Als Selbstständiger die monatliche Kundenrechnung erstellen

Wenn Sie jeden Monat denselben Kunden abrechnen, sollte die Rechnungserstellung eine kurze Routine werden. Der gleichbleibende Kunde macht den Inhalt jedoch nicht automatisch gleich: Arbeitstage, Stunden, Leistungszeitraum und Referenzen können sich ändern. Beginnen Sie mit dem, was Sie tatsächlich abrechnen dürfen, und erstellen Sie dann die Rechnung.

Die folgenden Schritte gelten für Selbstständige und kleine Dienstleister mit einem belgischen Unternehmen, dessen Peppol-Versand in OrdoGrid freigegeben ist. Wenn Sie den Zugang erstmals nutzen, beginnen Sie mit der Anleitung zur ersten Peppol-Rechnung.

1. Die Leistungen vor dem Rechnungsdatum abstimmen

Legen Sie Vertrag, vereinbarten Preis und Ihre Arbeitsaufstellung nebeneinander. Entscheiden Sie, welche Stunden, Tage oder Ergebnisse zum aktuellen Zeitraum gehören. Klären Sie strittige Positionen vor der Ausstellung. Eine Rechnung ersetzt keine vereinbarte Freigabe Ihrer Leistungen.

Bei einem Tagessatz sollten die bestätigten Tage zum abgerechneten Zeitraum passen. Bei einem Stundensatz prüfen Sie Stunden und Rundungsregeln. Auslagen, Rabatte oder zusätzliche Leistungen gehören nur auf die Rechnung, wenn ihre Behandlung vereinbart ist. Vermerken Sie offene Fragen in Ihren Arbeitsunterlagen, statt einen ungeklärten Betrag stillschweigend zu übernehmen.

Beispiel: Sie rechnen für September 8 bestätigte Beratungstage zu je 600 EUR ab. Der Nettobetrag beträgt 4.800 EUR. Der passende Steuerbetrag hängt von der bestätigten steuerlichen Behandlung ab; das Beispiel gibt keinen allgemeinen Umsatzsteuersatz vor. Prüfen Sie anschließend den Gesamtbetrag und die Währung.

2. Den richtigen Kunden und die Referenz verwenden

Fragen Sie, welches Unternehmen die Rechnung erhalten soll. Arbeiten Sie über einen Vermittler, ist der Einsatzort nicht zwangsläufig der Vertragspartner oder Rechnungsempfänger. Nutzen Sie den bestätigten rechtlichen Namen, die Rechnungsadresse und die Umsatzsteuerkennung.

Prüfen Sie, ob sich die Bestellnummer, Projekt- oder Käuferreferenz für den neuen Monat geändert hat. Manche Kunden verlangen einen freigegebenen Leistungsnachweis. Legen Sie ihn bereit und stimmen Sie Format und Empfänger ab. Ein angehängter Stundenzettel kann einen Nachweis ergänzen; er ersetzt weder verständliche Rechnungspositionen noch eine erforderliche Referenz.

3. Die Monatsrechnung in OrdoGrid anlegen

Öffnen Sie Factures (Rechnungen) und legen Sie eine neue Rechnung an. Kontrollieren Sie das aktive Unternehmen und wählen Sie den gespeicherten Kunden. Lesen Sie die übernommenen Kundendaten, insbesondere nach einem Wechsel der zuständigen Gesellschaft.

Erfassen Sie eine klare Beschreibung, beispielsweise „Beratungsleistungen September 2026, 8 Tage“. Tragen Sie Menge und Einzelpreis ein und prüfen Sie die bestätigte Steuerbehandlung. Kontrollieren Sie Ausstellungsdatum, vorgeschlagene Rechnungsnummer, Fälligkeit, Währung und Bankverbindung. Nutzen Sie die vorgesehene Nummerierung; der neue Monat erhält seinen eigenen Beleg.

Lesen Sie die Vorschau und gleichen Sie die Summen mit Ihrer Arbeitsaufstellung ab. Hängen Sie einen abgestimmten Leistungsnachweis bei Bedarf an. Speichern Sie und beheben Sie angezeigte Fehler, etwa eine fehlende Bestellnummer. Für Sonderfälle bei der Steuerbehandlung fragen Sie Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung.

4. Senden und den Ausgang kontrollieren

Falls das Speichern Sie zur Liste zurückführt, öffnen Sie Ihre gespeicherte Rechnung wieder. Wählen Sie Envoyer (Senden) und prüfen Sie die getrennten Optionen Email und Peppol. Beide können bereits ausgewählt sein. Für den strukturierten Versand in diesem Ablauf wählen Sie Peppol; eine E-Mail allein ist kein Peppol-Nachweis. Bestätigen Sie die gewünschten Kanäle einmal mit Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden).

Ist der Kunde nicht erreichbar oder scheitert die Prüfung, klären Sie Kundendaten und Zugang. Nach dem Versand öffnen Sie Peppol → Outbox, suchen die Rechnung und aktualisieren mit Actualiser. Notieren Sie die Rechnungsnummer und kontrollieren Sie den Übertragungszustand.

Wenn die Antwort fehlt oder der Versand noch läuft, suchen Sie zuerst nach dem bestehenden Beleg. Erstellen Sie keine zweite Monatsrechnung für dieselben Leistungen. Warten Sie bei einer laufenden Übertragung. Ist unklar, ob die Rechnung angekommen ist, fragen Sie vor einem neuen Versuch den Support.

5. Eine kleine Liste bis zur Zahlung führen

Für wenige Rechnungen reicht eine übersichtliche Arbeitsliste mit Kunde, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Zustellungsstand und Zahlungseingang. Prüfen Sie offene Rechnungen zu einem festen Zeitpunkt. Eine technische Zustellung bestätigt keine Zahlung.

Erfassen Sie eine Zahlung erst anhand eines bestätigten Eingangs und ordnen Sie sie der richtigen Rechnung zu. Bei Teilzahlungen bleibt der restliche Betrag offen. Bewahren Sie Rechnungsdateien und Leistungsnachweise so auf, dass Sie sie bei Rückfragen wiederfinden.

Für den nächsten Monat beginnen Sie wieder bei den bestätigten Leistungen. Einen bearbeitbaren Entwurf können Sie vor der Ausstellung korrigieren. Ändern Sie bei einer bereits ausgestellten Rechnung nicht einfach die ursprünglichen Beträge oder die Umsatzsteuer. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, welcher Berichtigungsbeleg mit Bezug auf diese Rechnung nötig ist. Ein Versandfehler allein ist kein Grund für eine Gutschrift. Senden Sie nur erneut, wenn die Ablehnung der Übertragung bestätigt wurde und ein neuer Versuch zulässig ist; verwenden Sie dafür die ursprüngliche Rechnung unverändert.