Peppol-toegangspunt of -provider wisselen zonder facturen te verliezen

Van Peppol-toegangspunt wisselen betekent dat u uw Peppol-registratie, de netwerkvermelding die de software van uw leveranciers vertelt waar ze uw facturen moeten afleveren, van de ene dienstverlener naar de andere overdraagt, en meestal ook van verzendtool verandert. Uw Peppol-ID verandert niet: voor een Belgische onderneming blijft het 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer van tien cijfers. Het verzenden kunt u dezelfde dag overzetten, want daarvoor is geen registratie nodig. Ontvangen is het delicate deel: maar één provider tegelijk kan voor uw ID ontvangen, en OrdoGrid kan een registratie pas overnemen als de oude provider ze verwijderd heeft.

Dit draaiboek is voor zaakvoerders, accountants en financiële medewerkers die de ontvangst naar OrdoGrid verhuizen, OrdoGrid verlaten, of van ontvangende provider wisselen terwijl OrdoGrid blijft verzenden. Een eerste registratie komt aan bod in Peppol-registratie in België, en elk Peppol-scherm van OrdoGrid in Peppol instellen in OrdoGrid. De Peppol-schermen zijn in elke interfacetaal in het Frans; vertalingen staan tussen haakjes.

Wat verandert en wat blijft

Bij veel kleine ondernemingen zit het toegangspunt in de facturatie- of boekhoudsoftware, dus van toegangspunt wisselen komt neer op het wisselen van de Peppol-dienst van die software. OrdoGrid maakt verbinding met Peppol via een gecertificeerd toegangspunt: u configureert geen technisch adres, certificaat of sleutel, alleen de Autorisation Peppol (Peppol-machtiging) om te verzenden en de keuze op Réception Peppol (Peppol-ontvangst) om te ontvangen.

Hoe een registratie op het netwerk verhuist

Om u te vinden, raadpleegt het toegangspunt van een leverancier de Service Metadata Locator (SML), een register op basis van DNS dat verwijst naar de publicatiedienst (SMP) met de documenten die u aanvaardt en het toegangspunt dat ze ontvangt. "Elke deelnemersidentificatie is bij één en slechts één SMP geregistreerd" (SML-specificatie 1.3.0, §2.1). Twee gevolgen:

• Geen dubbele registratie. Een nieuwe provider kan uw ID niet registreren zolang de oude registratie bestaat: de SML weigert de nieuwe registratie. Opzoekingen "splitsen" dus nooit tussen twee providers voor één ID.
• 0208 en 9925 zijn aparte ID's. Houdt de ene provider 0208:0123456749 en een andere dezelfde onderneming onder 9925, het schema van het btw-nummer, dan ontvangt elk wat aan zijn ID gericht is. Elke Belgische deelnemer moet minstens onder 0208 geregistreerd zijn (vereisten van de Belgische Peppol-autoriteit): verhuis of verwijder alle identificaties samen.

Migratiesleutel

Eenmalige code uit de SML-specificatie (§2.2): de huidige provider bereidt er de overdracht mee voor en de nieuwe rondt ze ermee af, zodat uw ID nooit uitgeschreven is. De sleutel telt 8 tot 24 tekens met kleine letters, hoofdletters, cijfers en symbolen; behandel hem als een wachtwoord.

Nog drie mechanismen tellen mee:

• Verzenden vraagt geen registratie. Uw verzendende provider zoekt alleen uw klant op, dus u kunt al vanuit een nieuwe tool verzenden terwijl de oude provider nog voor u ontvangt. Een registratie die bij een oude provider blijft staan, blijft uw facturen ontvangen, gelezen of niet.
• Late leveringen worden geweigerd, ze verdwijnen niet. Een toegangspunt dat een ID niet meer bedient, antwoordt met een fout (PEPPOL:NOT_SERVICED, Peppol AS4-profiel §4.4), en zolang niemand geregistreerd is, vindt de opzoeking niemand. In beide gevallen meldt de software van de leverancier een mislukte levering en moet de leverancier opnieuw versturen. Wat de oude provider vóór de uitschrijving aanvaardde, blijft in zijn archief.
• Controleer wie voor u ontvangt op lookup.peppol.org, de tool waarnaar de FOD Financiën verwijst. Die toont of u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden. (OpenPeppol beheert de SML sinds 2026 in plaats van de Europese Commissie; voor u verandert er niets.)

Achtergrond: SMP, SML en Peppol Directory: zo vindt Peppol een ontvanger.

Wettelijke plichten, ons advies en de werking van OrdoGrid tijdens een overstap

Wat de wet vraagt.

