Strukturierte Mitteilung (OGM): Format, Prüfziffern, Verwendung

Die strukturierte Mitteilung ist die belgische Zahlungsreferenz mit 12 Ziffern, geschrieben +++123/4567/89002+++. Ihr Kunde übernimmt sie in die Überweisung, die Banken leiten sie unverändert weiter, und Ihr Kontoauszug zeigt dann genau, welche Rechnung bezahlt wurde. Sie ist ein Bankstandard, keine MwSt.-Angabe: Die Rechnungsnummer bleibt Ihre gesetzliche Referenz, und die strukturierte Mitteilung steht neben Ihrer IBAN.

Dieser Referenzartikel erklärt das Format und die Prüfziffern, den Weg der Referenz (Überweisung, Peppol, QR-Code), wie OrdoGrid sie ausfüllt und zum Abgleich von Zahlungen nutzt, und was zu tun ist, wenn eine Zahlung ohne sie eingeht. Zahlungsfristen, Mahnungen und Verzugszinsen finden Sie unter Pünktlich bezahlt werden in Belgien. Das Erfassen eingegangener Beträge steht unter Eine Rechnung nachverfolgen und eine Teilzahlung erfassen.

Strukturierte Mitteilung (OGM / VCS)

Belgische Zahlungsreferenz mit 12 Ziffern, dargestellt als +++123/4567/89002+++, deren letzte zwei Ziffern die ersten zehn prüfen (Modulo 97). OGM steht für overschrijving met gestructureerde mededeling, VCS für virement avec communication structurée. Febelfin, der Verband des belgischen Finanzsektors, nennt den Standard OGM-VCS.

Gesetzlich vorgeschrieben oder empfohlen?

Was das Gesetz verlangt. Nichts zu Zahlungsreferenzen. Weder das MwSt.-Gesetzbuch noch Artikel 5 des Königlichen Erlasses Nr. 1, der die Rechnungsangaben aufzählt, verlangt eine, und Peppol BIS Billing 3.0 definiert BT-83 als optional. Keine MwSt.-Regel verpflichtet Ihren Kunden, die Referenz zu verwenden: Verlangen Sie sie in Ihren Zahlungsbedingungen.

Was die Banken anwenden. Die OGM-VCS-Regeln von Febelfin gelten in Belgien für SEPA-Überweisungen, Echtzeitüberweisungen und Lastschriften. Banken in Belgien kontrollieren die Prüfziffern, wenn ein Zahler die Referenz am Bildschirm eingibt. Zahlern, die Sammelzahlungen hochladen, wird dringend empfohlen, sie zu prüfen. Die Bank des Empfängers muss Ihnen die Referenz über Ihre (elektronischen) Kontoauszüge weitergeben.

Was wir empfehlen. Eine strukturierte Mitteilung pro Rechnung, unverändert in jeder Mahnung zu dieser Rechnung. Nie eine feste Referenz pro Kunde oder pro Vertrag: Zahlungen für verschiedene Rechnungen trügen dann denselben Schlüssel, und der Nutzen wäre dahin. Für wiederkehrende Rechnungen gilt dieselbe Regel (wiederkehrende Rechnungen in Belgien).

Das Format: 12 Ziffern, eine Prüfung

Auf der Rechnung erscheint die Referenz mit Pluszeichen und Schrägstrichen, wie im Beispiel von Febelfin selbst: +++010/8068/17183+++. In der Überweisung selbst sind es nur die 12 Ziffern: 010806817183. Der Aussteller wählt die ersten zehn Ziffern frei; die letzten zwei werden berechnet.

Die Prüfziffern berechnen

1. Nehmen Sie die zehnstellige Basis, bei Bedarf links mit Nullen aufgefüllt.
2. Teilen Sie sie durch 97 und behalten Sie den Rest (0 bis 96).
3. Ist der Rest 0, nehmen Sie 97. Andernfalls nehmen Sie den Rest, zweistellig geschrieben (aus 2 wird 02).
4. Hängen Sie die zwei Prüfziffern an die Basis an und gruppieren Sie die 12 Ziffern als 3/4/5 zwischen +++-Zeichen.

Eine Referenz in 30 Sekunden prüfen

Entfernen Sie Pluszeichen und Schrägstriche, nehmen Sie die ersten zehn Ziffern und teilen Sie sie durch 97. In einer Tabellenkalkulation liefert =REST(20260042;97) den Wert 40; führende Nullen ändern das Ergebnis nicht. Die Referenz ist gültig, wenn der Rest den letzten zwei Ziffern entspricht, oder wenn der Rest 0 ist und die letzten zwei Ziffern 97 lauten.

