Erfasste Projektzeit abrechnen, ohne doppelt zu fakturieren

In OrdoGrid werden die auf einem Projekt erfassten Stunden in einem Schritt zu Rechnungszeilen: Legen Sie zuerst die Sätze fest, erfassen Sie die Arbeit mit dem Timer oder manuell und klicken Sie dann auf Zeit abrechnen. Sobald Sie die so entstandene Rechnung speichern, steht ihre Zeit auf Abgerechnet und kann weder erneut abgerechnet noch geändert werden.

Dieser Leitfaden richtet sich an Selbstständige und kleine Agenturen, die nach Stunden abrechnen; Projekte gehören zum Business-Abonnement (Preisseite, Oktober 2026). Für eine Monatsrechnung, die Sie selbst erstellen, nach Tagen oder zum Festpreis, lesen Sie Einen Monat selbstständiger Arbeit Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Der Versand über Peppol selbst steht in Ihre erste Rechnung mit OrdoGrid über Peppol senden.

Was das belgische Recht für eine Stundenrechnung verlangt

Wann die Stunden abgerechnet werden müssen

Die Frist hängt davon ab, wie die Arbeit organisiert ist, nicht davon, wann Sie auf Zeit abrechnen klicken (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 4).

Was die Rechnung angeben muss

Sind Sie in Belgien niedergelassen und stellen Sie einem in Belgien für MwSt.-Zwecke erfassten Kunden eine Rechnung, muss diese seit dem 1. Januar 2026 eine strukturierte E-Rechnung sein, grundsätzlich über Peppol versandt, es sei denn, Ihre Leistungen sind nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches befreit; ein PDF ist nur eine freiwillige Kopie. Kann der Kunde technisch keine Rechnungen über Peppol empfangen, müssen Sie die Rechnung trotzdem fristgerecht in anderer Form ausstellen, etwa als PDF per E-Mail (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026); siehe Kunde nicht auf Peppol: so senden Sie eine gültige Rechnung.

Das Gesetz verlangt keine Freigabe Ihrer Stunden durch den Kunden, keinen Stundenzettel und keine Bestellnummer: Das ergibt sich aus Ihrem Vertrag oder den Abläufen des Kunden. Wir empfehlen, die Stunden vor der Abrechnung schriftlich freigeben zu lassen; die meisten Beanstandungen werden so zu einer einfachen Prüfung, ohne Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur).

Wie die Schaltfläche „Zeit abrechnen“ Sitzungen in Rechnungszeilen umwandelt

Festgeschriebener Satz

Der Stundensatz, den OrdoGrid bei der Erfassung auf einer Sitzung festschreibt (beim Stoppen eines Timers oder beim Speichern eines manuellen Eintrags): der eigene Satz der Aufgabe, falls vorhanden, sonst der Stundensatz des Projekts zu diesem Zeitpunkt. Eine spätere Änderung des Satzes wirkt sich nicht auf bereits erfasste Sitzungen aus.

Zeit abrechnen übernimmt die abgeschlossenen Sitzungen aller Teammitglieder im Projekt, die noch nicht abgerechnet oder reserviert sind. Ein noch laufender Timer und außerhalb des Projekts erfasste Zeit bleiben außen vor. Der Abrechnungsmodus (Festpreis, T&M oder Gemischt) ist nur eine Kennzeichnung für Ihre eigene Übersicht: Zeit abrechnen funktioniert in jedem Modus gleich.

Das Projekt einrichten, bevor Sie Zeit erfassen

1. Öffnen Sie Projekte → Alle Projekte und klicken Sie auf Nouveau projet (neues Projekt; diese Schaltfläche ist in jeder Sprache französisch).
2. Geben Sie unter Grundlagen im Feld Projektname den Namen ein und wählen Sie den Kunden unter Kunden.
3. Wählen Sie unter Planung die Währung, geben Sie den Stundensatz ohne MwSt. ein und wählen Sie einen Abrechnungsmodus.
4. Klicken Sie auf Projekt erstellen und legen Sie Ihre Aufgaben an. Geben Sie einer Aufgabe nur dann einen eigenen Stundensatz, wenn er vom Projektsatz abweicht; ein leeres Feld zeigt Projektstandard.

