Rechnungsnummerierung in Belgien: Regeln, Serien und Gutschriften

Jede belgische MwSt.-Rechnung muss eine Nummer tragen, die in ihrer Serie auf die vorherige folgt und genau diese eine Rechnung kennzeichnet. Das Gesetz erlaubt eine oder mehrere Serien (Nummernkreise): Eine eigene Serie für Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) oder ein Zähler, der jedes Jahr neu beginnt, steht Ihnen also frei. Ausgeschlossen ist, zwei Dokumenten dieselbe Nummer zu geben oder eine Nummer zu ändern, sobald Ihr Kunde die Rechnung hat.

Dies ist die Referenzseite zur Nummerierung im OrdoGrid-Wissenszentrum. Sie behandelt, was das Gesetz verlangt, welche Wahl es Ihnen lässt, wie OrdoGrid Nummern vergibt und wie Sie mit Jahreswechsel, gelöschten Entwürfen, Korrekturen und einem Programmwechsel umgehen. Zu den übrigen Pflichtangaben siehe Pflichtangaben auf belgischen Rechnungen.

Was das Gesetz verlangt und was es Ihnen überlässt

Artikel 5 §1 1° des Königlichen Erlasses Nr. 1 (des MwSt.-Rechnungserlasses) verlangt das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer auf der Grundlage einer oder mehrerer Serien (FR: « basé sur une ou plusieurs séries »), die die Rechnung eindeutig kennzeichnet und unter der sie im Ausgangsrechnungsbuch eingetragen wird. Eine vereinfachte Rechnung braucht dieselbe Art von Nummer (Art. 13). Gutschriften und andere berichtigende Dokumente werden im selben Buch eingetragen wie die Rechnungen, die sie berichtigen (Art. 14 §2 2°), und müssen auf die berichtigte Rechnung verweisen (Art. 12).

Seit dem 1. Januar 2025 sind MwSt.-Pflichtige unter der Kleinunternehmerregelung (Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen) nur dann von der Führung der Rechnungsbücher befreit, wenn sie die Rechnungen und Unterlagen, die sie erhalten, ausstellen oder erstellen, in einer ununterbrochenen Reihe von Ordnungsnummern ablegen und das Register nach Art. 14 §5 führen (Art. 14 §4). Diese ununterbrochene Ablagereihe ist Voraussetzung für die Befreiung; sie kommt zur eigenen fortlaufenden Nummer jeder Rechnung hinzu. OrdoGrid führt weder diese Ablagereihe noch das Register: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie diese Unterlagen ablegen.

Ausgangsrechnungsbuch

Das Register (facturier de sortie / boek voor uitgaande facturen), in das ein MwSt.-Pflichtiger jede ausgestellte Rechnung und Gutschrift unter ihrer Nummer einträgt. Ihr Steuerberater führt es oft als Verkaufsjournal.

Ihre Serien wählen

Gutschriften: dieselbe Serie oder eine eigene?

Beides ist zulässig. Der KE Nr. 1 schreibt keine eigene Gutschriftserie vor; er verlangt einen Verweis auf die berichtigte Rechnung. Wir empfehlen eine eigene Serie, etwa NC-2026-0009: Der Rechnungszähler bleibt leicht prüfbar und Gutschriften sind schnell auffindbar. Es ist zudem die einzige Variante, die OrdoGrid unterstützt, weil jeder Dokumenttyp einen eigenen Zähler hat.

Auch eine Teilgutschrift erhält eine eigene Gutschriftnummer. Verwenden Sie nicht die Rechnungsnummer mit einem Zusatz wie „-bis“.

War die Ursprungsrechnung eine strukturierte E-Rechnung, muss die Gutschrift im selben Format ausgestellt werden, in der Praxis also über Peppol (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch). OrdoGrid sendet sie als UBL-Gutschrift, deren Rechnungsverweis (BT-25) die ursprüngliche Rechnungsnummer enthält. Peppol prüft nicht, ob ein Dokument ein früheres dupliziert (FAQ des FÖD Finanzen, F4): Eine wiederverwendete oder doppelte Nummer zu erkennen, ist Ihre Aufgabe und die der Software Ihres Kunden. Mehr dazu unter Peppol-Rechnung mit strukturierter Gutschrift korrigieren.

So nummeriert OrdoGrid Dokumente

Dokumenttypen und die meisten Bezeichnungen im Editor und in den Einstellungen sind in jeder Oberflächensprache französisch.