Der Weg der Referenz

Peppol überträgt die Rechnung, einschließlich der Referenz, die die Software des Kunden zur Vorbereitung der Überweisung braucht. Die Bank überträgt das Geld und gibt Ihnen die Referenz zurück. Das eine ersetzt das andere nicht: Der Status Traité (verarbeitet) in Peppol → Outbox bedeutet, dass das Netz die Rechnung zugestellt hat, nicht dass sie angenommen oder bezahlt wurde.

Zahler außerhalb Belgiens

Die OGM-VCS-Regeln von Febelfin binden die Banken in Belgien. Eine Bank im Ausland bietet womöglich kein Feld für eine belgische strukturierte Mitteilung, sodass der Zahler sie als freie Mitteilung eintippt oder vergisst. Das internationale Gegenstück ist die Gläubigerreferenz nach ISO 11649: RF, zwei Prüfziffern, berechnet wie bei einer IBAN, dann bis zu 21 Buchstaben oder Ziffern. Aus denselben Rechnungsziffern gebildet, würde sie RF88 2026 0042 lauten.

Was wir empfehlen: Behalten Sie die belgische Referenz und bitten Sie Kunden im Ausland, sie unverändert in die freie Mitteilung einzufügen; der Abgleich von OrdoGrid erkennt sie auch dort (siehe unten). Verwenden Sie eine RF-Referenz nur, wenn das Zahlungssystem des Kunden eine internationale Gläubigerreferenz verlangt. OrdoGrid erzeugt keine RF-Referenzen, aber Sie können eine in Communication eingeben. Der Abgleich von OrdoGrid erkennt nur das belgische Format mit 12 Ziffern; eine Zahlung mit RF-Referenz wird daher nicht automatisch begründet. Begründen Sie sie selbst unter Buchhaltung → Transaktionen oder erfassen Sie sie mit Zahlung erfassen.

Wie OrdoGrid die Referenz ausfüllt

Was OrdoGrid tut:

• Wenn Sie Nouvelle facture (neue Rechnung) öffnen, schlägt OrdoGrid die nächste Nummer vor und füllt Communication mit einer strukturierten Mitteilung, gebildet aus den letzten zehn Ziffern dieser Nummer, mit Nullen aufgefüllt, plus der Modulo-97-Prüfung. Mit dem Standardformat F-{YYYY}-{####} erhält die Rechnung F-2026-0042 die Referenz +++002/0260/04240+++.
• Die Referenz erscheint im Zahlungsblock der Vorschau und des PDF (beschriftet mit Communication, Mededeling, Reference oder Verwendungszweck, je nach Langue des documents (Dokumentsprache)), in der E-Mail, die OrdoGrid zusammen mit Ihrer IBAN versendet, im QR Code SEPA und in der Peppol-Rechnung als BT-83, mit einem kurzen Hinweis zu den Zahlungsbedingungen, der Fälligkeitsdatum und Referenz wiederholt.
• Text, den Sie in Communication eingeben, ersetzt die strukturierte Mitteilung überall: gespeichertes PDF, QR-Code und Peppol. Ausnahme ist Aperçu du PDF: Es zeigt immer die aus N° gebildete Referenz. OrdoGrid prüft die Prüfziffern einer selbst eingegebenen Referenz nicht.
• Ein leeres Feld Communication wird beim Speichern aus der Rechnungsnummer neu gebildet.
• Dupliquer (duplizieren) gibt der Kopie eine neue Referenz auf Basis ihrer eigenen Nummer.
• Eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) trägt keine Mitteilung, keinen QR-Code und keinen Peppol-Zahlungsblock.
• Ohne IBAN auf der Rechnung (standardmäßig die aus Profil entreprise) gibt es keinen QR-Code, und die Peppol-Rechnung hat keinen Zahlungsblock und damit kein BT-83. Dasselbe gilt, wenn nichts mehr zu zahlen ist (Montant à payer, zu zahlender Betrag, bei null).

Ergibt Ihr Nummernformat mehr als zehn Ziffern, werden nur die letzten zehn verwendet. Stellen Sie den Zähler ans Ende des Formats, damit sich die letzten zehn Ziffern von Rechnung zu Rechnung unterscheiden. Nummernformate erklärt Rechnungsnummerierung in Belgien.

