Peppol-Registrierung in Belgien: beitreten und den Eintrag prüfen

Die Peppol-Registrierung macht Ihr Unternehmen im Peppol-Netzwerk erreichbar: Ein zertifizierter Dienstleister veröffentlicht unter Ihrer Unternehmensnummer, welche Dokumente Sie annehmen und wohin sie zuzustellen sind. Sie können sich nicht selbst registrieren, es gibt kein Behördenformular, und eine Registrierung brauchen Sie nur zum Empfangen, nicht zum Senden. Seit dem 1. Januar 2026 müssen die meisten in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen strukturierte Rechnungen empfangen können: Für sie ist das keine Wahl mehr.

Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaber, Selbstständige und Buchhalter, die ein belgisches Unternehmen registrieren lassen, eine bestehende Registrierung prüfen oder eine bei einem anderen Anbieter liegende Registrierung umziehen wollen. Die OrdoGrid-Bildschirme beschreibt Schritt für Schritt Peppol in OrdoGrid einrichten; die Kennung selbst erklärt Peppol-ID erklärt.

Was die Registrierung ist und was nicht

Peppol-Registrierung

Der Eintrag, den ein zertifizierter Dienstleister für Ihre Peppol-ID anlegt. Das zentrale Verzeichnis des Netzwerks (SML) vermerkt, welcher Veröffentlichungsdienst (SMP) Ihre Daten führt, und dieser Dienst nennt die Dokumenttypen, die Sie annehmen, und den Zugangspunkt, der sie empfängt. Diesen Eintrag führt immer nur ein Anbieter.

Wer auf Peppol erreichbar sein muss

Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassener und dort für die MwSt. identifizierter Steuerpflichtiger strukturierte E-Rechnungen empfangen können, selbst oder über einen Dritten (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Auf Peppol bedeutet das eine Registrierung: Laut FÖD Finanzen müssen Netzwerkteilnehmer mindestens den Dokumenttyp Peppol BIS empfangen können.

Quelle: FÖD Finanzen, für wen die elektronische Rechnungsstellung Pflicht ist (auf Französisch). Ein Unternehmen mit nach Art. 44 befreiten und steuerpflichtigen Umsätzen muss empfangen können. Auch eine freiwillige Registrierung gilt als Zustimmung zum Empfang strukturierter Rechnungen.

Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, strukturierte E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen, riskiert eine Geldbuße von 1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten und 5.000 € bei jedem weiteren (Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44, Abschnitt 2, Rubrik I, Punkt C, eingefügt durch den Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025). Ein Verstoß zählt nur dann als zweiter oder weiterer Verstoß, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorherigen geahndeten Verstoß festgestellt wird. Die Toleranzfrist für das erste Quartal endete am 31. März 2026; der FÖD Finanzen verzichtet jetzt nur noch ausnahmsweise und nach Einzelprüfung auf eine Geldbuße. Alle Regeln: die belgische E-Rechnungspflicht.

Die belgischen Regeln für Ihre Registrierung

Schritt 1: Prüfen, ob Sie bereits registriert sind

Viele Unternehmen wurden 2025 von einem Buchhaltungsprogramm, der Plattform ihres Buchhalters, einem Bankdienst oder einer aufgegebenen Testversion registriert. Prüfen Sie das, bevor Sie sich anderswo anmelden.

1. Geben Sie auf lookup.peppol.org, dem Werkzeug, auf das der FÖD Finanzen verweist, 0208: und Ihre zehnstellige Unternehmensnummer ein, zum Beispiel 0208:0712345630. Es zeigt, ob Sie empfangen können, nicht, ob Sie senden können. Versuchen Sie auch 9925:BE mit denselben zehn Ziffern (zum Beispiel 9925:BE0712345630): Manche Anbieter haben dieses Schema registriert, und OrdoGrid graut die Aktivierung normalerweise aus, solange einer der beiden Einträge besteht, aber nicht immer: Aktivieren Sie erst, wenn beide entfernt sind.
2. Listet das Ergebnis Dokumenttypen auf, prüfen Sie, ob sowohl Rechnungen als auch Gutschriften erscheinen.
3. Fragen Sie Ihren Buchhalter, den Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihre Bank, ob sie Sie registriert haben, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
4. Verlassen Sie sich nicht auf das Peppol Directory: Der Eintrag ist freiwillig und wird asynchron indexiert (Directory-Spezifikation 1.1.1), ein fehlender Eintrag heißt also nicht, dass Sie unerreichbar sind.

