B2B oder B2C in Belgien: welcher Rechnungskanal für welchen Kunden?

Ob eine Rechnung eine strukturierte Peppol-Rechnung sein muss, hängt davon ab, wer der Kunde ist und in welcher Eigenschaft er kauft, nie vom Betrag; eine belgische Behörde fällt unter gesonderte B2G-Regeln (Business-to-Government).

Dieser Referenzartikel enthält die Zuordnungstabelle pro Kunde, die üblichen Grenzfälle und die Schritte in OrdoGrid. Ihr eigener Status (Kleinunternehmerregelung, Pauschalregelung, Befreiung, ausländisches Unternehmen) und der rechtliche Rahmen stehen im Artikel zur Pflicht 2026.

Der Test: eine Frage pro Kunde und pro Kauf

Seit dem 1. Januar 2026 verlangt Artikel 53 § 2bis des MwSt.-Gesetzbuches eine strukturierte elektronische Rechnung, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

1. Sie sind ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger und rechnen unter Ihrer belgischen MwSt.-Nummer ab, ohne der Pauschalregelung nach Artikel 56 zu unterliegen oder in Konkurs zu sein (für die vom Konkurs betroffene Tätigkeit).
2. Der Umsatz ist nicht nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches befreit (bestimmte medizinische, Bildungs-, Sozial- und Finanzdienstleistungen).
3. Der Kunde ist ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger, der Ihnen für diesen Kauf seine belgische MwSt.-Nummer mitteilen muss, oder eine MwSt.-Einheit.
4. Die Rechnung, Anzahlungsrechnungen eingeschlossen, wird ab dem 1. Januar 2026 ausgestellt.

Bedingung 3 entscheidet über den Kanal, und sie gilt pro Kauf: Ein Selbstständiger, der für sein Unternehmen kauft, ist Geschäftskunde, und Verbraucher, wenn er privat kauft. Es gibt keine Betragsschwelle: Auch eine vereinfachte Rechnung bis 100 € ohne MwSt. ist strukturiert, wenn sie unter die Pflicht fällt (FÖD Finanzen, FAQ zu spezifischen Fragen, Q18). Standardformat ist Peppol BIS (UBL) über das Peppol-Netzwerk (Art. 13ter Königlicher Erlass Nr. 1); ein anderes Format nach der Norm EN 16931 erfordert eine Vereinbarung, und ein PDF kommt dafür nie in Frage.

In Belgien niedergelassen

Einen Sitz oder eine feste Niederlassung in Belgien haben. Seit dem Gesetz vom 10. Februar 2026 beweist eine belgische MwSt.-Nummer das allein nicht: Ein ausländisches Unternehmen kann eine haben, ohne hier niedergelassen zu sein, und fällt dann in beiden Richtungen nicht unter die Pflicht.

Zuordnungstabelle: welcher Kanal für welchen Kunden

„Peppol, wenn registriert“ meint eine freiwillige Nutzung: Außerhalb der Pflicht braucht eine strukturierte Rechnung das Einverständnis des Empfängers, und der FÖD Finanzen wertet die Registrierung bei Peppol als dieses Einverständnis (FAQ B2B, Q9).

Ersatzregel. Kann ein Kunde, der strukturierte Rechnungen empfangen müsste, dies technisch nicht, stellen Sie trotzdem eine gewöhnliche Rechnung auf Papier oder als PDF aus (Art. 53 § 2bis Absatz 6). Sie ist gültig; der Kunde verstößt weiterhin gegen seine eigene Empfangspflicht. Vorgehen: Kunde nicht auf Peppol.

Privatpersonen: Wann müssen Sie überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Die Pflicht zur strukturierten Rechnung gilt nicht für Privatpersonen (spezifische FAQ des FÖD, Q15). Unabhängig davon verlangt das allgemeine MwSt.-Recht eine Rechnung an eine Privatperson nur für die Umsätze, die in Artikel 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1 aufgeführt sind, zum Beispiel:

• neue oder gebrauchte Fahrzeuge, Boote und Luftfahrzeuge;
• neue Gebäude, Bauarbeiten und andere Arbeiten an unbeweglichen Gütern;
• Fahrzeugteile und -reparaturen über 125 € einschließlich MwSt.;
• Umzüge und Mietkauf;
• Anlagegold über 2.500 €.

