Belgisches E-Reporting 2028 und EU-ViDA 2030: Stand und Vorbereitung

Seit dem 1. Januar 2026 tauschen belgische Unternehmen untereinander strukturierte Rechnungen aus, standardmäßig über Peppol, doch es gehen keine Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung. Der nächste Schritt, das E-Reporting, würde Lieferant und Kunde verpflichten, jeweils bestimmte Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an den FÖD Finanzen zu melden. Am 13. Oktober 2026 ist das ein Vorentwurf ohne Startdatum in einem offiziellen Text; der Zeitpunkt „2028“ stammt aus dem föderalen Koalitionsvertrag. Die EU-Richtlinie zur MwSt. im digitalen Zeitalter (ViDA) ist dagegen beschlossenes Recht: Ab dem 1. Juli 2030 stellt sie innergemeinschaftliche B2B-Rechnungen auf E-Rechnungen mit Meldung je Umsatz um.

Diese Referenzseite richtet sich an Inhaber, Buchhalter sowie Finanz- und IT-Teams, die über 2026 hinaus planen. Sie trennt Gesetz, Pläne und das, was OrdoGrid heute tut. Wer 2026 betroffen ist, erklärt der Artikel Die belgische E-Rechnungspflicht; die Schritte zur Einführung stehen in der Checkliste 2026.

Stand am 13. Oktober 2026: Gesetz, Entwurf oder Absicht?

Zeitleiste von 2024 bis 2035

Was das belgische E-Reporting in der Praxis bedeuten würde

Was die Regierung angekündigt hat

Die Mitteilung des Ministerrats vom 18. Juli 2026 und die FAQ des FÖD Finanzen sagen:

• Beidseitige Meldung. Der Lieferant und sein Kunde würden jeweils bestimmte Pflichtangaben der Rechnung an die Verwaltung melden.
• Nahezu in Echtzeit. Die Daten würden je Umsatz übermittelt, nicht in einer Jahresübersicht.
• Inländisches B2B. Der FÖD beschreibt die Maßnahme als Regelung für Umsätze zwischen zwei belgischen MwSt.-pflichtigen Unternehmen; für innergemeinschaftliche Umsätze gilt ViDA.
• Keine jährliche Kundenliste mehr für MwSt.-Pflichtige, die dem E-Reporting unterliegen.
• Ziele: bessere Einhaltung der Vorschriften sowie schnellere, detailliertere Daten für Risikoanalyse und Betrugsbekämpfung.

Die strukturierte Rechnung, die Sie bereits senden, soll die Datenquelle sein. Der Bericht an den König zum Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 nennt Peppol als vorgesehenes Netz für die Übermittlung der Daten strukturierter Rechnungen im Rahmen künftiger nationaler und europäischer „Near-real-time“-Meldepflichten.

Was noch nicht bekannt ist

Am 13. Oktober 2026 regelt noch kein offizieller Text:

• das Startdatum und eine mögliche Staffelung;
• die zu meldenden Daten und die Frist;
• ob Kleinunternehmer, MwSt.-Pflichtige mit ausschließlich nach Artikel 44 befreiten Umsätzen und nicht ansässige MwSt.-Pflichtige erfasst sind;
• wie Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) und Rechnungen nach der Rückfallregelung gemeldet werden;
• ob Ihr Peppol-Anbieter die Daten für Sie übermittelt;
• welche Sanktionen gelten.

ViDA regelt auch inländische Meldesysteme (Art. 271a und 271b MwSt.-Richtlinie, ab dem 1. Juli 2030): Der Lieferant übermittelt die Daten, wenn die Rechnung ausgestellt wird oder hätte ausgestellt werden müssen, und, falls der Mitgliedstaat es ebenfalls verlangt, der Kunde binnen 5 Tagen nach Erhalt. Belgien hatte vor 2024 weder ein solches System noch dessen Rechtsgrundlage; der Aufschub bis 2035 gilt für Belgien daher nicht: Ab dem 1. Juli 2030 muss das belgische E-Reporting diesen Regeln entsprechen. Bis dahin, und danach für Anwendungsbereich und Datenfelder, stehen die belgischen Entscheidungen im belgischen Gesetz und Königlichen Erlass.

