Peppol in OrdoGrid einrichten: Ermächtigung erteilen, Empfang wählen

Peppol in OrdoGrid verlangt zwei Entscheidungen. Zuerst unterzeichnen Sie die Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung), mit der OrdoGrid Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) im Namen Ihres Unternehmens versenden darf. Danach wählen Sie unter Réception Peppol (Peppol-Empfang), ob OrdoGrid auch die Rechnungen Ihrer Lieferanten empfängt oder Ihr bisheriger Anbieter das weiterhin tut. Das Senden funktioniert in beiden Fällen. Der Empfang ist in OrdoGrid optional, für die meisten Unternehmen aber gesetzlich vorgeschrieben, und es kann jeweils nur ein Anbieter für Ihre Peppol-ID empfangen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen, die OrdoGrid einrichten, sowie an Buchhalter, die das für einen Mandanten tun. Für Ihre erste Rechnung danach lesen Sie Ihre erste Peppol-Rechnung in OrdoGrid senden; zum Anbieterwechsel im Allgemeinen siehe Peppol-Zugangspunkt wechseln. Die Peppol-Beschriftungen bleiben in jeder Oberflächensprache französisch; Übersetzungen stehen in Klammern.

Was das Gesetz verlangt, bevor Sie wählen

Empfangen ist für die meisten Unternehmen Pflicht. Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassener und dort für die MwSt. erfasster MwSt.-Pflichtiger strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können, selbst oder über einen für ihn handelnden Dritten (Art. 53 § 2bis Absatz 5 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, sie auszustellen und zu empfangen, riskiert eine Geldbuße von 1.500 € für einen ersten Verstoß, 3.000 € für einen zweiten und 5.000 € für jeden weiteren (Königlicher Erlass vom 8. Juli 2025, der die Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44 ergänzt). Ein Verstoß zählt nur dann als zweiter oder weiterer, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß festgestellt wird. Die Toleranz für das erste Quartal 2026 endete am 31. März 2026, die für die Selbstfakturierung am 30. Juni 2026; auf eine Geldbuße verzichtet der FÖD Finanzen nur noch ausnahmsweise und nach Einzelprüfung.

Ob Ihr Unternehmen strukturierte Rechnungen empfangen und ausstellen muss, erfahren Sie unter Belgische B2B-E-Rechnungspflicht 2026.

Ein empfangender Anbieter je Kennung. Jedes belgische Unternehmen im Peppol-Netz muss mindestens unter seiner Unternehmensnummer registriert sein, Schema 0208 (Vorgabe der belgischen Peppol-Behörde, übernommen in die Peppol-FAQ des FÖD Finanzen). Jede Teilnehmerkennung ist bei genau einem SMP registriert, dem Dienst, der veröffentlicht, wohin zugestellt wird (SML-Spezifikation, § 2.1): Es empfängt also jeweils ein Anbieter für Ihre ID. Die Registrierung gilt außerdem als Zustimmung zum Empfang strukturierter Rechnungen (B2B-FAQ des FÖD Finanzen); das ist wichtig, wenn Sie nicht unter die Pflicht fallen: Sind Sie registriert, dürfen Lieferanten Ihnen über Peppol Rechnungen senden.

Peppol-ID

Ihre Adresse im Peppol-Netz. Für ein belgisches Unternehmen ist das 0208, ein Doppelpunkt und die zehnstellige Unternehmensnummer, zum Beispiel 0208:0789123407: die MwSt.-Nummer ohne BE, Punkte oder Leerzeichen.

