Een opgeslagen factuur terugvinden zonder een dubbele te maken

U begon een factuur, sloeg die op en verliet daarna de editor. Of er verscheen een fout en u weet niet wat er precies gebeurde. Zoek vóór Nouvelle facture eerst het oorspronkelijke document. Een factuur kan al opgeslagen zijn terwijl een latere stap, zoals PDF-generatie of verzending, mislukte.

Deze handleiding gaat over opgeslagen klantfacturen. De Peppol-stappen gelden voor OrdoGrid-verzending door Belgische leveranciers. Tekst die nooit is opgeslagen, is een ander geval: ga er niet van uit dat de browser uw invoer terughaalt wanneer u hem opnieuw opent.

Genoeg gegevens verzamelen om de factuur te herkennen

Bewaar klantnaam, factuurperiode, vermoedelijk aanmaaktijdstip en een eventueel nummer of documentadres. Houd de tekst van een foutmelding bij. U hoeft een interne foutcode niet te begrijpen om aan ondersteuning uit te leggen wat u deed en wat u zag.

Controleer het actieve bedrijf in OrdoGrid. Zoek in de factuurlijst van het bedrijf waarin u de factuur maakte.

Voorbeeld: u bereidde septemberadvies voor klant A voor, acht afgesproken dagen tegen 600 EUR, en verliet de pagina na het opslaan. Zoek eerst dat septemberdocument. Begin niet meteen een tweede factuur voor dezelfde acht dagen.

Het oorspronkelijke document in Factures zoeken

Open Factures en zoek op factuurnummer of klant. Vergelijk datum, beschrijving, periode en totaal met uw werk. Alleen hetzelfde bedrag is onvoldoende: twee opeenvolgende maanden kunnen dezelfde vergoeding hebben.

Open de details of kies het potlood met de actie Bewerken. Controleer of de factuur nog een bewerkbaar concept is, al is uitgereikt of aan een verzendpoging of betaling gekoppeld is.

Vindt u meerdere mogelijke documenten, vergelijk ze voordat u iets verzendt. Bewaar de nummers en vraag hulp als u niet kunt vaststellen welk document juist is. Verwijder geen uitgereikte of betaalde factuur omdat die op een dubbele lijkt.

Hetzelfde bewerkbare concept afwerken

Wanneer het oorspronkelijke concept nog bewerkbaar en niet uitgereikt is:

1. Open die opgeslagen factuur, niet het scherm voor een nieuwe factuur.
2. Controleer de geselecteerde klant en de vereiste bestelreferentie.
3. Bekijk datums, valuta, beschrijvingen, hoeveelheden, prijzen en de bevestigde btw-behandeling.
4. Kies Aperçu du PDF en lees de voorbeeldweergave.
5. Kies Opslaan. Keert u naar de lijst terug, open dan dezelfde factuur en controleer de opgeslagen wijzigingen.

Behoud het bestaande nummer. Geef de factuur geen ander nummer om een fout te omzeilen. Bewerk ook geen uitgereikte factuur van een vorige maand om er het ontbrekende concept van te maken.

Controleer bijlagen en afgesproken prestatienotities voordat u verzendt. Een opgeslagen document bewijst niet dat iedere laatste wijziging of upload klaar is. Kijk na welke gegevens en bestanden daadwerkelijk bij de factuur staan; vertrouw niet alleen op wat u zich van het invoeren herinnert.

Als opslaan leek te mislukken

Het opslaan van de factuur en het genereren van de PDF zijn afzonderlijke stappen. Een foutmelding kan dus over een latere stap gaan terwijl de factuur al bestaat. Als OrdoGrid weet dat een document is aangemaakt, houdt de editor die identiteit bij. Een nieuwe poging in dezelfde editor kan met dat document verdergaan.

Hebt u de pagina verlaten of vernieuwd, zoek dan eerst de opgeslagen factuur en open die opnieuw. Is de PDF niet beschikbaar, bewaar het nummer en vraag ondersteuning om dat probleem op te lossen. Maak geen tweede factuur alleen om een PDF te krijgen.

Dit geldt ook na het omzetten van een offerte of het factureren van geregistreerde tijd. Zoek eerst de resulterende factuur voordat u de actie herhaalt. Prestaties die al aan een opgeslagen factuur gekoppeld zijn, mogen niet opnieuw worden gefactureerd omdat een latere stap mislukte.

Vindt u niets en weet u niet of het aanmaken voltooid is, geef ondersteuning bedrijf, klant, vermoedelijk tijdstip en foutbericht door. Hervat het aanmaken pas wanneer duidelijk is dat voor die prestaties geen factuur opgeslagen is.

De verzending controleren voordat u opnieuw klikt

Een opgeslagen factuur, een e-mail en een Peppol-verzending zijn verschillende gebeurtenissen. Voor een Belgische Peppol-factuur opent u Peppol → Outbox en controleert u het resultaat met Actualiser of Vérifier.

Bij een lopende verzending wacht u. Is het resultaat onzeker, vraag dan eerst ondersteuning voordat u opnieuw probeert. Maak geen vervangende factuur en gebruik geen ander kanaal om een onbekende uitkomst te omzeilen. Een mislukte PDF-voorbeeldweergave bewijst evenmin dat de klant niets ontving.

Probeer Peppol alleen opnieuw bij een bevestigde afwijzing van de verzending, met hetzelfde ongewijzigde origineel en wanneer de toepassing dat toestaat. Wijzig geen oorspronkelijke bedragen of btw van een uitgereikte factuur. Vraag uw boekhouder welke correctie met verwijzing naar die factuur nodig is als de inhoud fout is. Een verzendfout alleen vereist geen creditnota.

Controleren dat het herstel afgerond is

Open het uiteindelijke document en controleer nummer, klant, periode, bedragen en bestanden. Als u verzond, controleer dan de aflevering afzonderlijk. Als de klant betaalde, registreer uitsluitend de bevestigde ontvangst in Afrekening.

U hebt nu één herkenbare factuur voor de prestaties, met opgeslagen gegevens en eventuele verzend- en betalingsgeschiedenis. Bewaar het nummer voor latere vragen. Ga indien nodig verder met betalingen opvolgen of overdracht aan uw boekhouder.