Schritt 2: Über OrdoGrid registrieren

OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden. Die Peppol-Funktionen gibt es nur für Unternehmen, deren MwSt.-Nummer mit BE beginnt, und die Peppol-Bildschirme sind in jeder Oberflächensprache auf Französisch.

1. Unternehmen prüfen. Wählen Sie das richtige Unternehmen aus (Changer d'entreprise im Profilmenü). In Profil entreprise (Unternehmensprofil, von Inhabern und Administratoren bearbeitbar) sollte Nom de l'entreprise der amtliche Name sein, den OrdoGrid als registrierten Namen veröffentlicht, und Numéro de TVA (Optionnel) muss mit BE beginnen.
2. Ermächtigung unterzeichnen. Öffnen Sie Peppol in der Seitenleiste: Solange Ihre MwSt.-Nummer nicht ermächtigt ist, öffnet sich Autorisation Peppol. Prüfen Sie Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners), lesen Sie die Déclaration d'autorisation, setzen Sie das Häkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen).
3. Auf Réception Peppol wählen. Nach dem Unterzeichnen öffnet OrdoGrid Réception Peppol (Peppol-Empfang). Klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren) oder Continuer en envoi seul (nur senden), je nachdem, was der Bildschirm anzeigt (Tabelle unten).
4. Peppol → Statut prüfen (Registerkarte Status) und danach außerhalb von OrdoGrid überprüfen (Schritt 4).

Beim Aktivieren des Empfangs registriert OrdoGrid 0208: und die zehn Ziffern Ihrer MwSt.-Nummer, unter dem Namen aus Profil entreprise, für Rechnungen und Gutschriften nach Peppol BIS Billing 3.0, Invoice Responses, ältere Statusmeldungen (MLR) und Dokumente der Selbstfakturierung (Gutschriftverfahren). OrdoGrid registriert keine 9925-ID und hat keinen Testmodus: Die Aktivierung wirkt im echten Netzwerk.

Lesen Sie danach die Registerkarte Statut.

Auf derselben Registerkarte zeigt der Bereich Annuaire Peppol, ob die OrdoGrid-Suche Ihr Unternehmen gefunden hat: „Votre entreprise est référencée dans l'annuaire Peppol“ (im Peppol-Verzeichnis aufgeführt) oder „Votre entreprise n'est pas encore dans l'annuaire Peppol“ (noch nicht aufgeführt). Sind Sie aufgeführt, zeigt er unter Identifiant Peppol Ihre Peppol-ID und, sofern bekannt, unter Access point de réception den empfangenden Zugangspunkt: Notre access point (unserer) oder Autre prestataire (anderer Anbieter). Für ein belgisches Unternehmen, das unter 0208 registriert ist, kommen Nom enregistré (registrierter Name), Pays (Land) und Documents supportés (unterstützte Dokumente, etwa Facture, Note de crédit und Réponse (IMR/MLR)) hinzu. Prüfen Sie, dass Rechnungen und Gutschriften beide erscheinen; ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org bleibt Ihr Nachweis außerhalb von OrdoGrid (Schritt 4).

