Facturen bewaren in België: 7-jarenregel, Peppol-XML en bewijs

Het Belgische btw-recht verplicht u elke factuur die u uitreikt of ontvangt, en de kopieën ervan, te bewaren gedurende zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum. Sommige facturen die verband houden met bedrijfsvastgoed moet u mogelijk 15 of 25 jaar bijhouden. Bewaar voor Peppol-facturen de gestructureerde XML die werkelijk werd uitgewisseld, samen met een leesbare pdf, en houd een eigen kopie bij: software die de bestanden bijhoudt, maakt er nog niet uw archief van.

Dit draaiboek behandelt bewaartermijnen, de keuze tussen XML en pdf, het bewijs dat u klasseert, de export uit OrdoGrid en een routine die u kunt testen. De juridische waarde van een pdf-factuur leest u in pdf versus gestructureerde factuur; de maandelijkse overdracht van stukken in overdracht aan uw accountant.

Hoe lang facturen bewaren, en vanaf wanneer

Voor een vennootschap waarvan het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, vallen de btw- en inkomstenbelastingdatum samen voor een factuur van dat jaar. Bij een andere afsluitdatum kunnen ze verschillen: wij raden aan de latere datum aan te houden. Deze termijnen zijn minimumtermijnen. Langer bewaren mag, maar is een keuze en geen verplichting.

De einddatum van elke factuur berekenen

Neem het jaar van de factuur, tel er zeven bij en bewaar het document tot 31 december van dat jaar. Voor leveranciersfacturen telt de uitreikingsdatum van de leverancier.

Alle facturen van eenzelfde kalenderjaar hebben dezelfde einddatum, dus u kunt per jaar nakijken en vernietigen. Wij raden aan vóór vernietiging na te gaan dat het jaar geen factuur met een termijn van 15 of 25 jaar bevat, geen creditnota of ander document met een datum in een later jaar, geen document onder een belastingcontrole en geen betwiste factuur.

Waar u ze mag bewaren

De officiële bewaarrichtlijnen leggen deze regels vast:

• Plaats. Een in België gevestigde btw-plichtige bewaart zijn facturen in België, tenzij hij ze elektronisch bewaart met volledige online toegang vanuit België. U moet ze zonder uitstel kunnen voorleggen aan de FOD Financiën (de federale belastingadministratie).
• Cloud en derden. Beide zijn toegestaan als de wettelijke verplichtingen worden nageleefd; kan een dienstverlener die niet nakomen, dan moet u zelf een andere oplossing zoeken.
• Geen goedkeuring. De FOD Financiën geeft geen voorafgaande goedkeuring en keurt geen archiveringssystemen goed.
• Back-up. Een back-up is verplicht: een computerpanne heeft dezelfde gevolgen als papieren archief dat bij een brand verloren gaat.
• Toegang bij controle. De FOD Financiën mag de bestanden raadplegen, downloaden en gebruiken, ze in leesbare vorm opvragen en de gegevens kopiëren of verwerken.
• Gevolgen. Als authenticiteit en integriteit niet kunnen worden aangetoond, kan de FOD Financiën de btw-aftrek weigeren en zowel de leverancier als de klant een boete opleggen.

XML, pdf of allebei: wat de richtlijnen zeggen

Twee officiële teksten zijn van toepassing. Volgens de bewaarrichtlijnen mag u facturen op papier of elektronisch bewaren, ongeacht hun oorspronkelijke formaat, maar ze bevelen sterk aan de oorspronkelijke XML te bewaren. Omzetten naar een ander formaat mag alleen als de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd blijven, en het maakt uw bewijslast een stuk zwaarder. De B2B-FAQ (V17) voegt eraan toe dat de ontvanger de gestructureerde elektronische factuur gedurende de volledige bewaartermijn moet bewaren en leesbaar moet houden, meestal via een pdf of een viewer waarvan de inhoud ongewijzigd blijft.

Onze aanbeveling: bewaar de XML als factuur en een pdf als leesbare kopie. Een archief met alleen pdf's van Peppol-facturen is een standpunt dat u bij een controle zou moeten verdedigen, geen kortere weg.

Authenticiteit, integriteit, leesbaarheid

De drie waarborgen die moeten gelden vanaf uitreiking of ontvangst tot het einde van de bewaartermijn: u kunt aantonen wie de factuur uitreikte (authenticiteit van de herkomst), de inhoud is niet gewijzigd (integriteit van de inhoud) en een mens kan ze lezen (leesbaarheid). Een hash die u bij de export noteert, is een eenvoudige manier om de integriteit te staven.

Welk bestand is de factuur?

Wat u bij elke factuur klasseert

Uw archief uit OrdoGrid exporteren

Wat OrdoGrid doet. Vóór elke Peppol-verzending slaat OrdoGrid de exacte XML en pdf op die worden verzonden, met hun SHA-256-hashes en validatieversies. Latere betalingen en creditnota's herschrijven ze niet. Ontvangen documenten blijven in de Inbox, en alleen in aanmerking komende ontwerpen (zonder betaling, zonder Peppol-verzending, zonder gekoppeld document) kunnen worden verwijderd.

