Peppol-Zugangspunkt in Belgien: Aufgaben und Prüfung des Anbieters

Ein Peppol-Zugangspunkt ist das zertifizierte Unternehmen, das Ihre strukturierten Rechnungen über das Peppol-Netz übermittelt und, wenn es auch Ihre Registrierung verwaltet, die Rechnungen Ihrer Lieferanten für Sie empfängt. Der FÖD Finanzen spricht von einem „Peppol-Dienstleister“. Direkt an Peppol anschließen können Sie sich nicht: Sie gehen immer über einen solchen Dienstleister, meist eingebaut in Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Zwei Dinge zählen: Der Dienstleister muss tatsächlich zertifiziert sein, und jemand muss für Ihre Unternehmensnummer empfangen.

Dieser Leitfaden richtet sich an belgische Unternehmen und ihre Buchhalter, die entscheiden müssen, wer für sie sendet und wer empfängt. Er erklärt die Rolle des Zugangspunkts, wie die Zertifizierung funktioniert und wie Sie sie prüfen, und wie sich Senden und Empfangen aufteilen lassen. Die Wahl der Rechnungssoftware insgesamt behandelt E-Rechnungssoftware wählen, das Netz selbst Was ist Peppol?.

Was das Gesetz verlangt und wo der Zugangspunkt ins Spiel kommt

Ein Verstoß gilt nur dann als zweiter oder weiterer, wenn er frühestens drei Monate nach dem vorigen geahndeten Verstoß festgestellt wird. Die Toleranz für das erste Quartal 2026 ist vorbei: Der FÖD Finanzen verzichtet nur noch ausnahmsweise und nach Einzelprüfung auf Geldbußen.

Die meisten in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen müssen empfangen können, auch wer die Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen anwendet; wer nur nach Artikel 44 MwSt.-Gesetzbuch befreite Umsätze tätigt oder nicht in Belgien niedergelassen ist, muss es nicht. Keiner dieser Texte schreibt denselben Dienstleister für Senden und Empfangen vor, und keiner sieht eine Zertifizierung von Software vor.

Was ein Zugangspunkt leistet

Peppol arbeitet nach dem Vier-Ecken-Modell. Ihre Software (Ecke 1) übergibt die Rechnung an Ihren Zugangspunkt (Ecke 2), der sie an den Zugangspunkt Ihres Kunden (Ecke 3) liefert, der sie an Ihren Kunden (Ecke 4) weitergibt. Zugangspunkte erkennen einander an Zertifikaten von OpenPeppol, dem Verband, der Peppol betreibt. Ihr Dienstleister kann also an jeden anderen zertifizierten Dienstleister liefern.

Peppol-Zugangspunkt

Der zertifizierte Dienstleister, der Peppol-Dokumente in Ihrem Namen übermittelt. Die Peppol-ID, die er registriert, gehört nicht ihm: Für ein belgisches Unternehmen ist es 0208, gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer.

Was ein Zugangspunkt nicht ist

• Nicht das Rechnungsformat: EN 16931 und Peppol BIS legen den Inhalt fest; der Zugangspunkt übermittelt ihn.
• Nicht das Peppol Directory: ein freiwilliger Suchindex, der verzögert befüllt wird und weder beweist noch ausschließt, dass Sie empfangen können.
• Kein Kundenportal: Ein Kunde kann Ihnen sein Portal nicht ohne Ihre schriftliche Zustimmung aufzwingen (B2B-FAQ des FÖD Finanzen).
• Nicht Ihr Buchhalter: Der Zugangspunkt prüft weder Ihre MwSt.-Behandlung, noch verbucht er Ihre Rechnungen.

Wie die Zertifizierung in Belgien funktioniert

Die belgische Peppol-Behörde ist der FÖD BOSA, der diese Rolle seit 2016 wahrnimmt. Der FÖD BOSA hat am 25. Juni 2026 angekündigt, dass der FÖD Finanzen die Rolle ab 2027 übernimmt; bis dahin bleibt der FÖD BOSA zuständig. Die Seite des FÖD BOSA nennt sechs Schritte, um belgischer Peppol-Dienstleister zu werden:

1. Informationen einholen, gegebenenfalls in einem Auftaktgespräch mit der Behörde.
2. OpenPeppol beitreten.
3. Die Vereinbarung für Peppol-Dienstleister mit der belgischen Peppol-Behörde unterzeichnen.
4. Konformitätstests im Peppol-Testbed mit Testzertifikaten bestehen.
5. Produktionszertifikate beantragen und die unterzeichnete Vereinbarung beifügen.
6. In die Liste der zertifizierten Dienstleister von OpenPeppol und in die nationale Liste der Behörde aufgenommen werden.