Platzhalter: {YYYY} Jahr, {YY} zweistelliges Jahr, {MM} Monat, {####} Zähler (die Anzahl der # bestimmt die Stellenzahl). Vorschlagsangebote (Devis proposition) folgen dem Muster {YYYY}-{CLIENT_SLUG}-{###}, wenn der Kunde einen Slug devis (Angebotskürzel) hat. Angebote, Belege und Zahlungsanforderungen erhalten nie Rechnungsnummern.

Jahr und Monat stammen aus dem Feld Date (Datum) zu dem Zeitpunkt, an dem OrdoGrid die Nummer vorschlägt (das heutige Datum, wenn Sie den Editor öffnen): Ein Format mit {YYYY} beginnt jedes Jahr wieder bei 0001, eines mit {MM} jeden Monat. Ändern Sie danach das Feld Date auf ein anderes Jahr oder einen anderen Monat, wird N° nicht neu berechnet: Prüfen und korrigieren Sie die Nummer vor dem ersten Speichern.

• Vorgeschlagen: Wenn Sie Nouvelle facture (neue Rechnung) öffnen, schlägt OrdoGrid die höchste vorhandene Nummer im selben Muster plus eins vor (währenddessen erscheint Génération du numéro...). Sie können sie in N° überschreiben.
• Festgelegt: Die Nummer wird beim ersten Speichern festgeschrieben, auch als Brouillon (Entwurf). Korrigieren Sie einen gespeicherten Entwurf; legen Sie keine neue Rechnung an, um eine andere Nummer zu bekommen.
• Eindeutig: Eine Nummer kann pro Unternehmen nur einmal vorkommen, über Rechnungen, Gutschriften, Belege und Zahlungsanforderungen hinweg. Das Speichern einer bereits vorhandenen Nummer schlägt fehl.
• Nicht lückenlos: Wenn Sie F-2026-0150 nach F-2026-0142 eintippen, lautet der nächste Vorschlag F-2026-0151; die übersprungenen Nummern bleiben eine Lücke.
• Entwurf löschen: Das Löschen eines Entwurfs mit Supprimer (Löschen) gibt seine Nummer frei. Das geht nur bei Entwürfen ohne Zahlung, Peppol-Übermittlung, verknüpfte Dokumente, Zahlungslink oder API-external_id. War es die höchste Nummer, verwendet das nächste Dokument sie erneut; sonst hinterlässt das Löschen eine Lücke.
• Gesperrt: Solange das Dokument Anhänge hat, lässt sich die Nummer nicht ändern. Sobald eine Zahlung erfasst oder eine Peppol-Übermittlung vorbereitet ist, ist die Nummer mit dem finanziellen Inhalt gesperrt. Gespeicherte Gutschriften ebenfalls.

Ein Nummernformat ändern

1. Öffnen Sie Profil entreprise (Unternehmensprofil), Reiter Profil, Abschnitt Paramètres de facturation (Rechnungseinstellungen). Inhaber und Administratoren können ihn bearbeiten, Betrachter nicht.
2. Klicken Sie unter Formats de numérotation (Nummernformate) auf Modifier (Bearbeiten), um die Felder zu entsperren.
3. Passen Sie Format factures, Format notes de crédit, Format devis oder Format reçus an, oder setzen Sie unter Options d'affichage (Anzeigeoptionen) das Häkchen bei Année (Jahr) oder Mois (Monat). Aperçu (Vorschau) zeigt die erste Nummer im neuen Format.
4. Klicken Sie auf Sauvegarder (Speichern). Ein Klick auf Verrouiller (Sperren) verwirft dagegen nicht gespeicherte Formatänderungen.
5. Öffnen Sie Nouvelle facture und prüfen Sie die vorgeschlagene N°, bevor Sie das erste Dokument speichern.

Ein neues Muster startet in der Regel einen eigenen Zähler bei 1; ein Wechsel im laufenden Jahr erzeugt also eine zweite Serie für dieses Jahr. Passen die alten Nummern noch zum neuen Muster (etwa wenn Sie nur die Anzahl der # ändern), läuft der Zähler stattdessen weiter; prüfen Sie die vorgeschlagene N°. Ändern Sie Formate möglichst zum 1. Januar; notieren Sie andernfalls das Datum, die letzte Nummer der alten Serie und die erste der neuen.