Unternehmen, Unterzeichner und bestehende Registrierung vorbereiten

1. Wählen Sie das richtige Unternehmen aus. Ermächtigung und Empfang gelten für das Unternehmen, das beim Klick aktiv ist. Das Profilmenü zeigt Changer d'entreprise (Unternehmen wechseln), wenn Sie mehreren Unternehmen angehören.
2. Prüfen Sie Profil entreprise (Unternehmensprofil, von Inhabern und Administratoren änderbar). Nom de l'entreprise sollte der amtliche Name sein: OrdoGrid veröffentlicht ihn als registrierten Namen, wenn es Sie registriert. Numéro de TVA (Optionnel) muss mit BE beginnen: OrdoGrid nutzt Peppol nur für belgische MwSt.-Nummern.
3. Legen Sie fest, wer unterzeichnet. Keine gesetzliche Regel bestimmt, wer diese Erklärung gegenüber OrdoGrid unterzeichnet. Wir empfehlen eine Person, die das Unternehmen vertreten darf (der Selbstständige, ein Geschäftsführer oder Verwalter oder jemand mit schriftlicher Vollmacht), und zwar über ihr eigenes Konto: OrdoGrid speichert neben dem getippten Namen auch das Konto. Laden Sie diese Person bei Bedarf unter Team im Profilmenü ein.
4. Klären Sie, ob Sie bereits registriert sind. Geben Sie auf lookup.peppol.org, dem Werkzeug, auf das der FÖD Finanzen verweist, 0208: gefolgt von den zehn Ziffern Ihrer Unternehmensnummer ohne Punkte oder Leerzeichen ein (zum Beispiel 0208:0789123407). Fragen Sie Ihren Buchhalter, Ihre Buchhaltungssoftware und Ihre Bank, ob sie Sie registriert haben, und notieren Sie, wer die Registrierung verwaltet. Mehr dazu: Peppol-Teilnehmer suchen.

Schritt 1: die Autorisation Peppol unterzeichnen

Beginnen Sie in der Seitenleiste unter Rechnungsstellung → Peppol: Solange Ihre MwSt.-Nummer nicht ermächtigt ist, leitet jede Peppol-Seite zu Autorisation Peppol weiter. Oder beginnen Sie bei einer Rechnung: Envoyer (senden) zeigt Signature requise pour activer l'envoi Peppol (Unterschrift erforderlich); klicken Sie darauf und dann auf Sauvegarder et signer (speichern und unterzeichnen). OrdoGrid speichert die Rechnung, womit ihre Nummer feststeht, und führt Sie danach zu ihr zurück.

1. Prüfen Sie unter Entreprise concernée (betroffenes Unternehmen) Nom und Numéro de TVA. Eine Zeile darunter zeigt, ob OrdoGrid Ihr Unternehmen im Peppol-Netz gefunden hat.
2. Prüfen Sie Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners), vorausgefüllt mit dem Namen des angemeldeten Benutzers.
3. Lesen Sie die Déclaration d'autorisation (Ermächtigungserklärung); ihre Fassung hängt von dieser Netzprüfung ab.
4. Setzen Sie das Häkchen bei „Je confirme avoir lu et accepté la déclaration ci-dessus…“ (ich bestätige, die obige Erklärung gelesen und akzeptiert zu haben).
5. Klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). OrdoGrid meldet „Autorisation Peppol enregistrée“ (Peppol-Ermächtigung gespeichert) und öffnet Réception Peppol.

Das ist eine getippte Bestätigung, gespeichert mit Name, Erklärung, Benutzerkonto, MwSt.-Nummer und Datum, keine qualifizierte elektronische Signatur. Sie unterzeichnen einmal je MwSt.-Nummer: Peppol → Statut → Autorisations listet jede mit „Signé par“ (unterzeichnet von) und Datum auf, und nach einer Änderung der MwSt.-Nummer erscheint Nouveau numéro de TVA détecté (neue MwSt.-Nummer erkannt) mit der Bitte um eine neue Unterschrift. Den Empfang später zu aktivieren erfordert keine zweite Unterschrift, auch wenn Sie die Fassung für Nur-Senden unterzeichnet haben.

Schritt 2: unter Réception Peppol wählen

Die Seite trägt den Hinweis „Optionnelle — l'envoi fonctionne sans“ (optional, Senden funktioniert auch ohne). OrdoGrid sucht Ihre Nummer im Netz, unter 0208 und unter dem belgischen MwSt.-Schema 9925, und zeigt ein Ergebnis:

Activer la réception (Empfang aktivieren): Ist Ihre Nummer noch nicht im Peppol-Netz, verbindet sich OrdoGrid über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol und registriert 0208: mit den zehn Ziffern Ihrer MwSt.-Nummer, unter dem Namen aus Profil entreprise, für Rechnungen und Gutschriften nach Peppol BIS Billing 3.0, Invoice Responses, Statusmeldungen und Dokumente der Selbstfakturierung (Gutschriftverfahren). Der Modus wird Mode : Envoi + réception (senden und empfangen). Lieferantenrechnungen erscheinen meist innerhalb weniger Minuten bis einiger Stunden unter Peppol → Inbox (FÖD Finanzen); OrdoGrid prüft außerdem stündlich, oder sofort mit Actualiser (aktualisieren). Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, und die Invoice Responses Ihrer Kunden (ihre Rückmeldungen zu Ihren Rechnungen: angenommen, abgelehnt, bezahlt) erscheinen in OrdoGrid. Zeigt das Netz Ihre ID bereits als beim Zugangspunkt registriert, den OrdoGrid nutzt, registriert OrdoGrid nichts und markiert den Empfang nur für dieses Unternehmen als aktiv. Verwaltet ein anderer Anbieter Ihre ID, lehnt OrdoGrid die Aktivierung ab und bittet Sie, die Kennung zuerst von diesem Anbieter freigeben zu lassen.