Wer unterzeichnet und was ein Buchhalter tun kann

Uns ist keine gesetzliche Regel bekannt, die festlegt, wer eine Erklärung gegenüber einem Peppol-Anbieter unterzeichnen muss. In der Erklärung von OrdoGrid bestätigt der Unterzeichner, für das angezeigte Unternehmen und die angezeigte MwSt.-Nummer handeln zu dürfen; sie wird mit dem eingetippten Namen, dem Benutzerkonto, der MwSt.-Nummer und dem Datum gespeichert und ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Ihr Wortlaut hängt von der Netzwerkprüfung von OrdoGrid ab: Werden Sie als anderswo registriert gefunden, unterzeichnen Sie eine Fassung nur für das Senden, und das spätere Aktivieren des Empfangs verlangt keine neue Unterschrift. Ziehen Sie den Empfang danach zu OrdoGrid um, bewahren Sie eine schriftliche Vollmacht auf, die auch die Registrierung abdeckt. Wir empfehlen, dass der Selbstständige, ein Verwalter, ein Geschäftsführer oder eine Person mit schriftlicher Vollmacht unterzeichnet. Ein Buchhalter kann das übernehmen, sobald er unter Team (Équipe) Mitglied des Unternehmens ist, denn OrdoGrid schränkt das Unterzeichnen nicht nach Rollen ein; bewahren Sie die Vollmacht des Mandanten auf.

Schritt 3: Anderswo registriert, behalten oder umziehen

1. Anbieter ermitteln, der die Registrierung führt. Notieren Sie die von OrdoGrid gefundene ID und die Adresse unter Access point :. Sie gehört zum Veröffentlichungsdienst, der Ihre Registrierung führt, und ihr Domainname verrät oft den Anbieter. Vergleichen Sie sie mit den Antworten Ihres Buchhalters, Ihrer Bank und Ihrer Softwareanbieter.
2. Abholen, was dort zugestellt wurde. Da der FÖD Finanzen eine Registrierung als Zustimmung zum Empfang wertet, durften Lieferanten dorthin zustellen, auch wenn niemand die Rechnungen geöffnet hat. Laden Sie XML und PDF jedes empfangenen Dokuments herunter und prüfen Sie die Fälligkeiten.
3. Entscheiden. Behalten Sie den bisherigen Anbieter, wenn Ihr Buchhalter Ihre Eingangsrechnungen bereits dort verarbeitet, und wählen Sie Continuer en envoi seul; die Invoice Responses Ihrer Kunden (Annahme-, Ablehnungs- oder Rückfragemeldungen) gehen dann dorthin, nicht zu OrdoGrid. Ziehen Sie um, wenn Sie alles an einem Ort wollen.
4. Zum Umziehen zuerst abmelden lassen. OrdoGrid unterstützt den Peppol-Migrationsschlüssel nicht, daher muss der bisherige Anbieter Ihre Registrierung (0208 und jeden 9925-Eintrag) zuerst entfernen. Vereinbaren Sie schriftlich Datum und Uhrzeit und warnen Sie Ihre regelmäßigen Lieferanten: Scheitert eine Peppol-Zustellung in diesem Zeitfenster, senden sie dieselbe Rechnung nach der Umstellung erneut über Peppol; stellen sie sie stattdessen auf Papier oder als PDF aus, dürfen sie sie nicht noch einmal über Peppol senden (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Frage 8).
5. Erst nach bestätigter Freigabe aktivieren. Warten Sie auf die schriftliche Bestätigung des bisherigen Anbieters und prüfen Sie, dass lookup.peppol.org weder 0208: noch 9925:BE mit Ihrer Nummer findet. Öffnen Sie dann Réception Peppol erneut: Klicken Sie auf der Peppol-Seite im Banner Mode : Envoi seul (oder auf der Registerkarte Statut) auf Activer la réception, und laden Sie die Seite im Browser neu, damit OrdoGrid das Netzwerk erneut prüft. Sobald dort Pas encore trouvé sur le réseau Peppol oder Référencé sur Peppol, access point non vérifié steht, klicken Sie auf Activer la réception: OrdoGrid lehnt die Aktivierung ab, solange ein anderer Anbieter Ihre ID noch hält. Bis dahin empfängt niemand für Sie.
6. Können Sie diesen Anbieter nicht ermitteln oder erreichen, wenden Sie sich mit der angezeigten ID und Adresse an den OrdoGrid-Support. Die belgische Peppol-Behörde (FÖD BOSA) koordiniert die belgischen Dienstleister.