Belgien fügt eine eigene Regel hinzu: Der Dienstleister muss jeden belgischen Teilnehmer, den er betreut, unter dessen Unternehmensnummer registrieren, Schema 0208 (belgische Peppol Authority Specific Requirements). Der FÖD Finanzen ergänzt, dass eine Weigerung zum Entzug der Zertifizierung führen kann. Diese Anforderungen gelten für jeden Dienstleister mit Kunden in Belgien, gleich wo er ansässig ist.

Die Pflichten der Dienstleister werden strenger: Unterstützung des Message Level Status im Jahr 2027 und ein ISO/IEC-27001-Zertifikat oder ein anerkanntes Äquivalent bis spätestens 1. Oktober 2027. Diese Pflichten treffen die Dienstleister, nicht Sie.

Die Peppol-Zertifizierung ist kein Gütesiegel, und der FÖD Finanzen zertifiziert keine Software. Seine Liste der Softwarelösungen (auf Englisch) beruht auf der Selbstanmeldung der Softwareanbieter, und der FÖD Finanzen stellt klar, dass ein Eintrag weder eine Bewertung noch eine Zertifizierung ist.

Einen Dienstleister in vier Schritten prüfen

1. Fragen Sie, wer der Dienstleister ist. Fragen Sie den Softwareanbieter, ob er selbst zertifizierter Peppol-Dienstleister ist oder über einen solchen angebunden ist, integriert oder unter eigenem Namen. Beides ist üblich. Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
2. Suchen Sie ihn in der OpenPeppol-Liste. Die Liste der zertifizierten Dienstleister (Stand bei unserer Prüfung: zuletzt aktualisiert am 7. Oktober 2026) zeigt für jedes Mitglied, ob es „AP Certified“, „SMP Certified“ oder beides ist und welche Peppol-Behörde die Aufsicht führt. Das angezeigte Land ist der Rechtssitz, nicht das Tätigkeitsgebiet. Dienstleister können nach Sanktionen wegen Nichteinhaltung von der Liste gestrichen werden: Notieren Sie das Datum Ihrer Prüfung.
3. Prüfen Sie Ihre eigene Registrierung, sobald sie besteht. Geben Sie auf lookup.peppol.org, dem Tool, auf das der FÖD Finanzen verweist, 0208: gefolgt von Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer ein. Wenn Dokumenttypen angezeigt werden, müssen Rechnungen und Gutschriften beide dabei sein. Die Abfrage zeigt, was Sie empfangen können, nicht, ob Sie senden können.
4. Beweisen Sie es mit echten Dokumenten. Senden Sie eine Rechnung, die Sie ohnehin ausstellen müssen, und bitten Sie einen Lieferanten, seine nächste Rechnung über Peppol zu schicken. Test- und Produktionsnetz von Peppol sind getrennt: Eine Vorführung im Testnetz sagt nichts über Ihre Registrierung aus.

Nennt ein Softwareanbieter seinen Dienstleister nicht öffentlich, liefern Ihnen die Schritte 3 und 4 dennoch einen unabhängigen Nachweis, dass die Verbindung echt ist.

Senden und Empfangen sind getrennte Aufgaben

Empfangen hängt von einer Registrierung ab, Senden nicht. Jede Peppol-Teilnehmer-ID ist bei genau einem SMP registriert (SML-Spezifikation 1.3.0, § 2.1), also kann jeweils nur ein Dienstleister für Ihre ID empfangen. Zum Senden muss Ihr Zugangspunkt nur Ihren Kunden finden: Eine Registrierung auf Ihren Namen ist nicht nötig.

Eine Registrierung hat auch eine rechtliche Wirkung. Der FÖD Finanzen wertet die Veröffentlichung im Peppol-Netz als Einverständnis, strukturierte Rechnungen zu empfangen: Eine vergessene Registrierung signalisiert Ihren Lieferanten also weiterhin, dorthin zu liefern.

Der Empfang muss Gutschriften ebenso abdecken wie Rechnungen. Peppol BIS Billing verlangt von Empfängern, sowohl Gutschriften als auch negative Rechnungen zu verarbeiten, und eine Gutschrift, die eine strukturierte Rechnung korrigiert, muss im selben Format ausgestellt werden (Art. 53 § 2bis MwSt.-Gesetzbuch).

Welcher Aufbau passt zu Ihrer Situation?

Für Gruppen und MwSt.-Einheiten stellen sich weitere Fragen: siehe Peppol im Konzern: eine ID je Gesellschaft, MwSt.-Einheiten, Fusionen.