Zeit so erfassen, dass die Stunden stimmen

• Timer. Starten Sie ihn im Projektkopf, im Reiter Zeit des Projekts (Aufgabe oder Projekt (ohne Aufgabe) wählen, dann Start) oder über Projekte → Timer. Pause und Fortsetzen schließen die Pausenminuten aus; Stopp schließt die Sitzung ab. Jede Person hat nur einen laufenden Timer: Wer einen weiteren startet, stoppt den ersten („Vorheriger Timer automatisch gestoppt.“).
• Timer ohne Projekt. Klicken Sie auf Einem Projekt zuordnen, solange er noch läuft; OrdoGrid bietet das nur für den laufenden Timer an, und Zeit außerhalb eines Projekts kann nicht abgerechnet werden.
• Manueller Eintrag. Klicken Sie im Reiter Zeit auf Manueller Eintrag, füllen Sie Stunden, Minuten, Datum, Aufgabe und optional eine Notiz aus und klicken Sie auf Speichern. Der Eintrag wird mit Beginn um 9 Uhr an diesem Tag erfasst, zum Satz, der beim Speichern gilt.
• Korrekturen. Der Stift ändert Beginn, Ende und Notiz einer Sitzung; der Papierkorb löscht sie. Beide erscheinen nur bei Ihren eigenen abgeschlossenen Sitzungen, die auf keiner Rechnung stehen.
• Status. Jede Sitzung zeigt Abrechenbar, Abrechnung läuft (von einer gerade gespeicherten Rechnung reserviert) oder Abgerechnet. Aktivieren Sie Nur nicht abgerechnet, um genau zu sehen, was Zeit abrechnen übernehmen wird.
• Interne Arbeit. Es gibt keinen Schalter, der eine einzelne Sitzung von der Abrechnung ausschließt: Erfassen Sie interne oder nicht abrechenbare Arbeit in einem eigenen internen Projekt.

Die Rechnung aus erfasster Zeit erstellen

1. Stoppen Sie jeden laufenden Timer. Aktivieren Sie im Reiter Zeit Nur nicht abgerechnet und vergleichen Sie die Stunden mit der Freigabe des Kunden. Korrigieren Sie Sitzungen jetzt: Nach dem ersten Speichern sind sie gesperrt.
2. Klicken Sie auf Zeit abrechnen, im Projektkopf oder im Reiter Zeit oder Dokumente. Um nur eine Aufgabe abzurechnen, öffnen Sie diese, gehen zu Verknüpfte Dokumente, klicken auf Lier document (Dokument verknüpfen), wählen Factures (Rechnungen) und dann Nouveau (Neu).
3. Prüfen Sie den Kunden, die vorgeschlagene Nummer (N°), das Datum (Date, heute) und die Fälligkeit (Échéance, heute plus 30 Tage). Endeten die abgerechnete Arbeit oder der Zeitraum vor heute, klicken Sie im Bereich Récapitulatif unter Échéance auf Liefer- / Leistungsdatum und tragen Sie den letzten Tag ein.
4. Prüfen Sie jede Zeile: Formulieren Sie Beschreibungen um, die der Kunde nicht wiedererkennen würde, vor allem „Temps projet“, behalten Sie die Daten und kontrollieren Sie Mengen und Einzelpreise. Fügen Sie einen Festpreis oder Auslagen mit Ajouter un article (Position hinzufügen) hinzu.
5. Behalten Sie 21 % für einen belgischen Kunden in der normalen MwSt.-Regelung. Für einen Kunden im Ausland oder eine Sonderregelung wählen Sie die Regelung unter Options de TVA (MwSt.-Optionen; siehe MwSt.-Regelungen auf belgischen Rechnungen: welche gilt, was angeben).
6. Arbeitet der Kunde mit Bestellungen, aktivieren Sie im Kundendatensatz Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellnummer erforderlich) und tragen Sie die Nummer unter Documents et Références (Dokumente und Referenzen) in N° bon de commande (Bestellnummer) ein. Über Peppol sendet OrdoGrid sie als Käuferreferenz; ohne Bestellnummer sendet es die Zahlungsmitteilung oder die Rechnungsnummer, weil Peppol eine Käufer- oder Bestellreferenz verlangt (Regel PEPPOL-EN16931-R003).
7. Ersetzen Sie den Projektnamen unter Notes durch Ihre Zahlungsbedingungen, wenn Sie diese üblicherweise angeben.
8. Fügen Sie den freigegebenen Stundenzettel bei, wenn der Kunde ihn wünscht: PDF, CSV oder XLSX, insgesamt höchstens 2 MB. Anlagen werden in der Peppol-Rechnung mitgesendet, wie der FÖD Finanzen es erwartet; senden Sie sie nicht getrennt per E-Mail.
9. Klicken Sie auf Speichern (Enregistrer auf Französisch). Ab jetzt zeigen die Sitzungen Abgerechnet, obwohl die Rechnung noch ein Brouillon (Entwurf) ist.
10. Klicken Sie auf Envoyer (Senden), lassen Sie Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol) aktiviert und bestätigen Sie mit Sauvegarder & Envoyer (Speichern & Senden). Prüfen Sie das Ergebnis unter Peppol → Outbox.

