Peppol-Rechnungsantworten: Was bedeuten AP, RE, UQ und PD?

Eine Peppol-Invoice-Response ist eine strukturierte Nachricht, mit der der Käufer dem Lieferanten mitteilt, was er zu einer Rechnung entschieden hat: erhalten, in Klärung, angenommen, abgelehnt oder bezahlt. Sie kommt nach der Zustellung im Netzwerk, sie ist kein Zahlungsnachweis, und der Käufer ist nicht verpflichtet, eine zu senden. Viele Rechnungen erhalten deshalb nie eine Antwort.

Dieser Leitfaden behandelt beide Seiten in OrdoGrid. Haben Sie die Rechnung versendet, sehen Sie, wo die Antwort Ihres Kunden erscheint und was Sie danach tun. Haben Sie die Rechnung empfangen, erfahren Sie, welchen Code Sie senden. Technische Versandfehler, erkennbar am Badge Erreur (Fehler) unter Peppol → Outbox, gehören nicht hierher: Siehe dazu eine abgelehnte oder fehlgeschlagene Peppol-Rechnung korrigieren. Die Peppol-Seiten sind in jeder Oberflächensprache französisch: Bezeichnungen stehen hier wie auf dem Bildschirm, mit einer Übersetzung in Klammern.

Invoice Response

Eine geschäftliche Peppol-Nachricht vom Käufer an den Lieferanten, festgelegt in Peppol BIS Invoice Response 3.2 als UBL-Dokument ApplicationResponse und oft noch IMR (Invoice Message Response) genannt. Sie enthält einen Statuscode zu einer Rechnung oder Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) und bei Bedarf einen Grund. Sie ist von Transportbestätigungen und von der Zahlung getrennt.

Zugestellt, beantwortet, bezahlt: drei verschiedene Signale

Dienstleister tauschen zudem einen Message Level Status (MLS) darüber aus, ob ein Dokument weitergeleitet werden konnte. OpenPeppol verpflichtet die Dienstleister, ihn stufenweise bis Anfang April 2027 zu unterstützen, und er ersetzt die ältere Message Level Response (MLR), die am 1. Mai 2027 vollständig wegfallen soll. Der MLS ist ein Zustellbericht zwischen Dienstleistern, nicht die Entscheidung des Käufers.

Ist jemand verpflichtet, Antworten zu senden oder zu lesen?

Was wir empfehlen. Antworten Sie als Käufer, wenn es ändert, was der Lieferant tun wird: eine Rückfrage, eine Bedingung, eine Ablehnung. Lesen Sie als Lieferant jede Antwort, aber lassen Sie Ihr Bankkonto, nicht eine Antwort, entscheiden, wann eine Rechnung bezahlt ist. Bei allem Wichtigen schreiben Sie zusätzlich eine E-Mail oder rufen an: Nicht jeder Dienstleister und nicht jede Software zeigt Antworten ihren Nutzern an.

Die sieben Antwortcodes und ihre Reihenfolge

Die Spezifikation legt diese Regeln fest:

• Status schreiten in der Reihenfolge AB, IP, UQ, CA, RE, AP, PD fort. Jeder Status kann der erste sein oder ausgelassen werden, und UQ darf wiederholt werden. Abweichungen von dieser Reihenfolge klären die Parteien untereinander, außerhalb von Peppol.
• RE und PD sind endgültig (Regel OP-BR111-R004). Nach AP darf nur noch PD folgen (OP-BR111-R005): Ein Käufer kann eine freigegebene Rechnung nicht mehr über Peppol ablehnen.
• Eine Antwort hat keine Rechtswirkung und ändert die Rechnung nicht (OP-BR111-R008, R009). Selbst eine Ablehnung entbindet den Käufer nicht von seinen Zahlungspflichten (R011), und der Lieferant kann jeden Status außerhalb von Peppol anfechten (R013).
• Eine Antwort kann einen Grundcode aus der Liste OPStatusReason enthalten, etwa REF oder PRI, einen Freitext und eine angeforderte Maßnahme aus der Liste OPStatusAction, etwa Informationen liefern, eine neue Rechnung ausstellen oder vollständig gutschreiben.

Sie haben die Rechnung versendet: die Antwort Ihres Kunden in OrdoGrid finden

Antworten laufen über Peppol an Ihre Peppol-ID. OrdoGrid erhält sie nur, wenn es Ihren Empfang verwaltet (Mode : Envoi + réception auf der Seite Peppol). Im Mode : Envoi seul (nur Versand) gehen sie an den Dienstleister, bei dem Sie für Invoice Responses im Peppol-Netz registriert sind, falls es einen gibt; andernfalls können sie Sie nicht erreichen.