Ein häufiger Aufbau: Ihr Buchhalter empfängt, OrdoGrid sendet

Viele Buchhalter haben ihre Mandanten auf ihrer eigenen Plattform registriert, damit Lieferantenrechnungen direkt in die Buchhaltung fließen. Das können Sie beibehalten und trotzdem über OrdoGrid senden. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt an Peppol angebunden; es ist selbst kein Peppol-Dienstleister, und seine Peppol-Funktionen stehen nur Unternehmen mit einer MwSt.-Nummer offen, die mit BE beginnt. Die Peppol-Bildschirme sind in jeder Oberflächensprache französisch; die Übersetzung steht in Klammern.

1. Registrierung bestätigen lassen. Bitten Sie Ihren Buchhalter, schriftlich zu bestätigen, dass seine Plattform für 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer empfängt, für Rechnungen und Gutschriften und, wenn Sie die Antworten Ihrer Kunden erhalten möchten, für Invoice Responses. Prüfen Sie es auf lookup.peppol.org.
2. Ermächtigung unterzeichnen. Öffnen Sie in OrdoGrid Peppol: Solange Ihre MwSt.-Nummer nicht ermächtigt ist, öffnet sich Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung). Prüfen Sie Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners), setzen Sie das Häkchen bei der Bestätigung und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen). Da OrdoGrid Sie bereits im Peppol-Netz findet, erhalten Sie die Erklärung für Nur-Senden. Es handelt sich um eine getippte Bestätigung, nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur.
3. Nur-Senden wählen. Réception Peppol zeigt Déjà inscrit sur le réseau Peppol; klicken Sie auf Continuer en envoi seul. Die Seite Peppol zeigt danach Mode : Envoi seul (nur Senden).
4. Senden. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Envoyer (senden). OrdoGrid sucht Ihren Kunden anhand seiner MwSt.-Nummer und setzt das Häkchen bei Envoi électronique via Peppol (elektronischer Versand über Peppol), wenn er gefunden wird. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden), um in einem Schritt zu speichern und zu senden. Verfolgen Sie den Versand unter Peppol → Outbox: Traité bedeutet Zustellung im Netz, nicht Annahme durch den Kunden.
5. Vereinbaren, wie Antworten Sie erreichen. Die Invoice Responses Ihrer Kunden (angenommen, abgelehnt, in Klärung) landen auf der Plattform Ihres Buchhalters, nicht in OrdoGrid. Der Reiter Inbox in OrdoGrid bleibt leer und weist darauf hin, dass Ihre Peppol-Registrierung nicht von der Plattform verwaltet wird. Vereinbaren Sie, dass der Buchhalter Antworten noch am selben Tag weiterleitet.

Wollen Sie den Empfang später zu OrdoGrid umziehen, muss Ihr bisheriger Dienstleister Sie zuerst abmelden, denn OrdoGrid unterstützt den Peppol-Migrationsschlüssel nicht. Das vollständige Vorgehen steht in Peppol in OrdoGrid einrichten, den Wechsel des Dienstleisters allgemein beschreibt Peppol-Zugangspunkt wechseln.

Fragen an jeden Anbieter eines Zugangspunkts

Die Message Level Response (MLR) ist eine veraltete Statusmeldung, die Peppol am 1. Mai 2027 abschafft. OrdoGrid registriert sich für den Empfang von Dokumenten im Gutschriftverfahren (Selbstfakturierung), kann solche Rechnungen aber nicht selbst ausstellen.

Rechenbeispiel: Peeters Vertalingen sendet über OrdoGrid, der Buchhalter empfängt

Peeters Vertalingen BV, ein Übersetzungsbüro in Löwen, hat die Unternehmensnummer 0756.321.965, die MwSt.-Nummer BE 0756.321.965 und die Peppol-ID 0208:0756321965. Im Dezember 2025 hat der Buchhalter das Büro auf seiner eigenen Plattform registriert, die seitdem dessen Lieferantenrechnungen empfängt. Im September 2026 beginnt die Geschäftsführerin An Peeters, mit OrdoGrid zu fakturieren.

Diese Aufteilung ist regelkonform: Peeters kann senden und empfangen. Sie kostete aber sechs Tage Verzögerung bei einer strittigen Rechnung, weil Antworten dort ankommen, wo die Registrierung liegt. Hätte An Nur-Senden gewählt, ohne dass jemand empfängt, hätte Peeters keine Mittel zum Empfang gehabt und riskierte 1.500 € für einen ersten Verstoß.

Sonderfälle und häufige Fehler

Nachweise, die Sie aufbewahren sollten

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie gesendete und empfangene Rechnungen 7 Jahre lang auf, gerechnet ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), wobei Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sein müssen. Das gilt auch für Rechnungen, die Sie bei einem Dienstleister empfangen haben, den Sie später verlassen. Rechnungen, die mit der Berichtigung des Vorsteuerabzugs für Immobilien zusammenhängen, müssen 15 oder 25 Jahre aufbewahrt werden.

