine Registrierung braucht. Heikel ist der Empfang: Nur ein Anbieter kann gleichzeitig für Ihre ID empfangen, und OrdoGrid kann eine Registrierung erst übernehmen, wenn der alte Anbieter sie gelöscht hat.

Dieser Leitfaden richtet sich an Geschäftsführer, Buchhalter und Finanzmitarbeitende, die den Empfang zu OrdoGrid verlegen, OrdoGrid verlassen oder den empfangenden Anbieter wechseln, während OrdoGrid weiter sendet. Eine erste Registrierung behandelt Peppol-Registrierung in Belgien, jeden Peppol-Bildschirm von OrdoGrid Peppol in OrdoGrid einrichten. Die Peppol-Bildschirme sind in jeder Oberflächensprache französisch; Übersetzungen stehen in Klammern.

Was sich ändert und was bleibt

Bei vielen kleinen Unternehmen ist der Zugangspunkt Teil der Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware; den Zugangspunkt zu wechseln heißt also, den Peppol-Dienst dieser Software zu wechseln. OrdoGrid verbindet sich über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol: Sie konfigurieren weder technische Adresse noch Zertifikat noch Schlüssel, sondern nur die Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung) zum Senden und die Wahl auf Réception Peppol (Peppol-Empfang) zum Empfangen.

Wie eine Registrierung im Netz umzieht

Der Zugangspunkt eines Lieferanten findet Sie über den Service Metadata Locator (SML), ein DNS-basiertes Register. Es verweist auf den Veröffentlichungsdienst (SMP), der die von Ihnen angenommenen Dokumente und den empfangenden Zugangspunkt angibt. „Jede Teilnehmerkennung ist bei einem und nur einem SMP registriert“ (SML-Spezifikation 1.3.0, §2.1). Zwei Folgen:

• Keine doppelte Registrierung. Ein neuer Anbieter kann Ihre ID nicht registrieren, solange die alte Registrierung besteht: Der SML lehnt die neue Registrierung ab. Eine Suche führt also für dieselbe ID nie zu zwei Anbietern.
• 0208 und 9925 sind getrennte IDs. Hält ein Anbieter 0208:0123456749 und ein anderer dasselbe Unternehmen unter 9925, dem Schema der MwSt.-Nummer, empfängt jeder, was an seine ID adressiert ist. Jeder belgische Teilnehmer muss mindestens unter 0208 registriert sein (Anforderungen der belgischen Peppol-Behörde): Ziehen Sie alle Kennungen gemeinsam um oder lassen Sie alle löschen.

Migrationsschlüssel

Einmalcode aus der SML-Spezifikation (§2.2): Der bisherige Anbieter bereitet damit die Übergabe vor, der neue schließt sie damit ab, sodass Ihre ID nie abgemeldet ist. Er hat 8 bis 24 Zeichen aus Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen; behandeln Sie ihn wie ein Passwort.

Drei weitere Mechanismen zählen:

• Senden braucht keine Registrierung. Ihr sendender Anbieter sucht nur Ihren Kunden; Sie können also schon aus einem neuen Werkzeug senden, während der alte Anbieter noch für Sie empfängt. Eine beim alten Anbieter verbliebene Registrierung empfängt Ihre Rechnungen weiter, ob jemand sie liest oder nicht.
• Späte Zustellungen werden abgewiesen, sie verschwinden nicht. Ein Zugangspunkt, der eine ID nicht mehr bedient, antwortet mit einem Fehler (PEPPOL:NOT_SERVICED, Peppol-AS4-Profil §4.4), und solange niemand registriert ist, findet die Suche niemanden. In beiden Fällen meldet die Software des Lieferanten eine fehlgeschlagene Zustellung, und der Lieferant muss erneut senden. Was der alte Anbieter vor der Abmeldung angenommen hat, bleibt in seinem Archiv.
• Prüfen Sie auf lookup.peppol.org, wer für Sie empfängt. Auf dieses Werkzeug verweist der FÖD Finanzen; es zeigt die Empfangs-, nicht die Sendefähigkeit. (OpenPeppol betreibt den SML seit 2026 anstelle der Europäischen Kommission; für Sie ändert sich dadurch nichts.)

