Verplichte vermeldingen op een factuur in België
Factuurvereisten en verplichte vermeldingen factuur in België: partijen, btw-nummers, datums, lijnen, btw-splitsing, totalen, doorlopend factuurnummer, plus een gelabelde factuuranatomie.
Bijgewerkt
- België
Verplichte vermeldingen op een Belgische factuur zijn de factuurvereisten die het document tot btw-bewijs maken, niet tot een mooi betalingsverzoek. Ontbrekende velden kunnen de aftrek bij de koper blokkeren en vragen van de FOD Financiën uitlokken. Peppol verandert hoe data reizen; het verkleint niet wat u moet documenteren.
Gebruik deze checklist of u een PDF, Peppol, of beide stuurt. Documentrollen: factuur, creditnota en offerte. Nummering: factuurnummer in België.
Factuuranatomie (gelabeld)
Lees een factuur als zones. Elke zone heeft een job. Als een zone leeg of tegenstrijdig is, faalt de factuur als bewijs, ook als de layout “professioneel” oogt.
| Zone | Label | Wat erin moet |
|---|---|---|
| A | Kop / documenttype | Het woord factuur (of creditnota), plus het factuurnummer |
| B | Leverancier | Juridische naam, volledig adres, btw-nummer indien plichtig, meestal ondernemingsnummer |
| C | Afnemer | Naam en adres (B2B); btw-nummer van de klant wanneer de behandeling ervan afhangt |
| D | Datums | Uitgiftedatum; leverings- of belastingtijdstip indien anders; gebruikelijke vervaldag |
| E | Prestatielijnen | Aard, hoeveelheid/eenheid, netto eenheidsprijs |
| F | Btw-blok | Maatstaf, tarief en btw-bedrag per tarief (21 / 12 / 6 / 0 / vrijgesteld) |
| G | Totalen | Netto, btw, te betalen; EUR voor de meeste binnenlandse deals |
| H | Regimezin | Korte wettelijke tekst bij verlegging, vrijstelling, IC, franchise |
| I | Betaling (praktijk) | IBAN/BIC en gestructureerde mededeling (OGM) |
- Verplichte vermeldingen (factuurvereisten)
De informatie die een Belgische btw-factuur moet tonen zodat het document fiscale bewijs, aftrek en controle ondersteunt. Layout is vrij; de inhoud van de zones is dat niet.
Zone I is gebruikelijke B2B-praktijk, geen vervanging van A tot H. Een perfecte OGM redt een ontbrekend btw-nummer niet.
Checklist verplichte vermeldingen
Controleer vóór elke verzending:
| # | Vermelding | Wat « goed » is |
|---|---|---|
| 1 | Identiteit leverancier | Juridische naam en volledig adres (KBO-naam voor vennootschappen) |
| 2 | Identiteit klant | Naam en adres bij B2B (en wanneer de btw-behandeling van de koper afhangt) |
| 3 | Btw-nummer leverancier | Belgisch BE0xxx.xxx.xxx als u btw-plichtig bent |
| 4 | Btw-nummer klant | Wanneer vereist (IC, verlegging / medecontractant, bepaalde werken) |
| 5 | Omschrijving | Duidelijke lijnen: aard, aantal/eenheid, netto eenheidsprijzen |
| 6 | Factuurdatum | Uitgiftedatum |
| 7 | Leverings- / belastingtijdstip | Indien anders dan de uitgiftedatum; stuurt de btw-periode |
| 8 | Vervaldatum | Gebruikelijke B2B-praktijk |
| 9 | Maatstaf, btw, te betalen totaal | Eenduidig; EUR voor de meeste binnenlandse deals |
| 10 | Btw per tarief | Basis + btw per tarief, plus korte wettelijke tekst bij bijzonder regime |
| 11 | Doorlopend factuurnummer | Uniek, sequentieel, geen onverklaarde gaten |
Creditnota’s vragen dezelfde datakwaliteit plus een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Bijzondere regimes veranderen de tekst en of u btw aanrekent. Zie btw-regimes en, voor de bouw, medecontractant-verlegging.
Nummering en correcties
Eenmaal een nummer uitgegeven (zeker na Peppol-levering), behandel het als bevroren. Corrigeer met een creditnota in een eigen reeks, niet met stille edits of hernummering.
Vaak nuttig (geen vervanging van de kern)
- Bestel- of contractreferentie voor matching (PO-nummer)
- IBAN, BIC, OGM
- Rechtsvorm en ondernemingsnummer als die nog niet in zone B staan
- Rechtvaardiging bij verlaagd tarief indien van toepassing
Werkvoorbeeld: Atelier Noord
Atelier Noord BV factureert een Belgische SRL voor schrijnwerk, 21% btw.
- Zone A:
Factuur 2026/0042 - Zone B: Atelier Noord BV, adres,
BE0123.456.789 - Zone C: klantnaam, adres, klant-btw (nuttig; verplicht wanneer het regime het eist)
- Zone E: « Binnenraam eik, 2 st, 500,00 EUR netto »
- Zone F: grondslag 1.000,00 / 21% / 210,00
- Zone G: te betalen 1.210,00 EUR
- Zone I: IBAN plus OGM
Zelfde job, medecontractant-bouw: zone F toont geen 21% aangerekend; zone H draagt de verleggingstekst; zone C moet het Belgische btw-nummer van de afnemer tonen.
Snelle check vóór verzending
- Zones A tot H compleet op de leesbare factuur
- Partijen, btw-nummers, datums, lijnen en totalen gelijk tussen PDF en gestructureerde verzending (als beide)
- Basis en btw per tarief = documenttotalen
- Volgend nummer in de doorlopende reeks; creditnota gekoppeld bij correctie
- Regimeformulering past bij hoe btw wel of niet wordt aangerekend
- Toolvalidatie schoon vóór submit
FAQ
Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur in België?
Partijen, btw-nummers waar vereist, duidelijke lijnen, datums, maatstaf en btw per tarief, totalen, en een doorlopend factuurnummer. Bijzondere regimes vragen extra tekst.
Wat zijn de factuurvereisten voor B2B?
Dezelfde kernzones plus, wanneer de behandeling ervan afhangt, het btw-nummer van de klant. Een leesbare layout zonder die data voldoet niet.
Moet de vervaldatum wettelijk op elke factuur?
Uitgiftedatum en, indien anders, het belastingtijdstip horen bij het btw-bewijs. Een vervaldag is gebruikelijke B2B-praktijk en matching, niet de vervanging van die datums.
Vervangt Peppol wettelijke vermeldingen?
Nee. Peppol vervoert de data. Ontbrekende velden blijven ontbrekende velden, in XML net zo zichtbaar als op PDF.
Wat als de PDF en de Peppol-XML verschillen?
Het gestructureerde origineel is de e-factuur. Houd zones gelijk. Genereer de PDF uit dezelfde data.
Welke extra zin bij verlegging of vrijstelling?
Een korte wettelijke formulering die bij het regime past, plus geen btw aangerekend op die lijnen. Recycle nooit medecontractant-tekst op een franchisefactuur.
Moet OGM bij de verplichte vermeldingen?
Nee. OGM helpt betalingen matchen. Het factuurnummer blijft de wettelijke identifier.
Gelden dezelfde vermeldingen voor een creditnota?
Ja voor partijen, belasting en totalen, plus een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.