Factuurnummering in België: regels, reeksen en creditnota's

Elke Belgische btw-factuur moet een nummer dragen dat in zijn reeks op het vorige volgt en die factuur identificeert, en alleen die factuur. De wet laat u één of meer reeksen kiezen: een aparte reeks voor creditnota's of een teller die elk jaar opnieuw begint, is dus uw keuze. Wat nooit mag: hetzelfde nummer aan twee documenten geven, of een nummer wijzigen zodra uw klant de factuur heeft.

Dit is de referentiepagina over nummering in het OrdoGrid-kenniscentrum. Ze behandelt wat de wet eist, welke keuzes ze u laat, hoe OrdoGrid nummers toekent, en hoe u omgaat met de jaarwissel, verwijderde concepten, correcties en een overstap vanuit een ander programma. Voor de andere verplichte vermeldingen, zie Verplichte vermeldingen op een factuur in België.

Wat de wet eist, en wat ze aan u overlaat

Artikel 5, §1, 1° van het koninklijk besluit nr. 1 (het btw-facturatiebesluit) eist de uitreikingsdatum en ‘een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen’ dat de factuur eenduidig identificeert en waaronder ze in het boek voor uitgaande facturen wordt ingeschreven. Een vereenvoudigde factuur vraagt hetzelfde soort nummer (art. 13). Creditnota's en andere verbeterende stukken worden in hetzelfde boek ingeschreven als de facturen die ze verbeteren (art. 14, §2, 2°) en moeten naar de verbeterde factuur verwijzen (art. 12).

Sinds 1 januari 2025 zijn btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen alleen vrijgesteld van het bijhouden van de factuurboeken als ze de facturen en stukken die ze ontvangen, uitreiken of opmaken klasseren volgens een ononderbroken reeks klasseringsnummers en het register van art. 14, §5 bijhouden (art. 14, §4). Die ononderbroken klasseringsreeks is een voorwaarde voor de vrijstelling; ze komt bovenop het eigen opeenvolgende nummer van elke factuur. OrdoGrid houdt noch die klasseringsreeks noch het register bij: spreek met uw accountant af hoe u deze stukken klasseert.

Boek voor uitgaande facturen

Het register (facturier de sortie in het Frans) waarin een btw-plichtige elke factuur en creditnota die hij uitreikt onder haar nummer inschrijft. Uw accountant houdt het vaak bij als verkoopdagboek.

Uw reeksen kiezen

Creditnota's: zelfde reeks of een aparte?

Beide mogen. Het KB nr. 1 eist geen aparte creditnotareeks; het eist wel een verwijzing naar de verbeterde factuur. Wij raden een eigen reeks aan, bijvoorbeeld NC-2026-0009: de factuurteller blijft makkelijk te controleren en creditnota's zijn snel terug te vinden. Het is ook de enige opzet die OrdoGrid ondersteunt, omdat elk documenttype een eigen teller heeft.

Ook een gedeeltelijke creditnota krijgt een eigen creditnotanummer. Hergebruik het factuurnummer niet met een achtervoegsel zoals ‘-bis’.

Was de oorspronkelijke factuur een gestructureerde e-factuur, dan moet de creditnota in hetzelfde formaat worden uitgereikt, in de praktijk dus via Peppol (art. 53, §2bis Btw-Wetboek). OrdoGrid verstuurt ze als UBL-creditnota waarvan de factuurverwijzing (BT-25) het oorspronkelijke factuurnummer bevat. Peppol controleert niet of een document een eerder document dupliceert (FAQ FOD Financiën, V4): een hergebruikt of herhaald nummer opsporen is uw taak en die van de software van uw klant. Meer in een Peppol-factuur corrigeren met een gestructureerde creditnota.

Hoe OrdoGrid documenten nummert

Documenttypes en de meeste labels in de editor en de instellingen zijn in elke interfacetaal in het Frans.

Variabelen: {YYYY} jaar, {YY} jaar in twee cijfers, {MM} maand, {####} teller (het aantal # bepaalt het aantal cijfers). Voorsteloffertes (Devis proposition) volgen het patroon {YYYY}-{CLIENT_SLUG}-{###} als de klant een Slug devis (offerteslug) heeft. Offertes, ontvangstbewijzen en betaalverzoeken nemen nooit een factuurnummer.

Jaar en maand komen uit het veld Date (datum) op het moment dat OrdoGrid het nummer voorstelt (de datum van vandaag wanneer u de editor opent): een formaat met {YYYY} begint elk jaar opnieuw bij 0001, een formaat met {MM} elke maand. Wijzigt u daarna de Date naar een ander jaar of een andere maand, dan wordt N° niet opnieuw berekend: controleer en corrigeer het voordat u voor het eerst opslaat.