Eine Anzahlung auf einen solchen Umsatz löst ebenfalls die Rechnungspflicht aus. Für andere Verkäufe an Privatpersonen ist keine MwSt.-Rechnung vorgeschrieben, Sie dürfen aber eine ausstellen. Eine Rechnung an eine Privatperson nennt Name und Anschrift, ohne MwSt.-Nummer. Sie als PDF per E-Mail zu senden setzt das Einverständnis des Kunden voraus; andernfalls übergeben Sie sie auf Papier.

Behörden: B2G-Regeln, nicht B2B

Rechnungen an einen belgischen öffentlichen Auftraggeber folgen dem Königlichen Erlass vom 9. März 2022, geändert 2023. Laut FÖD Finanzen ist die E-Rechnung Pflicht für öffentliche Aufträge, die seit dem 1. März 2024 veröffentlicht wurden, grundsätzlich ab 3.000 € ohne MwSt.; größere Aufträge waren schon früher erfasst. Ein öffentlicher Auftraggeber darf in seinen Auftragsunterlagen strenger sein, und föderale öffentliche Auftraggeber verlangen die E-Rechnung auch unter 3.000 €.

1. Prüfen Sie die Behörde in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen): Bei einem B2G-Kunden ist dort die Eigenschaft „Öffentlicher Auftraggeber“ mit einem Anfangsdatum eingetragen.
2. Entnehmen Sie dem Auftrag oder der Bestellung die anzugebende Referenz. Peppol BIS verlangt zudem auf jeder Rechnung eine Käuferreferenz oder eine Bestellreferenz (Regel PEPPOL-EN16931-R003).
3. Senden Sie über Peppol an die Unternehmensnummer der Behörde. Mercurius, betrieben vom FÖD BOSA, ist die Poststelle des öffentlichen Sektors: Es empfängt über Peppol und leitet die Rechnungen weiter.
4. Ohne Peppol-Software können Rechnungen mit eID im Mercurius-Portal erfasst werden. Der FÖD BOSA hat für Ende 2026 eine neue Mercurius-Plattform angekündigt: Prüfen Sie die Seite des BOSA, bevor Sie sich auf Einzelheiten des Portals verlassen.

Der FÖD Finanzen hat nicht geklärt, ob eine MwSt.-pflichtige öffentliche Einrichtung auch B2B-Empfänger ist; eine Peppol-Rechnung erfüllt beide Regeln. Mehr: Mercurius und B2G-E-Rechnung: Rechnungen an belgische Behörden senden.

Gemischte Unternehmen: eine Regel für Theke, Werkstatt und Büro

Unsere Empfehlungen für Unternehmen mit Privat- und Geschäftskunden:

• Fragen Sie bei der Bestellung: „Ist das für Ihr Unternehmen? Wie lautet Ihre MwSt.-Nummer?“ Halten Sie die Antwort vor der Rechnung in den Kundenstammdaten fest.
• Ordnen Sie nach Kundentyp zu, nicht nach Kundengröße. Bei „Peppol für Großkunden, PDF für den Rest“ werden pflichtige Rechnungen regelwidrig als PDF versandt.
• Fragen Sie nicht nach einer Peppol-ID. Jeder belgische Teilnehmer muss mindestens unter 0208: gefolgt von seiner Unternehmensnummer registriert sein, und der FÖD Finanzen rät davon ab, Kunden nach einer ID zu fragen (FAQ B2B, Q15).
• Die Gutschrift folgt dem Original. Eine Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur), die eine strukturierte Rechnung berichtigt, muss strukturiert sein; eine Gutschrift zu einem PDF an eine Privatperson darf ein PDF bleiben.