Hintergrund: SMP, SML und Peppol Directory: So findet Peppol einen Empfänger.

Gesetzliche Pflichten, Empfehlungen und Verhalten von OrdoGrid beim Wechsel

Was das Gesetz verlangt.

• Ein in Belgien niedergelassener und für die MwSt. erfasster MwSt.-Pflichtiger muss strukturierte E-Rechnungen empfangen können, selbst oder über einen Dritten (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Fehlen die technischen Mittel, um sie auszustellen und zu empfangen, droht eine Geldbuße von 1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten und 5.000 € bei jedem weiteren; ein Verstoß zählt nur dann als zweiter oder weiterer, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß festgestellt wird (Königlicher Erlass vom 8. Juli 2025; siehe Geldbußen). Keine Regel legt ein zulässiges Wechselfenster fest.
• Die Veröffentlichung Ihrer Registrierung auf Peppol gilt als Einverständnis, strukturierte Rechnungen zu empfangen, auch wo sie nicht vorgeschrieben sind (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Frage 9).
• Können Sie nicht empfangen, darf ein Lieferant seine Rechnung auf Papier oder als PDF ausstellen. Diese Rechnung ist rechtsgültig, und Lieferanten sollen keine strukturierte Fassung nachsenden, sobald Sie empfangen können (B2B-FAQ, Fragen 7 und 8).
• Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrem Datum aufzubewahren (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), echt, unverändert und lesbar während der gesamten Frist. Der FÖD Finanzen empfiehlt dringend, das ursprüngliche XML aufzubewahren.

Was wir empfehlen. Begrenzen Sie die Unterbrechung auf wenige Minuten, an einem Werktagmorgen fern vom Monatsende, zu einer schriftlich vereinbarten Uhrzeit, und lassen Sie das alte Konto mit Lesezugriff bis T+30 offen (30 Tage nach dem Wechseltag T).

Was OrdoGrid tut. OrdoGrid empfängt erst, wenn kein anderer Anbieter mehr für Ihre Nummer unter 0208 oder 9925 registriert ist. Dann registriert es 0208: gefolgt von den zehn Ziffern Ihrer MwSt.-Nummer für Rechnungen, Gutschriften (Kreditnoten), Rechnungsantworten, ältere Statusmeldungen (MLR) und Dokumente im Gutschriftverfahren (Selbstfakturierung). Einen Testmodus gibt es nicht: Die Aktivierung wirkt im echten Netz.

