Fehlgeschlagenen Peppol-Versand oder abgelehnte Rechnung beheben

Ein fehlgeschlagener Peppol-Versand und eine abgelehnte Rechnung sind zwei verschiedene Probleme. Ein fehlgeschlagener Versand bedeutet, dass das Netz die Rechnung nicht zugestellt hat: Beheben Sie die Ursache und senden Sie dieselbe Rechnung mit derselben Nummer erneut, oder mailen Sie dieselbe Rechnung, wenn der Kunde nicht über Peppol empfangen kann. Eine Ablehnung bedeutet, dass der Kunde die Rechnung erhalten hat und sie nicht verarbeiten wird: Die Rechnung bleibt in Ihren Büchern, und Sie schreiben sie nur gut, wenn ihr Inhalt tatsächlich falsch ist.

Dieser Leitfaden richtet sich an in Belgien ansässige Lieferanten, die aus OrdoGrid versenden (der Peppol-Versand setzt eine BE-MwSt.-Nummer voraus). Er hilft Ihnen bei einer einzigen Entscheidung: erneut senden, mailen oder gutschreiben. Prüfungen vor dem Versand finden Sie unter Peppol-Validierungsfehler; Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen), Salden und Erstattungen unter Rechnung korrigieren, stornieren oder gutschreiben.

Vier Situationen, vier verschiedene Lösungen

Zeigt das Ergebnis Peppol nach Sauvegarder & Envoyer „Peppol transmission failed; reconcile the archived transmission before retrying“ oder erscheint die Rechnung jetzt in Peppol → Outbox, wurde ein Versuch unternommen: Behandeln Sie das als Situation 2 oder 3, nicht als Situation 1.

Ein Transportfehler ändert nichts an dem, was auf der Rechnung steht: Es gibt nichts zu berichtigen. Ein berichtigendes Dokument, in der Praxis eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), ist nötig, wenn eine Rechnung nach ihrer Ausstellung berichtigt werden muss (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 12): Situation 4, wenn der Kunde recht hat, nie die Situationen 1 bis 3 für sich allein.

Invoice Response

Eine Peppol-Nachricht, mit der die Software des Kunden ihre Entscheidung zu Ihrer Rechnung meldet, etwa AP (genehmigt), RE (abgelehnt) oder UQ (in Klärung). Die Invoice Response ist unabhängig von der Zustellung: Traité bedeutet, dass das Netz die Rechnung zugestellt hat, nicht, dass der Kunde sie angenommen oder bezahlt hat. Im Standard-Peppol-BIS ist eine Antwort freiwillig.

Was das Gesetz verlangt, egal was schiefging

Unsere Empfehlung: ein Kanal pro Rechnung. Am 8. September 2026 empfahl das belgische Forum der Peppol-Dienstleister, Kunden, die über Peppol empfangen, keine Kopie per E-Mail zu senden; eine Empfehlung, kein Verbot.

Was OrdoGrid tut: Es validiert und archiviert das genaue XML und PDF vor der Übertragung, sendet bei einem neuen Versuch dieses Archiv erneut, verweigert einen neuen Versuch, solange ein früheres Ergebnis ungeklärt ist, und wechselt nie von sich aus zur E-Mail. Einen Peppol-Testmodus gibt es nicht.

Können Sie die Rechnung noch ändern?

OrdoGrid sperrt Beträge, MwSt., Kunde und Nummer einer Rechnung, sobald es den Kunden auf Peppol gefunden und die Übertragung vorzubereiten begonnen hat, auch wenn diese danach scheitert. Eine erfasste Zahlung sperrt sie ebenfalls. Notizen bleiben änderbar, aber ein neuer Versuch sendet die Rechnung so, wie sie vorbereitet wurde. Wollen Sie eine gesperrte Rechnung ändern, zeigt OrdoGrid diese Meldung in Ihrer Oberflächensprache:

Dieses gespeicherte Dokument kann nicht mehr geändert werden. Machen Sie Ihre Änderungen rückgängig, um es erneut zu senden, oder öffnen Sie die Details in der Dokumentliste, um eine Korrektur zu erfassen.

Das sind die zwei Wege dieses Leitfadens: Änderungen rückgängig machen und dieselbe Rechnung erneut senden (Abschnitt C), oder eine Korrektur erfassen, in OrdoGrid eine Gutschrift aus der Rechnung in Factures (Abschnitt E).