Fünf-Ecken-Modell

Peppol hat heute vier Ecken: Lieferant (C1), dessen Zugangspunkt (C2), Zugangspunkt des Kunden (C3) und Kunde (C4). Im Fünf-Ecken-Modell ist die Steuerverwaltung eine fünfte Ecke, die Rechnungsdaten aus dem Netz erhält. Berater verwenden den Begriff für den belgischen Plan, und die Network Policy von OpenPeppol behandelt eine solche Konstellation als mehrere Austauschvorgänge im Vier-Ecken-Modell. Die offizielle Mitteilung beschreibt die Architektur nicht.

Was gleich bleibt

Nichts bisher Veröffentlichtes ändert die Rechnungsregeln, die Sie heute anwenden.

Ihre Situation: was heute gilt und was Sie verfolgen sollten

ViDA: innergemeinschaftliche Rechnungen ab dem 1. Juli 2030

Die Richtlinie (EU) 2025/516 schreibt die Rechnungs- und Melderegeln der MwSt.-Richtlinie neu. Belgien muss die Meldevorschriften bis zum 30. Juni 2030 erlassen und veröffentlichen und ab dem 1. Juli 2030 anwenden. Die beschlossene Fassung sieht vor:

• E-Rechnung als Standard. Rechnungen müssen elektronisch sein und der Norm EN 16931 entsprechen. Mitgliedstaaten dürfen Papier oder PDF weiter für Umsätze außerhalb der neuen Meldepflicht zulassen.
• Keine Zustimmung mehr nötig. Für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze hängt die Ausstellung einer EN-16931-E-Rechnung an ein Unternehmen nicht mehr vom Einverständnis des Kunden ab.
• Frist von 10 Tagen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen und grenzüberschreitende Umsätze, bei denen der Kunde die MwSt. schuldet (Reverse Charge), ist die Rechnung spätestens 10 Tage nach dem Steuertatbestand auszustellen. Die heutige belgische Regel ist der 15. des Folgemonats.
• Meldung je Umsatz. Der Lieferant übermittelt die Daten, wenn die Rechnung ausgestellt wird oder hätte ausgestellt werden müssen. Der Kunde meldet binnen 5 Tagen nach Erhalt, sofern sein Mitgliedstaat Kunden nicht befreit.
• Ende der zusammenfassenden Meldung. Die Meldung je Umsatz ersetzt, was belgische Unternehmen heute als innergemeinschaftliche Aufstellung einreichen.
• Zwei neue Angaben auf jeder Rechnung, auch im Inland. Eine berichtigende Rechnung nennt die Nummer der berichtigten Rechnung, und Rechnungen nennen das Bankkonto des Lieferanten oder eine andere Kennung des Zahlungskontos (Art. 226 Nr. 16 und 17).

Warten Sie die belgische Umsetzung ab, bevor Sie Abläufe ändern. Die heutigen Regeln für ausländische Kunden stehen im Artikel Ausländischer Geschäftspartner und Peppol.

Was wir jetzt empfehlen

Dies sind Empfehlungen, keine gesetzlichen Pflichten. Jede davon lohnt sich bereits unter den Regeln von 2026.

1. Senden Sie jede betroffene Rechnung und Gutschrift strukturiert. Nutzen Sie PDF oder Papier nur, wenn der Kunde wirklich nicht empfangen kann, und bewahren Sie den Nachweis auf. Die Begründung zum Gesetz vom 10. Februar 2026 hält fest, dass ein Lieferant, der die Rückfallregelung nutzt, dennoch die Daten für das künftige E-Reporting erzeugen können muss.
2. Halten Sie den Empfang aktiv. Im beidseitigen Modell würde Ihre Meldung auf dem beruhen, was Sie empfangen: Lehnen Sie falsch adressierte Rechnungen ab, statt sie zu buchen.
3. Bereinigen Sie Ihre Kundendaten. Prüfen Sie MwSt.-Nummern und die Niederlassung in Belgien (eine belgische MwSt.-Nummer allein beweist sie nicht mehr), und trennen Sie Geschäfts- von Privatkunden.
4. Wählen Sie die MwSt.-Behandlung bewusst. Reverse Charge, Befreiungen und die Kleinunternehmerregelung stehen als MwSt.-Kategorie mit einem Befreiungscode oder -grund in den strukturierten Daten. Als Grund sendet OrdoGrid den Vermerk, den es auf das PDF druckt, etwa den Vermerk zur Kleinunternehmerregelung unter Kategorie E, und es fasst diese Vermerke und Ihre Notes in der Bemerkung auf Dokumentebene des XML (BT-22) zusammen. Auf französischen und niederländischen Dokumenten ist das der amtliche Wortlaut; englische und deutsche Dokumente tragen eine Übersetzung, da es in diesen Sprachen keinen amtlichen Wortlaut gibt.
5. Stellen Sie fristgerecht aus und korrigieren Sie mit Gutschriften, nie durch Ändern einer versandten Rechnung oder Wiederverwenden ihrer Nummer.
6. Bewahren Sie das XML 7 Jahre auf. Siehe Rechnungsarchivierung.
7. Reichen Sie die jährliche Kundenliste und die innergemeinschaftliche Aufstellung weiter ein, solange das Gesetz sie nicht ändert.
8. Verlangen Sie von Anbietern schriftliche Zusagen. Solange die zu meldenden Daten nicht veröffentlicht sind, kann keine Software vollständig „E-Reporting-fähig“ sein. Siehe E-Rechnungssoftware wählen.