Rechenbeispiel: die Septemberstunden für einen Logistikkunden

Sofie Claes, selbstständige UX-Designerin in Gent, die der normalen MwSt.-Regelung unterliegt, arbeitet für die Verhaeghe Logistics AG in Kortrijk am Projekt „Neugestaltung Webshop“ (EUR, Stundensatz des Projekts 85 €). Die Aufgabe „Nutzerforschung“ hat einen eigenen Satz von 95 €. Für die zweite Phase ab dem 15. September vereinbarten die Parteien 90 €, also änderte Sofie an diesem Tag den Projektsatz. Der Kunde gab den Stundenzettel für September am 1. Oktober frei, mit der Bestellnummer PO-2026-1187.

Am 2. Oktober klickt sie auf Zeit abrechnen. Die Rechnung F-2026-0042 ist auf den 2. Oktober 2026 datiert und am 1. November 2026 fällig:

Sofie trägt PO-2026-1187 ein, setzt das Liefer- / Leistungsdatum auf den 30. September 2026, das Ende des abgerechneten Monats, fügt den freigegebenen Stundenzettel als PDF bei, speichert und sendet über Peppol, lange vor dem 15. Oktober, der Frist für eine monatliche Abrechnung. Im Projektkopf fällt Offen auf 0,00 € (0h 00m), und Fakturiert zeigt 2.808,71 €. Beachten Sie: Fakturiert enthält die MwSt., während Offener Betrag im Reiter Zeit Stunden mal Satz ohne MwSt. ist.

Was mit abgerechneter Zeit geschieht

Nur Inhaber und Administratoren können löschen, und nur einen Entwurf ohne Zahlungen, Peppol-Übermittlung, verknüpfte Dokumente oder Zahlungslink. Trug dieser Entwurf die letzte Nummer der Serie, schlägt OrdoGrid diese Nummer für die nächste Rechnung erneut vor.

Zeit nach Ausstellung der Rechnung korrigieren

Ändern Sie eine ausgestellte Rechnung nicht. Wählen Sie sie unter Factures aus und klicken Sie auf Note de crédit, um eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) mit Bezug auf diese Rechnung zu erstellen; ging die Rechnung über Peppol, muss die Gutschrift denselben Weg nehmen. Das vollständige Verfahren steht in Rechnung in Belgien korrigieren, stornieren oder gutschreiben.

Eine aus der Rechnung erstellte Gutschrift wird nicht automatisch mit dem Projekt verknüpft. Damit der Betrag Fakturiert des Projekts stimmt, verknüpfen Sie sie: Reiter Dokumente des Projekts → Lier document → Notes de crédit → Gutschrift auswählen.