Empfangen: Pflicht, auch wenn Sie nur an Privatpersonen verkaufen

Ihre Kunden bestimmen, wie Sie senden, nicht, ob Sie empfangen müssen. Ein Unternehmen, das nur an Privatpersonen verkauft, aber bei belgischen Lieferanten einkauft, muss strukturierte Rechnungen empfangen können (FÖD Finanzen, 7. April 2026). Unter den in Belgien niedergelassenen Unternehmen, die bei belgischen Lieferanten einkaufen, sind nur jene mit ausschließlich nach Artikel 44 befreiten Umsätzen vom Empfang befreit.

In OrdoGrid: die Kundenstammdaten bestimmen den vorgeschlagenen Kanal

Was OrdoGrid tut. Beim Senden sucht es die N° de TVA (MwSt.-Nummer) des Kunden auf Peppol und aktiviert Peppol nur, wenn der Kunde gefunden wird. Der Kundentyp allein steuert nichts, und OrdoGrid prüft nicht, ob ein Kunde in Belgien niedergelassen ist oder privat kauft: Diese Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Jeden Kunden anlegen

1. Öffnen Sie Kunden in der Seitenleiste (Seite Base Clients) und klicken Sie auf Ajouter un client (Kunden hinzufügen), oder bearbeiten Sie einen bestehenden Kunden.
2. Wählen Sie den Type de client (Kundentyp): Particulier (Privatperson) für Verbraucher, Assujetti à la TVA (MwSt.-pflichtig) für Geschäftskunden. Nutzen Sie Assujetti à la TVA auch für jede Organisation: Nur dieser Typ hat ein Feld für den Firmennamen.
3. Geben Sie bei einem Geschäftskunden seine N° de TVA ein. OrdoGrid zeigt die Registerdaten mit ihrer Quelle, Registre belge (BCE) oder VIES (UE); klicken Sie auf Pré-remplir (vorausfüllen), um Name und Anschrift in die Kundenstammdaten zu übernehmen. Eine BE-Nummer mit ausländischer Anschrift erfordert die Prüfung der Niederlassung.
4. Lassen Sie bei einer Vereinigung oder Behörde ohne MwSt.-Nummer die N° de TVA leer: OrdoGrid sendet dann nur ein PDF, denn es hat kein eigenes Feld für die Unternehmensnummer. Mit BE gefolgt von der Unternehmensnummer erreichen Sie die Einrichtung zwar über Peppol, OrdoGrid druckt diese Nummer dann aber als MwSt.-Nummer auf das PDF und sendet sie im Peppol-XML als MwSt.-Nummer des Käufers, obwohl die Einrichtung keine hat. Stimmen Sie das zuerst mit dem Käufer ab oder nutzen Sie bei einem öffentlichen Käufer das Mercurius-Portal.
5. Aktivieren Sie bei einem öffentlichen Käufer, der Bestellnummern vergibt, Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellschein für Rechnungen verlangen). Der Editor fragt dann die N° bon de commande ab, die als Peppol-Käuferreferenz übermittelt wird.

Jede Rechnung senden

1. Erstellen Sie die Rechnung mit Nouvelle facture (neue Rechnung), wählen Sie den Kunden und fügen Sie die Positionen hinzu.
2. Klicken Sie auf Envoyer (senden). Das Sendefenster prüft den Kunden:

3. Klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). OrdoGrid wechselt nie von selbst auf E-Mail, wenn Peppol übersprungen wird: Stellen Sie sicher, dass Email aktiviert ist.
4. Verfolgen Sie Peppol-Sendungen unter Peppol → Outbox. Traité bedeutet im Netzwerk zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt.

Vollständige Anleitung: erste Peppol-Rechnung.

Thekenverkäufe und Empfang

Reçus (Belege) erfassen bereits erhaltene Zahlungen; sie sind keine Rechnungen und gehen nie über Peppol. Braucht ein Geschäftskunde eine Rechnung, nutzen Sie Facturer (abrechnen) am Beleg und senden die Rechnung wie oben. Belege von Kunden ohne MwSt.-Nummer lassen sich zu einer Rechnung zusammenfassen; Belege MwSt.-pflichtiger Kunden brauchen je eine eigene, worauf OrdoGrid mit Reçus avec n° de TVA hinweist.

