Kleinunternehmerregelung (MwSt.-Befreiung): Rechnungen in Belgien

Unter der Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen, kurz Kleinunternehmerregelung (Artikel 56bis bis 56undecies des MwSt.-Gesetzbuches), berechnet ein belgisches Unternehmen mit einem Jahresumsatz in Belgien von höchstens 25.000 € ohne MwSt. keine MwSt., reicht keine periodischen MwSt.-Erklärungen ein und kann keine MwSt. auf seine Einkäufe abziehen. Es behält seine MwSt.-Nummer und stellt weiterhin Rechnungen aus, mit einer Pflichtangabe anstelle der MwSt. Seit dem 1. Januar 2026 muss es außerdem strukturierte E-Rechnungen an belgische mehrwertsteuerpflichtige Geschäftskunden senden und solche Rechnungen empfangen können.

Dieser Leitfaden richtet sich an Freelancer, Selbstständige im Nebenberuf, sehr kleine Gesellschaften und VoG sowie an ihre Buchhalter. Die anderen Regelungen werden in MwSt.-Regelungen auf belgischen Rechnungen verglichen, alle allgemeinen Pflichtangaben stehen in gesetzliche Angaben auf einer belgischen Rechnung, und der Empfang von Lieferantenrechnungen wird in MwSt.-Befreiung und Peppol-Empfang erklärt.

Wer die Regelung 2026 nutzen darf

Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen

Eine Sonderregelung der MwSt., die vom Umsatz und der Tätigkeit des Unternehmens selbst abhängt. Das Unternehmen ist MwSt.-Pflichtiger mit MwSt.-Nummer, berechnet aber keine MwSt. auf seine Umsätze in Belgien und kann keine MwSt. auf seine Kosten abziehen. Der Status des Kunden spielt keine Rolle.

Seit dem Gesetz vom 10. Februar 2026 steht ausdrücklich im MwSt.-Gesetzbuch, dass Kleinunternehmer die MwSt. auf Güter und Dienstleistungen, die sie für ihre befreiten Umsätze verwenden, nicht abziehen können (Art. 56bis §4).

Schwellen ab 2027

Das Gesetz vom 23. September 2026 (Belgisches Staatsblatt vom 7. Oktober 2026) erhöht die Schwelle ab dem 1. Januar 2027 jedes Jahr. Die Toleranz von 10 %, erklärt unter „Wann und wie Sie die Regelung verlassen“, gilt zusätzlich zur Schwelle des jeweiligen Jahres.

Was eine Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung enthalten muss

Das Gesetz. Seit dem 1. Januar 2025 verlangt der Königliche Erlass Nr. 1 (Art. 5 §1 10°quater) die Angabe „Régime particulier de la franchise de taxe“ auf Französisch oder „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“ auf Niederländisch, „anstelle der Steuer“. Es wird keine MwSt. berechnet. Die bis zum 31. Dezember 2024 verwendete Formulierung „Régime particulier de franchise des petites entreprises“ ist veraltet. Eine amtliche deutsche Formulierung haben wir nicht gefunden: Fragen Sie Ihren Buchhalter, wenn Sie auf Deutsch fakturieren.

Alle anderen Angaben einer vollständigen Rechnung bleiben Pflicht: Datum und fortlaufende Nummer; Ihr Name, die Anschrift Ihres Sitzes und Ihre MwSt.-Nummer; Name, Anschrift und, falls vorhanden, MwSt.-Nummer des Kunden; das Datum des Umsatzes, wenn es abweicht; was Sie geliefert haben; der Einzelpreis ohne MwSt., die Besteuerungsgrundlage und etwaige Rabatte. Gesellschaften und VoG ergänzen ihre gesellschaftsrechtlichen Angaben wie Rechtsform und Unternehmensnummer.

Ein Kleinunternehmer darf auch eine vereinfachte Rechnung mit weniger Angaben ausstellen (Art. 13 KE Nr. 1); im Rahmen der B2B-Pflicht muss sie trotzdem als strukturierte Peppol-Rechnung versandt werden (FAQ des FÖD Finanzen). Liegt Ihr Sitz im niederländischen Sprachgebiet, müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Teile der Rechnung auf Niederländisch sein.