Die Rechnung bleibt änderbar, wenn OrdoGrid vor jeder Vorbereitung gestoppt hat (Abschnitt A) und keine Zahlung erfasst ist. Ändern Sie sie auch dann nur, wenn der Kunde sie nicht schon auf anderem Weg erhalten hat, etwa per E-Mail.

In OrdoGrid beheben

A. Peppol wurde übersprungen oder der Versand gestoppt

Vor dem Versand zeigt der Block Peppol im Fenster Envoyer den Status. Nach Sauvegarder & Envoyer sehen Sie die Ergebnisse Sauvegarde, Email und Peppol, bei einem Fehler mit Des erreurs sont survenues. (es sind Fehler aufgetreten). Fehler erscheinen auch kurz als Benachrichtigung: Machen Sie einen Screenshot, denn die Outbox-Zeile zeigt später nur ein Badge.

Öffnen Sie danach dieselbe Rechnung, klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angekreuzt, entfernen Sie das Häkchen bei Email, sofern der Kunde keine Kopie wünscht, und klicken Sie einmal auf Sauvegarder & Envoyer.

Ihre eigene Einrichtung finden Sie unter Peppol → Statut: Envoi (Outbox) muss Autorisé zeigen. Réception (Inbox) betrifft nur den Empfang, auch von Invoice Responses der Kunden, die OrdoGrid nur im Mode : Envoi + réception erreichen. Ziehen Sie Ihren Peppol-Empfang nicht von einem bestehenden Anbieter um, nur um einen Versandfehler zu beheben. Siehe Peppol in OrdoGrid einrichten.

B. Die Übertragung läuft noch

Créé, En file, En attente und Nouvelle tentative bedeuten, dass der Versuch läuft. Klicken Sie auf Vérifier in der Outbox-Zeile oder oben auf Actualiser. Laut FÖD Finanzen kommen die meisten Rechnungen innerhalb weniger Minuten bis einiger Stunden an; ohne Traité nach einem Werktag wenden Sie sich an den OrdoGrid-Support. Klicken Sie nicht erneut, mailen Sie keine Kopie und duplizieren Sie die Rechnung nicht. Die Badges im Detail: Peppol-Zustellstatus.

C. Erreur: dieselbe Rechnung erneut senden

1. Beheben Sie zuerst die Ursache; lag es an der Registrierung des Kunden, prüfen Sie, dass sie in Ordnung ist (Abschnitt D).
2. Klicken Sie in Factures (Rechnungen) auf das Globussymbol in der Zeile der Rechnung (Tooltip Envoyer à Peppol). Es ist erst nach einem Fehler wieder aktiv; sonst zeigt es Déjà envoyé sur Peppol.
3. Prüfen Sie die PDF-Vorschau und Client inscrit sur Peppol und klicken Sie einmal auf Envoyer à Peppol. Fügen Sie unter Fichiers additionnels (optionnel) keine zusätzlichen Dateien hinzu: Ein neuer Versuch ignoriert sie und verwendet das archivierte XML und PDF erneut (gleiche Nummer, gleiche Beträge, gleicher Kunde). OrdoGrid überträgt nur dann wirklich erneut, wenn der Zugangspunkt den ersten Versuch sofort abgewiesen hat. Hatte das Netz die Rechnung bereits angenommen und wurde der Fehler erst danach gemeldet, sendet OrdoGrid sie kein zweites Mal: Sie sehen womöglich eine Erfolgsmeldung, aber das Badge in der Outbox ändert sich nicht.
4. Klicken Sie in Peppol → Outbox auf Vérifier, bis die Zeile Traité zeigt. Steht nach dem neuen Versuch weiterhin Erreur da, wenden Sie sich an den Support, statt erneut zu klicken.

Verweigert OrdoGrid den neuen Versuch, weil die vorherige Übertragung zuerst abgeglichen werden muss, hat dieser Versuch das Netz womöglich doch erreicht. Unternehmen Sie nichts weiter und schicken Sie dem Support die Angaben unter „Support kontaktieren“. Ist die Rechnung selbst falsch, würde ein neuer Versuch eine falsche Rechnung zustellen: Schreiben Sie sie gut und ersetzen Sie sie (Abschnitt E).