• Een in België gevestigde en voor btw geïdentificeerde btw-plichtige moet gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen, zelf of via een derde (art. 53, §2bis Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026). Wie niet over de technische middelen beschikt om ze uit te reiken en te ontvangen, riskeert een boete van € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende; een overtreding telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld (koninklijk besluit van 8 juli 2025; zie boetes). Geen enkele regel bepaalt een aanvaardbaar wisselvenster.
• De publicatie van uw registratie op Peppol geldt als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen, ook waar die niet verplicht zijn (B2B-FAQ van de FOD Financiën, vraag 9).
• Kunt u niet ontvangen, dan mag een leverancier zijn factuur op papier of als pdf uitreiken. Die factuur is juridisch geldig, en leveranciers sturen geen gestructureerde versie meer na zodra u kunt ontvangen (B2B-FAQ, vragen 7 en 8).
• Uitgereikte en ontvangen facturen worden zeven jaar bewaard vanaf 1 januari van het jaar na hun datum (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), met gewaarborgde authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gedurende de hele termijn. De FOD Financiën raadt sterk aan de oorspronkelijke XML te bewaren.

Wat wij aanraden. Beperk de onderbreking tot enkele minuten, op een weekdagochtend ver van het maandeinde, op een schriftelijk afgesproken uur, en houd het oude account alleen-lezen open tot D+30 (30 dagen na D, de dag van de overstap).

Wat OrdoGrid doet. OrdoGrid ontvangt pas als geen andere provider nog voor uw nummer onder 0208 of 9925 geregistreerd is. Het registreert dan 0208: gevolgd door de tien cijfers van uw btw-nummer voor facturen, creditnota's, factuurantwoorden, oude statusberichten (MLR) en self-billingdocumenten. Er is geen testmodus: activeren werkt op het echte netwerk.

Kies uw scenario

Draaiboek A: ontvangst naar OrdoGrid verhuizen

1. Zoek uit wie uw ID houdt. Geef op lookup.peppol.org 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer in en bewaar een gedateerde schermafdruk. In OrdoGrid opent elke Peppol-pagina Autorisation Peppol zolang u niet ondertekend hebt, en die pagina meldt al "Votre entreprise est déjà enregistrée sur le réseau Peppol" (uw onderneming is al geregistreerd op Peppol). Vraag uw huidige provider welke identificaties hij registreerde.
2. Machtig OrdoGrid en begin te verzenden. Controleer op Autorisation Peppol de Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). Omdat OrdoGrid u nog bij de oude provider vindt, dekt de verklaring die u ondertekent alleen het verzenden, en OrdoGrid vraagt u niet opnieuw te ondertekenen wanneer u de ontvangst activeert. OrdoGrid opent daarna Réception Peppol. Die pagina toont Déjà inscrit sur le réseau Peppol (al geregistreerd) met het gevonden ID en, indien bekend, een adres Access point : waarvan het domein vaak de provider verraadt. Klik op Continuer en envoi seul (verder met alleen verzenden): de pagina Peppol toont dan Mode : Envoi seul. Stop dezelfde dag met verzenden vanuit de oude tool.
3. Exporteer het oude archief. Download de XML en pdf van elk document dat de oude provider ontving en verstuurde, plus de factuurantwoorden van uw klanten. Noteer onbetaalde leveranciersfacturen en hun vervaldagen.
4. Spreek de uitschrijving schriftelijk af. Leg datum en uur vast en som elke identificatie op (0208: en een eventuele 9925-registratie), elk documenttype en de vermelding in de Peppol Directory. Activer la réception blijft grijs zolang OrdoGrid u nog elders geregistreerd vindt.
5. Verwittig uw vaste leveranciers met het bericht hieronder.
6. Activeer zodra de oude provider bevestigt. Herlaad Réception Peppol of klik op Activer la réception op het tabblad Peppol → Statut (status). Toont de pagina Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet gevonden) of Référencé sur Peppol, access point non vérifié (vermeld op Peppol, toegangspunt niet geverifieerd), klik dan op Activer la réception; OrdoGrid weigert de activering zolang een andere provider uw ID nog beheert. Statut toont daarna Envoi + réception, en Réception (Inbox) toont Enregistré (geregistreerd) met "Depuis le" (sinds) en de datum.
7. Controleer met een echt document. Bewaar een nieuw gedateerd opzoekresultaat. Vraag een leverancier zijn volgende factuur via Peppol te sturen: ze verschijnt in Peppol → Inbox met NOUVEAU (nieuw), elk uur opgehaald of meteen met Actualiser (vernieuwen), en eigenaars en beheerders krijgen een e-mailmelding.