• Voorgesteld: wanneer u Nouvelle facture (nieuwe factuur) opent, stelt OrdoGrid het hoogste bestaande nummer in hetzelfde patroon plus één voor (intussen verschijnt Génération du numéro...). U kunt het overschrijven in N°.
• Vastgelegd: het nummer wordt vastgelegd zodra u het document voor het eerst opslaat, ook als Brouillon (concept). Verbeter een opgeslagen concept; maak geen nieuwe factuur aan om een ander nummer te krijgen.
• Uniek: een nummer kan per onderneming maar één keer voorkomen, over facturen, creditnota's, ontvangstbewijzen en betaalverzoeken heen. Een nummer opslaan dat al bestaat, mislukt.
• Geen gegarandeerd doorlopende nummering: typt u F-2026-0150 na F-2026-0142, dan wordt het volgende voorstel F-2026-0151; de overgeslagen nummers blijven ontbreken.
• Een concept verwijderen met Supprimer (verwijderen) geeft het nummer vrij. Dat kan alleen voor concepten zonder betaling, Peppol-verzending, gekoppelde documenten, betaallink of API-external_id. Was het het hoogste nummer, dan hergebruikt het volgende document het; anders laat de verwijdering een gat achter.
• Vergrendeld: u kunt het nummer niet wijzigen zolang het document bijlagen heeft. Zodra een betaling is geboekt of een Peppol-verzending is voorbereid, is het nummer samen met de financiële inhoud vergrendeld. Opgeslagen creditnota's ook.

Een nummerformaat wijzigen

1. Open Profil entreprise (bedrijfsprofiel), tabblad Profil, sectie Paramètres de facturation (factuurinstellingen). Eigenaars en beheerders kunnen dit wijzigen; lezers niet.
2. Klik onder Formats de numérotation (nummerformaten) op Modifier (wijzigen) om de velden te ontgrendelen.
3. Pas Format factures, Format notes de crédit, Format devis of Format reçus aan, of vink Année (jaar) of Mois (maand) aan onder Options d'affichage (weergaveopties). Aperçu (voorbeeld) toont het eerste nummer in het nieuwe formaat.
4. Klik op Sauvegarder (opslaan). Klikt u in plaats daarvan op Verrouiller (vergrendelen), dan worden niet-opgeslagen formaatwijzigingen ongedaan gemaakt.
5. Open Nouvelle facture en controleer het voorgestelde N° voordat u het eerste document opslaat.

Een nieuw patroon start meestal een eigen teller bij 1, dus wijzigt u het formaat tijdens het jaar, dan ontstaat er een tweede reeks voor dat jaar. Passen de oude nummers nog in het nieuwe patroon (bijvoorbeeld als u alleen het aantal # wijzigt), dan loopt de teller gewoon door; controleer het voorgestelde N°. Wijzig formaten waar mogelijk op 1 januari; noteer anders de datum, het laatste nummer van de oude reeks en het eerste van de nieuwe.

Voor en na verzending: wat mag nog wijzigen onder hetzelfde nummer

Traité in Peppol → Outbox betekent aflevering op het netwerk, niet aanvaarding door uw klant.

Rekenvoorbeeld: Atelier Nord SRL

Atelier Nord SRL, een ontwerpstudio in Luik, gebruikt de standaardformaten. De laatste factuur van 2025 is F-2025-0188, gedateerd 22 december 2025.

Op 2 januari 2026 factureert de studio werk van december aan Imprimerie Dubois SA. De factuur is gedateerd 2 januari 2026, dus OrdoGrid stelt F-2026-0001 voor; de periode december komt in de Description (omschrijving) van de lijn. De termijn liep tot 15 januari 2026 (KB nr. 1, art. 4: de 15de van de maand na het belastbare feit).

Op 6 oktober 2026 verstuurt de studio F-2026-0142 via Peppol naar Imprimerie Dubois SA, en Peppol → Outbox toont Traité. Op 7 oktober wordt een concept F-2026-0143 voor een andere klant geschrapt voordat er iets verstuurd is. Het is het hoogste nummer, dus na verwijdering kan de volgende factuur F-2026-0143 zonder gat hergebruiken.

Op 8 oktober meldt de klant dat er 10 uur was afgesproken, geen 12. F-2026-0142 is vergrendeld. Atelier Nord selecteert de factuur in Factures, klikt op Note de crédit, zet de vooraf ingevulde lijn op 2 uur en reikt op 9 oktober NC-2026-0009 uit, met verwijzing naar F-2026-0142 van 6 oktober 2026. Daarna verstuurt de studio de creditnota via Peppol.

In het paneel Afrekening van de factuur daalt Openstaand naar € 1.028,50. Geen enkel nummer is gewijzigd.

Overstappen vanuit een ander programma tijdens het jaar

Geen nummer mag twee keer worden uitgereikt, en wie uw boeken controleert, moet zien waar de ene reeks eindigt en de volgende begint. OrdoGrid kent alleen de nummers die het zelf bevat: het eerste voorstel in 2026 blijft F-2026-0001 zolang u niets doet.

• Dezelfde reeks voortzetten (aanbevolen). Stel Format factures in op het patroon van het oude programma, bijvoorbeeld {YYYY}-{###} als uw laatste nummer 2026-041 was. Typ 2026-042 in N° op uw eerste OrdoGrid-factuur; daarna stelt OrdoGrid 2026-043 en volgende voor. Gebruikte het oude programma al F-2026-0041, typ dan gewoon F-2026-0042.
• Een nieuwe reeks starten. Houd F-{YYYY}-{####} alleen aan als die nummers niet kunnen botsen met de oude, en spreek het af met uw accountant. Noteer de overstapdatum, het laatste oude nummer en het eerste nieuwe.