D. Pas sur Peppol, oder der Kunde ist nicht auffindbar

1. Vergleichen Sie die MwSt.-Nummer auf der Rechnung mit dem Eintrag des Kunden in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU). Die Nummer einer anderen Gesellschaft derselben Gruppe kann richtig aussehen und zu einem anderen Empfänger führen.
2. Suchen Sie auf lookup.peppol.org, wie es der FÖD Finanzen empfiehlt: 0208: gefolgt von der zehnstelligen Unternehmensnummer. Sie sehen, ob der Kunde empfangen kann. Mehr dazu: Prüfen, ob ein belgischer Kunde Rechnungen über Peppol empfangen kann.
3. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner für Rechnungen beim Kunden nach dessen Peppol-Registrierung oder nach einer schriftlichen Bestätigung, dass er noch nicht empfangen kann.
4. Falsche Nummer und OrdoGrid hat vor dem Versand gestoppt: Kunden korrigieren (Abschnitt A) und senden. Rechnung bei einem anderen Unternehmen zugestellt: falscher Empfänger (Abschnitt E).
5. Der Kunde bestätigt, dass er nicht empfangen kann: Mailen Sie dieselbe Rechnung. Klicken Sie sie in Factures an, wählen Sie Envoyer im Seitenpanel, lassen Sie Dokument-PDF anhängen in Per E-Mail senden angekreuzt und klicken Sie auf E-Mail senden. Gleiche Nummer, keine neue Rechnung.
6. Erinnern Sie den Kunden daran, dass ein in Belgien ansässiger MwSt.-Pflichtiger seit dem 1. Januar 2026 strukturierte Rechnungen empfangen können muss, es sei denn, er tätigt nur nach Artikel 44 MwSt.-Gesetzbuch steuerbefreite Umsätze. Fehlen die technischen Mittel zum Empfang, beträgt die Geldbuße beim ersten Verstoß 1.500 € (Königlicher Erlass Nr. 44, Anlage, Abschnitt 2, Rubrik I, Punkt C). Senden Sie künftige Rechnungen über Peppol, diese hier aber nie erneut.

Déjà envoyé bedeutet, dass das Netz die Rechnung als bereits gesendet meldet: Senden Sie sie nicht erneut; fragen Sie den Kunden, ob er die Rechnung erhalten hat, und wenden Sie sich an den Support, falls nicht.

E. Der Kunde hat die Rechnung abgelehnt

Die Registerkarten Récent und Inbox von Peppol zeigen ein Banner wie 1 nouvelle réponse reçue (1 neue Antwort erhalten). Öffnen Sie die Rechnung in Outbox: Réponses reçues zeigt jede Antwort mit Badge und Note. Im Mode : Envoi seul (nur Versand) erreichen Antworten OrdoGrid nicht; fragen Sie den Kunden.

OrdoGrid zeigt das Badge der Antwort und die Note des Kunden, nicht den Begründungscode selbst. Steht in der Notiz nicht, was falsch ist, fragen Sie den Kunden, welchen Grund er angegeben hat. Begründungscodes, die ein Kunde angeben kann (Status Reason Codes, Peppol-Liste): REF Referenzen falsch (mit der Bestellnummer des Kunden neu fakturieren; erscheint N° bon de commande nicht, beim Kunden Exiger un bon de commande pour les factures ankreuzen); PRI, QTY, ITM Preise, Mengen oder Artikel nicht wie erwartet; LEG rechtliche Angaben falsch (mit Ihrem Buchhalter prüfen); REC, UNR Empfänger unbekannt oder Geschäftsvorgang nicht erkannt (womöglich das falsche Unternehmen); PAY, FIN Zahlungs- oder Finanzierungsbedingungen; OTH Sonstiges.

Das Gesetz verlangt nur ein berichtigendes Dokument, das auf die Rechnung verweist. Nach einem RE empfehlen wir eine vollständige Gutschrift und eine neue Rechnung statt einer Teilgutschrift: Der Kunde verarbeitet die abgelehnte Rechnung nicht, eine Teilgutschrift würde sich also auf eine Rechnung beziehen, die er nie gebucht hat. Ihr Buchhalter kann anders entscheiden.

