Käufer akzeptiert, abgelehnt oder noch in Bearbeitung: was Sie tun
Klarer Leitfaden für belgische KMU zu Peppol-Rechnungsantworten: was akzeptiert, abgelehnt und in Bearbeitung bedeuten und welcher nächste Schritt zu jedem Status gehört.
Aktualisiert
Zugestellt ist nicht akzeptiert
Der Zustellstatus beantwortet eine Frage: Hat die strukturierte Rechnung den Access Point des Käufers erreicht? Eine spätere Käuferantwort beantwortet eine andere: Werden sie diese Rechnung wie eingereicht verarbeiten oder zahlen?
Die belgische B2B-Pflicht betrifft das Senden und Empfangen strukturierter Rechnungen. Käuferantworten sind bei großen Kunden und automatisiertem AP häufig, aber nicht jedes KMU-Paar nutzt sie jedes Mal. Sehen Sie eine, behandeln Sie sie als operatives Signal, nicht als Zahlungsnachweis.
Eine Antwort ersetzt auch keine Buchung, Bankzahlung oder Gutschrift.
Akzeptiert: was Sie als Nächstes tun
Bedeutung: Der Käufer hat die Rechnung für die weitere Kreditorenverarbeitung freigegeben. Er bestreitet das Dokument nicht wie eingereicht.
Ihre nächsten Schritte (Lieferant):
- Lassen Sie die Rechnung in der normalen Debitorenverfolgung bis zum Fälligkeitstermin.
- Starten Sie keinen Korrektur-Workflow.
- Warten Sie weiter auf die echte Zahlung; «akzeptiert» ist nicht «bezahlt».
Senden Sie diesen Status als Käufer erst, wenn Ihr Prozess die Rechnung wirklich freigibt, nicht bloß wenn das XML angekommen ist.
Abgelehnt: was Sie als Nächstes tun
Bedeutung: Der Käufer wird diese Rechnung nicht wie eingereicht zahlen. Es gibt ein kommerzielles oder Datenproblem (Preis, Menge, Referenz, Lieferung, MwSt., falsche Einheit).
Ihre nächsten Schritte (Lieferant):
- Hören Sie auf, auf Zahlung für diesen offenen Posten zu warten, als wäre nichts geschehen.
- Lesen Sie den Begründungstext in Ihrem Tool. Rufen oder mailen Sie den Käufer nur zur Klärung, nicht um dieselbe Datei «durchzudrücken».
- Beheben Sie die Ursache und korrigieren Sie kontrolliert: meist eine Gutschrift und bei Bedarf eine neue Rechnung. Vollständiger Ablauf: Abgelehnte Peppol-Rechnung korrigieren.
Senden Sie nicht dieselbe Rechnungsnummer erneut in der Hoffnung, die Ablehnung verschwindet. Das erzeugt Duplikate und Nummernchaos.
Noch in Bearbeitung: was Sie als Nächstes tun
Bedeutung: Der Käufer hat die Rechnung und prüft sie noch. Noch kein endgültiges Ja oder Nein. Verwandte Labels in manchen Tools: «unter Rückfrage» oder «bedingt akzeptiert»: Fragen oder Bedingungen sind offen vor einer klaren Annahme.
Ihre nächsten Schritte (Lieferant):
- Behandeln Sie das nicht als Annahme.
- Beantworten Sie Fragen noch am selben oder nächsten Werktag (Bestellnummer, Lieferschein, Positionsabweichung).
- Vermeiden Sie aggressive Zahlungserinnerungen, bis der Status auf akzeptiert oder abgelehnt wechselt.
- Achten Sie auf eine spätere Annahme oder Ablehnung; diese Entscheidung ändert Ihre Debitorenaktion.
Wenn Sie der Käufer sind
- Prüfen und matchen Sie die Rechnung zuerst, senden Sie dann eine Antwort.
- Lehnen Sie ab oder stellen Sie Fragen früh, damit der Lieferant keine Zahlung annimmt.
- Akzeptieren Sie nur, wenn Ihr AP-Prozess das Dokument wirklich freigibt.
Häufige Fehler
- «Zugestellt» feiern, als hätte der Kunde die Zahlung schon genehmigt.
- Eine Ablehnung ignorieren und Cash auf dem ursprünglichen Betrag nachjagen.
- Eine Ablehnung nur per informeller E-Mail «lösen», während die strukturierte Rechnung auf beiden Seiten falsch bleibt.
- Jede eingehende Rechnung bei Empfang automatisch akzeptieren (Netzankunft mit geschäftlicher Freigabe verwechseln).
- Käufer-Rechnungsantwort
Strukturierte Peppol-Nachricht des Käufers, die angibt, ob eine zugestellte Rechnung akzeptiert, abgelehnt oder noch in Bearbeitung ist.
FAQ
Was ist eine Peppol-IMR?
Eine strukturierte Käuferantwort: akzeptiert, abgelehnt oder noch in Bearbeitung. Ihr Tool zeigt sie meist als Status neben der Rechnung.
Ist zugestellt dasselbe wie akzeptiert?
Nein. Zugestellt heißt, der Zugangspunkt hat die Datei erhalten. Akzeptiert heißt, der Käufer verarbeitet sie wie gesendet.
Heißt akzeptiert bezahlt?
Nein. Es ist ein operatives Signal, kein Zahlungsbeleg.
Was tun nach einer Ablehnung?
Den Originalbetrag nicht eintreiben. Gutschrift und korrigierte Rechnung. Nur E-Mail lässt die strukturierte Datei falsch.
Muss jedes KMU-Paar IMR nutzen?
Nein. Größere Kunden und automatisierte AP nutzen sie häufiger. Wenn Sie eine sehen, behandeln Sie sie als Signal.