Vor und nach dem Versand: Was sich unter derselben Nummer noch ändern darf

Traité in Peppol → Outbox bedeutet Zustellung im Netzwerk, nicht Annahme durch Ihren Kunden.

Rechenbeispiel: Atelier Nord SRL

Atelier Nord SRL, ein Designstudio in Lüttich, nutzt die Standardformate. Seine letzte Rechnung 2025 ist F-2025-0188 vom 22. Dezember 2025.

Am 2. Januar 2026 stellt es der Imprimerie Dubois SA Leistungen aus dem Dezember in Rechnung. Die Rechnung ist auf den 2. Januar 2026 datiert, daher schlägt OrdoGrid F-2026-0001 vor; der Zeitraum Dezember steht in der Description (Beschreibung) der Zeile. Die Frist lief bis zum 15. Januar 2026 (KE Nr. 1, Art. 4: der 15. des Monats nach dem Steuertatbestand).

Am 6. Oktober 2026 sendet es F-2026-0142 über Peppol an die Imprimerie Dubois SA, und Peppol → Outbox zeigt Traité. Am 7. Oktober wird ein Entwurf F-2026-0143 für einen anderen Kunden verworfen, bevor etwas versendet wurde. Da es die höchste Nummer ist, kann die nächste Rechnung F-2026-0143 nach dem Löschen ohne Lücke wiederverwenden.

Am 8. Oktober weist der Kunde darauf hin, dass 10 statt 12 Stunden vereinbart waren. F-2026-0142 ist gesperrt. Atelier Nord markiert die Rechnung unter Factures, klickt auf Note de crédit, setzt die vorausgefüllte Zeile auf 2 Stunden und stellt am 9. Oktober NC-2026-0009 mit Verweis auf F-2026-0142 vom 6. Oktober 2026 aus. Anschließend sendet es sie über Peppol.

Im Bereich Abrechnung der Rechnung sinkt der Betrag unter Offen auf 1.028,50 €. Keine Nummer wurde geändert.

Wechsel von einem anderen Programm im laufenden Jahr

Keine Nummer darf zweimal ausgestellt werden, und wer Ihre Bücher prüft, muss sehen, wo eine Serie endet und die nächste beginnt. OrdoGrid kennt nur die Nummern, die es selbst enthält: Sein erster Vorschlag 2026 bleibt F-2026-0001, solange Sie nichts unternehmen.

• Dieselbe Serie fortführen (empfohlen). Stellen Sie Format factures auf das Muster des alten Programms ein, etwa {YYYY}-{###}, wenn Ihre letzte Nummer 2026-041 war. Tippen Sie auf Ihrer ersten OrdoGrid-Rechnung 2026-042 in N° ein; danach schlägt OrdoGrid 2026-043 und folgende vor. Nutzte das alte Programm bereits F-2026-0041, tippen Sie einfach F-2026-0042 ein.
• Eine neue Serie beginnen. Behalten Sie F-{YYYY}-{####} nur, wenn diese Nummern nicht mit den alten kollidieren können, und stimmen Sie es mit Ihrem Steuerberater ab. Notieren Sie Wechseldatum, letzte alte und erste neue Nummer.

Verfahren Sie bei Gutschriften ebenso. Tippen Sie alte Rechnungen nicht mit Nouvelle facture neu ein, um den Zähler weiterzuschieben: Sie hätten dann ein zweites Exemplar bereits ausgestellter Rechnungen. Bewahren Sie die Originale im Archiv oder Export des alten Programms auf.

Importer (Importieren) auf der Seite Factures ist etwas anderes: Es übernimmt das PDF einer bereits ausgestellten Rechnung mit ihrer ursprünglichen Nummer und speichert sie standardmäßig als Envoyée (versendet). Importierte Nummern, die zu Format factures passen, zählen beim nächsten Vorschlag mit. Prüfen Sie, dass jeder Import seine ursprüngliche Nummer behält, und senden Sie eine importierte Rechnung nie erneut per E-Mail oder über Peppol.

Häufige Fehler

Scheint ein Entwurf verschwunden, folgen Sie eine gespeicherte Rechnung ohne Duplikat wiederfinden, bevor Sie eine neue Nummer anlegen. Die Umwandlung von Angeboten behandelt Angebot zur Rechnung.

