Eine Kundenrechnung bis zur Zahlung nachverfolgen

Eine versandte Rechnung ist noch keine bezahlte Rechnung. Ihr Kunde kann den Beleg erhalten, eine Zahlung angekündigt oder erst einen Teil überwiesen haben. Prüfen Sie deshalb die bestehende Rechnung, den tatsächlichen Zahlungseingang und die vereinbarte Fälligkeit, bevor Sie Geld erfassen oder beim Kunden nachfragen.

Diese Anleitung behandelt Zahlungen Ihrer Kunden auf Ihre Ausgangsrechnungen. Ihr eigenes OrdoGrid-Abonnement und die dafür anfallenden Gebühren gehören zu einer anderen Abrechnung. Öffnen Sie die passende Kundenrechnung; die Verwaltung Ihres Abonnements ist dafür nicht der richtige Ort.

1. Rechnung und offenen Betrag prüfen

Öffnen Sie Factures und suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Kunde. Kontrollieren Sie Kundenname, Datum, Betrag und Währung. Öffnen Sie den gespeicherten Beleg und sehen Sie unter Abrechnung nach. Die Rechnungsdetails und der Editor zeigen diese Übersicht; bei Bedarf gelangen Sie über Bearbeiten in den Editor.

Prüfen Sie besonders den Wert Offen. Die Übersicht enthält auch Rechnungssumme, Vorauszahlungen, Zahlungen, Gutschriften, erfolgte Erstattungen und den gegebenenfalls zu erstattenden Betrag. Zahlungen (inklusive Vorauszahlungen) enthält die Vorauszahlungen bereits. Addieren Sie diese beiden Zeilen nicht noch einmal.

Vergleichen Sie die Angaben mit Ihren Nachweisen. Eine frühere Kennzeichnung als bezahlt oder eine E-Mail des Kunden ersetzt keinen bestätigten Zahlungseingang. Erscheint ein Hinweis auf historische Zahlungsnachweise, lassen Sie diese abgleichen. Erfassen Sie fehlende Beträge nicht allein aufgrund einer Vermutung.

2. Eine Teilzahlung richtig einordnen

Beispiel: Rechnung INV-2026-041 beträgt 1.200 EUR und ist am 31. Oktober fällig. Am 20. Oktober erhalten Sie 400 EUR. Ohne Gutschriften oder Erstattungen sind anschließend 800 EUR offen. Vor dem 31. Oktober ist dies ein Restbetrag, keine überfällige Forderung. Dafür stellen Sie keine zweite Rechnung aus und ändern die ursprüngliche Rechnungssumme nicht auf 800 EUR.

Prüfen Sie zuerst, ob die 400 EUR bereits im Bewegungsverlauf stehen. Hat eine andere Person den Eingang erfasst, tragen Sie ihn nicht erneut ein. Gleichen Sie Betrag, Datum, Zahlungsmethode und Referenz mit dem Bank- oder Zahlungsnachweis ab. Deckt eine Zahlung mehrere Rechnungen ab, muss die Zuordnung zu dieser Rechnung vor der Erfassung geklärt sein. Erfassen Sie später erhaltene 800 EUR als eigenen Eingang.

3. Bestätigte Zahlung erfassen

Eine berechtigte Person wählt bei einem offenen Betrag Zahlung erfassen. Kontrollieren Sie den vorgeschlagenen Betrag: Er kann die gesamte offene Forderung sein, obwohl nur ein Teil eingegangen ist. Im Beispiel erfassen Sie 400, nicht 1.200 oder 800.

Wählen Sie die tatsächliche Zahlungsmethode und geben Sie Zeitpunkt und eine verständliche Referenz an. Das Zeitfeld heißt Zeitpunkt (UTC); verwenden Sie den zutreffenden UTC-Zeitpunkt des Eingangs. Als Referenz eignet sich etwa die Bankreferenz oder ein kurzer Verweis auf Ihren Nachweis.

Bestätigen Sie erst dann, dass das Geld bereits erhalten wurde. Schließen Sie die Erfassung ab und prüfen Sie anschließend den neuen offenen Betrag und den Bewegungsverlauf. Fehlt die Aktion, kontrollieren Sie Berechtigungen und aktuellen Saldo. Eine Änderung der Statusbezeichnung ersetzt keine Zahlungserfassung.

Die Aktion erteilt keinen Zahlungsauftrag an eine Bank. Sie dokumentiert Geld, das bereits eingegangen ist. Eine Zusage, eine noch verarbeitete Zahlung oder eine unbestätigte Kartentransaktion darf nicht als bestätigter Eingang erfasst werden.

4. Mit dem richtigen Betrag nachfragen

Prüfen Sie offene Rechnungen über Ihre übliche Aufgabenliste oder Ihren Kalender. Kontrollieren Sie vor einer Nachfrage die vereinbarte Fälligkeit und neue Zahlungseingänge. So erinnern Sie den Kunden nicht an einen Betrag, der inzwischen bezahlt wurde.

Kontaktieren Sie den Kunden bei Bedarf selbst über den vereinbarten Kanal. Nennen Sie ursprüngliche Rechnungsnummer, Fälligkeit und den geprüften Restbetrag. Fragen Sie, ob eine Referenz fehlt, eine Leistung strittig ist oder ein Zahlungstermin vereinbart werden muss. Halten Sie die nächste Absprache in Ihrer eigenen Liste fest; dieser Ablauf setzt keine automatischen Mahnungen voraus.

Zum Beispiel: „Könnten Sie INV-2026-041, fällig am 31. Oktober, prüfen? Von 1.200 EUR sind am 20. Oktober 400 EUR eingegangen. Noch offen sind 800 EUR. Bitte teilen Sie uns mit, ob eine Referenz fehlt oder wann wir den Eingang erwarten dürfen.“

Für belgische Unternehmen mit Peppol-Versand können Sie die Zustellung unter Peppol → Outbox prüfen. Eine Netzwerkmeldung bestätigt keine Zahlung. Ist der Versandausgang unklar, fragen Sie zuerst den Support. Senden Sie nicht allein wegen einer ausbleibenden Zahlung erneut.

5. Fehler und Erstattungen getrennt behandeln

Eine falsch erfasste Zahlung korrigieren Sie nicht durch einen anderen Rechnungspreis. Prüfen Sie die ursprüngliche Bewegung und klären Sie mit einer berechtigten Person, ob Zahlung stornieren die passende Aktion ist. Die bisherige Geschichte bleibt nachvollziehbar. Stimmen Sie eine richtige neue Erfassung ab, damit derselbe Eingang nicht doppelt zählt.

Eine Gutschrift verändert die Forderung; eine Erstattung dokumentiert zurückgezahltes Geld. Nutzen Sie Erstattung erfassen nur für eine bestätigte, bereits ausgeführte Rückzahlung. Die Aktion überweist selbst kein Geld. Besprechen Sie inhaltliche Rechnungsberichtigungen mit Ihrer Buchhaltung.

Originaldokument liefert den ursprünglichen Beleg; Aktuelle Abrechnung zeigt den heutigen Zahlungsstand. Bewahren Sie diese Dateien unterscheidbar auf. Die Anleitung zur Übergabe an die Buchhaltung hilft beim regelmäßigen Zusammenstellen.