Ihr Szenario wählen

Leitfaden A: Empfang zu OrdoGrid verlegen

1. Finden Sie heraus, wer Ihre ID hält. Geben Sie auf lookup.peppol.org 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer ein und speichern Sie einen datierten Screenshot. In OrdoGrid öffnet jede Peppol-Seite Autorisation Peppol, solange Sie nicht unterzeichnet haben, und diese Seite meldet bereits „Votre entreprise est déjà enregistrée sur le réseau Peppol“ (Ihr Unternehmen ist bereits auf Peppol registriert). Fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter, welche Kennungen er registriert hat.
2. Ermächtigen Sie OrdoGrid und beginnen Sie zu senden. Prüfen Sie auf Autorisation Peppol den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners), setzen Sie das Bestätigungshäkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Da OrdoGrid Sie noch beim alten Anbieter findet, deckt die Erklärung, die Sie unterzeichnen, nur das Senden ab, und OrdoGrid verlangt keine neue Unterschrift, wenn Sie den Empfang aktivieren. OrdoGrid öffnet dann Réception Peppol. Die Seite zeigt Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits registriert) mit der gefundenen ID und, falls bekannt, einer Adresse Access point :, deren Domain oft den Anbieter verrät. Klicken Sie auf Continuer en envoi seul (weiter nur senden): Die Seite Peppol zeigt dann Mode : Envoi seul. Senden Sie ab demselben Tag nicht mehr aus dem alten Werkzeug.
3. Exportieren Sie das alte Archiv. Laden Sie XML und PDF jedes Dokuments herunter, das der alte Anbieter empfangen und gesendet hat, dazu die Rechnungsantworten Ihrer Kunden. Notieren Sie unbezahlte Lieferantenrechnungen und ihre Fälligkeiten.
4. Vereinbaren Sie die Abmeldung schriftlich. Legen Sie Datum und Uhrzeit fest und nennen Sie jede Kennung (0208: und einen etwaigen 9925-Eintrag), jeden Dokumenttyp und den Eintrag im Peppol Directory. Activer la réception bleibt ausgegraut, solange OrdoGrid Sie noch anderswo registriert findet.
5. Informieren Sie Ihre regelmäßigen Lieferanten mit dem Hinweis unten.
6. Aktivieren Sie, sobald der alte Anbieter bestätigt. Laden Sie Réception Peppol neu oder klicken Sie im Reiter Peppol → Statut (Status) auf Activer la réception. Zeigt die Seite Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht gefunden) oder Référencé sur Peppol, access point non vérifié (im Netzwerk aufgeführt, Zugangspunkt nicht überprüft), klicken Sie auf Activer la réception; OrdoGrid lehnt die Aktivierung ab, solange ein anderer Anbieter Ihre ID noch verwaltet. Statut zeigt danach Envoi + réception, und Réception (Inbox) zeigt Enregistré (registriert) mit „Depuis le“ (seit) und dem Datum.
7. Prüfen Sie mit einem echten Dokument. Speichern Sie ein neues datiertes Suchergebnis. Bitten Sie einen Lieferanten, seine nächste Rechnung über Peppol zu senden: Die Rechnung erscheint in Peppol → Inbox mit NOUVEAU (neu), stündlich abgerufen oder sofort mit Actualiser (aktualisieren), und Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Nach der Bestätigung noch immer Déjà inscrit? OrdoGrid zeigt diesen Zustand nur, wenn das Netz (der SML oder ersatzweise die Abfrage seines Zugangspunkts) für eine Ihrer Kennungen noch einen anderen Anbieter nennt; ein verbliebener Eintrag im Peppol Directory führt stattdessen zum grauen Zustand Référencé sur Peppol, access point non vérifié, in dem Sie aktivieren können. Lassen Sie sich vom alten Anbieter bestätigen, dass beide Kennungen gelöscht sind, laden Sie nach einigen Minuten neu und wenden Sie sich an den OrdoGrid-Support, wenn es bestehen bleibt.

Leitfaden B: OrdoGrid für einen anderen Anbieter verlassen

1. Machen Sie zuerst den neuen Anbieter startklar. Er muss 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer registrieren, sobald Sie den Empfang freigeben, mindestens für Rechnungen und Gutschriften; für Rechnungsantworten zusätzlich, wenn Sie die Antworten Ihrer Kunden erhalten wollen. OrdoGrid registriert nur 0208; auf seiner Seite ist sonst nichts zu löschen.
2. Laden Sie Ihre Dokumente herunter. Wählen Sie unter Peppol → Inbox und Outbox die Zeilen aus und laden Sie die ZIP-Datei mit einem Ordner xml und einem Ordner pdf herunter. In den Listen Factures (Rechnungen) und Notes de Crédit (Gutschriften) markieren Sie die Zeilen und klicken auf Herunterladen, um die PDFs als ZIP-Datei zu erhalten. OrdoGrid bietet keinen vollständigen Datenexport und ist kein gesetzliches Archiv.
3. Vereinbaren Sie die Uhrzeit mit dem neuen Anbieter und versenden Sie den Lieferantenhinweis.
4. Geben Sie den Empfang frei. Ein Inhaber oder Administrator öffnet Peppol → Statut, klickt auf Libérer la réception (Empfang freigeben), liest „La réception via notre access point sera arrêtée (deregister Peppol). L'envoi restera possible.“ (der Empfang über unseren Zugangspunkt endet; das Senden bleibt möglich) und klickt auf Confirmer. Der Modus wird Envoi seul. Erscheint stattdessen ein Fehler, wurde nichts freigegeben und Réception (Inbox) zeigt weiter Enregistré: Versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich an den Support.
5. Lassen Sie sich sofort vom neuen Anbieter registrieren, prüfen Sie dann lookup.peppol.org und speichern Sie einen datierten Screenshot.
6. Entscheiden Sie, was OrdoGrid noch tut. Sie können aus OrdoGrid im Modus „nur senden“ weiter senden; die Rechnungsantworten Ihrer Kunden gehen dann an den neuen Anbieter. Wenn Sie OrdoGrid nicht mehr nutzen, widerrufen Sie die Integrationsschlüssel unter API-Schlüssel mit Widerrufen und wenden Sie sich zur Schließung des Kontos an den Support: Eine Kontolöschung in der App gibt es nicht.