Was OrdoGrid druckt. Der Name der Option und der gedruckte Text richten sich nach Profil entreprise → Langue des documents (Unternehmensprofil → Dokumentsprache):

Die Zeilen werden auf 0 % gesetzt, und das PDF zeigt eine MwSt.-Summe von 0,00 €. Im Peppol-XML sendet OrdoGrid die Zeilen und die MwSt.-Aufschlüsselung in der Kategorie E (befreit) zu 0 %, mit dem gedruckten Text in der Dokumentsprache als dem Befreiungsgrund, den die Regel BR-E-10 verlangt (ohne VATEX-Code), und bettet das PDF ein. Derselbe Text eröffnet die Dokumentnotiz (BT-22), gefolgt von Ihren Notes.

Die Kleinunternehmerregelung ist kein Nullsatz, keine Befreiung nach Artikel 44 und keine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft

Der Status Ihres Kunden entscheidet nie über die Kleinunternehmerregelung: Ein Unternehmen außerhalb der Regelung berechnet auch Privatkunden MwSt., und ein Kleinunternehmer berechnet auch Gesellschaften keine. OrdoGrid schlägt die Kleinunternehmerregelung nie vor, da sie von Ihrem eigenen Status abhängt: Sie wählen sie selbst. Für einen belgischen Kunden mit MwSt.-Nummer kann das Konformitätsfenster das Régime cocontractant vorschlagen, das auf einer Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung nichts zu suchen hat.

Peppol seit dem 1. Januar 2026: senden und empfangen

Das Gesetz. Laut FAQ des FÖD Finanzen (F2) gilt die Pflicht auch, wenn Sie die Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen nutzen. Ein in Belgien ansässiger Kleinunternehmer muss also strukturierte E-Rechnungen an belgische mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen ausstellen und strukturierte E-Rechnungen seiner Lieferanten empfangen können. Für diese Rechnungen ist die strukturierte Rechnung die gesetzliche Rechnung; eine PDF-Kopie ist freiwillig.

Die Toleranzfrist endete am 31. März 2026. Fehlen die technischen Mittel zum Senden oder Empfangen, drohen Geldbußen von 1.500 € für einen ersten Verstoß, 3.000 € für einen zweiten und 5.000 € für jeden weiteren (Königlicher Erlass Nr. 44). Der Empfang wird in MwSt.-Befreiung und Peppol-Empfang erklärt.

OrdoGrid einmalig einrichten

1. Tragen Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil) Ihre MwSt.-Nummer (BE und Ihre Unternehmensnummer) unter Numéro de TVA (Optionnel) (MwSt.-Nummer, optional) ein. Ohne sie können Sie nicht über Peppol senden.
2. Wählen Sie die Langue des documents (Dokumentsprache): Diese bestimmt die Sprache des PDF und des gedruckten Textes zur Kleinunternehmerregelung.
3. Öffnen Sie Peppol. Füllen Sie auf Autorisation Peppol das Feld Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) aus, haken Sie die Bestätigung an und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation. Das ist eine getippte Bestätigung, keine qualifizierte elektronische Signatur.
4. Klicken Sie unter Réception Peppol auf Activer la réception (Empfang aktivieren), um als 0208: plus Ihre Unternehmensnummer registriert zu werden, oder auf Continuer en envoi seul (nur senden), wenn ein anderer Anbieter bereits Ihre Peppol-Rechnungen empfängt.

Jeder Schritt wird in Peppol in OrdoGrid einrichten erklärt.

Eine Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung in OrdoGrid ausstellen

