Rechnungsunterlagen klar an die Buchhaltung übergeben

Eine gute Übergabe beantwortet drei Fragen: Was haben Sie abgerechnet, was ist mit der Rechnung geschehen und welches Geld ist eingegangen oder zurückgezahlt worden? Für wenige Rechnungen brauchen Sie kein umfangreiches Berichtssystem. Die Dateien müssen jedoch eindeutig zuzuordnen sein, und ungewöhnliche Vorgänge benötigen eine kurze Erklärung.

Dieser Ablauf ist allgemein anwendbar. Die Hinweise zu belgischem Peppol-Versand und belgischer Aufbewahrung sind gesondert gekennzeichnet. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung, welche Unterlagen und Aufbewahrungsregeln für Ihr Unternehmen gelten.

Zeitraum und Übermittlung vereinbaren

Fragen Sie, welcher Zeitraum benötigt wird, welche Belege dazugehören und wie Sie diese übergeben sollen. Klären Sie, ob Rechnungsdatum, Zahlungsdatum oder beide für die Auswahl maßgeblich sind. Eine Novemberzahlung auf eine Oktoberrechnung kann relevant sein, obwohl der angeforderte Rechnungszeitraum Oktober lautet.

Nutzen Sie den vereinbarten Übermittlungsweg. Versenden Sie keine Kontopasswörter und keine unnötigen Kunden- oder Bankdaten. Wird ein Zahlungsnachweis benötigt, stellen Sie die angeforderten Angaben bereit. Fügen Sie nicht ungefragt Ihre gesamte Bankgeschichte hinzu.

Erstellen Sie eine einfache Liste mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum, Währung, ursprünglichem Gesamtbetrag und verbleibendem Saldo. Führen Sie Gutschriften und noch ungeklärte Entwürfe gesondert auf, damit sie nicht mit endgültigen Ausgangsrechnungen verwechselt werden.

Rechnung und aktuelle Abrechnung unterscheiden

Öffnen Sie Factures, suchen Sie den gespeicherten Beleg und öffnen Sie die Details oder wählen Sie Bearbeiten. Unter Abrechnung liefert Originaldokument die ursprüngliche Rechnungs-PDF. Aktuelle Abrechnung zeigt den heutigen Zahlungsstand.

Die ursprüngliche Rechnung und eine spätere Übersicht erfüllen unterschiedliche Zwecke. Zahlungen und Erstattungen können die Abrechnung verändern, ohne den ursprünglich ausgestellten Beleg zu ändern. Verwenden Sie erkennbare Dateinamen, etwa:

• INV-2026-041-original.pdf
• INV-2026-041-abrechnung-2026-11-03.pdf
• INV-2026-041-hinweise.txt, falls eine Erklärung erforderlich ist.

Ersetzen Sie das Original nicht durch die aktuelle Abrechnung. Bezeichnen Sie eine spätere Übersicht auch nicht als ursprünglich ausgestellte Rechnung. Laden Sie zugehörige Gutschriften aus deren eigenen gespeicherten Belegen herunter und kennzeichnen Sie, welche Rechnung sie berichtigen.

Dies sind einzelne Dokumentdownloads. Ordnen Sie sie im vereinbarten Ordner oder Übermittlungsweg. Der Ablauf setzt kein automatisch vollständiges Exportpaket voraus.

Peppol-Originale bei Bedarf ergänzen

Für belgische Lieferanten mit OrdoGrid-Peppol-Versand finden Sie den Beleg unter Peppol → Outbox. Über das Downloadmenü erhalten Sie die verfügbaren XML- und PDF-Dateien. Ordnen Sie die XML der Rechnungsnummer zu und unterscheiden Sie sie von späteren Zahlungsübersichten.

XML ist das Original der strukturierten Rechnung. Wenn dem Austausch keine PDF beigefügt war, kann die PDF aus Outbox eine erzeugte Zusammenfassung sein. Unter Abrechnung → Originaldokument erhalten Sie die ursprüngliche PDF der gespeicherten Rechnung. Benennen Sie diese Dateien eindeutig und getrennt.

Die offizielle belgische Aufbewahrungsinformation empfiehlt nachdrücklich, das ursprüngliche elektronische XML aufzubewahren. Andere Formate sind möglich, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben; eine Umwandlung erhöht jedoch den Nachweisaufwand. Das Original zu behalten ist daher eine praktische Wahl. Stimmen Sie Umwandlung und Aufbewahrung mit Ihrer Buchhaltung ab. Die belgische Archivierungsanleitung enthält weitere Schritte.

Scheitert ein Download, halten Sie Rechnungsnummer und Fehlermeldung fest und fragen Sie den Support. Ein Bildschirmfoto hilft bei der Diagnose, ersetzt jedoch keine fehlende Originaldatei.

Zahlungen und offene Fragen erläutern

Lesen Sie den Bewegungsverlauf für Zahlungen, Erstattungen und stornierte Erfassungen. Zählen Sie Vorauszahlungen nicht doppelt: Die Zahlungsübersicht enthält sie bereits. Kennzeichnen Sie einen Eingang, den Sie keiner Rechnung zuverlässig zuordnen können, als offene Frage. Wählen Sie keine beliebige Rechnung, um den Saldo zu beseitigen.

Beispiel: INV-2026-041 beträgt 1.200 EUR. Der Kunde zahlt 400 EUR am 20. Oktober und 800 EUR am 2. November. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bei 1.200 EUR; die Abrechnung vom 3. November zeigt den späteren Zahlungsstand. Geben Sie beide Zahlungsdaten und Referenzen mit, damit die Zuordnung nachvollziehbar ist.

Eine kurze Ausnahmeliste kann lauten: „INV-2026-042: Kunde bestreitet einen Beratungstag; Berichtigung noch nicht vereinbart“; „INV-2026-043: Versandausgang unklar; Support kontaktiert“; oder „250 EUR Eingang: Rechnungsreferenz angefragt“. Beschreiben Sie Fakten und nächsten Schritt, ohne unbekannte Buchungen zu erfinden.

Dateien vor der Übergabe prüfen

Öffnen Sie jede PDF und prüfen Sie Kunde, Nummer, Daten, Währung und Summen. Kontrollieren Sie, dass XML-Dateien vorhanden und nicht leer sind und zur erwarteten Rechnung gehören. Ihre Buchhaltung kann die Importfähigkeit prüfen. Bei Importproblemen behalten Sie das Original unverändert und geben den genauen Fehler an den Support weiter.

Vergleichen Sie die Dateien mit Ihrer Liste. Jede erwartete Rechnung benötigt einen erkennbaren Beleg; jede Gutschrift und Abrechnung muss zur richtigen Nummer gehören. Halten Sie Entwürfe in einer eindeutig bezeichneten Gruppe getrennt.

Lassen Sie sich nach der Übergabe bestätigen, dass die Dateien geöffnet werden können, und klären Sie fehlende Angaben. Bewahren Sie eine eigene Kopie auf und benennen Sie Verantwortliche für offene Fragen. Die Übergabe ist abgeschlossen, wenn die Unterlagen nutzbar sind und die Ausnahmen bearbeitet werden können.