Für den Empfang klicken Sie im Banner Mode : Envoi seul (Modus: nur senden) auf der Seite Peppol auf Activer la réception (Empfang aktivieren); auf der Seite Réception Peppol, die sich dann öffnet, klicken Sie erneut auf Activer la réception: OrdoGrid registriert Sie unter 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer. Empfängt bereits ein anderer Anbieter für Sie, wählen Sie Continuer en envoi seul (nur senden). Lieferantenrechnungen kommen unter Peppol → Inbox an.

Rechenbeispiel: Garage Mertens SRL, Woche vom 28. September 2026

Die Garage Mertens SRL repariert Autos in Wavre unter der MwSt.-Normalregelung zu 21 % und sendet und empfängt ihre Rechnungen über OrdoGrid.

• Frau Lambert: Die Reparatur ihrer Bremsen kostet mehr als 125 € einschließlich MwSt., also ist eine Rechnung vorgeschrieben (Art. 1 KE Nr. 1), aber keine strukturierte. Kundentyp Particulier; das Fenster zeigt Pas de numéro de TVA client; sie hat Rechnungen per E-Mail zugestimmt.
• Bureau Verlinden SRL wird auf Peppol gefunden. Die Garage deaktiviert Email, und die Outbox zeigt später Traité.
• Tom Lejeune nutzt die Kleinunternehmerregelung, kauft aber für seinen betrieblichen Lieferwagen: Er fällt unter die Pflicht. Das Fenster zeigt Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol, und lookup.peppol.org findet nichts unter 0208: gefolgt von seiner Unternehmensnummer. Die Garage wendet die Ersatzregel an (PDF per E-Mail, mit seinem Einverständnis), bewahrt einen datierten Screenshot der Suche auf und weist ihn darauf hin, dass er empfangen können muss. Spätere Rechnungen gehen über Peppol, sobald er registriert ist; F-2026-0313 wird nicht erneut gesendet.
• Die Gemeinde Mont-Saint-Rémy hat einen 2025 veröffentlichten Wartungsauftrag für ihren Fuhrpark über 3.000 € ohne MwSt. vergeben: Die B2G-E-Rechnung gilt. Die Gemeinde ist MwSt.-pflichtig; ihre Kundenstammdaten enthalten ihre MwSt.-Nummer (BE gefolgt von ihrer Unternehmensnummer) und verlangen eine Bestellung; die Garage trägt BC-2026-0318 unter N° bon de commande ein, und die Rechnung erreicht die Gemeinde über Peppol und Mercurius.
• Patro Saint-Joseph ASBL hat keine MwSt.-Nummer: Als juristischer Person steht ihr eine Rechnung zu, aber keine strukturierte. Angelegt als Assujetti à la TVA mit leerer N° de TVA, erhält sie ein PDF.
• Autoparts Wallonie SA muss strukturiert senden. Ihre Rechnung landet unter Peppol → Inbox, wo die Garage sie vor der Zahlung mit dem Lieferschein abgleicht.

Kontrolle: Die Verkäufe betragen 12.800,00 € ohne MwSt. plus 2.688,00 € MwSt. (genau 21 %), zusammen 15.488,00 €. Zwei Rechnungen im Wert von 13.068,00 € gingen über Peppol, drei im Wert von 2.420,00 € als PDF, jede am Tag der Reparatur ausgestellt, deutlich vor dem 15. des Folgemonats (Art. 4 KE Nr. 1).

Grenzfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Was das Gesetz verlangt. Bewahren Sie ausgestellte Rechnungen und Gutschriften, unabhängig vom Kanal, sieben Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), mit gewährleisteter Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit.