Nog altijd Déjà inscrit na de bevestiging? OrdoGrid toont dat alleen als het netwerk (de SML of, bij gebrek daaraan, de opzoeking van zijn toegangspunt) voor een van uw identificaties nog een andere provider aanwijst; een achtergebleven vermelding in de Peppol Directory geeft in de plaats daarvan de grijze status Référencé sur Peppol, access point non vérifié, waarin u kunt activeren. Vraag de oude provider te bevestigen dat beide identificaties weg zijn, herlaad na enkele minuten en contacteer de OrdoGrid-support als het aanhoudt.

Draaiboek B: OrdoGrid verlaten voor een andere provider

1. Zorg eerst dat de nieuwe provider klaar is. Hij moet 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer registreren zodra u de ontvangst vrijgeeft, minstens voor facturen en creditnota's, en voor factuurantwoorden als u de antwoorden van uw klanten wilt ontvangen. OrdoGrid registreert alleen 0208, dus aan zijn kant hoeft niets anders weg.
2. Download uw documenten. Selecteer op Peppol → Inbox en Outbox de rijen en download de zip, met een map xml en een map pdf. Op de lijsten Factures (facturen) en Notes de Crédit (creditnota's) selecteert u de rijen en klikt u op Downloaden om de pdf's in een zip te krijgen. OrdoGrid heeft geen volledige gegevensexport en is geen wettelijk archief.
3. Spreek het uur af met de nieuwe provider en stuur het bericht aan uw leveranciers.
4. Geef de ontvangst vrij. Een eigenaar of beheerder opent Peppol → Statut, klikt op Libérer la réception (ontvangst vrijgeven), leest "La réception via notre access point sera arrêtée (deregister Peppol). L'envoi restera possible." (de ontvangst via ons toegangspunt stopt; verzenden blijft mogelijk) en klikt op Confirmer. De modus wordt Envoi seul. Verschijnt er een fout, dan is niets vrijgegeven en toont Réception (Inbox) nog Enregistré: probeer opnieuw of contacteer de support.
5. Laat de nieuwe provider u meteen registreren, controleer daarna lookup.peppol.org en bewaar een gedateerde schermafdruk.
6. Beslis wat OrdoGrid nog doet. U kunt vanuit OrdoGrid blijven verzenden in de modus alleen verzenden; de factuurantwoorden van uw klanten gaan dan naar de nieuwe provider. Stopt u, trek dan de integratiesleutels in onder API-sleutels met Intrekken en contacteer de support om het account te sluiten: een account verwijderen in de app kan niet.

Draaiboek C: OrdoGrid verzendt, een andere provider ontvangt

In OrdoGrid verandert niets. Het blijft in Mode : Envoi seul, en Statut kan "Entreprise référencée sur Peppol auprès d'un autre prestataire" (onderneming vermeld op Peppol bij een andere provider) met uw ID tonen, met de vermelding dat de ontvangst bij die provider blijft en verzenden vanuit OrdoGrid werkt. Vraag beide ontvangende providers of ze de migratiesleutel ondersteunen: zo ja, dan verloopt de verhuis zonder onderbreking. Anders past u stappen 3 tot 5 van draaiboek A toe. Laat de nieuwe provider u registreren zodra de oude de uitschrijving bevestigt, bewaar daarna een gedateerd resultaat van lookup.peppol.org en controleer of de volgende factuur van een leverancier in de inbox van de nieuwe provider aankomt.

Antwoorden op facturen die u vanuit OrdoGrid verstuurde, gaan naar de ontvangende provider, niet naar OrdoGrid; het Belgische forum van Peppol-dienstverleners merkt op dat verzenden en ontvangen bij twee providers de factuurantwoorden bemoeilijkt (forumpagina, september 2026). Meer: Peppol-factuurantwoorden.

Tijdlijn: van D-10 tot D+30

Volgens de FOD Financiën komen de meeste Peppol-facturen binnen enkele minuten tot een paar uur aan; meld vertragingen van meer dan één werkdag aan uw softwareleverancier.

Sjabloon voor het bericht aan leveranciers

Onderwerp: onze Peppol-ontvangst wijzigt op [datum] om [uur]

Vanaf [datum] om [uur] ontvangt een nieuwe provider onze Peppol-facturen. Ons Peppol-ID verandert niet: 0208:0123456749 (ondernemingsnummer 0123.456.749). Gelieve uw facturen en creditnota's via Peppol naar dit ID te blijven sturen. Meldt uw software tussen [uur] en [uur] een leveringsfout, stuur dan na [uur] dezelfde factuur met hetzelfde nummer opnieuw, en gelieve ze niet ook per e-mail te sturen. Contact: [naam, e-mailadres].