1. Öffnen Sie Rechnungen (Seite Factures), klicken Sie auf Nouvelle facture (neue Rechnung) und wählen Sie den Kunden mit Sélectionner un client.
2. Klicken Sie auf Ajouter un article (Artikel hinzufügen) und füllen Sie Description, Quantité (Menge) und Prix Unitaire (Einzelpreis) aus. Legen Sie zuerst alle Zeilen an.
3. Öffnen Sie in der Seitenleiste Récapitulatif (Übersicht) den Bereich Options de TVA und setzen Sie Traitement TVA (MwSt.-Behandlung) auf Régime de la franchise de taxe (Feld- und Optionsname richten sich nach Ihrer Dokumentsprache: bei niederländischen Dokumenten BTW-behandeling → Kleine ondernemingsregeling, bei englischen VAT treatment → Small business exemption, bei deutschen MwSt.-Behandlung → Kleinunternehmerregelung). Alle vorhandenen Zeilen gehen auf 0 %.
4. Prüfen Sie, ob die Spalte TVA jeder Zeile 0 % und die Summen TVA 0,00 € zeigen. Eine neue Zeile übernimmt den Satz der Zeile darüber; eine erste Zeile, die Sie nach der Wahl der Option anlegen, beginnt mit 21 %.
5. Die Angabe zur Kleinunternehmerregelung müssen Sie nicht in die Notes aufnehmen: Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten druckt OrdoGrid den amtlichen Text selbst.
6. Klicken Sie auf Aperçu du PDF (PDF-Vorschau) und prüfen Sie die Angabe und beide MwSt.-Nummern.
7. Klicken Sie auf Envoyer (senden). Lassen Sie Envoi électronique via Peppol für einen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Kunden, der auf Peppol gefunden wird, angehakt. Email ist vorab angehakt, wenn der Kunde eine Adresse hat: Entfernen Sie den Haken, außer der Kunde möchte eine PDF-Kopie. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden).
8. Verfolgen Sie die Zustellung unter Peppol → Outbox. Traité (verarbeitet) bedeutet im Netzwerk zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt.

Die Nummer wird beim ersten Speichern vergeben, auch als Entwurf (Standardformat F-{YYYY}-{####}); eine lückenlose Reihe liegt in Ihrer Verantwortung. Sobald eine Rechnung über Peppol gesendet oder eine Zahlung erfasst ist, sind ihre Beträge gesperrt: Korrigieren Sie sie mit einer Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), die Sie aus der Rechnung erstellen und die die Option und damit den gedruckten Vermerk zur Kleinunternehmerregelung übernimmt und die Notes durch „Note de crédit pour la facture …“ ersetzt (eine Rechnung korrigieren oder gutschreiben).

Rechenbeispiel: eine Designrechnung über 800 €, vor und nach der Regelung

Camille Dubois ist selbstständige Grafikdesignerin in Namur, MwSt.-Nummer BE 1012.345.646, unter der Kleinunternehmerregelung, mit Dokumenten auf Französisch. Vor dieser Rechnung beträgt ihr Umsatz 2026 in Belgien 19.400 €. Sie gestaltet ein Bieretikett für die Brasserie du Confluent SRL in Namur, MwSt.-Nummer BE 0456.789.034, die auf Peppol registriert ist.

Nach F-2026-0017 liegt ihr Umsatz bei 20.200 €: 4.800 € unter der Schwelle und 7.300 € unter der Grenze von 27.500 €. Am 31. Dezember 2026 erreicht er 26.300 €, also 5,2 % über 25.000 €. Sie behält die Regelung für das ganze Jahr 2026, fällt aber ab dem 1. Januar 2027 unter die normale Regelung, obwohl die Schwelle 2027 bei 26.000 € liegt: Entscheidend ist, dass sie die Schwelle 2026 überschritten hat. Frühestens am 1. Januar 2028 kann sie zurückkehren, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Variante: Hätte sie am 20. November 2026 bereits 26.900 € erreicht, brächte ein Auftrag über 1.200 € sie auf 28.100 €, über 27.500 €. Die Regelung endet mit diesem Umsatz: 1.200,00 € + 252,00 € MwSt. = 1.452,00 €, und MwSt. auf jeder späteren Rechnung 2026. Legen Sie den genauen Zeitpunkt mit Ihrem Buchhalter fest.

