Btw-regime in België: wat de factuur moet zeggen
Btw-regime en facturatie in België: normaal, verlegging / medecontractant, vrijstelling, franchise en intracommunautaire levering. Wat de factuur moet tonen zodat de koper zonder giswerk boekt.
Bijgewerkt
- België
Uw btw-regime is geen weergave-optie. Het bepaalt of u btw aanrekent, wie ze boekt, en welke tekst op de factuur moet staan. Fout = problemen bij de boekhouding van de koper (en Peppol-validatie), ook als de PDF « er goed uitziet ».
Deze pagina is een praktische gids vóór verzending voor Belgische B2B-facturen. Geen fiscaal advies. Randgevallen (gemengde werken, plaats van levering, franchise) bespreekt u met uw accountant of de FOD Financiën.
Checklist voor alle regimes: verplichte vermeldingen. Bouw: medecontractant-verlegging.
Kies het regime vóór u factureert
Het regime volgt de feiten van de levering, niet het mooiste sjabloon. Een tool die een belastingcategorieletter vraagt (S, AE, E, K) moet hetzelfde verhaal vertellen als de leesbare tekst.
| Uw situatie | Regime | Wat de factuur moet tonen |
|---|---|---|
| Binnenlandse verkoop aan 21 %, 12 % of 6 % | Normaal | Btw aangerekend en uitgesplitst per tarief: grondslag, tarief en btw-bedrag per tarief |
| Afnemer moet verleggen (typisch: medecontractant / co-contractant in de bouw) | Verlegging | Geen btw aangerekend; duidelijke verleggings- / medecontractant-tekst; Belgisch btw-nummer van de klant |
| Levering is vrijgesteld, of u factureert onder de kleineondernemersfranchise | Vrijgesteld / franchise | Geen btw aangerekend; korte toelichting waarom. Geen verleggingstekst |
| B2B-goederen naar een ander EU-land, koper met geldig EU-btw-nummer | Intracommunautair | Geen Belgische btw (als voorwaarden ok); EU-btw-nummer van de koper; vermelding van IC-levering |
Diensten en plaats-van-levering volgen andere regels. Niet elke grensoverschrijdende factuur is een IC-goederenlevering. Franchise is geen verlegging: hergebruik nooit medecontractant-tekst op een franchisefactuur.
- Btw-regime (op de factuur)
De fiscale behandeling die het document expliciet moet maken: btw per tarief, verlegging, vrijstelling / franchise, of IC-goederen. Het regime stuurt bedragen en vermelding, niet alleen een bannerkleur.
Houd het verhaal consistent
Vóór verzending (PDF of Peppol):
- Elke regel past bij de commerciële realiteit (gemengde regimes = aparte regels).
- Grondslagen en btw-bedragen tellen op tot de documenttotalen.
- Het btw-nummer van de koper staat erbij bij verlegging of IC.
- De leesbare vermelding en de fiscale markering in uw software zeggen hetzelfde.
| Fout | Wat stukgaat |
|---|---|
| PDF zegt « medecontractant », regels rekenen nog 21 % | Koper boekt btw die u nooit aanrekende |
| IC zonder EU-btw-nummer koper | Verkeerde behandeling en aangifterisico |
| Vrijgestelde levering voorgesteld als IC | Verkeerde listings en aftreklogica |
| Franchisetekst met verleggingsmarkering | Klant verlegt btw die zo niet verschuldigd is |
- Medecontractant
Belgische verleggingsregel (vooral bouw) waarbij de afnemer btw boekt. De factuur moet dit vermelden en mag op die regels geen btw aanrekenen.
Als u vrijgesteld of in franchise verkoopt
U moet mogelijk nog gestructureerde facturen ontvangen van btw-plichtige leveranciers. Zie btw-vrijstelling en Peppol ontvangen.
Werkvoorbeeld: Atelier Noord
Atelier Noord BV factureert dezelfde week drie klanten:
- Belgische SRL voor een kast: normaal regime, 21% gesplitst, btw-nummer verkoper.
- Belgische aannemer, medecontractant-werf: verlegging, 0 EUR btw aangerekend, medecontractant-tekst, btw-nummer klant.
- Goederen naar een Franse SRL met geldig EU-btw-nummer: IC, geen Belgische btw, EU-nummer koper, IC-vermelding.
Drie documenten, drie verhalen. Tekst van (2) op (3) zet de listings fout. Lijnen 21% van (1) op (2) laten de koper spook-btw boeken.
FAQ
Wat is een btw-regime op een Belgische factuur?
De fiscale behandeling die het document moet tonen: normaal (btw per tarief), verlegging / medecontractant, vrijstelling of franchise, of IC-goederen. Elk regime heeft eigen bedragen en tekst.
Is de vrijstellingsregeling hetzelfde als verlegging?
Nee. Franchise legt uit waarom u geen btw aanrekent. Verlegging zegt dat de afnemer ze boekt. De teksten zijn niet inwisselbaar.
Wat moet op een factuur met medecontractant?
Geen btw aangerekend op die regels, duidelijke verleggingstekst, en het Belgische btw-nummer van de klant. Detail: pagina medecontractant bouw.
Is elke factuur naar de EU een IC-levering?
Nee. Diensten en plaats-van-levering volgen andere regels. IC-goederen vragen onder meer een geldig EU-btw-nummer van de koper en de inhoudelijke voorwaarden.
Mogen PDF en Peppol een ander regime vertellen?
Nee. Categorieletter, grondslagen en leesbare tekst moeten overeenkomen. Een PDF « 21% » met markering AE faalt bij de koper.
Wat betekenen de letters AE of K in de software?
Gebruikelijke EN 16931-mapping: S normaal, AE verlegging, E vrijgesteld, K IC-goederen. Kies de letter van het echte regime, niet die van het standaardsjabloon.
Moet iemand in franchise nog Peppol-facturen ontvangen?
Vaak wel, van btw-plichtige leveranciers. Uitgaande plicht kan verschillen. Zie btw-vrijstelling en Peppol ontvangen.
Mag ik 21% en verlegging op één factuur mixen?
Ja als de feiten dat rechtvaardigen, met gescheiden lijnen en teksten die elkaar niet tegenspreken. Tel btw-totalen niet met de hand door elkaar.