Die Schritte bei jeder Rechnung

1. Einmal pro Unternehmen: Öffnen Sie Profil entreprise (Unternehmensprofil), geben Sie unter Informations bancaires (Bankangaben) Ihre IBAN ein und wählen Sie Ihre Bank für den BIC. Nur Inhaber und Administratoren können diese Seite ändern.
2. Erstellen Sie die Rechnung mit Nouvelle facture, wählen Sie den Kunden und behalten oder ändern Sie die Nummer in N°.
3. Klicken Sie in der Vorschau auf den Zahlungsblock. Prüfen Sie in Informations de paiement (Zahlungsangaben), ob die IBAN stimmt, und wählen Sie QR Code SEPA. Haben Sie die Nummer in N° geändert, leeren Sie Communication: OrdoGrid bildet die Referenz beim Speichern der Rechnung aus der endgültigen Nummer neu. Andernfalls prüfen Sie, ob Communication eine +++-Referenz zeigt. Klicken Sie dann in diesem Fenster auf Enregistrer: Die Zahlungsangaben werden übernommen, die Rechnung ist aber noch nicht gespeichert.
4. Um die endgültige Referenz vor dem Versand zu bestätigen, speichern Sie die Rechnung mit Enregistrer (Speichern) oben im Editor und öffnen Sie sie über die Aktion PDF in der Rechnungsliste. Verlassen Sie sich dafür nicht auf Aperçu du PDF (PDF-Vorschau): Es bildet die Referenz derzeit aus N° neu und zeigt nicht den Inhalt von Communication.
5. Senden Sie mit Envoyer und dann Sauvegarder & Envoyer (Speichern und Senden).
6. Lassen Sie Communication nach dem Versand unverändert: Ihr Kunde hat die Referenz bereits, und das über Peppol zugestellte XML ändert sich nicht.

Eingehende Zahlungen in OrdoGrid abgleichen

Mit einem Abonnement, das die Buchhaltung umfasst (Business auf der Preisseite):

1. Öffnen Sie Buchhaltung → Importieren und importieren Sie Ihren Kontoauszug: CODA, CAMT.053, MT940, OFX, CSV oder, bei manchen Banken, PDF.
2. Öffnen Sie Buchhaltung → Transaktionen. Für jede eingehende Zahlung schlägt OrdoGrid offene Rechnungen vor. Eine genaue Übereinstimmung der strukturierten Mitteilung ist das entscheidende Signal. OrdoGrid erkennt die 12 Ziffern auch, wenn der Zahler sie als freie Mitteilung eingetippt hat, mit oder ohne Pluszeichen und Schrägstriche. Entwürfe werden nicht vorgeschlagen.
3. Klicken Sie auf Auto-anwenden, um in einem Schritt die Transaktionen zu begründen (einer Rechnung zuzuordnen), deren Referenz genau zu einer offenen Rechnung passt. Vorschläge, die nur auf Betrag, Datum, Kundenname oder Rechnungsnummer beruhen, warten auf Ihre Entscheidung. Auto-anwenden begründet allerdings auch Zahlungen, die Sie selbst für empfangene Peppol-Rechnungen geleistet haben, wenn der Betrag übereinstimmt, auch ohne Referenz. Prüfen Sie diese Zeilen danach unter Buchhaltung → Transaktionen.
4. Jede Begründung erfasst eine Zahlung mit der Methode Überweisung im Bereich Abrechnung der Rechnung: Die Rechnung zeigt Payée (bezahlt) oder, wenn weniger einging, Partiellement payée (teilweise bezahlt). Erfassen Sie denselben Betrag nicht noch einmal von Hand.

Ohne Buchhaltung öffnen Sie die Rechnung, klicken in Abrechnung auf Zahlung erfassen, wählen Überweisung, geben den erhaltenen Betrag ein und tragen die Transaktionsreferenz der Bank oder die Mitteilung unter Referenz ein. Das vollständige Vorgehen steht unter Eine Rechnung nachverfolgen und eine Teilzahlung erfassen.

Wenn Sie selbst zahlen. In Peppol → Inbox zeigt eine empfangene Rechnung einen Block Paiement mit Bénéficiaire (Empfänger), IBAN, Montant (Betrag), Communication und einem QR-Code. Übernehmen Sie die Mitteilung unverändert. Hat der Lieferant keine Zahlungsreferenz mitgeschickt, zeigt OrdoGrid dort stattdessen die Rechnungsnummer des Lieferanten: Das ist eine freie Mitteilung, keine strukturierte Mitteilung, prüfen Sie also vor dem Zahlen das PDF des Lieferanten.

Rechenbeispiel: zwei Rechnungen über denselben Betrag

Atelier Mertens GmbH in Lüttich stellt Brasserie Delvaux AG in Namur am 5. Oktober 2026 zwei Rechnungen, beide über Peppol, beide fällig am 4. November 2026.

Beide Basen ergeben 20.260.002 (97 × 208.866) plus 40 oder 41, daraus folgen die Prüfziffern. Was danach geschieht:

1. 20. Oktober: 1.210,00 € gehen mit +++002/0260/04341+++ ein. Auto-anwenden ordnet sie F-2026-0043 zu, die Payée zeigt. Ohne Referenz könnte eine Überweisung von 1.210,00 € der Brasserie Delvaux zu beiden Rechnungen gehören.
2. 28. Oktober: 1.000,00 € gehen mit +++002/0260/04240+++ ein. F-2026-0042 zeigt Partiellement payée; 210,00 € bleiben offen.
3. Nach dem 4. November: Ihre Mahnung fordert die restlichen 210,00 € mit derselben Referenz, +++002/0260/04240+++, nicht mit einer neuen.
4. 12. November: 210,00 € gehen mit dieser Referenz ein und werden ebenso begründet; F-2026-0042 zeigt Payée.