Continuer en envoi seul: Es wird nichts registriert. Die Seite zeigt Mode : Envoi seul (nur senden) mit einer Schaltfläche Activer la réception für später, und der Reiter Inbox erklärt, dass der Empfang nicht von der Plattform verwaltet wird. In beiden Fällen führt OrdoGrid Sie zur Rechnung zurück, falls Sie von dort kamen.

Schritt 3: das Ergebnis prüfen

Unter Peppol, Reiter Statut:

Prüfen Sie dann außerhalb von OrdoGrid:

1. lookup.peppol.org mit 0208: und Ihrer Unternehmensnummer sollte Sie als registriert anzeigen; werden Dokumenttypen aufgeführt, sollten Rechnungen und Gutschriften dabei sein. Das Werkzeug zeigt die Empfangsfähigkeit, nicht die Sendefähigkeit. Weder dieses Ergebnis noch Enregistré unter Statut beweist, dass OrdoGrid für Sie empfängt: Der Status Réception (Inbox) spiegelt die eigenen Daten von OrdoGrid wider, und Annuaire Peppol ist eine Abfrage im Peppol-Netz, auch wenn Access point de réception dort Notre access point zeigen sollte: Autre prestataire bedeutet, dass Ihre Rechnungen an einen anderen Anbieter gehen. Der Nachweis, dass OrdoGrid empfängt, ist Punkt 4: eine echte Lieferantenrechnung, die in Inbox ankommt. Kommen Sie von einem anderen Anbieter, bewahren Sie auch dessen schriftliche Bestätigung auf, dass er Ihre Registrierung entfernt hat.
2. Das Peppol Directory ist freiwillig und wird asynchron indexiert (Directory-Spezifikation 1.1.1): Fehlen Sie dort, heißt das nicht, dass Sie unerreichbar sind.
3. Dauer: Für die Veröffentlichung gibt es keine offizielle Frist. Zeigt lookup.peppol.org am nächsten Werktag noch nichts, wenden Sie sich an den OrdoGrid-Support.
4. Ein echtes Dokument: OrdoGrid hat keinen Peppol-Testmodus. Bitten Sie einen regelmäßigen Lieferanten, seine nächste Rechnung über Peppol zu senden, und prüfen Sie, ob sie in Inbox ankommt.

Bisherigen Anbieter behalten oder den Empfang zu OrdoGrid umziehen?

Empfängt bereits ein anderer Anbieter für Sie, sind beide Wege korrekt, sofern es nie einen Zeitraum gibt, in dem niemand für Sie empfängt, auch nicht während des Wechsels.

Unsere Empfehlung. Behalten Sie Ihren bisherigen Anbieter, wenn Ihr Buchhalter oder Ihre Buchhaltungssoftware Ihre Eingangsrechnungen bereits von dort verarbeitet. Wechseln Sie zu OrdoGrid, wenn Sie Verkauf, Antworten und Eingangsrechnungen an einem Ort haben möchten und Ihr Buchhalter mit den Downloads aus OrdoGrid arbeiten kann. Das belgische Forum der Peppol-Anbieter weist darauf hin, dass getrennte Anbieter für Senden und Empfangen die Invoice Responses erschweren.

Den Empfang ohne Lücke zu OrdoGrid umziehen

Peppol kennt ein Verfahren mit Migrationsschlüssel, um eine Registrierung direkt zu übertragen, OrdoGrid unterstützt es jedoch nicht: Ihr alter Anbieter muss Sie zuerst abmelden.

