Lieferantenrechnungen über Peppol empfangen, prüfen und beantworten

Dieser Leitfaden richtet sich an belgische Unternehmen, die bei anderen belgischen Unternehmen einkaufen, und an alle, die deren Eingangsrechnungen bearbeiten oder verbuchen. Er zeigt, wie Lieferantenrechnungen über Peppol in OrdoGrid ankommen, was Sie vor der Zahlung prüfen, wie Sie dem Lieferanten antworten und was Sie aufbewahren.

Nicht behandelt werden der Versand Ihrer eigenen Rechnungen und die Antworten, die Ihre Kunden dazu senden (Peppol-Rechnungsantworten). Wie Sie eine volle Inbox abarbeiten (Gutschriften, negative Rechnungen, Duplikate, Monatsabschluss), zeigt Peppol-Inbox abarbeiten. Die Peppol-Seiten von OrdoGrid sind in jeder Oberflächensprache französischsprachig: Wir zitieren die Bezeichnungen wie auf dem Bildschirm, mit Übersetzung in Klammern.

Müssen Sie strukturierte Rechnungen empfangen können?

Was das Gesetz verlangt. Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassener und dort für die MwSt. erfasster Steuerpflichtiger selbst oder über einen Anbieter eine strukturierte elektronische Rechnung in dem Format empfangen können, in dem sein Lieferant sie ausgestellt hat (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch, eingeführt durch das Gesetz vom 6. Februar 2024 und geändert durch das Gesetz vom 10. Februar 2026). Standardformat ist Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk, und jedes betroffene Unternehmen muss über die technischen Mittel verfügen, solche Rechnungen auszustellen und zu empfangen (Art. 13ter und 13quater Königlicher Erlass Nr. 1). Für diese Einkäufe ist die strukturierte Rechnung die einzige rechtsgültige Rechnung: Eine PDF-Kopie ist freiwillig, und Sie dürfen eine Rechnung nicht ablehnen, weil kein PDF beiliegt (B2B-FAQ des FÖD Finanzen).

Fehlen die technischen Mittel zum Ausstellen und Empfangen, droht eine Geldbuße von 1.500 €, beim zweiten Verstoß 3.000 € und bei jedem weiteren 5.000 €; ein Verstoß gilt nur dann als Wiederholung, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorherigen geahndeten Verstoß festgestellt wird (Königlicher Erlass Nr. 44, geändert durch den Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025). Die Toleranzfrist des FÖD Finanzen für das erste Quartal 2026 (keine Geldbuße, wenn Sie rechtzeitige, angemessene Schritte nachweisen konnten) ist am 31. März 2026 abgelaufen.

Kleinunternehmer und steuerbefreite Unternehmen: siehe MwSt.-Befreiung und Peppol-Empfang.

Den Empfang aktivieren, bevor Lieferanten Ihnen Rechnungen senden

In OrdoGrid ist der Empfang optional, denn der Versand funktioniert auch ohne ihn. Das Gesetz verlangt nur, dass Sie irgendwo empfangen können; wählen Sie also eine dieser Varianten:

So empfangen Sie in OrdoGrid (Einzelheiten in Peppol in OrdoGrid einrichten):

1. Unterzeichnen Sie die Autorisation Peppol für Ihre MwSt.-Nummer, falls noch nicht geschehen.
2. Öffnen Sie Peppol. Zeigt das Banner Mode : Envoi seul, klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren). Die Seite Réception Peppol zeigt dann einen von vier Netzwerkzuständen, manchmal mit einem Konflikthinweis:
   • Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht auf Peppol gefunden): Die Aktivierung registriert Ihr Unternehmen.
   • Déjà présent sur Peppol via notre access point (bereits über den von OrdoGrid genutzten Zugangspunkt auf Peppol): Die Aktivierung ordnet eingehende Dokumente diesem Unternehmen zu.
   • Déjà inscrit sur le réseau Peppol (bereits registriert): Ein anderer Anbieter empfängt für Sie. Die Seite zeigt Ihre Peppol-ID und den Zugangspunkt dieses Anbieters, und Activer la réception bleibt deaktiviert: OrdoGrid kann erst übernehmen, wenn dieser Anbieter Sie abgemeldet hat; planen Sie den Wechsel so, dass keine Tage ohne Zustellmöglichkeit entstehen.
   • Référencé sur Peppol, access point non vérifié (auf Peppol gelistet, Zugangspunkt nicht geprüft): Die Aktivierung versucht, Sie über den Zugangspunkt von OrdoGrid zu registrieren. OrdoGrid lehnt sie ab, wenn ein anderer Anbieter Ihre Peppol-ID bereits hält; dieser muss sie zuerst freigeben.
   • Konflikthinweis Réception déjà liée sur la plateforme (Empfang bereits verknüpft): Ein anderes OrdoGrid-Unternehmen empfängt bereits für diese MwSt.-Nummer. Sind Sie dort Mitglied, gelangen Sie über Ouvrir … (öffnen) dorthin. Ein Inhaber oder Administrator dieses Unternehmens muss unter Peppol → Statut auf Libérer la réception (Empfang freigeben) klicken; aktivieren Sie den Empfang danach hier.
3. Prüfen Sie unter Peppol → Statut, ob Réception (Inbox) auf Enregistré (registriert) steht. Unter Annuaire Peppol zeigt Identifiant Peppol Ihre ID: 0208: gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer, zum Beispiel 0208:0712345630. Wird Access point de réception (empfangender Zugangspunkt) angezeigt, sollte dort Notre access point (unser Zugangspunkt) stehen.
4. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass Sie über Peppol empfangen, und bitten Sie sie, keine PDFs mehr per E-Mail zu senden. Laut FÖD Finanzen brauchen sie keine eigene Peppol-ID von Ihnen: Ihre Unternehmensnummer genügt. Jeder kann sie auf lookup.peppol.org prüfen. Mustertext: Peppol-ID an Lieferanten weitergeben.

