Checklist de préparation e-facturation belge 2026
Checklist opérationnelle pour démarrer l'e-facturation structurée B2B belge : identité Peppol, émission, réception, validation et archivage.
Mis à jour
- Belgique
Préparation, pas périmètre
Ceci est une checklist de mise en production pour les équipes qui savent déjà qu'elles entrent dans l'obligation belge d'e-facturation B2B. Elle ne redéfinit pas qui est concerné. Utilisez-la avant le bascule, puis chaque trimestre.
Chaque ligne est binaire : faite avec preuve, ou ouverte avec un responsable.
1. Identité et joignabilité
| Contrôle | Fait quand | Preuve |
|---|---|---|
| Entité et n° TVA confirmés | Données alignées sur les registres officiels | Fiche société |
| Participant Peppol enregistré | Identifiant publié via votre point d'accès | Confirmation d'enregistrement |
| Trouvable dans l'annuaire | Les acheteurs vous trouvent via TVA / BCE | Recherche participant réussie |
| Identifiant partagé en entrée | Fournisseurs récurrents ont votre ID | Avis envoyé aux contacts AP |
- Identifiant participant Peppol
L'adresse réseau (schéma + identifiant) utilisée par les points d'accès pour vous router les documents.
2. Capacité d'émission
| Contrôle | Fait quand |
|---|---|
| Clients B2B dans le périmètre balisés | La facturation filtre qui exige Peppol |
| Création de facture structurée live | EN 16931 / Peppol BIS depuis les données de prod |
| Validation avant envoi active | Les règles bloquent les envois incorrects (EN 16931 et UBL) |
| Statuts de livraison suivis | Envoyé / livré / échoué visibles pour la finance |
| Notes de crédit sur le même canal | Les corrections ne restent pas en PDF seul |
| Pas de repli PDF silencieux | Le PDF est copie d'accompagnement pour le B2B mandaté (PDF versus structuré) |
Pilote : envoyer au moins trois factures réelles à des clients Peppol volontaires et résoudre chaque échec avant le déploiement général.
3. Capacité de réception
| Contrôle | Fait quand |
|---|---|
| Boîte entrante active | Les documents arrivent dans une boîte de réception Peppol |
| Routage AP défini | Qui comptabilise, qui refuse, qui escalade |
| Réception test réussie | Au moins une facture fournisseur saisie sans resaisie |
| Cas franchise / exonération gérés | Achats prêts même si l'émission diffère (réception franchise) |
4. Validation et exceptions
- Nommer un propriétaire des validations en échec (IT vs finance).
- Garder un playbook court : corriger les données, renvoyer, ou émettre une note de crédit structurée.
- Journaliser les exceptions de canal pendant 90 jours après le go-live.
- Répéter un parcours « client hors Peppol » pour qu'il ne devienne pas le défaut du B2B dans le périmètre.
5. Archivage et piste d'audit
| Contrôle | Fait quand |
|---|---|
| Original structuré conservé | UBL/XML gardé pour la durée légale |
| PDF stocké comme copie seule | Généré depuis les mêmes données, jamais une seconde vérité |
| Preuves de livraison retenues | Statuts et rapports de validation exportables |
| Accès comptable | L'expert peut récupérer les originaux sans fouiller les boîtes mail |
Jour J
- Identifiant Peppol live et trouvable
- Premier envoi de production réussi
- Première réception de production comptabilisée
- Ventes/AP briefés sur B2B vs hors périmètre (B2B vs B2C)
- Repli PDF seul désactivé pour les flux mandatés
- Responsable nommé pour la revue hebdomadaire des exceptions