1. Öffnen Sie Peppol und die Registerkarte Récent oder Inbox. Haben Kunden geantwortet, erscheint über der Liste ein blaues Banner wie 1 nouvelle réponse reçue (1 neue Antwort erhalten). Trotz dieser Formulierung listet es alle empfangenen Antworten auf, nicht nur die neuen.
2. Klicken Sie auf das Banner, um es aufzuklappen. Jede Zeile zeigt Ihre Rechnungsnummer, das Status-Badge, den Namen des Kunden, Datum und Uhrzeit sowie die Notiz des Kunden.
3. Klicken Sie auf eine Zeile, um die versendete Rechnung zu öffnen, oder öffnen Sie sie über die Registerkarte Outbox. Der Bereich Réponses reçues listet jede Antwort zu dieser Rechnung mit Badge, Note: (Text des Kunden), De: (Name und MwSt.-Nummer des Kunden) sowie Datum und Uhrzeit. Fahren Sie mit der Maus über ein Badge, um seine Beschreibung zu sehen.
4. Um neue Dokumente und Antworten sofort abzurufen, statt auf den automatischen Abruf zu warten, klicken Sie auf Actualiser (aktualisieren).
5. Reagieren Sie auf die Antwort wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

OrdoGrid zeigt den Status und die Notiz des Kunden, aber nicht den Grundcode oder Maßnahmencode, den der Kunde eventuell hinzugefügt hat. Sagt die Notiz nicht, was der Kunde erwartet, fragen Sie nach. Eine Antwort ändert nie den Status oder den Saldo Ihrer Rechnung: Eine Zahlung zählt erst, wenn Sie sie mit Zahlung erfassen verbuchen, und eine Korrektur erfordert eine Gutschrift.

Sie haben die Rechnung versendet: was Sie bei jeder Antwort tun

Einen Restbetrag Schritt für Schritt nachverfolgen: siehe eine Rechnung nachverfolgen und eine Teilzahlung erfassen.

Nach Rejetée: die Korrektur nach Ursache wählen

Ihre Rechnung bleibt ausgestellt. OrdoGrid sperrt die Beträge einer über Peppol versendeten Rechnung und erlaubt einen zweiten Versand nur nach einem technischen Fehler: Sie können dieselbe Rechnung also nicht erneut senden, um eine Ablehnung zu beseitigen. Eine Gutschrift, die eine strukturierte Rechnung korrigiert, muss selbst strukturiert sein und über Peppol gehen (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch). Lassen Sie die MwSt.-Behandlung von Ihrem Buchhalter bestätigen, sobald sich Satz, MwSt.-Regelung oder Kunde ändern.

Das vollständige Vorgehen steht in eine ausgestellte Rechnung korrigieren, stornieren oder gutschreiben; was die strukturierte Gutschrift enthält, in Gutschriften auf Peppol.

Sie haben die Rechnung empfangen: eine Antwort aus OrdoGrid senden

Prüfen Sie zuerst die Rechnung, wie in Lieferantenrechnungen über Peppol empfangen, prüfen und beantworten beschrieben. Danach:

1. Klicken Sie unter Peppol → Inbox in der Zeile oder im geöffneten Dokument auf Répondre (antworten). Die Ansicht Répondre à la facture öffnet sich.
2. Wählen Sie den Code de réponse (Antwortcode). Acceptée (AP) ist vorausgewählt und als Recommandé (empfohlen) markiert: Ändern Sie das, es sei denn, Sie haben Ihre Prüfung abgeschlossen und werden zahlen.
3. Wählen Sie bei Rejetée, Acceptée conditionnellement und Sous question einen Code de raison (Grundcode) und füllen Sie Raison ou note (Grund oder Notiz) aus. OrdoGrid verlangt beides.
4. Klicken Sie auf Envoyer la réponse (Antwort senden). Der Code erscheint im Dokument unter Réponses envoyées (gesendete Antworten), mit seinem Übermittlungsstatus. Zeigt dieser Status einen Fehler, ist die Antwort nicht abgegangen: Informieren Sie den Lieferanten dann per E-Mail.

Die 14 Grundcodes in der Liste Code de raison von OrdoGrid folgen der Peppol-Liste:

Nutzen Sie Répondre nicht für eine empfangene Gutschrift: OrdoGrid kennzeichnet jede Antwort als Antwort auf eine Rechnung. Ist die Gutschrift falsch, wenden Sie sich direkt an den Lieferanten.

Rechenbeispiel: eine Rückfrage, eine Freigabe und eine Zahlung in zwei Teilen

Atelier Lumen SRL, ein Webstudio in Namur, nutzt OrdoGrid im Mode : Envoi + réception. Sein Kunde Transports Meuse SA in Andenne gleicht jede Rechnung mit einer Bestellung ab und antwortet ebenfalls über OrdoGrid. Die Rechnung F-2026-0142 wird am Dienstag, 1. September 2026, ausgestellt und ist am Donnerstag, 1. Oktober, fällig: Neugestaltung der Website 2.500,00 € ohne MwSt., MwSt. 21 % 525,00 €, gesamt 3.025,00 €.