Keine offizielle Regel legt fest, wie schnell ein Anbieter Sie abmelden muss: Lassen Sie sich eine Frist schriftlich geben. Einen datierten Umstellungsplan, eine Lieferanteninformation und einen Rückfallplan finden Sie unter Peppol-Zugangspunkt oder -Anbieter wechseln ohne Rechnungsverlust; das Verlassen von OrdoGrid mit Libérer la réception (Empfang freigeben) wird dort und in Peppol in OrdoGrid einrichten behandelt.

Schritt 4: Nachweisen, dass Sie empfangen können

1. Registerkarte Statut: Envoi (Outbox) zeigt Autorisé, und Réception (Inbox) zeigt Enregistré mit Datum, ohne Warnung, dass ein anderer Anbieter Ihre Peppol-ID verwaltet, oder Sie haben eine schriftliche Bestätigung, dass ein anderer Anbieter für Sie empfängt. Hat Réception Peppol je Déjà inscrit sur le réseau Peppol gezeigt, beweist Enregistré allein nichts: Bewahren Sie die schriftliche Abmeldung des bisherigen Anbieters auf und warten Sie auf ein erstes Dokument unter Inbox (Punkt 3).
2. lookup.peppol.org: 0208: und Ihre Unternehmensnummer zeigen Sie als registriert, für Rechnungen und Gutschriften. Speichern Sie einen datierten Screenshot.
3. Ein echtes Dokument: Bitten Sie einen regelmäßigen Lieferanten, seine nächste Rechnung über Peppol zu senden. Sie erscheint unter Peppol → Inbox mit dem Vermerk NOUVEAU (stündlich abgerufen oder sofort mit Actualiser (aktualisieren)), und Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
4. Dauer: Laut FÖD Finanzen kommen die meisten Rechnungen innerhalb weniger Minuten bis einiger Stunden an; melden Sie Verzögerungen von mehr als einem Werktag Ihrem Softwareanbieter. Für die Veröffentlichung einer Registrierung gibt es keine offizielle Angabe: Zeigt lookup.peppol.org am nächsten Werktag noch nichts, wenden Sie sich an den Support.

Lieferanten können an Ihre Unternehmensnummer zustellen, ohne nach einer Peppol-ID zu fragen; fragt doch einer danach, siehe Peppol-ID an Lieferanten weitergeben.

Rechenbeispiel: Brasserie Dumont entdeckt eine vergessene Registrierung

Die Brasserie Dumont SRL, eine Kleinbrauerei in Namur, hat die Unternehmensnummer 0712.345.630, die MwSt.-Nummer BE 0712.345.630 und die Peppol-ID 0208:0712345630. 2025 testete die Geschäftsführerin Sophie Dumont einen Monat lang ein E-Rechnungsportal und vergaß es danach.

Die vergessene Registrierung zählte trotzdem: Der FÖD Finanzen wertet eine veröffentlichte Registrierung als Zustimmung zum Empfang, also durfte Lambert Maintenance die Rechnung über 1.633,50 € im August dorthin zustellen, auch wenn niemand sie öffnete. Ohne jede Registrierung hätten der Brauerei die Mittel zum Empfang gefehlt, und bei einer Kontrolle hätte ihr eine Geldbuße von 1.500 € gedroht. Melden Sie sich daher bei jedem E-Rechnungswerkzeug und jeder Bank- oder Buchhalterplattform an, die Sie seit 2025 genutzt haben, bevor Sie irgendwo den Empfang aktivieren.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Sie müssen strukturierte Rechnungen empfangen können. Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrem Datum aufzubewahren (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), auch Rechnungen, die Sie bei einem Anbieter empfangen haben, den Sie verlassen.