1. Kreuzen Sie in Factures die Rechnung an und klicken Sie auf Note de crédit (Gutschrift). Behalten Sie alle Zeilen und nennen Sie den Grund unter Notes. Den Vermerk zur MwSt.-Rückzahlung fügt OrdoGrid selbst ein, wenn die Gutschrift belgische MwSt. enthält und der Kunde eine MwSt.-Nummer hat.
2. Prüfen Sie Aperçu du PDF (PDF-Vorschau), klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angekreuzt, entfernen Sie das Häkchen bei Email und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer.
3. Wenden Sie Dupliquer (Duplizieren) auf das Original an, korrigieren Sie die Kopie (bei falschem Empfänger den richtigen Kunden über Sélectionner un client wählen), prüfen Sie die neue N°, tragen Sie „Remplace la facture …“ (ersetzt Rechnung …) unter Notes ein und senden Sie sie über Peppol.

Details: Rechnung korrigieren, stornieren oder gutschreiben und Peppol-Rechnungsantworten.

Beispiel 1: Der Kunde ist nicht auf Peppol

Graphisme Delvaux SRL (Lüttich) entwirft ein Logo und eine Speisekarte für die Brasserie du Parc SRL (Namur), eine in Belgien ansässige, MwSt.-pflichtige Gesellschaft. Die Arbeit endete am 28. September 2026, die Rechnung ist also spätestens am 15. Oktober auszustellen.

1. In Envoyer zeigt der Peppol-Block Peppol — ignoré: Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Nichts wurde übertragen; die Rechnung ist noch änderbar.
2. Die MwSt.-Nummer stimmt mit dem ZDU-Eintrag überein; lookup.peppol.org findet unter 0208: und der Unternehmensnummer nichts.
3. Die Brasserie bestätigt am selben Tag per E-Mail, dass sie noch keinen Peppol-Anbieter hat.
4. Nur mit angekreuztem Email klickt Graphisme Delvaux auf Sauvegarder & Envoyer: F-2026-0042 geht als PDF hinaus, mit gleicher Nummer und gleichen Beträgen, und erhält den Status Envoyée. Nach der Auffangregel ist das eine gültige Rechnung.
5. Am 20. Oktober tritt die Brasserie Peppol bei. Die Novemberrechnung geht über Peppol; F-2026-0042 wird nie erneut gesendet.

Nachweise: der datierte Screenshot der Suche, die E-Mail des Kunden und die gesendete E-Mail.

Beispiel 2: Ablehnung wegen eines falschen Preises

Kobalt IT SRL (Wavre) führt im September 2026 für Transport Wauters SA (Charleroi) ein Netzwerk-Audit durch, für 900,00 € netto laut Angebot D-2026-0031. Kobalt empfängt über Peppol in OrdoGrid.

1. Am 1. Oktober zeigt F-2026-0043 nach wenigen Minuten Traité.
2. Am 5. Oktober erscheint 1 nouvelle réponse reçue; unter Réponses reçues steht Rejetée mit der Notiz „PRI – prix convenu 900 EUR HTVA, devis D-2026-0031“ (vereinbarter Preis laut Angebot), in die der Kunde seinen Begründungscode PRI geschrieben hat. Das Angebot bestätigt den Preis.
3. Am 6. Oktober erstellt Kobalt NC-2026-0007 mit Note de crédit, behält die ganze Zeile, notiert „prix erroné, voir devis D-2026-0031“ (falscher Preis, siehe Angebot) und sendet sie über Peppol. F-2026-0043 zeigt Annulée.
4. Kobalt dupliziert F-2026-0043, setzt 900,00 € und verknüpft D-2026-0031 unter Devis lié. N° schlägt F-2026-0044 vor; Notes: „Remplace la facture F-2026-0043, créditée par la note de crédit NC-2026-0007“. MwSt. 900,00 € × 21 % = 189,00 €, gesamt 1.089,00 €, über Peppol vor der Frist am 15. Oktober gesendet.
5. MwSt. von Kobalt: 210,00 € berechnet, 210,00 € gutgeschrieben, 189,00 € berechnet: insgesamt 189,00 € geschuldet.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Die genaue Meldung oder ein Screenshot, mit Datum und Uhrzeit.
• Das übertragene XML und PDF über das Download-Menü der Outbox-Zeile (oder ein ZIP ausgewählter Zeilen).
• Kunde ohne Empfangsmöglichkeit: datiertes Suchergebnis, seine schriftliche Bestätigung, die gesendete E-Mail.
• Ablehnung: der Eintrag unter Réponses reçues, die E-Mails des Kunden, die Gutschrift und die Ersatzrechnung.
• Ihr Austausch mit dem Support.