Die Registrierung auf Peppol gilt als Einverständnis, strukturierte Rechnungen zu empfangen (B2B-FAQ des FÖD Finanzen, Q9). OrdoGrid registriert Sie nur unter 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer: Geben Sie diese ID jedem ausländischen Lieferanten, der Peppol nutzen möchte. Répondre (antworten) adressiert Antworten an die belgische Unternehmensnummer des Lieferanten; antworten Sie ausländischen Lieferanten daher per E-Mail.

Ihre Routine für jedes empfangene Dokument

1. Eingang bemerken. Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail mit dem Betreff [Peppol] 1 neues Dokument empfangen, in ihrer eigenen Sprache. Der Reiter Inbox zeigt die Zahl der ungelesenen Dokumente, ungelesene Zeilen tragen NOUVEAU (neu). OrdoGrid ruft neue Dokumente stündlich automatisch ab; Actualiser (aktualisieren) ruft sie sofort ab.
2. Öffnen. Klicken Sie auf die Zeile. Das Seitenfenster zeigt zuerst das PDF oder einen anderen Anhang des Lieferanten, falls vorhanden. Klicken Sie auf Informations, um die strukturierten Daten zu sehen: Fournisseur (Lieferant), Client (Kunde), Numéro, Date, Date d'échéance (Fälligkeitsdatum), Devise (Währung), die Positionen und die Summen. Diese Daten sind die Rechnung; das PDF ist eine Kopie. Die Büroklammer-Schaltfläche listet weitere Anhänge auf.
3. Prüfen anhand der Tabelle unten.
4. Entscheiden: zahlen, nachfragen oder ablehnen (nächster Abschnitt).
5. Sichtbar halten, bis es erledigt ist. Beim Öffnen wird ein Dokument als gelesen markiert. Klicken Sie auf das Umschlagsymbol (Marquer comme non lu, als ungelesen markieren), damit es bis zur Erledigung als NOUVEAU markiert bleibt: OrdoGrid kennt keinen Freigabe- oder Buchungsstatus für Eingangsrechnungen.

Was prüfen Sie vor der Zahlung?

Eine vollständige belgische Rechnung muss außerdem die Angaben nach Art. 5 § 1 Königlicher Erlass Nr. 1 enthalten, darunter: Nummer und Datum; Name, Anschrift und MwSt.-Nummer beider Parteien; das Datum der Lieferung oder Leistung, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht; eine Beschreibung; je Satz die Bemessungsgrundlage und den Einzelpreis ohne MwSt.; die MwSt.-Sätze und den MwSt.-Gesamtbetrag oder stattdessen einen Vermerk wie „Autoliquidation“ (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft), wenn Sie selbst die MwSt. schulden. Fälligkeitsdatum, IBAN und Bestellnummer sind nützlich, aber keine MwSt.-Angaben.

Dem Lieferanten mit einer Invoice Response antworten

Invoice Response

Eine Peppol-Nachricht des Käufers an den Lieferanten mit einer geschäftlichen Entscheidung zu einer Rechnung oder Gutschrift, mit Statuscode und bei Bedarf einem Grundcode. Sie ist von der Zustellung im Netzwerk und von der Zahlung getrennt.