Leitfaden C: OrdoGrid sendet, ein anderer Anbieter empfängt

In OrdoGrid ändert sich nichts. Es bleibt im Mode : Envoi seul, und Statut kann „Entreprise référencée sur Peppol auprès d'un autre prestataire“ (Unternehmen auf Peppol bei einem anderen Anbieter verzeichnet) mit Ihrer ID zeigen, mit dem Hinweis, dass der Empfang bei diesem Anbieter bleibt und das Senden aus OrdoGrid funktioniert. Fragen Sie beide empfangenden Anbieter, ob sie den Migrationsschlüssel unterstützen: Wenn ja, erfolgt der Umzug ohne Unterbrechung. Andernfalls wenden Sie die Schritte 3 bis 5 von Leitfaden A an. Lassen Sie sich vom neuen Anbieter registrieren, sobald der alte die Abmeldung bestätigt, speichern Sie dann ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org und prüfen Sie, ob die nächste Rechnung eines Lieferanten im Postfach des neuen Anbieters ankommt.

Antworten auf aus OrdoGrid gesendete Rechnungen gehen an den empfangenden Anbieter, nicht an OrdoGrid; das belgische Forum der Peppol-Dienstleister stellt fest, dass die Aufteilung von Senden und Empfangen auf zwei Anbieter Rechnungsantworten erschwert (Forumseite, September 2026). Mehr dazu: Peppol-Rechnungsantworten.

Zeitplan: von T-10 bis T+30

Laut FÖD Finanzen kommen die meisten Peppol-Rechnungen innerhalb weniger Minuten bis einiger Stunden an; melden Sie Verzögerungen von mehr als einem Werktag Ihrem Softwareanbieter.

Vorlage für den Lieferantenhinweis

Betreff: Unser Peppol-Empfang ändert sich am [Datum] um [Uhrzeit]

Ab dem [Datum] um [Uhrzeit] empfängt ein neuer Anbieter unsere Peppol-Rechnungen. Unsere Peppol-ID ändert sich nicht: 0208:0123456749 (Unternehmensnummer 0123.456.749). Bitte senden Sie Rechnungen und Gutschriften weiter über Peppol an diese ID. Meldet Ihre Software zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit] einen Zustellfehler, senden Sie dieselbe Rechnung mit derselben Nummer nach [Uhrzeit] erneut, und bitte nicht zusätzlich per E-Mail. Kontakt: [Name, E-Mail-Adresse].

Da Ihre ID gleich bleibt, ist dieser Hinweis keine gesetzliche Pflicht; er hilft Lieferanten, die Ihnen rund um den Tag T Rechnungen stellen.

Rückfallplan

Rechenbeispiel: Atelier Nord SRL verlegt sein Postfach zu OrdoGrid

Die Atelier Nord SRL, eine Schreinerei in Namur, hat die Unternehmensnummer 0123.456.749, die MwSt.-Nummer BE 0123.456.749 und die Peppol-ID 0208:0123456749. Seit 2025 empfängt ein Buchhaltungsportal ihre Rechnungen. Geschäftsführer Marc Lemaire will Verkäufe, Kundenantworten und Einkaufsrechnungen in OrdoGrid bündeln.

Die 20 Minuten ohne Empfänger kosteten einen erneuten Versand. Die AP-Antwort vom 28. August existiert nur im Export des Portals; Marc legt sie zu F-2026-0201 ab.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Die oben genannte siebenjährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für Dokumente, die noch beim alten Anbieter liegen. Archivierungsregeln: Rechnungsarchivierung in Belgien.