Was wir empfehlen:

1. Eine schriftliche Bestätigung Ihres empfangenden Dienstleisters: die ID, die Dokumenttypen (einschließlich Invoice Response) und das Anfangsdatum.
2. Einen datierten Screenshot von lookup.peppol.org nach der Einrichtung und nach jedem Wechsel des Dienstleisters.
3. Den Vertrag, der den Peppol-Dienstleister nennt, mit seinen Ausstiegs- und Abmeldebedingungen.
4. Einen datierten Screenshot des Eintrags des Dienstleisters in der OpenPeppol-Liste.
5. Wenn Sie einen Dienstleister verlassen: seine Abmeldebestätigung und einen vollständigen Export Ihrer Dokumente.

Was OrdoGrid anzeigt. Peppol → Statut zeigt Autorisations (Ermächtigungen) mit „Signé par“ (unterzeichnet von), Réception (Inbox) mit „Depuis le“ (seit) oder Non enregistré (nicht registriert) sowie Annuaire Peppol (Peppol-Verzeichnis), wo Sie sehen, ob OrdoGrid Ihr Unternehmen auf Peppol gefunden hat, und dann unter Identifiant Peppol Ihre Peppol-ID, sofern bekannt unter Access point de réception den empfangenden Zugangspunkt (Notre access point oder Autre prestataire) und bei einer Registrierung unter 0208 Nom enregistré (registrierter Name), Pays (Land) und Documents supportés (unterstützte Dokumente). Bei Nur-Senden zeigt der Reiter außerdem einen Hinweis mit der gefundenen Peppol-ID; empfängt ein anderer Dienstleister für Sie, lautet er „Entreprise référencée sur Peppol auprès d'un autre prestataire“ (Unternehmen bei einem anderen Dienstleister auf Peppol gelistet) und bestätigt, dass das Senden aus OrdoGrid funktioniert. Für die Dokumenttypen, für die Sie registriert sind, bewahren Sie einen datierten Screenshot von lookup.peppol.org auf. Machen Sie nach jeder Änderung einen Screenshot des Reiters: OrdoGrid ist kein gesetzliches Archiv. Ein anderes Unternehmen prüfen: siehe Peppol-Teilnehmer suchen.

Häufige Fragen

Was ist ein Peppol-Zugangspunkt?

Der zertifizierte Dienstleister, der strukturierte Dokumente über Peppol für Sie sendet und, wenn er Ihre Registrierung verwaltet, empfängt. Der FÖD Finanzen spricht von einem Peppol-Dienstleister. Meist ist er in Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eingebaut.

Muss ich einen eigenen Zugangspunkt betreiben?

Nein. Sie können sich nicht direkt im Peppol-Netz registrieren: Laut FÖD Finanzen geht das nur über einen zugelassenen Dienstleister, meist über Ihre Software. Einen Zugangspunkt zu betreiben heißt, selbst zertifizierter Dienstleister zu werden, was nur wenige Unternehmen brauchen.

Darf ich zwei Peppol-Dienstleister haben?

Ja, einen zum Senden und einen zum Empfangen. Für Ihre Peppol-ID kann aber immer nur ein Dienstleister zur selben Zeit empfangen, zwei Dienstleister können also nicht beide Ihre Rechnungen empfangen.

Brauche ich zum Senden eine eigene Peppol-Registrierung?

Nein. Ihr Zugangspunkt muss nur die Registrierung Ihres Kunden finden. Das Gesetz verlangt aber, dass Sie empfangen können, über denselben oder einen anderen Dienstleister.

Woran erkenne ich, dass ein Dienstleister zertifiziert ist?

Suchen Sie ihn in der Liste der zertifizierten Dienstleister von OpenPeppol, die die AP- und SMP-Zertifizierung sowie die aufsichtführende Peppol-Behörde zeigt. Prüfen Sie dann Ihre eigene Registrierung auf lookup.peppol.org und tauschen Sie echte Dokumente aus.

Welche Rolle hat der FÖD BOSA bei Peppol?

Er ist die belgische Peppol-Behörde: Er schließt Vereinbarungen mit belgischen Dienstleistern, koordiniert sie und schreibt die Registrierung unter der Unternehmensnummer (0208) vor. Der FÖD Finanzen übernimmt diese Rolle ab 2027.

Was geschieht mit meiner Peppol-ID, wenn ich den Dienstleister wechsle?

Ihre ID bleibt dieselbe: 0208, gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer. Nur die Registrierung wird verlagert: entweder nachdem der alte Dienstleister Sie abgemeldet hat oder über den Peppol-Migrationsschlüssel. OrdoGrid unterstützt den Migrationsschlüssel nicht.

Ist OrdoGrid ein Peppol-Zugangspunkt?

Nein. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt an Peppol angebunden. Es kann für Sie senden und, wenn Sie den Empfang aktivieren, unter 0208 gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer empfangen.