Was Sie aufbewahren

• Ihr Ausgangsrechnungsbuch oder Verkaufsjournal, meist von Ihrem Steuerberater geführt. OrdoGrid hat keinen Journalexport; die Listen Factures und Notes de Crédit (Spalten Nummer / Kunde / Betrag / Datum / Status) und die Schaltfläche Herunterladen („Als ZIP herunterladen“) liefern Ihnen die Dokumente.
• Eine Nummerierungsnotiz: jede Formatänderung, jeder Programmwechsel und jede fehlende Nummer mit Grund, etwa „F-2026-0097: Entwurf am 3. Juni 2026 gelöscht, nie versendet“.
• Peppol-Originale: Markieren Sie unter Peppol → Outbox die Zeilen und laden Sie das ZIP mit XML und PDF herunter.
• Aufbewahrung: Rechnungen und Gutschriften 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung aufbewahren (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); manche Unterlagen zu Immobilien länger. Siehe Rechnungsarchivierung.

Häufige Fragen

Müssen belgische Rechnungsnummern lückenlos aufeinander folgen?

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer in einer oder mehreren Serien, die jede Rechnung eindeutig kennzeichnet. Vermeiden Sie Lücken und halten Sie den Grund jeder fehlenden Nummer schriftlich fest, etwa einen vor dem Versand gelöschten Entwurf. OrdoGrid erzwingt keine lückenlose Nummerierung; diese Kontrolle liegt also bei Ihnen.

Dürfen Gutschriften die Rechnungsserie mitbenutzen?

Das Gesetz erlaubt es, weil es eine oder mehrere Serien zulässt und keine eigene Gutschriftserie vorschreibt. OrdoGrid nutzt für Gutschriften eine eigene Serie (NC-) und verknüpft jede mit ihrer Ursprungsrechnung.

Darf ich jedes Jahr wieder bei 0001 beginnen?

Der Erlass schreibt kein Format vor. Mit dem Jahr in der Nummer, etwa F-2026-0001, bleibt jede Nummer eindeutig. Deshalb beginnt das Standardformat von OrdoGrid jedes Jahr neu. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wenn Ihre Einrichtung ungewöhnlich ist.

Ich habe dieses Jahr schon 41 Rechnungen mit einem anderen Programm ausgestellt. Wie mache ich in OrdoGrid weiter?

Stellen Sie das Rechnungsformat auf das alte Muster ein und tippen Sie auf Ihrer ersten OrdoGrid-Rechnung die Nummer 42 von Hand ein. OrdoGrid fährt dann ab der höchsten Nummer in diesem Muster fort. Notieren Sie das Wechseldatum und die letzte Nummer aus dem alten Programm.

Darf ich einen Rechnungsentwurf löschen und seine Nummer wiederverwenden?

Ja, wenn nichts das Unternehmen verlassen hat. Nur Entwürfe ohne Zahlung, Peppol-Übermittlung, verknüpfte Dokumente, Zahlungslink oder API-external_id lassen sich löschen. Löschen Sie den höchsten Entwurf, verwendet die nächste Rechnung seine Nummer; jede andere Löschung hinterlässt eine Lücke, die Sie dokumentieren.

Darf ich eine Rechnungsnummer nach dem Versand ändern?

Nein. Sobald der Kunde die Rechnung hat, steht die Nummer fest. OrdoGrid sperrt sie nach einer Zahlung oder Peppol-Übermittlung. Um den Inhalt zu korrigieren, stellen Sie eine Gutschrift und bei Bedarf eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus.

Verwenden Angebote, Belege und Zahlungsanforderungen Rechnungsnummern?

Nein. In OrdoGrid haben sie eigene Serien (D-, R-, DP-). Wird ein Angebot oder Beleg in Rechnung gestellt, erhält die neue Rechnung die nächste Nummer der Rechnungsserie.

Dürfen Gesellschaften einer Gruppe einen Zähler teilen?

In der Regel nicht. Sofern die Gesellschaften keine MwSt.-Einheit bilden, ist jede Gesellschaft mit eigener Unternehmensnummer ein eigener MwSt.-Pflichtiger mit eigenem Ausgangsrechnungsbuch und eigener Serie. Auch in einer MwSt.-Einheit stellt jedes Mitglied Rechnungen mit seinen eigenen Angaben aus: Führen Sie eine eigene Serie pro Mitglied, sofern Sie mit Ihrem Steuerberater nichts anderes vereinbaren. In OrdoGrid hat jedes Unternehmen eigene Formate und Zähler.