Bewahren Sie Rechnungen und Gutschriften 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid archiviert, was es übertragen hat, ist aber kein gesetzliches Archiv.

Support kontaktieren: was Sie mitschicken

Schreiben Sie an den OrdoGrid-Support unter contact@ordogrid.com:

Betreff: Peppol-Versand F-2026-0045 – Ergebnis zu prüfen
Unternehmen und MwSt.-Nummer: …
Rechnung: F-2026-0045 – Kunde und MwSt.-Nummer: …
Gesendet am: 12. Oktober 2026 gegen 14:20 Uhr, mit Sauvegarder & Envoyer
Angezeigte Meldung: „…“ (Screenshot anbei)
Outbox-Badge: Erreur – neuer Versuch verweigert / nicht versucht
Kunde kontaktiert: ja oder nein, und seine Antwort

Über die öffentliche API lauten die Codes PEPPOL_CLIENT_NOT_FOUND (nichts gesendet; Kunden prüfen), PEPPOL_TRANSMISSION_REJECTED (Übertragung abgewiesen: ein sicherer Transportfehler, keine Ablehnung durch den Kunden; dasselbe Dokument erneut senden), PEPPOL_TRANSMISSION_UNCERTAIN (nicht erneut senden; transmission_state lesen und das Ergebnis mit OrdoGrid abgleichen) und DOCUMENT_FINANCIAL_CONTENTS_LOCKED (gutschreiben und neu fakturieren). Eine Zeitüberschreitung (Timeout) beweist kein Scheitern: Wiederholen Sie die Anfrage nie mit einer neuen external_id.

Häufige Fragen

Muss ich nach einem fehlgeschlagenen Peppol-Versand eine Gutschrift ausstellen?

Nein. Eine Gutschrift berichtigt eine Rechnung mit falschem Inhalt. Ein Transportfehler ändert nichts an der Rechnung: Senden Sie sie erneut, oder mailen Sie sie, wenn der Kunde nicht über Peppol empfangen kann.

Darf ich die fehlgeschlagene Rechnung löschen und neu anfangen?

Nein. Sobald OrdoGrid eine Peppol-Übertragung vorbereitet hat, lässt sich die Rechnung nicht mehr löschen, und ihre Nummer bleibt in Ihrer Nummernfolge. Senden Sie sie erneut, mailen Sie sie oder schreiben Sie sie gut, wenn sie falsch ist.

Erhält mein Kunde die Rechnung doppelt, wenn ich sie erneut sende?

Ein neuer Versuch sendet dieselbe Rechnung mit derselben Nummer, und OrdoGrid verweigert einen neuen Versuch, solange das Ergebnis eines früheren unbekannt ist. Peppol selbst erkennt keine Duplikate, schicken Sie also keine E-Mail-Kopie hinterher.

Mein Kunde ist nicht auf Peppol. Ist ein gemailtes PDF eine gültige Rechnung?

Ja. Kann der Kunde technisch keine strukturierte Rechnung empfangen, müssen Sie die Rechnung dennoch in anderer Form ausstellen, etwa als PDF (Art. 53 §2bis MwSt.-Gesetzbuch). Bewahren Sie den Nachweis auf und senden Sie diese Rechnung später nicht über Peppol.

Storniert eine Ablehnung meine Rechnung?

Nein. Ein RE bedeutet, dass der Kunde sie nicht verarbeitet, aber die Rechnung bleibt in Ihrem Ausgangsrechnungsbuch. Ist sie falsch oder ging sie an das falsche Unternehmen, stornieren Sie sie mit einer Peppol-Gutschrift und stellen eine neue Rechnung aus.

Der Kunde hat schon bezahlt. Was nun?

Ist nur der Versand gescheitert, ist die Rechnung richtig: Erfassen Sie den Zahlungseingang mit Zahlung erfassen in Abrechnung. Schreiben Sie eine bezahlte Rechnung gut, zeigt Abrechnung Zu erstatten; erfassen Sie die Erstattung erst, wenn das Geld Ihr Konto verlassen hat.

Kann ich meine Korrektur zuerst in einem Peppol-Testnetz ausprobieren?

Nicht in OrdoGrid: Es gibt keinen Peppol-Test- oder Sandbox-Modus, und jeder Versand erreicht das echte Netz. Prüfen Sie die Rechnung vorher mit Aperçu du PDF.