In OrdoGrid heute

OrdoGrid übermittelt keine Daten an die Steuerverwaltung, erstellt weder die jährliche Kundenliste noch die innergemeinschaftliche Aufstellung noch die MwSt.-Erklärung und hat keine E-Reporting-Funktionen angekündigt. OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden und prüft jede für Peppol bestimmte Rechnung vor dem Versand anhand der Regeln von EN 16931 und Peppol BIS Billing 3.0.

So setzen Sie die Empfehlungen um:

1. Unternehmen. In Profil entreprise (Unternehmensprofil) muss Numéro de TVA (Optionnel) Ihre BE-Nummer enthalten: OrdoGrid sendet über Peppol nur für belgische MwSt.-Nummern. Füllen Sie IBAN unter Informations bancaires (Bankdaten) aus; der Editor übernimmt sie in jede Rechnung – damit ist auch die Angabe des Bankkontos abgedeckt, die ViDA ab 2030 vorschreibt.
2. Peppol-Status. Prüfen Sie unter Peppol → Statut, ob Envoi (Outbox) auf Autorisé (zugelassen) und Réception (Inbox) auf Enregistré (registriert) steht – sofern nicht ein anderer Anbieter für Sie empfängt –, und notieren Sie Ihre Identifiant Peppol unter Annuaire Peppol. Steht dort Mode : Envoi seul und empfängt kein anderer Anbieter für Sie, klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren); siehe Peppol in OrdoGrid einrichten.
3. Kunden. Bei jedem Geschäftskunden sollte Type de client auf Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) stehen und eine N° de TVA eingetragen sein. Die Kennzeichnung Registre belge (BCE) (ZDU) oder VIES (UE) zeigt die Herkunft der Daten; eine Niederlassung in Belgien bestätigt sie nicht.
4. MwSt.-Behandlung. Wählen Sie die Regelung unter Options de TVA selbst. OrdoGrid wendet nur dann selbst eine Regelung an, wenn alle Zeilen bereits auf 0 % stehen und der Standort des Kunden die Regelung vorgibt (Export außerhalb der EU, Autoliquidation für einen Geschäftskunden in einem anderen EU-Land). Régime cocontractant (Verlagerung der Steuerschuld für Arbeiten an unbeweglichen Gütern) schlägt es nur zusammen mit seiner Bedingung vor, einem Kunden, der periodische MwSt.-Erklärungen einreicht, und wendet es nie selbst an: Prüfen Sie, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
5. Senden. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). Unter Peppol → Outbox bedeutet Traité Zustellung im Netz, nicht Annahme. Erreur (Fehler) bedeutet nicht zugestellt oder Ergebnis unbekannt: Klicken Sie auf Vérifier (prüfen), beheben Sie die Ursache und senden Sie dieselbe Rechnung einmal erneut; zeigt das Badge weiterhin Erreur oder verweigert OrdoGrid den Versuch, weil ein früheres Ergebnis erst geklärt werden muss, kontaktieren Sie vor jedem anderen Versand den OrdoGrid-Support. Pas sur Peppol (nicht auf Peppol) bedeutet, dass bei der Zustellung keine Registrierung gefunden wurde, die die Rechnung annimmt: Fragen Sie den Kunden, ob er empfangen kann, und senden Sie dieselbe Rechnung, wenn er wirklich nicht empfangen kann, auf anderem Weg und bewahren Sie einen datierten Nachweis auf (Empfehlung 1).
6. Korrigieren. Wählen Sie unter Factures die Rechnung aus und klicken Sie auf Note de crédit (Gutschrift); sie verweist in ihren strukturierten Daten auf das Original.
7. Ablehnen. Unter Peppol → Inbox nutzen Sie Répondre → RE Rejetée (abgelehnt) mit einem Begründungscode.
8. Archivieren. Wählen Sie Dokumente auf der Seite Peppol aus und laden Sie ein ZIP mit den Ordnern xml und pdf herunter. Integrationen können GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml nutzen.