Was wir empfehlen. Bewahren Sie die Grundlage jeder Kanalentscheidung auf: die MwSt.- oder Unternehmensnummer des Kunden mit dem angezeigten Register und dem Prüfdatum; die schriftliche Erklärung des Kunden, wenn seine Eigenschaft oder Niederlassung unklar ist; das Ergebnis der Peppol-Suche und die Nachricht, die Sie dem Kunden mit jeder Ersatzrechnung geschickt haben; den Auftrag oder die Bestellung jedes öffentlichen Käufers; und das Einverständnis jeder Privatperson mit Rechnungen per E-Mail.

Was OrdoGrid tut. Es archiviert das genaue XML und PDF jeder Peppol-Sendung, herunterladbar unter Peppol → Outbox, und zeigt den E-Mail- und Peppol-Verlauf jeder Rechnung unter Envoi et Paiement. Es ist kein gesetzliches Archiv und garantiert keine Aufbewahrungsdauer: Legen Sie diese Dokumente in Ihrem eigenen Archiv ab.

Häufige Fragen

Ist Peppol für Rechnungen an Privatpersonen in Belgien Pflicht?

Nein. Die Pflicht zur strukturierten Rechnung gilt für Umsätze, die nicht nach Artikel 44 befreit sind, zwischen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen. Eine Rechnung an eine Privatperson geht als PDF, mit ihrem Einverständnis, oder auf Papier.

Muss ich einem Privatkunden überhaupt eine Rechnung geben?

Nur für die in Artikel 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1 aufgeführten Umsätze, etwa Fahrzeugverkäufe, Bauarbeiten und Fahrzeugreparaturen über 125 € einschließlich MwSt. Andernfalls ist keine MwSt.-Rechnung vorgeschrieben, Sie dürfen aber eine ausstellen.

Mein Kunde ist Selbstständiger. Ist das B2B oder B2C?

Das hängt vom Kauf ab. Kauft er mit belgischer MwSt.-Nummer für sein Unternehmen, ist es B2B und eine strukturierte Rechnung nötig, auch unter der Kleinunternehmerregelung. Kauft er privat, ist er Verbraucher.

Ist eine VoG ein Geschäftskunde?

Nur wenn sie MwSt.-pflichtig ist und für ihre steuerpflichtige Tätigkeit kauft. Einer Vereinigung ohne MwSt.-Nummer steht als juristischer Person eine Rechnung zu, aber keine strukturierte, es sei denn, sie ist bei Peppol registriert und Sie entscheiden sich, dorthin zu senden.

Wie stelle ich einer Gemeinde oder einer anderen Behörde eine Rechnung?

Nach den B2G-Regeln: Die E-Rechnung ist Pflicht für Aufträge, die seit dem 1. März 2024 veröffentlicht wurden, grundsätzlich ab 3.000 € ohne MwSt., und föderale Behörden verlangen sie auch darunter. Senden Sie über Peppol an die Unternehmensnummer der Behörde und geben Sie ihre Bestellreferenz an.

Mein Kunde hat mir seine MwSt.-Nummer erst gegeben, nachdem ich ihn als Privatperson abgerechnet hatte. Was nun?

Wir empfehlen eine vollständige Gutschrift zur ersten Rechnung, versandt wie das Original. Stellen Sie dann den Type de client auf Assujetti à la TVA um, geben Sie die N° de TVA ein und stellen Sie eine neue Rechnung über Peppol aus. Stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrem Buchhalter ab.

Darf ich dieselbe Rechnung über Peppol und per E-Mail senden?

Es ist nicht verboten, und in OrdoGrid können Sie beides aktivieren. Die Peppol-Rechnung ist die rechtsgültige Rechnung; die belgischen Peppol-Anbieter empfehlen, doppelten Versand zu vermeiden, wenn der Kunde über Peppol empfängt, also senden Sie eine E-Mail-Kopie nur auf Wunsch.

Ich verkaufe nur an Privatpersonen. Brauche ich Peppol?

Nicht zum Senden, aber Sie müssen strukturierte Rechnungen Ihrer belgischen Lieferanten empfangen können, es sei denn, Sie tätigen ausschließlich nach Artikel 44 befreite Umsätze.