Was die Regeln sagen. Im Standardprofil Peppol BIS Billing, für das OrdoGrid Sie registriert, ist der Käufer nicht verpflichtet, eine Invoice Response zu senden, und der Lieferant nicht verpflichtet, sie zu verarbeiten (Peppol BIS Invoice Response 3.2). Der FÖD Finanzen bittet jedoch darum, eine nicht für Sie bestimmte Rechnung abzulehnen, etwa mit Code RE, und sie weder zu verbuchen noch die MwSt. abzuziehen (FAQ spezifische Fragen, Q28).

So senden Sie eine Antwort:

1. Klicken Sie in der Inbox-Zeile oder im geöffneten Dokument auf Répondre (antworten). Die Ansicht Répondre à la facture öffnet sich.
2. Wählen Sie den Code de réponse (Antwortcode). Acceptée (AP) ist vorausgewählt und als Recommandé (empfohlen) markiert: Ändern Sie das, wenn Sie Ihre Prüfung noch nicht abgeschlossen haben.
3. Wählen Sie bei RE, CA und UQ einen Code de raison (Grundcode), etwa Prix incorrects (PRI), Quantité incorrecte (QTY), Références incorrectes (REF) oder Non reconnu (UNR), und füllen Sie Raison ou note (Grund oder Notiz) aus: Beides ist Pflicht. Bei den anderen Codes (AP, PD, AB) sendet OrdoGrid nur den Code: Eine eingegebene Notiz bleibt in Ihrem Verlauf und erreicht den Lieferanten nicht; schicken Sie alles, was der Lieferant lesen muss, per E-Mail. Die Codes folgen der Peppol-Liste der Statusgründe.
4. Klicken Sie auf Envoyer la réponse (Antwort senden). Die Antwort erscheint danach im geöffneten Dokument unter Réponses envoyées (gesendete Antworten), mit ihrem Code.

Formulieren Sie die Notiz so, dass der Lieferant ohne Rückfrage handeln kann: was falsch ist, was Sie erwarten und Ihre eigene Referenz. OrdoGrid antwortet nie von selbst.

Die Rechnung bezahlen und die Zahlung zuordnen

Bei einer Rechnung mit offenem Betrag zeigt Informations einen Block Paiement (Zahlung): Bénéficiaire (Empfänger), IBAN, Montant (zu zahlender Betrag nach etwaigen Anzahlungen), Communication (Mitteilung) und einen QR Code SEPA, den Sie mit Ihrer Banking-App scannen. Die Mitteilung ist die Zahlungsreferenz, die der Lieferant in die Rechnung gesetzt hat, sonst die Rechnungsnummer: Vergleichen Sie sie mit dem PDF des Lieferanten. Zeigt der Block „Les informations bancaires du fournisseur ne sont pas disponibles“ (Bankdaten des Lieferanten nicht verfügbar), verwenden Sie die Angaben aus dem PDF des Lieferanten. Enthält die Rechnung selbst keine Bankverbindung, kann OrdoGrid die IBAN eines OrdoGrid-Unternehmens mit derselben MwSt.-Nummer anzeigen: Vergleichen Sie die IBAN daher vor der Zahlung immer mit dem PDF des Lieferanten.

OrdoGrid bezahlt Ihre Lieferanten nicht und markiert Eingangsrechnungen nicht als bezahlt: Es gibt kein Einkaufsjournal, keinen Freigabeprozess und keine Verbuchung empfangener Rechnungen. Umfasst Ihr Tarif die Buchhaltung, importieren Sie Ihren Kontoauszug, öffnen die Zahlung unter Buchhaltung → Transaktionen und nehmen das empfangene Peppol-Dokument an, das unter Correspondances automatiques (automatische Zuordnungen) vorgeschlagen wird. Die Buchhaltung in OrdoGrid erfasst nur Bankbewegungen; sie ersetzt nicht die Buchführung Ihres Buchhalters.

Rechenbeispiel: ein falscher Preis und der Lieferwagen eines anderen

Atelier Lumen SRL, ein Webstudio in Namur (Unternehmensnummer 0712.345.630, Peppol-ID 0208:0712345630), hat den Empfang in OrdoGrid aktiviert. Das Angebot D-2026-118 der Imprimerie Dewaele SRL in Tournai lautete auf 800 Broschüren zu je 0,70 €.

Am 10. September sendet die Garage Peeters BV in Hasselt die Rechnung 2026/1187 für die Reparatur eines Lieferwagens: 1.250,00 € + 262,50 € MwSt. = 1.512,50 €. Atelier Lumen besitzt kein Fahrzeug. Es sendet Rejetée (RE) mit Non reconnu (UNR) und der Notiz „Wir haben diese Reparatur nicht bestellt und besitzen kein Fahrzeug; bitte prüfen Sie Ihre Kundendaten und schreiben Sie diese Rechnung gut.“ Es verbucht sie nicht, zieht die MwSt. nicht ab, zahlt nicht und legt Rechnung, Antwort und die spätere Gutschrift der Garage gemeinsam für seinen Buchhalter ab.