1. Unterzeichnen Sie jetzt und bleiben Sie beim Nur-Senden, damit Sie bereits aus OrdoGrid senden können.
2. Exportieren Sie das Archiv des alten Anbieters (XML und PDF der empfangenen Rechnungen). Rechnungen sind sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrem Datum aufzubewahren (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025).
3. Vereinbaren Sie Datum und Uhrzeit für die Abmeldung jeder Kennung, die dieser Anbieter registriert hat, 0208: und eines etwaigen 9925:-Eintrags. Aktivieren Sie nicht, solange einer davon besteht: OrdoGrid lehnt die Aktivierung ab, wenn seine Netzprüfung einen davon bei einem anderen Anbieter findet. Meiden Sie die Tage, an denen Ihre wichtigsten Lieferanten üblicherweise fakturieren.
4. Informieren Sie Ihre regelmäßigen Lieferanten, dass sie bei einem Zustellfehler in diesem Zeitfenster dieselbe Rechnung mit derselben Nummer erneut senden müssen.
5. Aktivieren Sie, sobald die Abmeldung bestätigt ist. Laden Sie Réception Peppol neu oder nutzen Sie Activer la réception unter Statut. Aktivieren Sie, wenn die Seite Pas encore trouvé sur le réseau Peppol zeigt oder Référencé sur Peppol, access point non vérifié (OrdoGrid versucht dann, Sie zu registrieren, und die Aktivierung wird abgelehnt, wenn ein anderer Anbieter Ihre ID noch verwaltet). Steht dort noch Déjà inscrit, oder Déjà présent, obwohl OrdoGrid Sie nie registriert hat, bitten Sie den alten Anbieter zu bestätigen, dass jede von ihm registrierte Kennung entfernt ist, laden Sie nach einigen Minuten neu und wenden Sie sich an den OrdoGrid-Support, wenn es so bleibt.
6. Prüfen Sie wie in Schritt 3 und bewahren Sie einen datierten Nachweis auf.

Den Empfang von OrdoGrid zu einem anderen Anbieter verlegen

1. Laden Sie Ihre empfangenen Dokumente herunter: Markieren Sie unter Inbox die Zeilen und laden Sie das ZIP (XML und PDF) herunter.
2. Am vereinbarten Tag klickt ein Inhaber oder Administrator unter Statut auf Libérer la réception (Empfang freigeben) und dann auf Confirmer. OrdoGrid meldet Sie ab; das Senden bleibt möglich.
3. Lassen Sie sich sofort von Ihrem neuen Anbieter registrieren: Bis dahin empfängt niemand für Sie.

Mehrere Unternehmen unter einem Login

• Wechseln Sie zuerst mit Changer d'entreprise: Eine im falschen Unternehmen unterzeichnete Ermächtigung gilt für dessen MwSt.-Nummer.
• Jedes Unternehmen hat sein eigenes MwSt.-Nummernfeld, seine Ermächtigung, seinen Empfang und seine Peppol-Seiten.
• Ein Posteingang je MwSt.-Nummer. Zwei OrdoGrid-Unternehmen mit derselben MwSt.-Nummer können beide unterzeichnen und senden, aber nur eines kann den Empfang verwalten. Ouvrir erscheint nur, wenn Sie dem Unternehmen angehören, das den Empfang verwaltet; andernfalls bitten Sie dessen Inhaber oder Administrator, den Empfang freizugeben.
• Vermeiden Sie doppelte Unternehmen. Jedes OrdoGrid-Unternehmen nummeriert seine Rechnungen in einer eigenen Reihe, sodass zwei Unternehmen mit einer MwSt.-Nummer dieselbe Nummer zweimal vergeben können, während das Gesetz eine fortlaufende Nummer verlangt, die jede Rechnung eindeutig kennzeichnet (Art. 5 § 1 Nr. 1 Königlicher Erlass Nr. 1).
• Gruppen und MwSt.-Einheiten: siehe mehrere Gesellschaften im Peppol-Netz in Belgien.

Rechenbeispiel: Studio Maes zieht seinen Empfang um

Studio Maes SRL, ein Grafikstudio in Lüttich, hat die Unternehmensnummer 0789.123.407, die MwSt.-Nummer BE 0789.123.407 und die Peppol-ID 0208:0789123407. Seine frühere Buchhaltungssoftware hat es 2025 im Peppol-Netz registriert. Die Geschäftsführerin Claire Maes richtet OrdoGrid selbst ein.