Wat OrdoGrid niet doet. Het is geen wettelijke archiveringsdienst: het biedt geen bewaartermijn of archiveringsgarantie voor uw documenten en heeft geen volledige export met één klik.

Uitgaande Peppol-facturen en creditnota's

1. Open Peppol, daarna het tabblad Outbox, en klik op Actualiser (Vernieuwen).
2. Voor één document klikt u op het downloadpictogram (tooltip Télécharger) op de rij en kiest u XML, daarna opnieuw voor PDF.
3. Voor een reeks vinkt u de rijen aan en klikt u op Downloaden in de selectiebalk. U krijgt een zip zoals peppol_outbox_2026-10-13.zip met een map xml/ en een map pdf/.
4. Open de zip en controleer of elk document zijn XML heeft. Ontbreekt er een, download ze dan afzonderlijk (stap 2) en klasseer ze bij de reeks.
5. Voor de factuur-pdf zoals uitgereikt opent u de factuur via Factures (Facturen) en klikt u op Origineel document in het paneel Afrekening. Actueel overzicht is een gedateerd overzicht van betalingen en creditnota's: bewaar het eventueel als betalingsbewijs, nooit als factuur.

Inkomende Peppol-facturen

1. Open Peppol → Inbox en klik op Actualiser.
2. Vink de documenten aan en klik op Downloaden. De zip bevat de XML van de leverancier in xml/ en een eventueel bijgevoegde pdf in pdf/.
3. Voor één factuur gebruikt u het downloadpictogram op de rij: XML geeft de gestructureerde factuur zoals ontvangen, PDF een leesbare kopie. Voegde de leverancier geen pdf toe, dan maakt OrdoGrid een samenvattende pdf: klasseer die als leesbare kopie, niet als factuur.

Meer over ontvangen documenten: Peppol-inbox.

Facturen die alleen per e-mail zijn verzonden

Dit geldt voor terugvalfacturen, consumenten en de meeste buitenlandse klanten.

1. Vink in Factures de facturen aan en klik op Downloaden voor een zip met hun pdf's, of gebruik PDF op één rij. Doe hetzelfde in Notes de Crédit (Creditnota's) voor creditnota's die per e-mail zijn verzonden.
2. E-mails vanuit OrdoGrid bevatten de pdf en geen XML: de pdf is de factuur.
3. Wijzig geen factuur die al verzonden is. Zolang er geen betaling is geregistreerd en ze niet via Peppol is verzonden, kunt u ze in OrdoGrid heropenen met Éditer quand même (Toch bewerken), waardoor de pdf opnieuw wordt aangemaakt: uw kopie klopt dan niet meer met wat de klant ontving. Corrigeer met een creditnota (creditnota's op Peppol).

Via de publieke API

Voor geautomatiseerde archivering maakt u een sleutel aan onder API-sleutels met de permissie peppol:read (veld Permissies), plus invoices:read voor factuur-pdf's en credit_notes:read voor creditnota-pdf's.

1. GET /api/v1/peppol/documents?direction=outbound (of inbound) toont de documenten met hun OrdoGrid-Peppol-document-ID, dat verschilt van het factuur-ID.
2. GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml geeft de bewaarde XML en GET /api/v1/peppol/documents/{id}/pdf de verzonden pdf. Bewaarde verzendingen worden getoetst aan hun geregistreerde hash.
3. GET /api/v1/invoices/{id}/pdf?view=original geeft de factuur-pdf zoals uitgereikt; view=current geeft het gedateerde afrekeningsoverzicht.
4. PEPPOL_ARCHIVE_HASH_MISMATCH is een integriteitsincident: bewaar de foutmelding en contacteer support. XML_NOT_AVAILABLE of PDF_NOT_AVAILABLE betekent dat het bestand niet is opgeslagen: noteer het en zoek een andere kopie (uw export, de tegenpartij). Een document opnieuw aanmaken haalt nooit het origineel terug.

Rekenvoorbeeld: één factuurketen, van uitreiking tot vernietigingsdatum

Atelier Nord SRL (Namen) factureert aan Brouwerij Verhaegen NV (Gent). Beide zijn in België gevestigd en btw-plichtig.

Afrekening toont dan € 0,00 Openstaand, terwijl Origineel document nog altijd € 1.234,20 toont. Dat klopt: de factuur zoals uitgereikt verandert nooit, en betalingen en creditnota's staan in Actueel overzicht.