Atelier Lumen hat 677,60 € gezahlt, genau den vereinbarten Preis. Sein Buchhalter erhält die Dokumente vom September im ZIP des Monats, mit einer kurzen Notiz zu den beiden Ablehnungen.

Sonderfälle und häufige Fehler

Downloads und Nachweise, die Sie aufbewahren

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie empfangene Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach ihrer Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025); Rechnungen im Zusammenhang mit der MwSt.-Berichtigung bei Immobilien können 15 oder 25 Jahre erfordern. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen während der gesamten Frist gewährleistet sein. Sie dürfen sie elektronisch oder auf Papier aufbewahren; der FÖD Finanzen genehmigt keine Archivsysteme und empfiehlt ausdrücklich, das ursprüngliche XML aufzubewahren (FÖD Finanzen).

Was OrdoGrid tut. Empfangene Dokumente bleiben mit XML, Anhängen und Ihren Antworten in der Inbox, aber OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer.

• PDF im Download-Menü einer Zeile: das vom Lieferanten beigefügte PDF oder das Übersichts-PDF von OrdoGrid, wenn der Lieferant keines beigefügt hat.
• XML im selben Menü oder im geöffneten Dokument: die strukturierte Rechnung wie empfangen, gespeichert als peppol- gefolgt von der Dokumentnummer.
• ZIP: Zeilen auswählen und auf Herunterladen klicken. Die Datei peppol_inbox_ mit dem Datum enthält einen Ordner xml/ mit den Rechnungen und einen Ordner pdf/ mit den PDFs der Lieferanten (ohne Übersichts-PDFs).

Was wir empfehlen. Wählen Sie jeden Monat die Zeilen des Monats in der Inbox aus, laden Sie das ZIP herunter und legen Sie es zusammen mit Ihren Zahlungsnachweisen und den E-Mails zu Streitfällen in Ihrem eigenen Archiv ab. Ihre Antworten sind nicht im ZIP: Fügen Sie eine Notiz mit jeder gesendeten Antwort hinzu (Dokument, Code, Datum, Grund). Geben Sie dasselbe ZIP Ihrem Buchhalter: siehe Übergabe an den Buchhalter.

Häufige Fragen

Ist das PDF oder das XML die rechtsgültige Rechnung?

Die über Peppol empfangenen strukturierten Daten, die OrdoGrid als XML speichert und unter Informations anzeigt. Das PDF ist eine freiwillige Kopie. Weichen sie voneinander ab, bitten Sie den Lieferanten um Korrektur der Rechnung.

Muss ich auf jede Lieferantenrechnung antworten?

Nein. Invoice Responses sind im Standardprofil Peppol BIS freiwillig. Der FÖD Finanzen bittet jedoch darum, eine nicht für Sie bestimmte Rechnung abzulehnen, etwa mit RE.

Darf ich eine Rechnung wegen eines falschen Preises ablehnen?

Ja. Senden Sie RE mit dem Grundcode PRI und sagen Sie, was Sie erwarten; der Lieferant stellt dann eine Gutschrift und bei Bedarf eine neue Rechnung aus. Kann eine kurze Antwort die Sache klären, senden Sie zuerst UQ.

Ich nutze die Kleinunternehmerregelung. Muss ich Peppol-Rechnungen empfangen?

Ja. Kleinunternehmer müssen strukturierte Rechnungen empfangen können und stellen sie auch belgischen MwSt.-pflichtigen Geschäftskunden aus.

Verbucht OrdoGrid meine Eingangsrechnungen oder verfolgt es, was ich schulde?

Nein. Es gibt kein Einkaufsjournal, keinen Freigabeprozess und keine Verbuchung. Laden Sie das ZIP der Inbox (XML und PDFs) für Ihren Buchhalter herunter; mit der Buchhaltung können Sie Bankzahlungen empfangenen Dokumenten zuordnen.

Warum fehlt eine Lieferantenrechnung in meiner Inbox?

Prüfen Sie, ob das Banner Mode : Envoi + réception zeigt, ob der Lieferant die Rechnung wirklich über Peppol an Ihre Unternehmensnummer gesendet hat, und klicken Sie auf Actualiser. Kontaktieren Sie nach einem Werktag den OrdoGrid-Support.

Kann ich eine per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung zur Inbox hinzufügen?

Nein. Die Inbox enthält nur über Peppol empfangene Dokumente. Bewahren Sie das PDF bei Ihren Unterlagen für Ihren Buchhalter auf und bitten Sie den Lieferanten, künftig Peppol zu nutzen.