Sonderfälle und häufige Fehler

Nachweise, die Sie aufbewahren

• Die Rechnung in der ausgestellten Fassung (Originaldokument in Abrechnung) und, bei Peppol, das XML mit der Referenz in BT-83, herunterladbar unter Peppol → Outbox.
• Die Zeile im Kontoauszug mit Betrag, Datum und Mitteilung: die CODA- oder camt.053-Datei oder der PDF-Auszug.
• Der Bewegungsverlauf im Bereich Abrechnung der Rechnung und die Begründung unter Buchhaltung → Transaktionen.
• Die versandten Mahnungen, jede mit derselben Referenz.
• Der Schriftverkehr mit einem Kunden, der mit falscher oder fehlender Referenz gezahlt hat.

Rechnungen bewahren Sie sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf: siehe Rechnungsarchivierung in Belgien. Fragen Sie Ihren Buchhalter, wie lange Sie Kontoauszüge mit Ihrer Buchhaltung aufbewahren müssen.

Häufige Fragen

Was bedeutet OGM auf einer belgischen Rechnung?

OGM ist die niederländische Abkürzung für eine Überweisung mit strukturierter Mitteilung; VCS ist die französische. Gemeint ist die zwölfstellige Referenz, dargestellt als +++002/0260/04240+++, die Sie unverändert in die Überweisung übernehmen, damit der Kontoauszug des Empfängers die Zahlung dieser Rechnung zuordnet.

Ist eine strukturierte Mitteilung auf einer belgischen Rechnung Pflicht?

Nein. Sie gehört nicht zu den Angaben von Artikel 5 des Königlichen Erlasses Nr. 1, und Peppol BIS behandelt die Zahlungsreferenz (BT-83) als optional. Die fortlaufende Rechnungsnummer ist dagegen Pflicht. Die strukturierte Mitteilung ist ein Bankstandard von Febelfin, den wir auf jeder per Überweisung bezahlten Rechnung empfehlen.

Wie prüfe ich, ob eine strukturierte Mitteilung gültig ist?

Nehmen Sie die ersten zehn Ziffern und teilen Sie sie durch 97. Der Rest muss den letzten zwei Ziffern entsprechen; ein Rest von 0 entspricht 97. In einer Tabellenkalkulation liefert =REST(20260042;97) den Wert 40, passend zu +++002/0260/04240+++.

Darf ich für einen Kunden jeden Monat dieselbe strukturierte Mitteilung verwenden?

Davon raten wir ab. Zahlungen für verschiedene Rechnungen trügen dieselbe Referenz und ließen sich nicht mehr automatisch zuordnen. Geben Sie jeder Rechnung ihre eigene Referenz und verwenden Sie sie nur in Mahnungen zu derselben Rechnung erneut.

Kann ich in OrdoGrid eine eigene Referenz eingeben?

Ja, in Communication unter Informations de paiement. Ihr Text ersetzt dann die erzeugte Referenz im PDF, im QR-Code und in der Peppol-Rechnung. OrdoGrid prüft die Prüfziffern nicht: Prüfen Sie sie also vorher, und halten Sie die Referenz eindeutig.

Verlangt Peppol eine strukturierte Mitteilung?

Nein. BT-83 ist ein optionales Feld von Peppol BIS. OrdoGrid füllt es mit der Mitteilung, wenn die Rechnung Ihre IBAN enthält und noch etwas zu zahlen ist, damit die Software des Kunden die Überweisung mit der richtigen Referenz vorbereiten kann.

Eine Zahlung ging ohne Referenz ein: was nun?

Vergleichen Sie Betrag, Datum und Kunde mit Ihren offenen Rechnungen und begründen Sie die Transaktion unter Buchhaltung → Transaktionen oder erfassen Sie sie mit Zahlung erfassen. Bitten Sie den Kunden, beim nächsten Mal die Referenz zu verwenden; passen Sie die Rechnung nicht an die Zahlung an.

Kann ein Kunde im Ausland mit einer strukturierten Mitteilung zahlen?

Meist ja, als freie Mitteilung: Banken im Ausland sind nicht an den Febelfin-Standard gebunden und haben nicht immer ein eigenes Feld. Bitten Sie den Kunden, die Referenz unverändert einzufügen. Verlangt sein System eine internationale Referenz, ist eine RF-Referenz nach ISO 11649 die Alternative.