Factuurnummer en nummering van facturen in België
Hoe een Belgisch factuurnummer werkt: doorlopende nummering van facturen, aparte creditnota-reeks, geen gaten zonder uitleg, en waarom u na Peppol-levering nooit hernummert.
Bijgewerkt
- België
Een factuurnummer in België is de unieke, doorlopende identifier van het btw-document. Nummering van facturen betekent: binnen een vastgelegde reeks volgt elk nieuw nummer op het vorige, zonder onverklaarde sprongen of hergebruik. Het nummer identificeert het document voor de koper, uw grootboek en de FOD Financiën. Op Peppol reist hetzelfde ID gestructureerd mee.
Documentrollen: factuur, creditnota en offerte. Veldvolledigheid: verplichte vermeldingen.
Wat een factuurnummer wel en niet is
| Het factuurnummer | Niet het factuurnummer |
|---|---|
| Wettelijke document-ID in de reeks | Offertenummer (O-2026-0042) |
| Uniek binnen de serie van de uitgevende entiteit | OGM / gestructureerde mededeling |
| Bevroren na uitgifte (zeker na Peppol-levering) | PO- of contractreferentie van de koper |
| Zichtbaar op factuur én in de UBL | Bestandsnaam van een PDF |
Prefixen zoals 2026/0042 of F2026-0042 mogen als de reeks doorlopend blijft. Offertes consumeren nooit factuurnummers: offerte naar factuur.
- Doorlopende nummering
Gatvrije reeks unieke document-ID’s binnen een serie, zodat elke uitgegeven factuur of creditnota traceerbaar is zonder onverklaarde sprongen of duplicaten.
Doorlopende factuurreeksen
Eén duidelijk schema per uitgevende entiteit (en per serie bij meerdere gerechtvaardigde boeken). Binnen een serie:
| Regel | Goede praktijk | Slechte praktijk |
|---|---|---|
| Uniciteit | Eén nummer, één document | Geannuleerd nummer hergebruiken |
| Continuïteit | Volgend = vorig + 1 | Overslaan « om netjes te lijken » |
| Chronologie | Uitgifte volgt de reeks | Antedateren in een oud gat |
| Entiteitscope | Aparte tellers per KBO-vennootschap | Gedeelde teller over dochters |
Annuleert u een concept vóór legale uitgifte: ken het nummer pas toe bij uitgifte, of documenteer de annulatie zoals uw accountant aanvaardt.
Creditnota’s: eigen reeks
Creditnota’s hebben hun eigen doorlopende reeks nodig (bijvoorbeeld CN-2026-0017). Ze nemen het volgende factuurnummer niet.
| Document | Nummering | Moet refereren |
|---|---|---|
| Factuur | Factuurreeks | Levering / commercieel spoor waar nodig |
| Creditnota | Creditnota-reeks | Oorspronkelijk factuurnummer (en datum waar vereist) |
| Offerte | Offerte-reeks | Nooit Peppol; nooit factuurteller |
Op Peppol: gestructureerde creditnota met facturatiereferentie. Gedeeltelijke credits krijgen nog steeds een nieuw creditnotanummer.
Peppol: nummer bevroren na levering
Zodra een gestructureerde factuur op Peppol is afgeleverd, zijn nummer, partijen, lijnen en totalen bevroren.
| Verleiding | Waarom het breekt | Juiste zet |
|---|---|---|
| Typfout fixen en hetzelfde ID opnieuw sturen | Twee versies van één nummer | Creditnota, daarna nieuwe factuur indien nodig |
| Wissen en heruitgeven met nieuw nummer | Koper houdt nog het eerste Peppol-document | Eerste crediteren; vervanging uitgeven |
| Eindejaars hernummeren | Reekshistoriek vernietigd | Uitgegeven nummers laten; proces verbeteren |
Netwerkafwijzing vóór succesvolle aflevering verschilt van correctie erna. Geen geleverde factuur: herstel het ontwerp. Koper heeft ontvangen: creditnota (afgewezen Peppol-factuur).
Wat auditors doet struikelen
- Onverklaarde gaten zonder annulatiedocumentatie
- Dubbele nummers over PDF en Peppol of over entiteiten
- Factuurnummers op offertes, of creditnota’s in de factuurteller
- Peppol versus PDF-mismatch na edit van één kanaal
- Ontbrekende creditnota-link naar de oorspronkelijke factuur
- Gedeelde nummering over meerdere KBO-entiteiten
Bewaar uitgiftelogboeken, Peppol-afleverbewijzen en creditnota-referenties. Onder de Belgische e-facturatieverplichting steunt men op de gestructureerde trail.
Werkvoorbeeld: Atelier Noord
Atelier Noord BV sluit 2025 af op 2025/1188. De eerste factuur van 2026 is 2026/0001 of 2026/1189, zolang de gekozen serie intern consistent is en geen gat verbergt. Offerte O-2026-0042 blijft buiten die teller. Creditnota CN-2026-0003 crediteert 2026/0040 en hergebruikt 2026/0040 niet.
Een holding met twee KBO-nummers houdt twee tellers. Eén gedeelde F-0042 over beide vennootschappen is een auditprobleem, geen vereenvoudiging.
FAQ
Wat is een factuurnummer in België?
De unieke, doorlopende identifier van de uitgegeven factuur binnen een vastgelegde reeks. Het is verplicht als vermelding en blijft na uitgifte bevroren.
Hoe werkt de nummering van facturen?
Binnen de serie volgt elk nieuw nummer op het vorige. Geen hergebruik, geen stille sprongen, geen gedeelde teller over verschillende KBO-entiteiten.
Mag ik gaten in de reeks hebben?
Onverklaarde gaten zijn een auditrisico. Documenteer annulaties van concepten. Sla geen nummers over « voor het uitzicht ».
Krijgt een creditnota het volgende factuurnummer?
Nee. Creditnota’s horen in een eigen doorlopende reeks en verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer.
Mag een offerte een factuurnummer dragen?
Nee. Offertes hebben een aparte code. Een offerte omzetten is een nieuwe factuur met het volgende factuurnummer, geen herlabeling.
Mag ik hernummeren na een Peppol-verzending?
Nee als de factuur is geleverd. Corrigeer met een creditnota en, indien nodig, een nieuwe factuur met een nieuw nummer.
Is de OGM hetzelfde als het factuurnummer?
Nee. OGM is de betalingsreferentie. Het factuurnummer blijft de wettelijke document-ID.
Eén nummering voor de hele groep?
Nee. Elke juridische entiteit houdt haar eigen reeks. Centrale finance mag de tools delen, niet de teller.