Doe hetzelfde voor creditnota's. Typ oude facturen niet opnieuw in met Nouvelle facture om de teller vooruit te zetten: u zou dan een tweede exemplaar hebben van facturen die al zijn uitgereikt. Bewaar de originelen in het archief of de export van het oude programma.

Importer (importeren) op de pagina Factures werkt anders: het neemt de pdf van een al uitgereikte factuur over met het oorspronkelijke nummer en slaat ze standaard op als Envoyée (verzonden). Geïmporteerde nummers die in Format factures passen, tellen mee voor het volgende voorstel. Controleer dat elke import zijn oorspronkelijke nummer behoudt en verstuur een geïmporteerde factuur nooit opnieuw per e-mail of via Peppol.

Veelgemaakte fouten

Lijkt een concept verdwenen, volg dan een opgeslagen factuur terugvinden zonder een dubbele te maken voordat u een nieuw nummer aanmaakt. Het omzetten van offertes staat in offerte naar factuur.

Wat u bewaart

• Uw boek voor uitgaande facturen of verkoopdagboek, meestal bijgehouden door uw accountant. OrdoGrid heeft geen dagboekexport; de lijsten Factures en Notes de Crédit (kolommen Nummer / Klant / Bedrag / Datum / Status) en de knop Downloaden (‘Downloaden als ZIP’) leveren u de documenten.
• Een nummeringsnotitie: elke formaatwijziging, elke migratie en elk ontbrekend nummer met de reden, bijvoorbeeld ‘F-2026-0097: concept verwijderd op 3 juni 2026, nooit verstuurd’.
• Peppol-originelen: selecteer in Peppol → Outbox de rijen en download de zip met XML en pdf.
• Bewaring: bewaar facturen en creditnota's 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); sommige stukken over onroerende goederen langer. Zie facturen digitaal archiveren.

Veelgestelde vragen

Moeten Belgische factuurnummers zonder gaten op elkaar volgen?

De wet eist een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat elke factuur eenduidig identificeert. Vermijd gaten en noteer schriftelijk waarom een nummer ontbreekt, bijvoorbeeld een concept dat vóór verzending werd verwijderd. OrdoGrid dwingt geen doorlopende nummering af; die controle ligt dus bij u.

Mogen creditnota's de factuurreeks delen?

De wet staat het toe: ze laat één of meer reeksen toe en eist geen aparte creditnotareeks. OrdoGrid gebruikt een eigen reeks (NC-) voor creditnota's en koppelt elke creditnota aan haar oorspronkelijke factuur.

Mag ik elk jaar opnieuw bij 0001 beginnen?

Het besluit schrijft geen formaat voor. Met het jaar in het nummer, zoals F-2026-0001, blijft elk nummer uniek. Daarom begint het standaardformaat van OrdoGrid elk jaar opnieuw. Vraag uw accountant om advies als uw opzet afwijkt.

Ik heb dit jaar al 41 facturen met een ander programma uitgereikt. Hoe ga ik verder in OrdoGrid?

Stel het factuurformaat in op het oude patroon en typ nummer 42 met de hand op uw eerste OrdoGrid-factuur. OrdoGrid gaat dan verder vanaf het hoogste nummer in dat patroon. Noteer de overstapdatum en het laatste nummer uit het oude programma.

Mag ik een conceptfactuur verwijderen en het nummer hergebruiken?

Ja, als er niets buiten de onderneming is gegaan. Alleen concepten zonder betaling, Peppol-verzending, gekoppelde documenten, betaallink of API-external_id kunnen worden verwijderd. Verwijdert u het hoogste concept, dan hergebruikt de volgende factuur het nummer; elke andere verwijdering laat een gat achter dat u moet documenteren.

Mag ik een factuurnummer wijzigen na verzending?

Nee. Zodra de klant de factuur heeft, ligt het nummer vast. OrdoGrid vergrendelt het na een betaling of Peppol-verzending. Om de inhoud te corrigeren, reikt u een creditnota uit en zo nodig een nieuwe factuur met een nieuw nummer.

Gebruiken offertes, ontvangstbewijzen en betaalverzoeken factuurnummers?

Nee. In OrdoGrid hebben ze eigen reeksen (D-, R-, DP-). Wordt een offerte of ontvangstbewijs gefactureerd, dan krijgt de nieuwe factuur het volgende nummer uit de factuurreeks.

Mogen vennootschappen van één groep een teller delen?

In de regel niet. Tenzij de vennootschappen een btw-eenheid vormen, is elke vennootschap met een eigen ondernemingsnummer een aparte btw-plichtige met een eigen boek voor uitgaande facturen en een eigen reeks. Ook binnen een btw-eenheid factureert elk lid met zijn eigen gegevens: houd best een aparte reeks per lid aan, tenzij u met uw accountant iets anders afspreekt. In OrdoGrid heeft elke onderneming eigen formaten en tellers.