Fortsetzung des Beispiels: Im Oktober weist Verhaeghe darauf hin, dass die Koordination im Vertrag enthalten ist. Sofie stellt die Gutschrift NC-2026-0007 über 1,5 Stunden aus: 135,00 € plus 28,35 € MwSt., zusammen 163,35 €, mit Bezug auf F-2026-0042. Nach dem Verknüpfen zeigt Fakturiert 2.645,36 € (2.808,71 € − 163,35 €). Die Sitzung vom 29. September bleibt Abgerechnet, und das ist richtig: Sie darf im Oktober nicht wieder auftauchen.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Die Vereinbarung: Stundensätze, datierte Satzänderungen, Rundungsregel und gegebenenfalls die Bestellnummer.
• Die Freigabe der Stunden durch den Kunden, per E-Mail oder als unterschriebener Stundenzettel. OrdoGrid hat keinen Export von Stundenzetteln, bewahren Sie also die versandte Fassung auf.
• Die Rechnung wie versandt: XML und PDF aus Peppol → Outbox (einzeln oder als ZIP), mit ihren Anlagen.
• Jede Gutschrift mit ihrem Grund.

Das belgische Recht schreibt vor, Rechnungen sieben Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid bietet keinen gesetzlichen Archivierungsdienst an, bewahren Sie also eigene Kopien auf.

Häufige Fragen

Kann ich nur einen Teil der Stunden eines Projekts abrechnen?

Zeit abrechnen übernimmt immer die gesamte abgeschlossene, nicht abgerechnete Zeit des Projekts. Um eine einzelne Aufgabe abzurechnen, gehen Sie von dieser Aufgabe über Verknüpfte Dokumente aus. Zeilen im Entwurf zu löschen hebt die Zeit nicht für später auf.

Warum kann ich einen Zeiteintrag nicht mehr ändern?

Die Sitzung steht auf einer Rechnung (Abgerechnet oder Abrechnung läuft), oder sie gehört einem Kollegen. Ist die Rechnung noch ein nicht ausgestellter Entwurf, löschen Sie zuerst den Entwurf; andernfalls korrigieren Sie die Rechnung mit einer Gutschrift.

Ich habe den Rechnungsentwurf gelöscht. Kann ich die Zeit erneut abrechnen?

Ja. Sobald das Löschen gelingt, stehen die Sitzungen wieder auf Abrechenbar. Prüfen Sie das mit Nur nicht abgerechnet und klicken Sie erneut auf Zeit abrechnen.

Warum erscheint dieselbe Aufgabe in zwei Zeilen?

Für die Sitzungen wurden unterschiedliche Stundensätze festgeschrieben, etwa nach einer Satzänderung im Laufe des Monats. Jeder Satz erhält eine eigene Zeile, sodass der Kunde sieht, welche Stunden zu welchem Preis abgerechnet wurden.

Muss ich der Rechnung einen Stundenzettel beifügen?

Das belgische Recht verlangt es nicht: Die Rechnung muss die Leistungen beschreiben und Mengen, Einzelpreise und MwSt. angeben. Verlangt Ihr Vertrag oder Kunde einen Stundenzettel, fügen Sie ihn der Rechnung bei, damit er mit der Peppol-Nachricht übermittelt wird.

Macht eine Gutschrift die Zeit wieder abrechenbar?

Nein. Gutgeschriebene Sitzungen bleiben Abgerechnet und erscheinen nie wieder in Zeit abrechnen. Um korrigierte Stunden abzurechnen, erstellen Sie die neue Rechnung selbst mit Nouvelle facture oder Dupliquer.

Sendet OrdoGrid die Stunden oder Erinnerungen automatisch an meinen Kunden?

Nein. OrdoGrid sendet Ihrem Kunden nichts, bevor Sie die Rechnung selbst versenden, etwa mit Envoyer, und es gibt keine automatischen Zahlungserinnerungen.