Was OrdoGrid aufbewahrt. Die Ermächtigung (eingegebener Name, Benutzerkonto, MwSt.-Nummer und Datum), das Empfangsdatum als „Depuis le“ und für jedes über Peppol gesendete Dokument das exakt übermittelte XML und PDF mit ihren Hashwerten. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und gibt keine Aufbewahrungsgarantie.

Was wir empfehlen:

1. Datierte Screenshots von lookup.peppol.org bei T-10, am Tag T und bei T+1, dazu ein Screenshot von Peppol → Statut mit Modus und „Depuis le“-Datum.
2. Die schriftliche Abmeldevereinbarung und die Bestätigung des alten Anbieters, mit Uhrzeit, sowie einen Screenshot der Erklärung auf Autorisation Peppol, bevor Sie unterzeichnen.
3. Den vollständigen Export des alten Anbieters, XML und PDF, mit den Rechnungsantworten, in Ihrem eigenen Speicher mit Sicherungskopie.
4. Den Lieferantenhinweis mit seinen Empfängern und eine Liste der fehlgeschlagenen Zustellungen und erneuten Sendungen im Wechselfenster.

Häufige Fragen

Ändert sich meine Peppol-ID, wenn ich den Zugangspunkt wechsle?

Nein. Ein belgisches Unternehmen behält 0208 gefolgt von seiner zehnstelligen Unternehmensnummer. Es ändert sich nur der Anbieter, der für diese ID empfängt; Lieferanten können also weiter an dieselbe ID senden.

Können zwei Anbieter gleichzeitig für meine Peppol-ID empfangen?

Nein. Der SML registriert jede Kennung bei nur einem Veröffentlichungsdienst; eine zweite Registrierung wird abgelehnt. In der Praxis entsteht eine Aufteilung nur, wenn 0208 und das MwSt.-Nummern-Schema 9925 bei verschiedenen Anbietern liegen oder wenn ein Anbieter einen Dokumenttyp, etwa Rechnungsantworten, gezielt an einen anderen Anbieter umleitet, was belgische Anbieter selten und nur manuell einrichten.

Kann ich mit OrdoGrid senden, während ein anderer Anbieter empfängt?

Ja. Unterzeichnen Sie die Autorisation Peppol und wählen Sie Continuer en envoi seul. Die Rechnungsantworten Ihrer Kunden gehen dann an den Anbieter, der für Sie empfängt, nicht an OrdoGrid.

Kann OrdoGrid meine Registrierung mit einem Migrationsschlüssel übernehmen?

Nein. OrdoGrid unterstützt den Peppol-Migrationsschlüssel nicht; Ihr alter Anbieter muss Sie daher zuerst abmelden. Vereinbaren Sie eine genaue Uhrzeit und klicken Sie auf Activer la réception, sobald die Abmeldung bestätigt ist.

Was passiert mit Rechnungen, die mir während des Wechsels gesendet werden?

Vor der Abmeldung zugestellte Rechnungen bleiben beim alten Anbieter: Exportieren Sie sie. Während der Unterbrechung meldet die Software des Lieferanten eine fehlgeschlagene Zustellung, und der Lieferant sendet dieselbe Rechnung erneut. Er darf auch ein PDF ausstellen: eine gültige Rechnung, die nicht noch einmal über Peppol gesendet werden soll.

Wohin gehen Antworten auf Rechnungen, die ich vor dem Wechsel gesendet habe?

An den Anbieter, der Ihre Registrierung an dem Tag hält, an dem der Kunde seine Antwort sendet. Früher eingegangene Antworten bleiben beim alten Anbieter; bewahren Sie sie mit dessen Export auf.

Wie lange muss ich die Dokumente meines alten Anbieters aufbewahren?

Sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Rechnungsdatum: Eine Rechnung von 2026 bewahren Sie bis zum 31. Dezember 2033 auf. Exportieren Sie XML und PDF, bevor Sie das alte Konto schließen.