Die beiden Zahlungen ergeben zusammen den Rechnungsbetrag: 1.000,00 € + 2.025,00 € = 3.025,00 €. Auf seiner Seite nutzte Transports Meuse dreimal Répondre: Sous question mit Références incorrectes und seiner Notiz am 3. September, Acceptée am 7. September und Payée erst nach der zweiten Überweisung am 1. Oktober.

Hätte Transports Meuse abgelehnt. Mit Rejetée (RE) und Références incorrectes am 3. September würde der Kunde F-2026-0142 nicht weiter bearbeiten. Atelier Lumen würde dann die Gutschrift NC-2026-0018 über 3.025,00 € (2.500,00 € + 525,00 € MwSt.) mit Verweis auf F-2026-0142 ausstellen und eine neue Rechnung F-2026-0147 über dieselben 3.025,00 € mit Bestellung 4500-2231 unter N° bon de commande, beide über Peppol. F-2026-0142 würde Annulée (vollständig gutgeschrieben) ohne offenen Betrag anzeigen. Bei einer fehlenden Referenz ist eine Rückfrage für beide Seiten meist der leichtere Weg.

Sonderfälle und häufige Fehler

Welche Nachweise Sie aufbewahren

• Als Lieferant: OrdoGrid bewahrt jede Antwort im Bereich Réponses reçues des versendeten Dokuments unter Peppol → Outbox auf. Legen Sie Ihre E-Mail-Antwort auf eine Rückfrage oder Bedingung daneben, ebenso die Gutschrift und die neue Rechnung nach einer Ablehnung. Rechnungen und Gutschriften sind sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrer Ausstellung aufzubewahren (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch).
• Als Käufer: Bewahren Sie die Rechnung des Lieferanten, Ihre Antwort unter Réponses envoyées und die Gutschrift des Lieferanten zusammen auf und geben Sie sie Ihrem Buchhalter, etwa mit dem gesammelten ZIP-Download aus der Inbox, der die XML- und PDF-Dateien enthält.
• Für beide: OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivierungsdienst und gibt keine Aufbewahrungsgarantie: Behalten Sie eigene Kopien.

Häufige Fragen

Bedeutet Traité, dass mein Kunde die Rechnung angenommen hat?

Nein. Traité bedeutet nur, dass die Rechnung den Peppol-Dienstleister Ihres Kunden erreicht hat. Die Annahme ist eine gesonderte Invoice Response, AP Acceptée, die der Kunde sendet oder nicht.

Bedeutet Payée, dass das Geld eingegangen ist?

Nein. PD bedeutet, dass der Kunde eine Zahlung veranlasst hat, und mit Grund PPD kann es nur ein Teil des Betrags sein. Prüfen Sie Ihr Konto und erfassen Sie den Eingang mit Zahlung erfassen; die Antwort selbst ändert den Saldo Ihrer Rechnung nie.

Kann ein Kunde eine bereits angenommene Rechnung ablehnen?

Nicht über Peppol: Nach AP darf nur PD folgen. Bestreitet der Kunde die Rechnung danach, klären Sie es direkt mit ihm, und stellen Sie nur dann eine Gutschrift aus, wenn Sie einer Änderung der Rechnung zustimmen.

Ist ein belgisches Unternehmen verpflichtet, Invoice Responses zu senden?

Nicht allgemein: Die Pflicht von 2026 betrifft das Ausstellen und Empfangen strukturierter Rechnungen, und Antworten sind im Standard-Peppol freiwillig. Der FÖD Finanzen bittet jedoch, eine nicht für Sie bestimmte Rechnung abzulehnen, etwa mit RE, und ein Käufer, der Rechnungen im gesonderten Profil Billing with response empfängt, muss jede beantworten.

Was tue ich nach einer Antwort Rejetée?

Lesen Sie die Notiz, kontaktieren Sie den Kunden und finden Sie die Ursache. Muss die Rechnung selbst geändert werden, stellen Sie eine Gutschrift über Peppol und bei Bedarf eine neue Rechnung aus; erkennen die belgischen Regeln den Grund nicht an, erklären Sie das stattdessen. Senden Sie nie dieselbe Rechnungsnummer erneut.

Warum sehe ich in OrdoGrid keine Antworten?

Meistens sendet der Kunde einfach keine. Andernfalls ist Ihr Unternehmen vielleicht im Mode : Envoi seul, sodass Antworten an den Dienstleister gehen, bei dem Sie registriert sind (falls es einen gibt), oder sie wurden noch nicht abgerufen: Klicken Sie auf Actualiser.

Wie schnell muss ein Käufer antworten?

Ein Käufer, der Invoice Responses nutzt, sendet die erste Antwort innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang der Rechnung. Ein Lieferant, der nichts hört, sollte diese 3 Werktage abwarten, bevor er nachfragt, ob die Rechnung angekommen ist.