Wann und wie Sie die Regelung verlassen

Regel des FÖD Finanzen: Ein volles Kalenderjahr unter der normalen Regelung muss vergehen, bevor Sie die Kleinunternehmerregelung erneut anwenden können, und nur wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Ab dem Wechseldatum:

1. Melden Sie die Änderung mit einer Erklärung e604, oder lassen Sie das Ihren Buchhalter tun.
2. Setzen Sie in OrdoGrid Traitement TVA auf Standard (bei niederländischen Dokumenten BTW-behandeling → Standaard, bei englischen VAT treatment → Standard, bei deutschen MwSt.-Behandlung → Standard) und geben Sie jeder Zeile ihren Satz (standardmäßig 21 %).
3. Stellen Sie bei Rechnungen, die Sie mit Dupliquer (duplizieren) wiederverwenden, die Option der Kleinunternehmerregelung auf Standard um, und entfernen Sie eine Angabe zur Kleinunternehmerregelung, die Sie selbst in die Notes geschrieben haben.
4. Behalten Sie dieselbe MwSt.-Nummer, dieselbe Rechnungsreihe und dieselbe Peppol-Einrichtung.
5. Beginnen Sie mit Ihrem Buchhalter die periodischen MwSt.-Erklärungen und klären Sie die MwSt. auf Einkäufe, Lagerbestand und Ausrüstung.

Jährliche Pflichten, die bleiben

• Jährliche Kundenliste und Umsatz: Bis spätestens 31. März reichen Sie in Intervat die jährliche Kundenliste für das Vorjahr ein; darin teilen Sie auch Ihren Gesamtumsatz in Belgien mit, oder „0,00“ (Nullliste), wenn Sie keine Umsätze getätigt haben (Art. 56quinquies §2 MwSt.-Gesetzbuch; FÖD Finanzen). Die Liste für 2026 ist bis spätestens 31. März 2027 fällig.
• Innergemeinschaftliche Aufstellung: vom FÖD Finanzen verlangt, wenn Sie Güter oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern liefern bzw. erbringen.
• Erklärungen e604: bei Aufnahme, Änderung oder Einstellung Ihrer Tätigkeit.
• Ein- und Ausgangsrechnungsbücher: nicht erforderlich, wenn Sie Ihre Rechnungen in einer lückenlosen Nummernreihe ablegen und das Register nach Art. 14 §5 führen, in das Sie die Rechnungen und Belege der Umsätze eintragen, für die Sie die MwSt. selbst schulden, etwa für im Ausland gekaufte Dienstleistungen (KE Nr. 1, Art. 14 §4–§5).
• Besondere MwSt.-Erklärung: Schulden Sie die belgische MwSt. selbst, etwa auf Dienstleistungen eines Unternehmens in einem anderen EU-Land (Software-Abonnements, Online-Werbung) oder auf innergemeinschaftliche Erwerbe, reichen Sie eine besondere MwSt.-Erklärung ein und zahlen diese MwSt.; abziehen können Sie sie nicht (FÖD Finanzen).
• Keine periodischen MwSt.-Erklärungen, solange die Regelung gilt (ausgenommen besondere Erklärungen).

Ein am 18. Juli 2026 vom Ministerrat gebilligter Gesetzesvorentwurf würde ein E-Reporting einführen und die jährliche Kundenliste für die Betroffenen abschaffen; im Oktober 2026 ist er noch kein Gesetz. OrdoGrid reicht keine Listen oder Erklärungen ein: Filtern Sie Factures nach Datum, oder markieren Sie die Zeilen und klicken Sie auf Herunterladen (Tooltip: Als ZIP herunterladen), um Ihrem Buchhalter die Rechnungen des Jahres zu geben.

Kunden im Ausland und die grenzüberschreitende KMU-Regelung

• Geschäftskunde in einem anderen EU-Land. Dienstleistungen sind in der Regel im Land des Kunden steuerbar (Art. 21 §2 MwSt.-Gesetzbuch), wo der Kunde die MwSt. schuldet, und die Rechnung muss seine MwSt.-Nummer tragen. Die belgische Angabe zur Kleinunternehmerregelung ist dann nicht unbedingt die richtige: Fragen Sie Ihren Buchhalter, welche Regelung und Angabe gelten. OrdoGrid bietet Autoliquidation an, wenn das Land der MwSt.-Nummer des Kunden von Ihrem abweicht. Siehe Kunden im Ausland abrechnen.
• Kleinunternehmerregelung in einem anderen EU-Land (seit 1. Januar 2025). Ihr Jahresumsatz in der Union darf 100.000 € nicht übersteigen, und Schwelle und Bedingungen des betreffenden Landes gelten. Sie senden vorab eine Meldung an die belgische Verwaltung mit den betroffenen Ländern und Ihrem Umsatz je Land; für diese Regelung erhält Ihre MwSt.-Nummer das Suffix „EX“. Danach melden Sie Ihren Umsatz binnen eines Monats nach jedem Quartal, und binnen 15 Werktagen, wenn Sie 100.000 € überschreiten, was die Regelung beendet (Art. 56quater bis 56decies MwSt.-Gesetzbuch). OrdoGrid hat keine EX-Einstellung: Vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter, wie Sie diese Nummer angeben.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Nachweise, die Sie aufbewahren sollten