Rechenbeispiel: ein Lieferant, zwei Regelungen

Inländisches B2B. Atelier Verbeke BV aus Gent wartet am 1. Oktober 2026 die Abfülllinie der Brasserie Lemaire SRL aus Namur. Beide sind in Belgien niedergelassen und MwSt.-pflichtig.

Innergemeinschaftlicher Verkauf. Verbeke verkauft eine generalüberholte Abfüllmaschine an Van Dijk Dranken BV in Eindhoven für 8.400,00 €, als steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung (MwSt. 0,00 €).

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• XML und PDF jeder gesendeten oder empfangenen Rechnung und Gutschrift, 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung.
• Für jede Rechnung nach der Rückfallregelung: datierter Nachweis, dass der Kunde nicht empfangen konnte, und die Rechnungsdaten.
• Schriftliche Vereinbarungen zu jedem anderen Format oder Kanal als Peppol BIS.
• Ihre Kundenprüfungen: MwSt.-Nummer, Niederlassung in Belgien, Geschäfts- oder Privatkunde.
• Gesendete oder empfangene Invoice Responses, etwa Ablehnungen.
• Kopien der von Ihrem Buchhalter eingereichten Kundenlisten und innergemeinschaftlichen Aufstellungen.

Häufige Fragen

Gehen meine Rechnungsdaten bereits an die Steuerverwaltung?

Nein. Die FAQ des FÖD Finanzen hält fest, dass in der am 1. Januar 2026 begonnenen Phase keine Informationen aus der elektronischen Rechnung an die Verwaltung gehen.

Wann beginnt das belgische E-Reporting?

Am 13. Oktober 2026 nennt kein offizieller Text ein Datum. Der Koalitionsvertrag nennt 2028, und am 18. Juli 2026 wurde ein Vorentwurf gebilligt. Das Datum wird im Gesetz und seinem Königlichen Erlass stehen.

Ersetzt das E-Reporting die MwSt.-Erklärung?

Nichts bisher Veröffentlichtes sieht das vor. Der Vorentwurf schafft die jährliche Liste der MwSt.-pflichtigen Kunden für Unternehmen ab, die dem E-Reporting unterliegen; die periodische MwSt.-Erklärung wird nicht erwähnt.

Gilt das E-Reporting für Kleinunternehmer oder für Verkäufe an Verbraucher?

Der FÖD Finanzen beschreibt die Maßnahme als Regelung für Umsätze zwischen zwei belgischen MwSt.-pflichtigen Unternehmen, Verkäufe an Verbraucher liegen also außerhalb des angekündigten Anwendungsbereichs. Zu Kleinunternehmern äußern sich die Texte noch nicht; sie fallen aber bereits unter die E-Rechnungspflicht von 2026.

Brauche ich einen neuen Anbieter oder eine eigene Verbindung zum FÖD Finanzen?

Derzeit schreibt das keine Regel vor. Die Regierung will Peppol nutzen, doch wer die Daten wie übermittelt, ist noch nicht veröffentlicht. Fragen Sie Ihren Anbieter, was er zusagt, sobald die Regeln bekannt sind.

Was ändert sich bei Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern?

Ab dem 1. Juli 2030 sind Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Umsätze mit Reverse Charge nach ViDA EN-16931-E-Rechnungen, die binnen 10 Tagen nach dem Steuertatbestand auszustellen sind, und ihre Daten werden je Umsatz gemeldet statt in der innergemeinschaftlichen Aufstellung.

Unterstützt OrdoGrid bereits E-Reporting?

Nein. OrdoGrid sendet und empfängt strukturierte Rechnungen über Peppol und lässt Sie das ausgetauschte XML herunterladen, übermittelt aber keine Daten an die Steuerverwaltung und hat keine E-Reporting-Funktionen angekündigt.