Omdat uw ID niet verandert, is dit bericht geen wettelijke verplichting; het helpt leveranciers die u rond D-dag factureren.

Terugvalplan

Uitgewerkt voorbeeld: Atelier Nord SRL verhuist zijn inbox naar OrdoGrid

Atelier Nord SRL, een schrijnwerkerij in Namen, heeft ondernemingsnummer 0123.456.749, btw-nummer BE 0123.456.749 en Peppol-ID 0208:0123456749. Sinds 2025 ontvangt een boekhoudportaal zijn facturen. Zaakvoerder Marc Lemaire wil verkopen, klantantwoorden en aankoopfacturen in OrdoGrid samenbrengen.

De 20 minuten zonder ontvanger kostten één nieuwe verzending. Het AP-antwoord van 28 augustus bestaat alleen in de export van het portaal, dus Marc klasseert het bij F-2026-0201.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijs

Wat de wet vraagt. De bewaarregel van zeven jaar hierboven geldt ook voor documenten die nog bij de oude provider zitten. Archiveringsregels: facturen archiveren in België.

Wat OrdoGrid bewaart. De machtiging (getypte naam, gebruikersaccount, btw-nummer en datum), de ontvangstdatum als "Depuis le" en, voor elk via Peppol verstuurd document, de exacte verzonden XML en pdf met hun hashes. OrdoGrid is geen wettelijk archief en geeft geen bewaargarantie.

Wat wij aanraden:

1. Gedateerde schermafdrukken van lookup.peppol.org op D-10, op D-dag en op D+1, plus een schermafdruk van Peppol → Statut met de modus en de datum "Depuis le".
2. Het schriftelijke akkoord over de uitschrijving en de bevestiging van de oude provider, met het uur, en een schermafdruk van de verklaring op Autorisation Peppol voordat u ondertekent.
3. De volledige export van de oude provider, XML en pdf, met de factuurantwoorden, in uw eigen opslag met een back-up.
4. Het bericht aan de leveranciers met de ontvangers, en een overzicht van mislukte leveringen en nieuwe verzendingen tijdens het wisselvenster.

Veelgestelde vragen

Verandert mijn Peppol-ID als ik van toegangspunt wissel?

Nee. Een Belgische onderneming houdt 0208 gevolgd door haar ondernemingsnummer van tien cijfers. Alleen de provider die voor dat ID ontvangt verandert, dus leveranciers kunnen naar hetzelfde ID blijven sturen.

Kunnen twee providers tegelijk voor mijn Peppol-ID ontvangen?

Nee. De SML registreert elke identificatie bij één publicatiedienst, dus een tweede registratie wordt geweigerd. In de praktijk ontstaat een splitsing alleen als 0208 en het btw-nummerschema 9925 bij verschillende providers zitten, of als een provider bewust één documenttype, zoals factuurantwoorden, naar een andere provider doorverwijst, wat Belgische providers zelden en alleen handmatig doen.

Kan ik met OrdoGrid verzenden terwijl een andere provider ontvangt?

Ja. Onderteken de Autorisation Peppol en kies Continuer en envoi seul. De factuurantwoorden van uw klanten gaan dan naar de provider die voor u ontvangt, niet naar OrdoGrid.

Kan OrdoGrid mijn registratie met een migratiesleutel overnemen?

Nee. OrdoGrid ondersteunt de Peppol-migratiesleutel niet, dus uw oude provider moet u eerst uitschrijven. Spreek een exact uur af en klik op Activer la réception zodra het bevestigd is.

Wat gebeurt er met facturen die tijdens de wissel naar mij worden gestuurd?

Facturen die vóór de uitschrijving werden afgeleverd, blijven bij de oude provider: exporteer ze. Tijdens de onderbreking meldt de software van de leverancier een mislukte levering en stuurt de leverancier dezelfde factuur opnieuw. Hij mag ook een pdf uitreiken: dat is een geldige factuur die u niet nog eens via Peppol laat sturen.

Waar komen antwoorden aan op facturen die ik vóór de overstap verstuurde?

Bij wie uw registratie houdt op de dag dat de klant zijn antwoord verstuurt. Eerder ontvangen antwoorden blijven bij de oude provider, dus bewaar ze bij de export.

Hoelang moet ik de documenten van mijn oude provider bewaren?

Zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum: een factuur van 2026 bewaart u tot 31 december 2033. Exporteer de XML en pdf voor u het oude account sluit.