• Die Erklärung e604 oder die Bestätigung des Beginns der Regelung und jeder Änderung.
• Ihre jährliche Umsatzberechnung und den Nachweis der Mitteilung zum 31. März.
• Jede Rechnung und Gutschrift (Kreditnote): das PDF und bei Peppol das XML (Peppol → Outbox, Download XML, oder Zeilen markieren für ein ZIP mit XML und PDF).
• Eingangsrechnungen und das Register nach Art. 14 §5 für Umsätze, für die Sie die MwSt. selbst schulden.

Bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid archiviert das genaue XML, das über Peppol gesendet wurde, ist aber kein gesetzlicher Archivierungsdienst: Bewahren Sie eigene Kopien auf.

Häufige Fragen

Muss ich Peppol-Rechnungen senden, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nutze?

Ja, an belgische Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer: Laut FÖD Finanzen gilt die Pflicht auch unter der Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen. Sie müssen außerdem strukturierte Rechnungen empfangen können. Rechnungen an Privatpersonen und Kunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.

Welcher Satz muss genau auf meiner Rechnung stehen?

„Régime particulier de la franchise de taxe“ auf Französisch oder „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“ auf Niederländisch, anstelle der MwSt. OrdoGrid druckt diese Formulierung auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten; englisch- und deutschsprachige Dokumente tragen eine Übersetzung.

Darf ich die Regelung nutzen, weil meine Kunden Privatpersonen sind?

Nein. Die Kleinunternehmerregelung hängt von Ihrem eigenen Umsatz, Ihrer Tätigkeit und Ihrer Meldung ab, nicht von Ihren Kunden.

Darf ich die MwSt. auf meinen Laptop oder meine Software abziehen?

Nein, nicht solange Sie die Regelung anwenden. Der Abzug wird nach den normalen Regeln wieder möglich, sobald Sie die Regelung verlassen.

Was passiert, wenn ich dieses Jahr über 25.000 € komme?

Bis 27.500 € behalten Sie die Regelung bis zum 31. Dezember und wechseln am 1. Januar. Über 27.500 € gilt die normale Regelung ab dem Umsatz, mit dem Sie diese Grenze überschreiten. Nach einer Überschreitung 2026 ist die Rückkehr frühestens am 1. Januar 2028 möglich.

Muss ich der MwSt.-Verwaltung noch etwas melden?

Keine periodischen Erklärungen, aber jedes Jahr bis spätestens 31. März teilen Sie den Vorjahresumsatz in Belgien über die Kundenliste in Intervat mit, auch wenn er null ist. Innergemeinschaftliche Umsätze und Änderungen Ihrer Tätigkeit haben eigene Erklärungen. Schulden Sie MwSt. auf Dienstleistungen aus einem anderen EU-Land oder auf innergemeinschaftliche Erwerbe, reichen Sie außerdem eine besondere MwSt.-Erklärung ein und zahlen diese MwSt.

Ist die Kleinunternehmerregelung dasselbe wie ein MwSt.-Satz von 0 %?

Nein. Der Nullsatz gilt für einige bestimmte Güter, und Artikel 44 befreit bestimmte Dienstleistungen. Die Kleinunternehmerregelung gilt für alle Ihre Umsätze in Belgien, außer den nach Art. 56bis §3 ausgeschlossenen Umsätzen; sie hat ihre eigene Angabe und wird nie auf derselben Rechnung mit einer Angabe zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft kombiniert.