Was OrdoGrid speichert. Die Ermächtigung (eingetippter Name, Erklärung, Benutzerkonto, MwSt.-Nummer, Datum), aufgeführt unter Autorisations auf Statut mit „Signé par“ (unterzeichnet von), und das Empfangsdatum („Depuis le“). OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv.

Was wir empfehlen:

1. Einen Screenshot der Déclaration d'autorisation vor dem Unterzeichnen: Statut zeigt später nur Unterzeichner und Datum.
2. Ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org nach der Registrierung und nach jedem Anbieterwechsel.
3. Wenn ein anderer Anbieter für Sie empfängt: dessen schriftliche Bestätigung für 0208: und Ihre Nummer, für Rechnungen und Gutschriften.
4. Bei einem Umzug: die Abmeldebestätigung des bisherigen Anbieters und einen vollständigen Export der empfangenen Dokumente.
5. Die Vollmacht des Unterzeichners, wenn ein Buchhalter oder Mitarbeiter unterzeichnet hat.

Häufige Fragen

Wie registriere ich mein Unternehmen in Belgien bei Peppol?

Über einen zertifizierten Peppol-Dienstleister, meist in Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eingebaut; der FÖD Finanzen bestätigt, dass eine direkte Registrierung nicht möglich ist. Unterzeichnen Sie in OrdoGrid die Autorisation Peppol, klicken Sie auf Activer la réception und prüfen Sie danach lookup.peppol.org.

Gibt es ein Behördenformular oder einen Schalter für die Peppol-Registrierung?

Nein. Beim FÖD Finanzen wird nichts eingereicht. Der FÖD BOSA, die belgische Peppol-Behörde, beaufsichtigt die Dienstleister, registriert aber keine Unternehmen; der FÖD Finanzen übernimmt diese Rolle ab 2027. Mercurius, die Poststelle und das Portal für Rechnungen an belgische Behörden, registriert Sie nicht für den Empfang von B2B-Rechnungen.

Wie finde ich heraus, ob und von wem ich bereits registriert bin?

Geben Sie 0208: und Ihre Unternehmensnummer auf lookup.peppol.org ein. In OrdoGrid zeigt Réception Peppol den Hinweis Déjà inscrit sur le réseau Peppol mit der ID und, falls verfügbar, der Adresse des Dienstes, der sie führt. Fragen Sie danach Ihren Buchhalter, Ihre Softwareanbieter und Ihre Bank.

Ein anderer Anbieter hat mich bereits registriert. Kann ich OrdoGrid trotzdem nutzen?

Ja. Wählen Sie Continuer en envoi seul, um aus OrdoGrid zu senden, während der andere Anbieter weiter empfängt. Um in OrdoGrid zu empfangen, muss dieser Anbieter Sie zuerst abmelden, denn OrdoGrid unterstützt keine Peppol-Migrationsschlüssel.

Wie lange dauert die Registrierung?

Es gibt keine offizielle Angabe. OrdoGrid zeigt das Ergebnis, sobald die Aktivierung gelingt, während das Directory wegen der asynchronen Indexierung hinterherhinken kann. Zeigt lookup.peppol.org am nächsten Werktag noch nichts, wenden Sie sich an den Support.

Müssen sich Selbstständige und Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung registrieren?

Ja, wenn sie MwSt.-pflichtig und in Belgien niedergelassen sind: Beide müssen strukturierte Rechnungen empfangen können. Siehe Selbstständige und Peppol in Belgien.

Muss ich auch unter meiner MwSt.-Nummer (Schema 9925) registriert sein?

Das ist freiwillig. Belgische Teilnehmer müssen mindestens unter 0208 registriert sein, und der FÖD Finanzen lässt andere Kennungen zusätzlich zu, wenn die Parteien sich einigen. OrdoGrid registriert nur 0208.