Archiefmap 2026/uitgaand/F-2026-0042/:

• F-2026-0042.xml en F-2026-0042.pdf (uit de Outbox en Origineel document)
• NC-2027-0001.xml en NC-2027-0001.pdf
• F-2026-0042_overzicht_2027-01-25.pdf (Actueel overzicht, benoemd als overzicht)
• een indexregel met de afleverdata, beide bankreferenties en de SHA-256-hash van elk bestand

Bewaring: F-2026-0042 van 1 januari 2027 tot 31 december 2033; NC-2027-0001 van 1 januari 2028 tot 31 december 2034. Wij raden aan de hele keten te bewaren tot 31 december 2034, de latere datum.

In april 2026 ontvangt Atelier Nord ook factuur 2026/1187 van Drukkerij Peeters BV, gedateerd 3 april 2026: € 450,00 excl. btw + 21% btw € 94,50 = € 544,50. De XML komt uit de zip van de Inbox, en de factuur wordt bewaard tot 31 december 2033.

Een routine die een controle doorstaat

Dit is onze aanbevolen praktijk, geen wettelijke procedure.

1. Exporteer maandelijks. Download na de maandafsluiting de zips van Outbox en Inbox en de pdf's van facturen en creditnota's die alleen per e-mail zijn verzonden (voor facturen via Origineel document). Doe het in dezelfde sessie als uw maandafsluitingscontroles.
2. Bewaar onder eigen beheer. In België of met volledige online toegang vanuit België, één map per jaar en richting, met schrijfrechten voor slechts één of twee personen, plus een back-up elders.
3. Indexeer elk bestand. Eén regel per document: nummer, datum, richting, btw-nummer van de tegenpartij, bestandsnamen, SHA-256-hash en bewaren-tot-datum. Op Windows: Get-FileHash .\F-2026-0042.xml -Algorithm SHA256. Op macOS of Linux: shasum -a 256 F-2026-0042.xml.
4. Test elk kwartaal een herstel. Een collega kiest een uitgaande factuur, een leveranciersfactuur, een creditnota en een terugval-pdf van minstens een jaar oud. Alleen vertrekkend van het nummer haalt hij de bestanden op, berekent de hashes opnieuw, opent de XML in een viewer of de pdf en controleert de bedragen in de boekhouding. Noteer datum, documenten, resultaat en ontbrekende stukken.
5. Maak één keer per jaar de balans op. Lijst elke januari het jaar op waarvan de termijn verstreken is (in januari 2027: facturen gedateerd 2019). Zet facturen met 15 of 25 jaar, controles, geschillen en elke keten met een later gedateerd document apart (bijvoorbeeld NC-2027-0001, geklasseerd bij F-2026-0042, te bewaren tot 31 december 2034), vernietig de rest alleen met akkoord van uw accountant en houd bij wat vernietigd werd.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik facturen bewaren in België?

Minstens zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum, voor uitgereikte en ontvangen facturen (art. 60, § 3, Btw-Wetboek). Sommige vastgoedfacturen kunnen 15 of 25 jaar vragen. De termijn van tien jaar uit 2022 werd in december 2025 teruggedraaid.

Mag ik van een Peppol-factuur alleen de pdf bewaren?

Dat is riskant. De B2B-FAQ zegt dat de ontvanger de gestructureerde factuur de hele termijn moet bewaren, en de bewaarrichtlijnen bevelen de oorspronkelijke XML sterk aan omdat een omzetting de bewijslast een stuk zwaarder maakt. Bewaar de XML en gebruik de pdf als leesbare kopie.

Is OrdoGrid mijn wettelijk archief?

Nee. OrdoGrid bewaart uw documenten en de exacte bestanden van elke Peppol-verzending, maar vermeldt geen bewaartermijn en geeft geen archiveringsgarantie. Exporteer uw bestanden regelmatig naar een plek die u zelf beheert.

Mag ik facturen in de cloud of buiten België bewaren?

Ja, als de wettelijke verplichtingen worden nageleefd. Een in België gevestigde onderneming bewaart haar facturen in België, tenzij elektronisch met volledige online toegang vanuit België, en moet ze zonder uitstel kunnen voorleggen. Voorzie een back-up.

Wanneer mag ik een factuur van 2026 vernietigen?

Vanaf 1 januari 2034, tenzij ze onder een herzieningsperiode van 15 of 25 jaar, een belastingcontrole of een geschil valt. Spreek de vernietiging af met uw accountant en leg ze schriftelijk vast.

Hoe haal ik de XML op van een leveranciersfactuur die ik in OrdoGrid ontving?

Open Peppol, daarna Inbox. Voor één document klikt u op het downloadpictogram op de rij en kiest u XML; voor meerdere vinkt u ze aan en klikt u op Downloaden: de zip bevat de XML in de map xml. Integratoren kunnen ook de publieke API gebruiken met de permissie peppol:read.

Moet ik creditnota's samen met de oorspronkelijke factuur bewaren?

Ja, wij raden aan ze samen te klasseren en de keten te bewaren tot de latere einddatum. Elke termijn wordt berekend vanaf de datum van het document zelf: de bewaartermijn van een creditnota die een jaar later wordt uitgereikt, loopt ook een jaar later af.