Die Lücke dauerte 40 Minuten; ein Lieferant, der in dieser Zeit sendete, hätte dieselbe Rechnung erneut senden müssen. Wäre Claire nach der Abmeldung beim Nur-Senden geblieben, hätte niemand für Studio Maes empfangen. Wäre das festgestellt worden, hätte eine Geldbuße von 1.500 € gedroht; ein Verstoß, der frühestens drei Monate nach Feststellung des geahndeten Verstoßes festgestellt wird, kostet 3.000 €, jeder weitere 5.000 €.

Fehlerbehebung

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie ausgestellte und empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrem Datum auf, auch die Rechnungen, die Sie bei einem Anbieter empfangen haben, den Sie verlassen: Eine Rechnung von 2025 bewahren Sie bis zum 31. Dezember 2032 auf. Manche Rechnungen zu Immobilien sind 15 oder 25 Jahre aufzubewahren. Seit dem Ende der Toleranz verzichtet der FÖD Finanzen nur ausnahmsweise und nach Einzelprüfung auf Geldbußen; Nachweise, dass Sie empfangen konnten, zählen daher.

Was OrdoGrid speichert. Die Ermächtigung (Name, Erklärung, Benutzer, MwSt.-Nummer, Datum) und das Datum der Empfangsaktivierung. OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv.

Unsere Empfehlung:

1. Ein Screenshot der Erklärung vor dem Unterzeichnen: Statut zeigt später Unterzeichner und Datum, nicht den Text.
2. Ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org nach der Einrichtung und nach jedem Anbieterwechsel.
3. Beim Nur-Senden eine schriftliche Bestätigung des Anbieters, der für Sie empfängt.
4. Bei einem Anbieterwechsel die Abmeldebestätigung des alten Anbieters und dessen vollständiges Archiv.
5. Jeden Monat ein ZIP der Dokumente aus Inbox und Outbox in Ihrem eigenen Speicher. Arbeit mit empfangenen Rechnungen: Peppol-Inbox in OrdoGrid: Eingangsrechnungen und Gutschriften sichten.

Lieferanten können an Ihre Unternehmensnummer zustellen, ohne nach einer Peppol-ID zu fragen; fragt doch einer, siehe Peppol-ID an Lieferanten weitergeben.

Häufige Fragen

Muss ich den Empfang in OrdoGrid aktivieren, um Rechnungen zu senden?

Nein. Zum Senden genügt die unterzeichnete Ermächtigung. Das Gesetz verlangt jedoch, dass Sie strukturierte Rechnungen empfangen können, über OrdoGrid oder einen anderen Anbieter.

Meine Bank oder Buchhaltungssoftware hat mich bereits im Peppol-Netz registriert. Kann ich OrdoGrid trotzdem nutzen?

Ja. Bleiben Sie beim Nur-Senden: Sie senden aus OrdoGrid und empfangen weiter bei Ihrem bisherigen Anbieter. Auch die Invoice Responses Ihrer Kunden gehen dorthin, nicht zu OrdoGrid, sofern dieser Anbieter Sie dafür registriert hat; andernfalls können Ihre Kunden Ihnen keine senden.

Ist die Autorisation Peppol eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nein. Es ist ein getippter Name und ein gesetztes Häkchen, gespeichert mit Ihrem Konto, der MwSt.-Nummer und dem Datum. Lassen Sie sie von einer Person unterzeichnen, die für das Unternehmen handeln darf.

Wie lautet meine Peppol-ID, und muss ich sie Lieferanten mitteilen?

Sie lautet 0208 gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer, zum Beispiel 0208:0789123407. Laut FÖD Finanzen können Lieferanten standardmäßig an Ihre Unternehmensnummer zustellen, ohne nach einer ID zu fragen.

Warum ist die Schaltfläche Activer la réception ausgegraut?

OrdoGrid hat Ihre Nummer bei einem anderen Anbieter registriert gefunden, unter 0208 oder 9925. Nur ein Anbieter kann für eine ID empfangen, und OrdoGrid unterstützt den Peppol-Migrationsschlüssel nicht: Dieser Anbieter muss Sie zuerst abmelden.

Wie beende ich den Empfang über OrdoGrid?

Ein Inhaber oder Administrator klickt im Reiter Statut auf Libérer la réception und bestätigt. Damit werden Sie im Peppol-Netz abgemeldet; lassen Sie sich daher am selben Tag von Ihrem neuen Anbieter registrieren. Das Senden funktioniert weiter.